Obsah

• Na krok
• Metóda 1 zo 4: Formálny alebo obchodný list
• Metóda 2 zo 4: Neformálny list
• Metóda 3 zo 4: Formálny alebo obchodný e-mail
• Metóda 4 zo 4: Neformálny e-mail
• Tipy

Správne formátovanie, ktoré sa má použiť pri písaní listu, vo veľkej miere závisí od typu listu, ktorý plánujete napísať, a od toho, komu ho píšete. Formátovanie, ktoré môžete použiť pri písaní priateľom, sa výrazne líši od formátovania použitého formálnymi písmenami. Formát tradičného listu, ktorý pošlete poštou, sa navyše líši od formátu e-mailu. Čítajte ďalej a dozviete sa viac o správnom spôsobe písania ďalšieho listu.

Na krok

Metóda 1 zo 4: Formálny alebo obchodný list

1. V hornej časti listu uveďte svoje meno a adresu. Na ľavom okraji uveďte názov ulice, mesto, štát a PSČ s jednoduchými medzerami.
   • Mesto a PSČ sú na rovnakom riadku, zatiaľ čo názov ulice má vlastný riadok.
   • Ak posielate list s profesionálnym hlavičkovým papierom, ktorý už tieto informácie obsahuje, tento krok preskočte. Duplikujte adresu odosielateľa.
2. V prípade listov v USA uveďte dátum priamo pod vašou adresou. V prípade holandských listov uveďte miesto a dátum pod adresou adresáta. Použite dátum, ktorý ste napísali, alebo dátum, kedy ste ho dokončili, podľa toho, čo uprednostňujete.
   • Dátum by mal byť proti ľavému okraju, rovnako ako adresa priamo nad ním.
   • U listov v Spojených štátoch zadajte dátum v poradí „mesiac-deň-rok“. Napríklad: 9. februára 2013. Pre holandské písmená používate „deň-mesiac-rok“. Napríklad: 9. februára 2013.
3. Medzi dátumom a ďalšou časťou listu použite medzeru. Týmto sa elegantne oddelí adresa od nasledujúcej časti.
4. V prípade listov v USA použite referenčné pravidlo, ak existuje. Ak píšete list týkajúci sa niečoho konkrétneho, môže vám pomôcť referenčný riadok, ktorý začína na „Re:“.
   • Umiestnite referenčnú čiaru proti ľavému okraju a použite jednoduché riadkovanie.
   • Referenčný riadok použite, keď odpovedáte na iný list, inzerát o zamestnaní alebo žiadosť o informácie.
   • Za referenčnou čiarou ju oddeľte od nasledujúcej časti písmena medzerou.
5. Uveďte adresu adresáta. Uveďte meno a titul príjemcu, ako aj názov spoločnosti, názov ulice, mesto a PSČ.
   • Všetky tieto informácie by mali byť pri ľavom okraji a s riadkovým riadkom. Meno príjemcu musí mať vlastný riadok, titul, názov spoločnosti a ulicu. Mesto a PSČ sú spolu na jednom riadku.
   • Ak posielate list do inej krajiny, uveďte názov krajiny veľkými písmenami do vlastného riadku pod adresou.
   • Pokiaľ je to možné, adresujte list konkrétnej osobe a oslovte ju s príslušným titulom ako napríklad „pán“ alebo „pani“. Ak nepoznáte pohlavie príjemcu, názov preskočte.
   • Po celej adrese použite medzeru.
6. Telo vášho listu začnite zdvorilým pozdravom. Normálny pozdrav začína „Drahý“, po ktorom nasleduje osobný titul a priezvisko príjemcu. Za menom nasleduje čiarka.
   • Pozdrav by mal byť proti ľavému okraju.
   • Ak nepoznáte pohlavie príjemcu, môžete jednotlivca osloviť jeho celým menom alebo priezviskom pred pracovnou pozíciou.
   • Po oslovení použite medzeru.
7. Ak je to potrebné, použite predmet. Holandskými písmenami uveďte predmetný riadok nad pozdravom a pre písmená v USA pod pozdravom.
   • Predmet musí byť krátky, ale jasný. Snažte sa udržiavať jeden riadok.
   • V USA to nie je bežné a malo by sa to používať zriedka. V Holandsku je to bežnejšie.
   • Ak ste použili referenčný riadok, nepoužívajte predmetový riadok.
   • Za akýmkoľvek predmetom zadajte medzeru.
8. Strednú časť začnite krátkym úvodom, ktorý vysvetlí účel vášho listu. Odseky umiestnite proti ľavému okraju, pokojne ich odsaďte.
9. Pokračujte v predstavení dlhšou časťou stredového dielu. Táto časť by mala vysvetliť viac o účele vášho listu a mala by obsahovať aj záver, ktorý všetko sumarizuje.
   • Napíš stručnú strednú časť. Pre každý odsek použite jeden riadok, ale medzi každým odsekom a za posledným odsekom nechajte medzeru.
10. Váš list ukončite zdvorilým koncom. Medzi príklady slušných záverov patria slová „S pozdravom“, „S pozdravom“ alebo „Ďakujem“. Nezabudnite dať uzáver na ľavý okraj a nasledujte ho čiarkou.
    • Veľké písmeno používajte iba pre prvé písmeno prvého slova v závere.
11. Choďte za záverom so svojím menom. Pred zadaním celého mena však použite tri medzery pod záverom a za tým riadok dole názov vašej práce.
12. V dolnej časti listu prosím uveďte všetky prílohy. Ak máte nejaké prílohy, do riadku pod zadaným menom a nadpisom napíšte „Prílohy“ a uveďte, koľko príloh je.
    • Poznámka: toto nie je potrebné, ak nemáte žiadne prílohy.
    • Použite jednoduché medzery a pripevnite pripevňovaciu časť k ľavému okraju.
13. Ak je to možné, uveďte iniciály písacieho stroja. Ak list napísal niekto iný a vy ste ho nadiktovali, vložte do dolnej časti listu iniciály písacieho stroja do riadku pod prílohami.
14. Po vytlačení listu vložte svoj podpis. Vaše meno napíšte rukou, najlepšie kurzívou, medzi uzávierku a zadané meno. Ručné podpísanie listu ukazuje adresátovi, že ste využili svoj čas na zaslanie tohto listu, takže je to dôležité.

