Obsah

• Na krok
• Metóda 1 z 3: Použitie zoznamu
• Metóda 2 z 3: Použitie plánu
• Metóda 3 z 3: Eliminácia rušivých vplyvov

Možno ste študent s úplným rozvrhnutím študijného zaťaženia a snažíte sa lepšie spravovať svoj čas, alebo ste zamestnávateľ, ktorý sa chce uistiť, že jeho zamestnanci prestanú strácať čas. Bez ohľadu na to, aká je vaša rola, pravdepodobne sa budete chcieť zamerať na to, ako vytvoriť denný režim, ktorý zabezpečí, že nebudete strácať čas a využijete svoj deň čo najlepšie. Užitočné môžu byť organizačné stratégie, ako sú zoznamy a plány, ako aj podniknutie krokov na vylúčenie akýchkoľvek vyrušovaní, ktoré strávia váš drahocenný čas.

Na krok

Metóda 1 z 3: Použitie zoznamu

1. Vytvorte si zoznam úloh pre daný deň. Začnite kúskom papiera a perom. Popremýšľajte, aké úlohy si chcete na daný deň naplánovať, alebo povinnosti, ktoré máte, a všetky si napíšte. Môže to byť zoznam ako „potraviny, prádlo, upratovanie, domáce úlohy“ alebo „správy o stave zákazníka, e-maily, schôdzky, papierovanie“.
   • Pridajte do zoznamu toľko úloh, koľko vás napadne, od menších po väčšie. Snažte sa myslieť na každú povinnosť alebo úlohu dňa, aby ste sa uistili, že sa dostanú na váš zoznam priorít.
2. Usporiadajte úlohy od najvyššej po najnižšiu prioritu. Jedným zo spôsobov, ako pracovať inteligentnejšie, je najprv sa zamerať na najvyššiu prioritu a potom sa prepracovať cez zoznam k bodom s najnižšou prioritou. Toto sa nazýva pravidlo 80/20, podľa ktorého by činnosti, ktoré vám ponúknu najväčší úžitok, mali trvať 80% vášho času. Činnosti, ktoré vám prinesú najmenej, by vám mali zaberať asi 20% času.
   • Prejdite si svoj zoznam a priraďte každej úlohe číslo od najvyššej po najnižšiu prioritu. Potom by ste ich mali zoradiť tak, aby boli zoradené od najvyššej po najnižšiu, podľa priority a podľa toho, čo vám každá úloha prináša.
3. Vytvorte skupiny súvisiacich úloh. Keď budete mať očíslovaný a zoradený zoznam priorít, vytvorte menšie skupiny úloh, ktoré tvoria konkrétny proces. Napríklad vytvorte skupinu úloh, ako je odpovedanie na e-maily a telefonovanie so zákazníkmi, ktoré tvoria hodinový proces, a nazvite to „kontakt so zákazníkom“. Potom môžete hladko a ľahko dokončiť ktorúkoľvek úlohu v stanovenom časovom období.
   • Skúste to urobiť pre všetky svoje úlohy, aby ste nemuseli prepínať medzi rôznymi procesmi alebo strácať čas hľadaním toho, ktorú úlohu dokončiť ďalej. Zoskupovanie súvisiacich úloh vám pomôže pri zlepšovaní riadenia času a znižovaní stresu pri práci so zoznamom priorít.
4. Na každú úlohu si dajte menej času. Podľa Parkinsonovho zákona bude mať čas na dokončenie úlohy kratší čas, ktorý vám zaberie vykonanie tejto úlohy. Namiesto nadmerného prideľovania času obmedzte čas, ktorý uvoľníte pre každú úlohu, aby ste boli nútení danú úlohu dokončiť rýchlejšie. Môžete to začať robiť opatrne, pričom každej úlohe budete postupne venovať menej času, až kým nedosiahnete ideálne miesto, kde nebudete mať pocit, že sa musíte ponáhľať, ale tiež nemáte čas zdržiavať sa alebo premrhať.
   • Postupom času si získate dobrý zmysel pre riadenie času, najmä ak ste nútení venovať každej úlohe nie viac ako obmedzené množstvo času. To je užitočné, ak sa zvyknete držať rovnakej rutiny alebo ak každý deň riešite podobný zoznam úloh.
5. Po dokončení zoznamu sa odmeňte. Keď odškrtnete všetky úlohy zo svojho zoznamu, zvyčajne na konci pracovného dňa, mali by ste si dať malú odmenu. Môže to byť príjemná večera, pohár vína alebo čas na zábavu a relaxáciu. Odmenou sa zaistíte, že budete mať motiváciu dokončiť všetky svoje úlohy každý deň.
   • Pred začiatkom dňa môžete tiež určiť, aká bude vaša odmena, aby ste ju mohli použiť ako motiváciu na splnenie svojich úloh. Povedzme napríklad, že sa musíš učiť na skúšku a mať plány ísť na večeru s priateľmi. Potom použite tieto plány na túto večeru ako dôvod na ďalšie štúdium a dokončenie tejto úlohy ešte dnes, aby ste nezmeškali večeru.

