Obsah

• Na krok
• Metóda 1 z 2: Základné informácie
• Metóda 2 z 2: Obsah
• Tipy

Súhrn je najdôležitejšou súčasťou obchodného dokumentu. Je to prvá (a často jediná) časť, ktorú si prečítajú ostatní, a posledná časť, ktorú by ste mali napísať. Je to stručný prehľad celého dokumentu, ktorého cieľom je ukázať zaneprázdneným ľuďom, ktorí budú čítať váš dokument na prvý pohľad, koľko toho majú prečítať a aké kroky pravdepodobne podniknú.

Na krok

Metóda 1 z 2: Základné informácie

1. Pochopte, že súhrn predstavuje stručný prehľad obchodnej činnosti. Tu sú slová „stručný“ a „prehľad“. Zhrnutie nie je v žiadnom prípade komplexné ani nenahrádza pôvodný kus. Súhrn by nemal presiahnuť 10% pôvodného dokumentu. Snažte sa dostať medzi 5% a 10%.
   • Zhrnutie sa líši od výňatku. Výňatok poskytuje čitateľovi prehľad a orientáciu, zatiaľ čo súhrn vyjadruje podstatu a smer. Extrakty sa častejšie používajú v akademických prácach, abstrakty skôr na obchodné účely.
2. Dbajte na to, aby ste dodržali pokyny pre štýl a štruktúru. Najvplyvnejšie súhrnné zdroje sa zhodujú v tom, že by sa mali uplatňovať určité pokyny pre štýl a štruktúru. Tie obsahujú:
   • Odseky by mali byť krátke a vecné.
   • Zhrnutia musia byť zrozumiteľné bez toho, aby ste si prečítali pôvodnú správu.
   • Zhrnutia by mali byť napísané spôsobom, ktorý vyhovuje publiku, pre ktoré je text napísaný.
3. Definujte problém. Súhrn by mal definovať jasný problém, či už sa to týka riadenia dodávateľského reťazca alebo marketingových kampaní v zahraničí. Jasná definícia problému je obzvlášť dôležitá v súhrnoch, pretože podkladové dokumenty často píšu technici, ktorí majú málo znalostí o koncepčných záležitostiach. Uistite sa, že problém je napísaný jasnými a zrozumiteľnými slovami.
4. Poskytnite riešenie. Problém vždy vyžaduje riešenie. Ak chcete dosiahnuť jasný cieľ (a dôvod na financovanie veci), musíte predložiť riešenie takým spôsobom, aby efektívne vyriešilo problém. Ak váš problém nie je jasne definovaný, pravdepodobne nemá zmysel ani vaše riešenie.
5. Použite obrázky, odrážky, nadpisy, ak to umožňuje ľahšiu navigáciu v dokumente. Zhrnutie nie je esej; nemusia to byť dlhé bloky textu. Ak zlepšia porozumenie, ste na dobrej ceste:
   • Socha. Dobre prezentovaný obraz, ktorý presne zdôrazňuje podstatu problému zákazníka, môže objasniť podstatu súhrnu. Stimulácia vizuálu je často rovnako efektívna ako analýza.
   • Vyčíslenia. Dlhé informácie je možné rozdeliť do prehľadnejších zoznamov.
   • Hlavy. Ak je to potrebné, usporiadajte témy do súhrnu v záhlavích. To pomôže čitateľovi zostať na dobrej ceste, keď začne so zhrnutím.
6. Udržujte súhrn čerstvý a bez žargónu. Žargón je nepriateľom porozumenia. Je to v obchodnom svete veľmi populárne. Slová ako „rozhranie“, „pákový efekt“, „základné kompetencie“ a podobne sú všetky slová, ktorým sa treba vyhnúť. Zakrývajú pravý význam a robia súhrn nejasným a nešpecifikovaným.

