O spätnú väzbu požiadajte e-mailom

Obsah

Na krok
Metóda 1 zo 4: Požiadanie o spätnú väzbu k vašej práci
Metóda 2 zo 4: Požiadanie o spätnú väzbu v škole
Metóda 3 zo 4: Získanie spätnej väzby k rukopisu
Metóda 4 zo 4: Získajte spätnú väzbu od zákazníkov
Tipy

E-mail, rovnako ako iné formy komunikácie, má svoju vlastnú etiketu a spoločenské pravidlá hry. Ak chcete požiadať o spätnú väzbu e-mailom v práci alebo v škole, alebo ak chcete získať spätnú väzbu k rukopisu, ktorý ste napísali, je dôležité dobre si premyslieť, ako formulujete svoju žiadosť, ako štruktúrujete svoju e-mailovú adresu. -maily a keď to pošleš. Takto urobíte svoj e-mail čo najefektívnejší. Vďaka zdvorilosti, správnosti a jasnosti vo svojom e-maile môžete získať potrebnú spätnú väzbu.

Na krok

Metóda 1 zo 4: Požiadanie o spätnú väzbu k vašej práci

Zašlite svoju žiadosť osobe, ktorá najlepšie posúdi vašu prácu. Toto je často váš manažér. V každom prípade je dobré začať u svojho nadriadeného alebo u kolegu, ktorý tam už nejaký čas pracuje. Majú správnu skúsenosť, aby vám pomohli a poskytli vám potrebnú spätnú väzbu.
V e-maile buďte zdvorilí a pokorní. Postupujte podľa etikety, ktorá sa týka e-mailov v práci. Skromnosť je skvelá vec, pokiaľ ide o spätnú väzbu, ale nebuďte takí skromní, aby si váš šéf myslel, že o svojej práci nič neviete. Skúste radšej formulovať svoju otázku tak, aby ste ukázali, aký pokrok ste už dosiahli v projekte alebo úlohe, ku ktorej požadujete spätnú väzbu. To ukazuje vášmu šéfovi, že pri čakaní na spätnú väzbu nič nesedíte a nič nerobíte.
- Môžete napríklad napísať: „Dokončujem prezentáciu na zajtra, ale narazím na otázku o dizajne. Pochybujem, čo je v súlade s firemnou identitou. Priložil som koncepčnú prezentáciu; máte návrh na návrh? Ďakujeme vám za pomoc. “
- Nezabudnite poďakovať príjemcovi v e-maile za pomoc.
V žiadosti o spätnú väzbu buďte konkrétni. To vám zabráni v získaní príliš širokej odpovede, ktorú nemôžete použiť. Vyvarujte sa otázok, na ktoré môžete odpovedať iba „áno“ alebo „nie“. Zamerajte sa na konkrétne časti projektu, s ktorými zápasíte. Snažte sa nezahltiť svojho šéfa alebo kolegu tým, že zrazu položíte kopu otázok.
- Môžete napríklad povedať: „Nie som si istý, ako postupovať v súbore Jansen. Klient nereaguje na moje e-maily a nie je zastihnuteľný telefonicky. Pretože je to urgentné, chcel by som vás požiadať o radu, ako to najlepšie vyriešiť. “
- Ak chcete získať všeobecnejšiu spätnú väzbu vo forme hodnotenia alebo správy, výslovne o ne požiadajte. Pomáha, ak ste zdvorilí a čo najkonkrétnejší. Môžete napríklad požiadať o posúdenie, ako efektívne pracujete alebo ako ste kreatívny. Ak požiadate o spätnú väzbu od zamestnancov, nad ktorými vykonávate dohľad, môže vám pomôcť, ak necháte svojich zamestnancov odpovedať anonymne.
Poďakujte poskytovateľovi spätnej väzby. Zašlite poďakovanie osobe, ktorá vám poskytla spätnú väzbu e-mailom. Ak spätná väzba znamená, že musíte zlepšiť veľa vecí, potom stručne naznačte, ako to urobíte. Nereagujte impulzívne; nechajte spätnú väzbu, aby na vás pôsobila a nereagujte, kým sa vaše emócie trochu neupokojia.
- Nezabudnite odpovedať do dvoch dní.