Metóda 2 z 3: Použitie plánu

1. Naplánujte si rozvrhnutie na každú hodinu svojho dňa. Napíšte to na kúsok papiera alebo pomocou kalendára v počítači vytvorte škatule pre každú hodinu vášho pracovného dňa alebo hodiny dňa, keď ste hore. Môže to byť od deviatej do päť alebo od desiatej do siedmej. Aj keď nemusíte vypĺňať každé časové obdobie s presnosťou na minútu, môže byť užitočné zabezpečiť, aby bola do vášho harmonogramu zahrnutá každá vaša denná hodina.
   • Začnite tým, že každú hodinu dňa naplníte požadovanou úlohou pre daný deň. Môžete začať s najdôležitejšími úlohami a potom pokračovať v práci, kým sa nedostanete k najmenej dôležitým úlohám. Ak sa považujete za ranného človeka, môžete sa rozhodnúť naplánovať si náročnejšie úlohy skôr na deň, ale ak viete, že zvyčajne začínate až po obede, môžete sa rozhodnúť pre zložitejšie úlohy o niečo neskôr počas dňa deň. Pokúste sa prispôsobiť svoj rozvrh vlastným potrebám a pracovným návykom, pretože tak ho, ak ho začnete používať, zvyšuje pravdepodobnosť úspechu.
   • Môžete vytvoriť šablónu pre svoj plán na tabuli alebo v kalendári (na mobilnom zariadení), aby ste ju mohli aktualizovať každý deň, v závislosti od časového rozvrhu pre daný deň.
2. Každú jednu až dve hodiny si dajte 10-minútovú prestávku. Môže byť ťažké sústrediť sa na úlohu alebo skupinu úloh dlhšie ako 1 - 2 hodiny. Každú hodinu alebo každé dve hodiny si dajte 10-minútovú prestávku, aby ste sa necítili prepracovaní alebo prepracovaní. Počas tejto mini-prestávky by ste mali vstať a poprechádzať sa po kancelárii alebo sa porozprávať s kolegom v kaviarni. Môžete si vziať šálku kávy alebo sa prejsť von. Snažte sa robiť prestávky nie dlhšie ako 10 minút, aby sa váš rozvrh nezhoršil.
   • Môžete si tiež každú hodinu urobiť 10 hlbokých nádychov, aby ste si vyčistili myseľ a dali si pauzu. To vám môže pomôcť získať iný pohľad na úlohu, ktorú robíte alebo budete robiť, a napriek vášmu rušnému pracovnému dňu budete na chvíľu sústredení sami na seba.
3. Pokúste sa každú úlohu splniť správne na prvýkrát. Lepšie je venovať si čas a každú úlohu dokončiť správne, ako by ste sa mali prehrabávať v kalendári a preskakovať jednotlivé úlohy. Rýchle prechádzanie vašich e-mailov môže viesť k vytrvalým výmenám e-mailov, najmä ak zákazníkom zasielate tajomné alebo mätúce e-maily. Šliapnite na brzdy a nájdite si čas na písanie jasných e-mailov alebo na čítanie poznámok zo školy. Správne zadanie úlohy vám z dlhodobého hľadiska môže ušetriť veľa strateného času.
4. Požiadajte priateľa alebo kolegu, aby vás každú chvíľu sústredil. Niekedy potrebujeme podporu ostatných, aby sme sa sústredili na úlohy, ktoré je potrebné vykonať. Požiadajte blízkeho priateľa, rodiča, súrodenca alebo spolupracovníka, aby si občas skontroloval váš rozvrh.
   • Potom vám môžu priniesť šálku kávy alebo povedať niečo pekné, aby ste sa mohli chvíľu usmievať alebo smiať a potom sa vrátiť k svojim každodenným úlohám. Aj keď môžete byť zaneprázdnení, už len stýkanie sa s priateľom vám môže zlepšiť náladu a viesť k lepšiemu manažmentu času.