Metóda 2 z 2: Obsah

1. Začnite originálnym dokumentom. Pretože súhrn sumarizuje ďalší dokument, musíte byť oboznámení s pôvodným textom, aby ste ho mohli skomprimovať do zvládnuteľnej a informatívnej verzie. Či už je to originálny dokument správa, obchodný plán, návrh, manuál alebo niečo iné, prečítajte si ho a nájdite hlavné body.
2. Napísať krátky prehľad Aký je účel spoločnosti, ktorá dokument podporuje, alebo pôvodného dokumentu samotného? Aký je rozsah?
   • Príklad: Women World Wide je nezisková organizácia, ktorej cieľom je spájať všetky ženy na svete prostredníctvom efektívnych riešení domáceho násilia a poskytovaním siete podpory obetiam domáceho násilia. Prevádzkované z jej ústredia v kanadskej Alberte prijímajú odporúčania od žien zo 170 krajín sveta. “
3. Poskytnite znejúceho účastníka. Toto je pravdepodobne najdôležitejšia časť súhrnu. Jednou alebo dvoma vetami musíte čitateľovi objasniť, čo je na vašom podnikaní také zvláštne. Prečo stojí za pozornosť, obchod alebo spoluprácu ľudí čítajúcich súhrn?
   • Možno je Michael Jordan vašim zákazníkom a bezplatne ponúkol váš produkt na Twitteri. Možno ste práve uzavreli partnerstvo so spoločnosťou Google. Možno ste práve dostali patent alebo ste práve dostali veľkú objednávku.
   • Niekedy stačí krátka citácia alebo skúsenosť od niekoho. Ide o to, aby ste upútali pozornosť publika, aby bol prípad čo najuznávanejší a aby ste čitateľa vtiahli do zvyšku dokumentu.
4. Definujte väčší problém. Prvou skutočnou časťou súhrnu je diskusia o probléme, preto prosím opíšte problém, ktorý rieši váš produkt alebo služba. Zaistite, aby bol problém opísaný čo najjasnejšie. Zle definovaný problém sa nezdá byť presvedčivý a neprinesie vaše riešenie s najvyšším dopadom.
   • Príklad: „Los Angeles je upchatý premávkou. Po centre Washingtonu DC je doprava v Los Angeles najhoršia v krajine. To je nielen nepríjemné. Smog a znečistenie z dopravy znižujú produktivitu ľudí, zvyšujú hladinu astmy a pomaly, ale isto vytvárajú vážne zdravotné problémy. V LA je viac automobilov ako dosť starých ľudí na to, aby mohli riadiť. “
5. Vymysli svoje jedinečné riešenie. Veľkým problémom je ľahká časť. Teraz musíte čitateľa presvedčiť, že máte riešenie veľkého problému. Keď predstavíte tieto dve ingrediencie, ste na stope super nápadu.
   • Príklad: „Innotech navrhol priekopnícky systém riadenia dopravy, ktorý skracuje čas potrebný na dochádzanie za minútu, a to inštaláciou patentovaných„ inteligentných slučiek “do predtriediacich pruhov pre semafory, ktoré registrujú počet automobilov v danom čase a otáčajú rozsvietené svetlá slúžia tej základni. Vodiči už nemusia stáť pred semaforom niekoľko minút, zatiaľ čo zelená na druhej strane svieti pre rad nulových automobilov. “
6. Rozprávanie o trhových príležitostiach. Rozšírte veľký problém zahrnutím štatistík za svoje odvetvie. Určite netvárte, že ste väčší ako vy! Skutočnosť, že priemysel zdravotníckych pomôcok má hodnotu 100 miliárd dolárov ročne, nie je zmysluplná, pretože vaša nová zdravotnícka pomôcka slúži iba malej časti tohto odvetvia. Nakrájajte to na realistické kúsky podielu na trhu.
7. Pomenujte svoj jedinečný návrh predaja. Na tomto mieste rozpracujete svoje jedinečné riešenie. Prečo je váš produkt alebo služba lepšia ako konkurencia? Možno preto, že vaša organizácia domácej starostlivosti posiela lekárov k ľuďom domov namiesto špecialistov na ošetrovateľstvo, alebo možno preto, že zaručujete, že ľudia budú obsluhovaní v ten istý deň, takže nemusíte plánovať dopredu. Vysvetlite, prečo ste zvláštni.
