Obsah

• Kroky
• Rada
• Výstraha

Tlačová správa je oficiálny informačný dokument zasielaný novinárom alebo tlačovým agentúram s cieľom oznamovať novinky o udalostiach, propagačných akciách, oceneniach, nových produktoch a službách, predajných úspechoch. Výrobky atď. Na oznámenie incidentu sa používajú aj tlačové správy. Novinári budú mať čas prísť s nápadmi, ak dostanú najskôr tlačové správy. Tlačové správy sú základným nástrojom PR, ktorý môže používať každý. Podrobnejšie sa budeme riadiť v nasledujúcom článku.

Kroky

Metóda 1 z 2: Zvýraznenie obsahu

1. 

   Zaradte titulky do hlavného prúdu. Nadpis by mal byť krátky, jasný a výstižný, hlavný bod: toto je podstata tlačovej správy. Mnoho odborníkov na PR odporúča, aby ste nadpis nastavili po dopísaní tlačovej správy. Ak ste postupovali podľa pokynov vyššie, najskôr dokončite vydanie a potom sa vráťte k názvu. Nadpis sa považuje za bod pozornosti a je dôležitou súčasťou vydania.
   • wikiHow je považovaný za najdôveryhodnejší zdroj informácií. Pozri ako to funguje? Teraz sa chcete dozvedieť viac! Názov vydania by mal mať „úspešný bod“, ktorý má prilákať novinárov, rovnako ako nadpis článku smeruje k prilákaniu čitateľov. Názov by mal predstavovať najnovšie úspechy organizácie, významnú udalosť alebo nedávno uvedený produkt alebo službu.
   • Názov je napísaný tučným písmom! Nadpisy sú tučné a väčšie ako základný text. Názvy vydaní sa zvyčajne píšu v prítomnom čase, aby sa zabránilo použitiu numerických slov ako „jeden“, „ten“, „ten“.
   • Prvé písmeno veľké. Vlastné mená písať veľkými písmenami. Zvyšok textu v nadpise je napísaný malými písmenami, môžete použiť písmo „small caps“, aby titul pôsobil modernejšie a pútavejšie. Nepoužívajte veľké písmená.
   • Uveďte dôležité kľúčové slová. Najjednoduchší spôsob, ako napísať nadpis tlačovej správy, je citovať najdôležitejšie kľúčové slová v tejto správe. Pomocou týchto kľúčových slov urobte rozumné a pozornosť pútavé vyhlásenie. Ak názov obsahuje súhrnnú vetu, platia rovnaké pravidlá. Použitie kľúčových slov v hornej časti pomôže vydaniu získať lepšiu pozíciu vo vyhľadávačoch, okrem toho pomôže novinárom a čitateľom ľahko pochopiť obsah vydania. Pozorujte nadpisy v tomto prvom kroku a naučte sa, ako písať nadpisy pre tlačové správy.

2. 

   
   
   Napíš obsah. Tlačová správa by mala byť písaná ako novinky. Poznámka: Novinári sú veľmi zaneprázdnení, nemajú čas dozvedieť sa viac o oznámení vašej spoločnosti, takže informácie z tohto článku použijú na napísanie svojich článkov. Ak chcete, aby o niečom písali, pridajte to do vydania.
   • Začnite písať dátumy a polohy. Polohovú časť je možné vynechať, ak je neprehľadná - napríklad oznámenie napísané v Hanoji, ktoré však oznamuje udalosť spoločnosti v Hai Phong.
   • Prvá veta alebo veta by mala čitateľov zaujať a zhrnúť obsah. Napríklad ak je názov Vydavateľ literatúry vydal román „Kafka pri mori“, citát by mal byť napísaný takto Dnes, vydavateľ literatúry vydal román „Kafka pri mori“ od slávneho spisovateľa Haruki Murakamiho.
   • Obsah tlačovej správy by mal byť krátky a stručný. Nepoužívajte vety a dlhé odseky. Zabráňte zneužitiu miestneho jazyka. Skúste písať jednoducho, bez ozdôb.
   • Prvý odsek (dve alebo tri vety) musí zhrnúť tlačovú správu, obsah sa musí navzájom podporovať. V uponáhľanom svete nie všetci novinári alebo čitatelia čítajú vyhlásenie s nudnou úvodnou časťou.
   • Zaoberajte sa skutočnými udalosťami - udalosťami, produktmi, službami, postavami, cieľmi, plánmi, projektmi. Pokúste sa poskytnúť maximum informácií o tejto udalosti. Toto je novinky. Účinná tlačová správa by mala odpovedať na šesť otázok: Kto, čo, kedy, kde, prečo a ako.