Metóda 2 zo 4: Požiadanie o spätnú väzbu v škole

Povedz kto si. Váš učiteľ môže mať stovky študentov, najmä na veľkej škole alebo univerzite. Chceš dať jasne najavo, kto si. Začnite svoj e-mail tým, že uvediete svoje meno (meno a priezvisko), v ktorej triede sa nachádzate a ktorú navštevujete s učiteľom. Takto váš učiteľ nebude strácať čas zisťovaním, kto ste, a môže viac času venovať užitočnej spätnej väzbe.
Nech je to profesionálne. Pre niektorých študentov je ťažké poslať e-mail učiteľovi prvýkrát. Pokiaľ váš učiteľ nechce byť v triede oslovovaný krstným menom, použite pri oslovení e-mailu priezvisko. „Vážený pán De Vries“ alebo „Vážená pani Smitová“ je často dobrá voľba. Ak viete, že váš učiteľ je veľmi formálny, vyberte si možnosť „Vážený pán De Vries“ alebo „Vážená pani Smitová“. Ak vám učiteľ predtým poslal e-mail, vyberte pozdrav, ktorý je minimálne taký formálny, aký použil váš učiteľ. Udržujte svoj tón profesionálny. Namiesto: „Hej, čo si myslíš o mojej eseji? Tučná, že? “ lepšie povedzte: „Nie som si istý, či správne chápem zadanie. K eseji mám niekoľko otázok. “
Nech je to krátke. Nerobte si starosti s vysvetlením, prečo kladiete určité otázky, pokiaľ toto vysvetlenie nie je potrebné na to, aby váš učiteľ správne pochopil danú otázku. Ak sa napríklad pýtate, či môžete esej odoslať neskôr, váš učiteľ bude chcieť vedieť, prečo sa pýtate, ale ak máte otázku, čo sa myslí pod konkrétnou úlohou, nemusíte podrobne vysvetľovať, ako sa vaše pes má vaše domáce úlohy, zjedený alebo iné veci, ktoré priamo nesúvisia so samotným zadaním.
Nečakajte so spätnou väzbou až tesne pred termínom. Nielenže váš učiteľ nebude veľmi šťastný, ak požiadate o spätnú väzbu na poslednú chvíľu, už tiež nebudete mať čas na spätnú väzbu. Ak stále máte nejaké veľmi urgentné otázky na poslednú chvíľu, buďte v e-maile čo najstručnejší a ospravedlňte sa za to, že ste požiadali o spätnú väzbu tak neskoro. Dúfajme, že si váš učiteľ nájde čas, aby vám rýchlo odpovedal.
Použite formát súboru predpísaný vašim učiteľom. Ak odošlete prílohu s e-mailom (napríklad svoju koncepciu eseje), uistite sa, že príloha je vo formáte súboru, ktorý uviedol váš učiteľ v popise úlohy. Napríklad, ak váš učiteľ požiadal o dokument .doc, neodosielajte .odt. Ak máte pochybnosti, pošlite dokument v dvoch formátoch. Raz vo formáte, v akom ste ho vytvorili (napríklad .doc alebo .ppt) a raz vo formáte .pdf. V natívnom formáte môže váš učiteľ v prípade potreby ľahko robiť poznámky a bez problémov si dokáže prečítať súbor .pdf, aj keď môže mať iný softvér na spracovanie textu ako vy. V e-maile vysvetlite, že ide o ten istý dokument dvakrát.
Po zadaní eseje alebo po skúške požiadajte o spätnú väzbu. Jednoducho pošlite e-mail svojmu učiteľovi a buďte zdvorilí. Napríklad povedzte: „Vážený pán Smit, neabsolvoval som skúšku tak dobre, ako som očakával. Chcete mi ešte trochu vysvetliť otázky, ktoré som pokazil, aby som mohol nasledujúcu skúšku vylepšiť? „ Váš učiteľ vám s tým zvyčajne rád pomôže.

