Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 2: Správne držanie tela
• Časť 2 z 2: Delegujte primerane

Či už ste manažérom obchodu, máte vedúce postavenie vo veľkej spoločnosti alebo sa staráte o svoje deti doma, aby ste zo seba dostali to najlepšie a podali čo najefektívnejší výkon, je veľmi dôležité, aby ste sa o niektoré z nich mohli podeliť svoje povinnosti.Delegovanie právomoci však môže byť dosť zložité - na jednej strane musíte byť pevní voči komukoľvek, na koho delegujete svoje zodpovednosti, na druhej strane musíte tiež preukázať, že mu dôverujete. V tomto článku nájdete odpovede na mnoho často kladených otázok o delegovaní a podrobne vás prevedieme samotným procesom delegovania, aby ste sa aj vy mohli naučiť delegovať taktne a s rešpektom. .

Na krok

Časť 1 z 2: Správne držanie tela

1. Odložte na chvíľu svoje ego. Veľkou mentálnou prekážkou na ceste k delegovaniu je myšlienka, že ak chcete niečo urobiť dobre, urobte to sami. Nie ste jediný človek na planéte, ktorý to dokáže správnym spôsobom. Vy ste možno jediný, kto to v tomto presnom okamihu zvládne dobre, ale ak si nájdete čas a niekoho trénujete, nakoniec to zvládne celkom dobre. Možno to ten druhý dokáže dokonca rýchlejšie alebo lepšie ako vy, a to nie je len niečo, čo musíte akceptovať, ale aj to, čo musíte privítať.
   • Myslite logicky a realisticky - zvládnete túto prácu sami? Budete sa musieť na smrť prepracovať, aby ste dokázali spojiť túto prácu s vašimi bežnými povinnosťami? Ak je to tak, radšej delegujte časť svojej práce. Nemusíte sa za to hanbiť alebo mať pocit, že nie ste dosť dobrí - svoju prácu vlastne robíte efektívnejšie, keď hľadáte pomoc, keď je to potrebné.
2. Nečakajte, až sa ľudia prihlásia ako dobrovoľníci. Ak máte ťažkosti s delegovaním úloh, môžete trpieť ľahkou formou takzvaného mučeníckeho syndrómu - pre vás to môže byť všetko priveľa a často sa pýtate, prečo vám ľudia nikdy neponúknu pomoc. Buďte k sebe úprimní - keď tak urobia, neodmietnete ich pomoc, viac-menej automaticky alebo zo zdvorilosti, väčšinou? Pýtate sa, prečo netlačili o niečo viac? Máte pocit, že keby sa vaše úlohy obrátili, pravdepodobne by ste bez váhania pomohli tým ostatným? Ak ste na tieto otázky odpovedali „áno“, budete musieť popracovať na svojej schopnosti kontrolovať situáciu. Postarajte sa o to sami že tiež získate potrebnú pomoc - a nečakajte, kým k vám pomoc príde, pretože by vôbec nemusela prísť.
   • Mnoho ľudí si nie je až tak dobre vedomých toho, čo prežíva iný, a nie je toho veľa, čo by ste mohli urobiť, aby ste ich zmenili. Na chvíľu zabudnite na frustráciu, ktorú pociťujete voči ľuďom, ktorí si nepomáhajú, a pamätajte, že je nakoniec na vás, aby ste im dali vedieť, čo potrebujete.
3. Prestaňte vnímať žiadosť o pomoc ako negatívnu vec. Mnoho ľudí sa cíti nepríjemne, keď žiadajú o pomoc. Môžete sa cítiť previnilo alebo sa cítiť ako bremeno pre ostatných alebo sa za to hanbiť, pretože (z nejakého dôvodu) si myslíte, že by ste mali byť schopní vyriešiť všetko sami.
4. Naučte sa dôverovať ostatným. Ak sa bojíte delegovania, pretože si myslíte, že nikto nedokáže túto prácu rovnako dobre ako vy, pamätajte na dve veci: Po prvé, skutočnosťou je, že pri dostatku praxe dokáže skoro každý niečo dokázať, a po druhé, možno nie ste takí globálny talent, ako si možno myslíte. Keď delegujete prácu, neuvoľníte len čas sebe samému - dáte tiež osobe, ktorá vám pomáha, šancu precvičiť si novú zručnosť alebo vykonať nový druh práce. Buďte trpezliví - ak mu dáte dostatok času, váš asistent pravdepodobne urobí prácu, ktorú ste delegovali, tak dobre, ako by ste mohli urobiť. Pokiaľ nie je práca, ktorú delegujete, veľmi dôležitá, pravdepodobne nebude problém, ak sa váš asistent časom naučí robiť to dobre. Ak je práca veľmi dôležitá, pred delegovaním si ju radšej dobre premyslite!
   • A aj keď ste skutočne najlepší v práci, ktorú plánujete delegovať, uvedomte si, že delegovaním práce môžete so svojím časom robiť aj iné veci. Ak ste vo svojej kancelárii najlepší v inštalácii pevných diskov alebo v plnení monotónnych úloh, ale musíte pripraviť dôležitú prezentáciu, potom nie je vôbec žiadny problém s vykonaním úlohy stážistom. Lepšie je dať prednosť náročným a zložitým úlohám - nemusíte sa previniť delegovaním relatívne jednoduchých a jednotvárnych úloh, keď máte urobiť dôležitejšie veci.