3. 

   
   
   Podľa princípu „6 otázok“ odpovieme na všetky otázky čitateľov. Analyzujte príklad, ktorý uvádzame, podľa vyššie uvedených pokynov a použite ho vo svojej tlačovej správe:
   • O kom je oznámenie? Vydavateľstvo literatúry.
   • Aká je správa? Vydavateľ literatúry vydáva román.
   • Kedy sa akcia konala? Zajtra
   • Kde sa akcia koná? Vo všetkých kníhkupectvách a distribútoroch.
   • Prečo sa to stalo udalosťou? Pretože román napísal slávny autor Haruki Murakami.
   • Aká bola udalosť? Krst sa koná v sídle vydavateľstva v Hanoji a román sa predáva aj vo všetkých kníhkupectvách a distribútoroch v Hanoji.
     • Definovaním základných informácií pridajte informácie o ľuďoch, produktoch, položkách, dátumoch a veciach týkajúcich sa udalosti.
     • Ak vaša spoločnosť nie je protagonistom podujatia, ale vydaním tlačovej správy, objasnite to prosím v texte.
   • Napíšte krátke a úplné. Ak pošlete tlačenú kópiu, text môže mať medzery.
   • Čím hodnotnejšie informácie obsahuje tlačová správa, tým vyššia je pravdepodobnosť, že ich novinár oznámi. Musíte pochopiť, čo sú „cenné“ informácie, a použiť ich na napísanie tlačovej správy, ktorá upúta pozornosť médií.

4. 

   
   
   Štýl je jasný, ostrý a vhodný pre čitateľa. Pravdou je, že všetci priatelia, ktorí sa dostanú k tlačovej správe, majú veľa e-mailov, ktoré ani nečítajú. Ak teda chcete, aby bol váš list vybraný, musí byť vynikajúci. Nielen vynikajúce, ale takmer „zverejnené pripravené“.
   • Keď redaktori uvidia vydanie, prvá vec, ktorú si budú myslieť, bude, ako dlho bude trvať jeho vytlačenie. Ak má vydanie veľa chýb, chybný obsah a vyžaduje úpravy, nebudú s ním strácať čas. Takže, píšte dobre gramaticky, robte dobre základy a píšte s obsahom.
   • Prečo by týmto ľuďom malo záležať na tom, čo hovoríte? Ak posielate správnym čitateľom, je to príliš zrejmé. Ak nie, tak prečo strácate čas? Pošlite správnym ľuďom informácie (o udalosti, nie o reklame), že ste na dobrej ceste.
     • Lepšie je poslať tlačovú správu ráno. V tejto chvíli existuje viac šancí, že oznámenie bude umiestnené na ich stoloch. Buďte ohľaduplní.

5. 

   Pripojiť. Poskytnite ďalšie relevantné informácie na podporu tlačovej správy. Má spoločnosť, ktorú píšete tento bulletin, online informácie, ktoré by boli užitočné pre jej čitateľov? Ak je to tak, pridajte ju.
   • Ak si nie ste istí, aké informácie máte, vykonajte podrobnejší prieskum. Určite niekto písal o udalosti podobnej tej, ktorú práve robíte. Webové stránky PR a PR Newswire sú ideálnym miestom na začatie.
   reklama

Metóda 2 z 2: Ovládnite rozloženie

1. 

   Osvojte si základnú štruktúru. Teraz, keď máte všetky informácie, ako ich dať dohromady? U nováčikov skráťte na dĺžku. Tlačová správa by mala byť nanajvýš na jednej strane papiera. Nikto nestráca čas čítaním 5 odsekov, pokiaľ neplánujete zhrnúť obsah románu. Mali by ste venovať pozornosť nasledujúcim bodom:
   • VYDAVTE SA TERAZ by mali byť umiestnené v hornej časti stránky na ľavom okraji.
     • Ak chcete vydanie ešte nevydať, pridajte sekciu „ČAKAJTE NA ...“ plus dátum, ktorý chcete zverejniť. Tlačová správa bez dátumu vydania nie je okamžitým zverejnením.
   • Hlavička by mala byť tučná a mala by byť umiestnená na stred stránky.
     • Ak chcete, môžete vložiť podpoložku kurzívou (hlavné zhrnutie).
   • Úvodný odsek: najdôležitejšie informácie. Rovnako ako písanie informačného bulletinu, môžete začať časom a miestom konania.
   • Druhý odsek (možno tretí odsek): druhá dôležitá informácia. Môže pridávať citácie a odkazy.
   • Ukážkové informácie k dispozícii: viac informácií o spoločnosti tvoj. Hĺbkový úvod do spoločnosti. Úspechy a misie.
   • Komunikácia: viac informácií o autorovi (pravdepodobne vy!). Ak si niekoho získate srdcia, bude sa chcieť dozvedieť viac!
   • Multimediálna komunikácia: V dnešnej dobe môžete vždy používať nástroje ako sociálne médiá.