Metóda 3 zo 4: Získanie spätnej väzby k rukopisu

Najprv pošlite e-mail niekomu, koho poznáte. Ak chcete získať komplexnú spätnú väzbu, je najlepšie odovzdať rukopis niekomu známemu, najlepšie priateľovi alebo kolegovi. Keď niekomu pošlete taký e-mail, urobte to tak, ako to robíte bežne. Nemusíte byť zrazu obchodnejší ako obvykle. Ak by ste im mali volať namiesto e-mailu s ďalšími otázkami, bolo by rozumnejšie najskôr im zavolať. Ak sa namiesto telefónneho hovoru rozhodnete pre e-mail, najskôr pošlite e-mail s otázkou, či by si chceli nájsť čas a poskytnúť spätnú väzbu k vášmu rukopisu. Rukopis jej zašlete až v prípade, že osoba odpovie kladne (v druhom e-maile).
- Aj keď ste už v minulosti hovorili s osobou, ktorú žiadate o spätnú väzbu k vašej žiadosti, v e-maile, v ktorom zasielate rukopis, stručne vysvetlite, o čo sa žiada.
Pošlite e-mail odborníkovi. Niekedy chcete, aby sa na váš rukopis pozrel skutočný odborník. Zašlite e-mail odborníkovi, ktorého poznáte, a vysvetlite, prečo žiadate o spätnú väzbu. Nebuď priebojný. Uvedomte si, že času odborníka bude pravdepodobne málo času, a napíšte niečo ako: „Rozumiem, ak mi nemáte čas dať spätnú väzbu.“ Môžete sa dokonca opýtať, či odborník, ktorému posielate e-mail, pozná niekoho, kto by mohol mať čas, ak nie.
Nezasielajte rukopis nikomu nevyžiadanému. Možno nedostanete ani odpoveď, pokiaľ v e-maile neponúknete platbu príjemcovi za pomoc. Ak pošlete nevyžiadaný e-mail známemu autorovi alebo spisovateľovi, je pravdepodobné, že váš e-mail skončí v koši, pretože známy autor dostane stovky takýchto e-mailov. Namiesto toho, aby ste sa obrátili na známych ľudí, opýtajte sa najskôr niekoho z vašich blízkych. Napríklad priateľ, kolega alebo učiteľ. Je pravdepodobnejšie, že vám budú chcieť pomôcť.
Uveďte konkrétny druh spätnej väzby, ktorú chcete dostávať. Napríklad naznačte, že chcete dostávať konštruktívnu kritiku. Uveďte tiež, ako podrobne chcete mať spätnú väzbu, a či by sa táto spätná väzba mala týkať iba obsahu (je to napríklad pekný príbeh) alebo tiež formy (gramatika, pravopis, dizajn). Ak osoba, ktorú požiadate o spätnú väzbu, vie, čo potrebujete, môže vám pomôcť lepšie.
- Pozitívna spätná väzba (to, čo sa ostatným páči vo vašom rukopise) vám pomôže lepšie pochopiť silné stránky vášho rukopisu.
- Dobrá spätná väzba je vždy konštruktívna, aj keď je negatívna. Ak dostanete negatívnu spätnú väzbu, venujte chvíľu odpoveď. Pamätajte, že ten druhý vám chce úprimne pomôcť. Získanie negatívnej spätnej väzby nie je žiadna zábava, ale pomôže vám vylepšiť rukopis. Ďakujte teda poskytovateľovi spätnej väzby za spätnú väzbu, aj keď je negatívna.
Dajte príjemcovi čas na odpoveď. Ak ste požiadali o podrobnú spätnú väzbu k rukopisu knihy, neočakávajte ju vo svojej poštovej schránke do jedného dňa. A nie do týždňa. Čítanie a komentovanie dlhého rukopisu si vyžaduje istý čas. Ak máte termín, uistite sa, že to poskytovateľ spätnej väzby vie vopred. Opýtajte sa poskytovateľa spätnej väzby, či môže poskytnúť spätnú väzbu do určitého dátumu. Majte na pamäti, že poskytovateľ spätnej väzby musí robiť ešte niečo; nebude môcť pracovať na vašom rukopise na plný úväzok.
Poďakujte poskytovateľovi spätnej väzby za pomoc. Ak je poskytovateľ spätnej väzby váš priateľ, zvážte darovanie malého poďakovania. Napríklad bonboniéra. Ak vám kolega alebo učiteľ poskytol spätnú väzbu, môžete mu poslať e-mail s poďakovaním. Povedzte poskytovateľovi spätnej väzby, ako veľmi si ceníte, že vám venoval toľko času, aby vám pomohol. Ak nepoďakujete poskytovateľovi spätnej väzby, bude mať dojem, že si jeho pomoci nevážite a nabudúce vám už nebude chcieť tak rýchlo pomôcť.