   • Príklad: „Intellilight má pridanú hodnotu okamžitého zistenia, keď nikto nie je doma. Ak svetlo zostane rozsvietené v prázdnej miestnosti, automaticky sa vypne a znovu rozsvieti, akonáhle je v miestnosti zistený pohyb. Ušetrí to zákazníkovi peniaze za účet za elektrinu a zbytočne menej energie. ““
8. Ak je to potrebné, porozprávajte sa o svojom obchodnom modeli. Niektoré súhrny nepotrebujú obchodný model (napríklad neziskové organizácie zvyčajne nemajú obchodný model). Ak však váš podnik taký má, obchodný model by mal byť jasný a ľahko sledovateľný. V skutočnosti odpovedáte na otázku „Ako prinútiť ľudí, aby vám dávali peniaze z peňaženky?“ Udržujte model jednoduchý, najmä v súhrne. Stačí krátke zhrnutie.
9. V prípade potreby sa porozprávajte o svojom riadiacom tíme. V závislosti od odvetvia, v ktorom pracujete, to môže byť jedna z najdôležitejších častí vášho súhrnu. Vaši investori alebo bankári dôverujú tímu, nie tejto myšlienke. Nápady sa dajú ľahko vymyslieť, ale realizáciu týchto nápadov dokáže iba silný tím. Okamžite ukážte, prečo má váš tím skúsenosti a znalosti na uskutočnenie vášho obchodného plánu.
10. Poskytnite finančnú podporu a predpoveď na podporu svojich nárokov na základe vášho trhu, obchodného modelu a výkonnosti v minulosti. Musíte si vytvoriť finančný obraz zdola nahor. Zmyslom týchto predpovedí je naznačiť vašu kompetenciu a schopnosť vykresliť finančný obraz na základe spoľahlivých predpokladov.
    • Pri príprave plánu pre skupinu investorov sa tým netrávte príliš veľa času, pretože vedia, že vôbec netušíte, koľko peňazí môžete zarobiť. Investori spravidla nerobia rozhodnutia na základe vášho finančného obrazu. Nakoniec robia svoje vlastné finančné rozhodnutia.
11. Pomaly, ale isto odpovedzte na vašu žiadosť. Teraz je čas požiadať o investíciu alebo pôžičku v závislosti od účelu vášho zhrnutia. Môžete znova vysvetliť, prečo vaša spoločnosť pridáva hodnotu. Pripomeňte čitateľovi veľký problém, ktorý sa chystáte vyriešiť, a váš možný podiel na trhu. Na záver ešte raz zdôraznite svoj tím a schopnosť dokončiť prácu. Požiadajte o sumu peňazí, ktorú budete potrebovať na dosiahnutie ďalšieho dôležitého míľnika pre vaše podnikanie. Neukazujte, koľko akcií ste ochotní sa vzdať alebo aký úrok ste ochotní zaplatiť. Toto sa musí urobiť neskôr pri osobných rokovaniach.
12. Prečítajte si znova svoje zhrnutie. Keď už ste napísali základné informácie, pozorne si ich prečítajte. Mali by ste súhrn zvlášť starostlivo skontrolovať. Pri spätnom čítaní myslite na publikum, ktoré hráte. Uistite sa, že sú vysvetlené nové odkazy a zrozumiteľný jazyk niekomu, kto túto tému nepozná. Podľa potreby prepíšte.
    • Požiadajte niekoho, aby prečítal vaše zhrnutie s novou perspektívou, pričom osobitnú pozornosť venujte:
      • Jasnosť. Sú slová jasné, myšlienky jasnejšie a súhrn neobsahuje žargón?
      • Poruchy. Stále môžu byť prítomné gramatické, interpunkčné a pravopisné chyby. Môže byť tiež dobrý nápad, ak niekto skontroluje čísla a štatistiky.
      • Moc. Prejavujú sa tieto nápady v vzrušujúcom návrhu? Kde návrh, ak vôbec, zlyhá?
      • Súdržnosť. Ktoré časti spolu nejdú dobre? Ktoré?

Tipy

• Čím je súhrn rušnejší, tým menej sa bude čítať.
• Skontrolujte, či môžete začať so šablónami dokumentov, ktoré sú k dispozícii vo väčšine softvérov na spracovanie textu.
• Tieto štyri komponenty možno použiť aj na súhrny v rôznych obchodných prostrediach.