Metóda 2 zo 4: Neformálny list

1. Uveďte dátum. V pravom hornom rohu listu uveďte dátum, keď bol list napísaný alebo doplnený.
   • U listov v Spojených štátoch zadajte dátum v poradí „mesiac-deň-rok“. Pre holandské písmená používate „deň-mesiac-rok“. Zrušenie prihlásenia na odber mesiaca je zvyčajne predvolené, môžete však tiež napísať celý dátum v číslach.
   • Dátum by mal byť proti ľavému okraju.
2. Napíšte priateľský pozdrav. Pozdrav „Vážený“ je stále najbežnejší, ale v závislosti od vášho vzťahu s adresátom môžete byť schopný napísať meno adresáta bez formalít.
   • Pozdrav musí byť pri ľavom okraji a musí nasledovať čiarka.
   • Pri písaní priateľom alebo kolegom môžete zvyčajne napísať iba ich krstné meno. Napríklad: „Drahý John“.
   • Pre ešte neformálnejšie listy môžete nahradiť výraz „Vážení“ neformálnym pozdravom ako „Dobrý deň“, „Ahoj“ a „Hej“.
   • Ak píšete so staršou osobou alebo s niekým, pred kým musíte prejaviť úctu, uveďte meno a priezvisko. Napríklad: „Vážená pani de Wit“.
   • Medzi pozdravom a telom listu použite medzeru.
3. Do svojho listu uveďte úvod, strednú časť a záver. Úvod a záver by mal byť iba krátkym odsekom, ale prostredná časť je zvyčajne výrazne dlhšia.
   • Telo písmena umiestnite proti ľavému okraju, ale odsaďte prvý riadok každého odseku.
   • Celý text musí mať medzery v riadkoch. Zvyčajne nepreskočíte riadky medzi odsekmi v neformálnom liste, ale môžete to urobiť, ak to zlepší čitateľnosť vášho listu.
   • Za poslednou vetou vášho základného textu použite medzeru, aby ste ju oddelili od koncovky.
4. Zatvorte vhodným uzáverom. „S pozdravom,“ je stále pomerne častý koniec, dokonca aj pre príležitostné listy. Ak je však list veľmi neformálny, môžete použiť menej obvyklé uzatváranie. Skúste niečo ako „Uvidíme sa nabudúce!“ Alebo „Keď sa s tebou porozprávame neskôr!“ Keď píšete blízkemu priateľovi.
   • Postupujte podľa uzávierky čiarkou, nepoužívajte však za ňou napísanú verziu svojho mena.
   • Uzávierka sa musí zhodovať s pozdravom.
5. Dajte svoje meno. Zadajte svoje meno priamo pod koniec. Vaše meno je väčšinou písané kurzívou.
   • Ak príjemcovi obvykle hovoríte krstným menom, môžete napísať svoje krstné meno a nechať ho tak. Ak príjemca nemusí byť schopný zistiť, kto ste, len na základe vášho krstného mena, nezabudnite uviesť aj vaše priezvisko.