Časť 2 z 2: Delegujte primerane

1. Nechajte sa gúľať guľou. Prvý krok je najťažší, ale zároveň najdôležitejší. Musíte sa odhodlať a požiadať niekoho, aby vám pomohol (alebo, ak ste nadriadeným, povedzte niekomu, že on alebo ona musieť Necítite sa za to previnilo - pokiaľ ste zdvorilí, milí a elegantní, nie je nič neslušné žiadať (alebo usmerňovať) niekoho, aby vám pomohol. Snažte sa byť láskaví a chápaví a zároveň nestrácajte zo zreteľa závažnosť svojej žiadosti.
   • Ak neviete, ako konkrétne niekoho požiadať, aby za vás urobil niečo z vašej práce, snažte sa, aby bola krátka a sladká. Napríklad povedzte niečo ako: „Hej, mohol by som sa s tebou chvíľu rozprávať? Zaujímalo by ma, či by si mi mohol pomôcť nainštalovať ten veľký balík pevných diskov, do ktorých sme sa práve dostali. Nemôžem, pretože som mimo kancelária dnes.. Môžete mi pomôcť? “ Netlačte na pomocníka, len sa uistite, že vie, že je jeho pomoc nevyhnutná.
   • Požiadajte o pomoc a (pravdepodobne) ju tiež získate. Nebojte sa delegovať, pretože si myslíte, že na vás bude pôsobiť neslušne alebo rozkazujúco. Pozerajte sa na to takto: Ako sa cítite, keď vás ostatní požiadajú, aby ste pre nich niečo urobili? Cítite sa byť urazený alebo nespravodlivo zachádzaný? Alebo ste (obvykle) až príliš šťastní, že pomôžete? Pravdepodobne je to ten druhý prípad!
2. Neberte pokles osobne. Ľudia vám niekedy naozaj nemôžu pomôcť, aj keď chcú - to je škoda, ale pravda. Môže to byť z rôznych dôvodov - najbežnejšie je, že osoba, ktorú žiadate o pomoc, je už veľmi zaneprázdnená vlastnou prácou. Neberte to príliš osobne - to, že vám niekto v tom okamihu nemôže (alebo nebude) pomôcť, ešte neznamená, že vás nenávidí. Väčšinou to znamená, že ten druhý je na to zaneprázdnený alebo príliš lenivý - nič viac, nič menej.
   • Ak je vaša žiadosť o pomoc zamietnutá, zvážte svoje možnosti - zvyčajne môžete zdvorilo, ale urgentne povedať, že skutočne potrebujete pomoc tejto osoby (a to zvyčajne funguje obzvlášť dobre, ak ste nadriadeným alebo osobou s iným oprávnením), môžete požiadať niekoho inak, alebo si prácu môžete urobiť sami. Ak skutočne potrebujete pomoc, nebojte sa vyskúšať jednu alebo dve možnosti!
3. Delegujte konečný cieľ, nie postup. Toto je kľúč, aby sa zabránilo premene na nočnú moru toho, čo je známe ako mikromanager. Stanovte jasné pokyny pre typ výsledku, ktorý očakávate, a ukážte ostatným, ako to urobiť, ale povedzte, že to môžu urobiť po svojom, pokiaľ sa to robí správne a včas.
   • To je tiež chytré, pretože vám to šetrí nielen čas, ale aj nervy. To, čo chcete, je využiť čas, ktorý ste si vyhradili, na niečo dôležitejšie, ako sa neustále starať o pokroky svojho asistenta.
4. Pripravte sa na to, že musíte trénovať svojho asistenta. Takmer vo všetkých prípadoch si budete musieť vyhradiť čas, aby ste naučili osobu, ktorá vám má pomôcť, ako vykonávať úlohu, ktorú ste mu delegovali, aj keď ide o pomerne jednoduchú prácu. Majte na pamäti, že procesy, ktoré sa vám zdajú dosť priame a priame, nemusia byť také jednoduché pre niekoho, kto sa nimi nikdy nezaoberal. Buďte pripravení nielen vysvetliť svojmu asistentovi postupné práce, ktoré ste mu zverili, ale aj trpezlivo odpovedať na všetky otázky, ktoré by vám pravdepodobne chcel položiť.
   • Čas, ktorý venujete trénovaniu svojho asistenta, považujte za rozumnú a dlhodobú investíciu. Tým, že obetujete trochu svojho času a pomôžete dotyčnej osobe naučiť sa, ako správne robiť danú úlohu, ušetríte v budúcnosti čas, ktorý by ste inak mohli stráviť opravovaním jeho chýb.