Metóda 3 z 3: Eliminácia rušivých vplyvov

1. Vyvarujte sa náhodnej kontroly svojich e-mailov. Náhodná kontrola vášho e-mailu môže vo vašom pracovnom dni vytvoriť vzor „štart-stop-štart“ a viesť k zbytočnému času. Neustále otvárajte svoj e-mailový program po celý deň, najmä ak sa máte sústrediť na úplne inú úlohu. Naplánujte si trikrát počas dňa kontrolu e-mailov: skoro ráno, po obede a popoludní. To zaisťuje, že vás nerozptyľuje nepretržitý tok e-mailov po celý deň a že ste si vyhradili čas, ktorý strávite vybavovaním svojich e-mailov.
   • Rovnaký princíp je možné uplatniť aj pri iných formách komunikácie, napríklad pri hlasovej schránke, textových správach alebo telefonických hovoroch. Nesnažte sa byť neustále k dispozícii, pokiaľ neočakávate dôležitú správu alebo telefonický hovor. Toto obmedzuje akékoľvek prerušenia vášho pracovného toku a pomáha vám dodržiavať váš rozvrh.
2. Vypnite telefón a internetové pripojenie. Ak je to možné, vyberte si aspoň hodinu pracovného dňa, kedy je telefón a pripojenie na internet vypnuté. Týmto spôsobom sa môžete plne sústrediť na svoju prácu tam, kde je to potrebné, bez vyrušovania telefónom alebo internetom.
   • Ak si ušetríte toto rozptýlenie, môže vám to pomôcť aj pri písaní diplomovej práce alebo súhrnnej správy. Stlmením telefónu získate istotu, že nemáte výhovorku, aby ste ho každých päť minút kontrolovali alebo aby ste sa nechali nasávať rolovaním v sociálnych sieťach.
3. Dajte ostatným vo svojom okolí vedieť, že nechcete byť vyrušovaní. Snažte sa nepodnecovať ostatných, aby vás rozptýlili, alebo aby ste vyrušovali ostatných tým, že dáte všetkým vo svojom okolí vedieť, že pracujete.To by mohlo znamenať zatvorenie dverí alebo vyvesenie štítku, že nechcete, aby vás niekto vyrušoval. Môžete tiež poslať e-mail po kancelárii, ktorý všetkým pripomenie, že v určitých časoch sú tiché úradné hodiny.
4. Snažte sa nerozptyľovať svojou rutinou. Po vytvorení zoznamu úloh (alebo pracovného harmonogramu) vrátane bezpečnostných opatrení, aby vás nerozptyľovali, využite svoju vôľu a koncentráciu, aby ste sa držali svojho rutinného postupu. Väčšina ľudí vie, aký je rozdiel medzi dobre využitým a premrhaným časom, takže buďte opatrní, aby ste nespadli do pasce, ktorá vás premrhá. Použite svoj rozvrh ako podporu a na konci dňa si budete užívať pocit úspechu a dobre strávený čas.