Metóda 4 zo 4: Získajte spätnú väzbu od zákazníkov

Nedávajte príliš veľa otázok. Zákazníci už dostávajú veľa prieskumov, takmer od každej spoločnosti. Ak sa chcete ubezpečiť, že zákazník vyhodí váš e-mail priamo do koša, vložte celý zoznam otázok. Ak chcete, aby sa zákazník usiloval pomôcť vám, držte sa jednej alebo dvoch otázok.
Spýtajte sa na otvorené otázky. Namiesto kladenia otázok áno / nie, formulujte svoje otázky tak, aby ste dostali komplexnejšiu odpoveď. Namiesto otázky: „Odporučili by ste nás priateľovi?“ pýtate sa: „Ako by ste nás opísali priateľovi?“ Odpovede na otázky týkajúce sa eseje vám poskytnú viac informácií ako jednoduchá otázka typu áno / nie.
Dajte zákazníkovi vedieť, že budete rýchlo reagovať. Toto objasňuje, že so spätnou väzbou zákazníka skutočne niečo urobíte a nezmizne to v anonymnej doručenej pošte. Je tiež pravdepodobné, že získate úprimnejšiu spätnú väzbu, ak zákazník vie, že od vás dostane odpoveď.
- Keď odpoviete, buďte čestní a profesionálni. Vďaka ľahkosti, s akou zákazníci v dnešnej dobe zverejňujú negatívne skúsenosti na sociálnych sieťach, budete mať zlú reputáciu skôr, ako si uvedomíte. Vždy reagujte úprimne a profesionálne.
Nepoužívajte Flash ani iné doplnky, ktoré spomaľujú vašu poštu. Ak má zákazník pomalé pripojenie na internet, je pravdepodobné, že e-mail odstráni hneď, ako zistí, že sa nenačíta. Pamätajte, že spätná väzba je pre vás často dôležitejšia ako pre vášho zákazníka.
Používajte dobre navrhnuté písmo a dizajn. Chcete, aby váš e-mail vyzeral jasne a profesionálne. E-mail s nekvalitnými obrázkami alebo s písmom Comic Sans nezanechá na vášho zákazníka veľmi dobrý dojem. Namiesto toho používajte bežnejšie písma, napríklad Times New Roman alebo Arial, a obrázky udržujte na minime.
Uistite sa, že je váš e-mail vhodný pre všetky zariadenia. E-mail pozostávajúci z jedného stĺpca je flexibilnejší, ako keď sa rozhodnete pre dizajn s viacerými stĺpcami. Uistite sa tiež, že veľkosť písma nie je príliš malá. Chcete, aby váš e-mail vyzeral dobre na laptopoch, smartfónoch a tabletoch. Pretože veľa ľudí číta svoje e-maily na telefónoch, je dôležité zohľadniť to vo formáte vášho e-mailu.