5. Zistite, aké nástroje sú potrebné na vykonanie úlohy. Môžete mať k dispozícii určité nástroje, ktoré sú potrebné na vykonanie úlohy, zatiaľ čo osoba, ktorej úlohu zveríte, k nim nemá prístup. Na dokončenie úlohy môžu byť potrebné napríklad údaje chránené heslom, špecializované zariadenia a niektoré ďalšie nástroje, takže sa uistite, či váš asistent môže na úspešné dokončenie úlohy použiť všetko, čo potrebuje.
6. Pochopte, že váš pomocník nemôže robiť viac vecí naraz. Zatiaľ čo vám váš asistent pomáha, táto osoba nie je zaneprázdnená svojimi obvyklými povinnosťami. Pamätajte, že rovnako ako vy, aj váš asistent má pravdepodobne nabitý program. Položte si nasledujúcu otázku: Aký druh práce mu bude chýbať, aby mohol vykonávať vašu prácu? Keď niekomu delegujete úlohu, uistite sa, že poznáte odpoveď na túto otázku.
7. Buď trpezlivý. Tak či onak, ktokoľvek na koho delegujete, urobí chyby, kým sa naučí robiť novú úlohu. To je súčasť procesu učenia sa, takže ho zahrňte do svojho plánovania. Nedelegujte úlohu za predpokladu, že váš asistent bude robiť prácu perfektne, pokiaľ už nemá preukázateľné vedomosti a skúsenosti v danej oblasti. Ak výsledok projektu nie je celkom taký, aký ste ho chceli, pretože váš partner nebol schopný vykonať úplne novú úlohu, ktorú ste mu dokonale delegovali, potom je to vaša chyba, nie on. Uistite sa, že osoba, ktorá vám pomáha, sa na vás môže spoľahnúť, aby sa pre ňu delegovaná práca mohla stať zaujímavou vzdelávacou skúsenosťou, nie čoho sa báť.
   • Ak niekoho v niečom trénujete, investujete. Spočiatku vás to spomalí, ale z dlhodobého hľadiska to zvýši produktivitu míľovými krokmi, pretože k celej veci ste pristupovali s pozitívnym a realistickým prístupom.
8. Pripravte sa na predvídateľné problémy. Nastavte si plány zálohovania a buďte pripravení pomôcť v prípade, že sa niečo pokazí. Vedzte, čo sa stane, ak zmeškáte dôležitý okamih alebo termín. Neustále sa objavujú prekážky a neočakávané výzvy, či už ste v práci alebo doma - dokonca aj technológie niekedy zlyhajú. Uistite sa, že váš asistent môže dôverovať tomu, že ak sa vyskytne niečo neočakávané, pochopíte ho a pomôžete mu dodržať uvedený termín - nedávajte všetku vinu na svojho asistenta pri prvom probléme.
   • A to je navyše sebecké také chytré - ak sa váš asistent bojí obviňovania z niečoho, strávi oveľa viac času ochranou svojej vlastnej reputácie ako skutočným vykonávaním svojej práce.
9. Ak si pomocník zaslúži, uznajte ho. Delegovanie úloh na niekoho iného je nevyhnutné, ak musíte prevziať čoraz väčšiu zodpovednosť. Je však kontraproduktívne, ak delegujete úlohu, necháte na nej svojho asistenta tvrdo pracovať a potom si vezmete všetku zásluhu na sebe. Uznávajte a chváľte úsilie, ktoré iní vyvinuli vo vašom mene.
   • Nikdy nezabudnite spomenúť meno svojho asistenta, kedykoľvek dostanete pochvalu za úlohu, s ktorou ste dostali pomoc.
10. Povedať: "Ďakujem." Keď niekto pre vás niečo urobí, je dôležité mu poďakovať, uvedomiť si dôležitosť jeho pomoci a dať osobe, ktorá vám pomohla, vedieť, že si ho váži. Ak to neurobíte, budete vyzerať nevďačne, aj keď možno nie. Pamätajte, že ľudia nemôžu čítať vaše myšlienky. Šanca, že vám niekto opäť pomôže, je oveľa vyššia, ak má pocit, že si vás váži.
    • Buď dobrý. S jednoduchým prejavom uznania, ktorý vychádza priamo z vášho srdca, napríklad: „Bez teba by som to nedokázal!“ môžete dosiahnuť veľa. Ak bola práca, ktorú pre vás druhá osoba urobila, veľmi objemná alebo dôležitá, môžete dokonca zvážiť jej pohostenie večerou alebo pitím alebo jej kúpiť poďakovanie alebo malý darček.