2. 

   Pod telo oznámenia si zapíšte vopred napísané vzorové informácie. Toto je čas na doplnenie informácií o spoločnosti. Keď sa novinár rozhodne napísať vašu tlačovú správu, v článku sa zmieni o spoločnosti. V tejto časti môžu zhromažďovať informácie o spoločnosti.
   • Názov tejto sekcie by mal byť „Úvod“.
   • Za nadpisom predstavte svoju spoločnosť pomocou jedného až dvoch odsekov s približne 5,6 riadkami. Obsah by mal popisovať princípy spoločnosti a obchodné politiky. Mnoho firiem už má profesionálne napísané brožúry, prezentácie alebo obchodné plány atď. Tu je možné umiestniť úvodný text.
   • Na konci tejto časti odkaz na webovú stránku spoločnosti. Odkaz by sa mal extrahovať z adresy URL, ktorá odstráni kód na vloženie, aby sa pri tlači odkaz vytlačil normálne. Napríklad: http://www.example.com, na prístup na tento web neklikajte tu.
   • Spoločnosti, ktoré udržiavajú samostatnú mediálnu stránku od tejto webovej stránky, by tiež mali zahrnúť odkaz na vydanie. Mediálna stránka zvyčajne obsahuje informácie a spôsoby, ako sa spojiť.

3. 

   Pridajte kontaktné informácie. Ak je vaša tlačová správa skutočne cenná, novinár určite potrebuje viac informácií alebo chce urobiť rozhovor s niektorými kľúčovými ľuďmi zúčastnenými na podujatí. Ak chcete, aby médiá komunikovali priamo s dôležitými ľuďmi, môžete ich kontaktné údaje uviesť v tlačovej správe. Napríklad v oznámení o iniciatíve môžete poskytnúť technikovi alebo výskumnému tímu kontaktné informácie pre médiá.
   • Ak to nechcete urobiť, musíte do časti „Kontakt“ pridať informácie o komunikačnom / PR oddelení vo vašej spoločnosti. Ak spoločnosť nemá komunikačné / PR oddelenie, budete musieť určiť niekoho, kto bude mať na starosti komunikáciu medzi médiami a kľúčovými ľuďmi.
   • Komunikácia by mala byť obmedzená a špecifická pre tlačovú správu. Potrebné sú nasledujúce informácie:
     • Oficiálny názov spoločnosti
     • Oficiálny názov komunikačného oddelenia v spoločnosti a priama kontaktná osoba
     • pracovná adresa
     • Telefónne a faxové čísla s kódmi krajín a miest a číslami pobočiek
     • Číslo mobilného telefónu (voliteľné)
     • Čas kontaktu
     • Emailová adresa
     • Webová adresa

4. 

   Ak je to možné, pripojte online kópiu tejto tlačovej správy. Osvedčeným postupom je zverejňovanie tlačových správ na webových stránkach spoločností. To uľahčuje získanie odkazu a tiež vedenie záznamov o tom, čo sa stalo.

5. 

   Na konci tlačovej správy označte 3 značkou ###. Zarovná sa do stredu stránky, tesne pod spodný riadok uvoľňovacieho tela. Toto je pravidlo pri písaní tlačových správ. reklama

