Obsah

• Kroky
• Rada
• Čo potrebuješ

Organizácia kancelárskych súborov nie je jednoduchá úloha, najmä pokiaľ ide o organizáciu veľkého množstva súborov a dokumentov. Túto výzvu však môžete prekonať plánovaním vopred a rozhodnutím o registračnom systéme. Pomôže vám to usporiadať si firemný profil a zabezpečí, že dôležité dokumenty nájdete rýchlejšie. V nasledujúcom článku sa dozviete, ako usporiadať svoje kancelárske záznamy, aby ste mohli zahájiť svoju misiu.

Kroky

1. časť z 3: Usporiadajte správny čas

1. 

   Vyhraďte si stanovený čas na usporiadanie aplikácie, aby ste sa vyhli rozptýleniu uprostred. Skôr ako začnete, pripravte si lepenku a nálepky na vytvorenie nového profilu. reklama

Časť 2 z 3: Organizácia dokumentov a záznamov

1. 

   
   
   Rozdeľte hromady dokumentov a súborov na menšie, lepšie zvládnuteľné bloky.
   • Spracovávajte po jednom a vyčistite alebo zničte nepotrebné papiere, aby ste znížili množstvo a obmedzili nadbytočnosť.
   • Zvyšok dokumentov a súborov rozdeľte na dve samostatné časti, jednu pre súbory, ktoré je potrebné spracovať v nasledujúcich mesiacoch, a druhú pre archívne súbory, ktoré nevyžadujú urgentné spracovanie.

2. 

   
   
   Ak máte profil klienta, usporiadajte priečinky podľa abecedy. Napríklad ak bolo každé spojivo meno osoby alebo spoločnosti, môžete záznamy zoradiť podľa mena tejto osoby. V takom prípade by ste mali označiť každú profilovú kartu celým menom zákazníka.Usporiadajte si kryty podľa abecedy, potom označte svoju zásuvku na registráciu a uvidíte, ktorá zásuvka má názov, ktorý sa začína určitým písmenom.

3. 

   
   
   Ak sú záznamy z mnohých častí podniku, zoraďte ich podľa kategórie. Niektoré záznamy sa týkajú faktúr, záruk alebo zmlúv a musíte ich rozdeliť do rôznych kategórií. Každý záznam podľa potreby označte štítkom a do záznamu vložte všetky príslušné dokumenty. Možno budete musieť vytvoriť sekundárny profil, takže pomocou závesného krytu označte každú kategóriu a kryt ako sekundárny.
   • Vytvorte portfólio urgentných dokumentov, aby ste rýchlo našli dôležité dokumenty.
   • Dočasné súbory ukladajte do prednej časti a archivačné súbory do zadnej časti zásuvky, aby ste mali ľahší prístup k súborom, ktoré je potrebné spracovať.
   reklama

Časť 3 z 3: Zoradenie záznamov podľa mesiaca

1. 

   Okrem použitia vyššie uvedených metód môžete svoje zakladače usporiadať podľa mesiaca (a roku). Ak nemáte čas to hneď vyriešiť, môžete svoje doklady vložiť do mesačného záznamu na spracovanie dátumu. Tento krok vám tiež pomôže rýchlejšie určiť, kam majú byť vaše dokumenty uložené.
   • Mesačný záznam je vhodný aj na ukladanie dokumentov iného typu.

2. 

   Na konci roka skontrolujte doklady, ktoré zostali v mesačnom zázname, a môžete zistiť, že v systéme chýba šablóna a nová skupina profilov (názov kategórie). Vytvorte profily pre tieto príspevky v novom roku.

3. 

   Zvyšné papiere pripnite po mesiacoch. Majte záznam v skupine „Zmiešané“ (rok -). reklama

Rada

• Po usporiadaní svojich záznamov musíte byť v kancelárii poriadok. Opravte systém evidencie a vráťte dokumenty na miesto.
• Vyhoďte, recyklujte alebo zničte nepotrebné dokumenty, aby ste predišli zásahom do nového systému evidencie.

Čo potrebuješ

• Kartotéky
• Závesný poťah
• Pevná väzba
• Nálepky
• Značkovače