Metóda 3 zo 4: Formálny alebo obchodný e-mail

1. Začnite krátkym, ale jasným popisom účelu vášho e-mailu. Tento popis by mal byť v predmete e-mailu, nie v samotnom e-maile.
   • Ak adresát očakáva váš e-mail, tento popis môže jednoducho odkazovať na predmet. Ak je e-mail neočakávaný, popis môže byť trochu zložitejší. Cieľom je informovať čitateľa, čo môže očakávať, keď otvorí váš e-mail. To znamená, že musíte čitateľa motivovať, aby ho otvoril.
2. Začnite e-mail s formálnym pozdravom. Zvyčajne sa to začína výrazom „drahý“ a nasleduje formálny titul jednotlivca alebo spoločnosti, ktorej píšete.
   • Ak je to možné, adresujte e-mail konkrétnemu príjemcovi. Neposielajte e-mail neadresným príjemcom. „L.S.“ používajte iba ako posledná možnosť.
   • Presne povedané, najvhodnejším interpunkčným znamienkom, ktoré sa má použiť po oslovení, je stále dvojbodka. To znamená, že väčšina ľudí dnes po prijatí formálneho e-mailu používa čiarku.
   • Ak si nie ste istí, či chcete príjemcu osloviť ako „pani“ alebo „pán“, napíšte jeho celé meno.
   • Nasledujte formálny pozdrav medzerou.
3. Napíšte text listu, aby bol krátky, ale informatívny. Rovnako ako všetky písmená, aj hlavný text by mal obsahovať úvod, text a záver. Všetko vrátane stredového dielu udržujte čo najkratšie a najpriamejšie.
   • Text umiestnite proti ľavému okraju.
   • Nezahŕňajte text.
   • Pre hlavný text používajte jednoduché riadkovanie, ale medzi každým odsekom a za posledným odsekom použite medzeru.
4. Použite zdvorilý koniec. Za text vášho listu napíšte „S pozdravom“ alebo iná podobná zdvorilá uzávierka a za nimi nasleduje čiarka.
   • Nezabudnite dať koncovku na ľavý okraj a ako prvé písmeno prvého slova použite iba veľké písmeno.
   • Medzi ďalšie potenciálne formálne uzávierky patria „Ďakujeme“, „S pozdravom“ a „Prajem všetko najlepšie.“
5. Uveďte svoje meno priamo pod uzávierkou. Na rozdiel od papierového listu nemôžete podpis do e-mailu vložiť ručne.
   • Vložte svoje meno proti ľavému okraju.
6. V dolnej časti uveďte svoje kontaktné údaje. Preskočte riadok za svojim menom a uveďte svoju adresu, telefónne číslo, e-mailovú adresu a prípadne webovú stránku alebo blog.
   • Všetky tieto informácie vložte proti ľavému okraju a použite jednoduché medzery. Dajte každej novej informácii vlastný riadok.

Metóda 4 zo 4: Neformálny e-mail

1. Začnite krátkym, ale jasným popisom predmetu vášho e-mailu v riadku predmetu. To umožňuje príjemcovi rýchlo vidieť predmet pred otvorením e-mailu a poskytuje mu dostatok informácií, aby vedel, čo môže čakať.
2. Začnite zdvorilým pozdravom alebo pozdravom v tele e-mailu. Môžete použiť ľubovoľný zdvorilý pozdrav, napríklad „Vážený“. Potom postupujte podľa mena príjemcu.
   • Pozdrav položte k ľavému okraju.
   • Ak píšete s blízkym priateľom, môžete pozdrav úplne ignorovať a stačí napísať ich krstné meno a potom čiarku.
   • Medzi pozdravom a telom vášho e-mailu použite medzeru.
3. Napíšte text svojho e-mailu. Rovnako ako iné písmená, aj telo e-mailu by malo obsahovať úvod, text a záver. Ak však píšete e-mail blízkemu priateľovi, tento typ formátovania nie je potrebný.
4. Zatvorte svoj e-mail záverečným pozdravom. Pri uzatváraní e-mailu priateľovi nemusí byť uzavretie formálne, malo by však naznačovať, že váš e-mail končí.
   • Ak píšete veľmi blízkemu priateľovi, niekedy je úplne v poriadku uzavrieť e-mail iba so svojím menom a celý záverečný pozdrav môžete ignorovať.

Tipy

• Upozorňujeme, že medzi formálnymi listami v Spojených štátoch a listami vo Veľkej Británii (alebo v iných krajinách) je niekoľko rozdielov. Vo Veľkej Británii sú spiatočná adresa a dátum na pravom okraji a riadok s predmetom v strede. Dátum je navyše napísaný ako „deň-mesiac-rok“ a za pozdravom nasleduje namiesto dvojbodky čiarka.
• Ak sa vám nepáči tu zobrazené formátovanie bloku, môžete použiť aj vlastné bloky alebo polobloky. Toto rozloženie v zásade obsahuje rovnaké informácie, ale je usporiadané inak.