Rada

• Pridajte do svojho oznámenia položku „výzva na akciu“. Táto časť popisuje, čo chcete, aby verejnosť urobila s informáciami, ktoré poskytnete. Napríklad ak chcete, aby si čitatelia kúpili produkt, musíte napísať umiestnenie produktu. Ak chcete, aby vaši čitatelia navštívili vaše webové stránky, aby sa zapojili do súťaže alebo sa dozvedeli viac o vašej organizácii, musíte uviesť adresu a telefónne číslo svojej webovej stránky.
• Než skončíte s vydaním, nestrácajte čas premýšľaním o titulkoch. Redaktori vložili formálny nadpis do novín a časopisov, ale je v poriadku, ak si spomeniete na pútavý nadpis vydania. Tento titul je jedinečnou príležitosťou. Snažte sa, aby to bolo krátke a realistické. Najlepšie je napísať nadpis po dokončení vydania. Nie ste si istí, ako napísať názov toho, čo píšete. Zostavte teda vydanie a rozhodnite sa pre titul.
• Použite názov vydania ako predmet svojho e-mailu. Ak máte „chytľavý“ nadpis, vaša správa pomôže vyniknúť v doručenej pošte editora.
• Študujte aktuálne tlačové správy, aby ste pochopili ich tón, jazyk a usporiadanie.
• Vyhýbajte sa žargónom alebo technickým žargónom. Ak sa musí použiť na presnosť, definujte to.
• Zašlite správu konkrétnej tlačovej agentúre alebo novinárovi. Tieto informácie sa zvyčajne nachádzajú na domovskej stránke. Je vhodné posielať poštu jednotlivo, nie zoskupovať správy alebo používať funkciu Kópia, pretože to ukazuje, že necielite na konkrétny trh.
• Dôležité je tiež načasovanie tlačovej správy. Mal by to byť doplnok a novinka, nie niečo príliš staré a nesúvisiace.
• Telefonický hovor po odoslaní pošty im môže pomôcť porozumieť úplnému obsahu udalosti.
• Pridajte názov svojej spoločnosti do nadpisu, podnadpisu a nadpisu, aby ste ich mohli lepšie umiestniť do vyhľadávacích nástrojov a pre profesionálnych poslov a čitateľov. Ak posielate tlačenú kópiu, mali by ste to napísať na hlavičkový papier spoločnosti.
• Vydanie pošlite e-mailom a použite zdvorilé usporiadanie. Veľká a farebná typografia tiež nezlepší vaše informácie, ale je to rušivé. Pridajte k telu svojej správy oznámenie, neodošlite ho ako prílohu. Ak je príloha povinná, zvoľte obyčajný text alebo formát RTF. Dokumenty Word sú väčšinou akceptované, ale ak používate najnovšiu verziu (.docx), uložte oznámenie ako (.doc). Redakcie sú často obmedzené rozpočtom, takže nemusí byť možné upgradovať ich vybavenie. Formát PDF používajte, iba ak odosielate súbor obsahujúci veľa obrázkov a máp. Nepíšte bulletin na hlavičkové spoločnosti a potom ich naskenujte naspäť vo formáte JPEG a e-mailom - to je pre vás i editora časovo náročné. Zadajte prosím vydanie priamo do tela správy.

Výstraha

• Majte na pamäti, že veľa redakčných rád je prepracovaných a nedostatočne obsadených. Ak nestrácate čas, je pravdepodobné, že oznámenie bude vyzdvihnuté. Ak píšete dobre, môžu takmer vždy uverejňovať príspevky bez väčšej úpravy. Ak ale zahrniete príliš veľa reklám, editor ich určite vymaže. Každý hovorí, že redaktor je vodcom, takže nestrácajte čas. Popis spoločnosti by mal byť uvedený v informačnej časti oznámenia. Píšte však prosím správne a vecne.
• Príspevky by mali byť pozitívne. Nepoužívajte frázy ako „po rezignácii predchádzajúceho prezidenta“ alebo „po období odstávky“, pretože novinári pravdepodobne tieto záležitosti vyšetria namiesto písania článkov o tlačových správach, aj keď Vyššie uvedené prípady sú úplne neškodné, napríklad keď predseda rezignuje zo zdravotných dôvodov, výsledky vyšetrovania nie sú nevyhnutne také, aké chcete.
• Pri odosielaní tlačových správ nepodliehajte svojej správe „tlačovú správu“, pretože sa vaša pošta ľahko zmieša s inými správami. Upútajte pozornosť editora umiestnením „atraktívneho“ nadpisu, napríklad „Spoločnosť A vyhráva vládnu zákazku vo výške 30 miliárd“.
• Nepíšte kontaktné informácie niekoho iného bez vášho súhlasu. Taktiež musia mať voľný čas po vydaní tlačovej správy.
• Vždy pripojte citáty, osobné nápady, ktoré ovplyvňujú obsah oznámenia. Nie je potrebné citovať priamo, ale byť presný. Ešte lepšie je, opýtajte sa, či daná osoba súhlasí s ich uvedením. Citáty umožňujú zaneprázdneným novinárom dokončiť svoje články bez rozhovorov.