Obsah

• Kroky
• Metóda 1 z 3: Príprava na stretnutie
• Metóda 2 z 3: Počas stretnutia
• Metóda 3 z 3: Po stretnutí
• Tipy
• Varovania
• Čo potrebuješ

Ako firemný tajomník alebo tajomník predstavenstva, alebo možno ako vlastník malej firmy, existuje možnosť, že budete konfrontovaní s potrebou viesť si zápisnice z firemných stretnutí. Táto úloha je veľmi dôležitá, pretože nie je len zákonnou požiadavkou, najmä pre neziskové organizácie: tieto protokoly sú súčasťou oficiálnych záznamov spoločnosti, jej histórie. Protokoly je možné vykonávať celkom jednoducho, ak sú dodržané určité pravidlá a formát.

Kroky

Metóda 1 z 3: Príprava na stretnutie

1. 1 Každému, od koho sa očakáva účasť, pošlite vopred oznámenie o stretnutí s dátumom, časom, miestom a účelom stretnutia (niekoľko týždňov vopred).
2. 2 Pre každého člena predstavenstva pripravte špeciálny balíček, ktorý obsahuje: oznámenie o schôdzi, zápisnica z predchádzajúceho zasadnutia, zoznam kontaktných informácií a toho, čo bude na schôdzi predložené (napr. analýzy a správy o rozpočte). Ak sú informácie dôverné, preneste ich, iba ak sa objavia, potom, čo zamestnanci (v niektorých prípadoch) a hostia opustia priestor.
3. 3 Uistite sa, že máte poruke záznamové zariadenie, ktoré vám pri používaní najviac vyhovuje, napríklad: poznámkový blok, priečinok, prenosný počítač alebo diktafón.
4. 4 V deň stretnutia sa uistite, že všetci účastníci majú písomné materiály, odznaky (v prípade potreby) a občerstvenie.

Metóda 2 z 3: Počas stretnutia

1. 1 Poznamenajte si nasledujúce informácie:
   • Názov organizácie a typ schôdze.
   • Bolo odoslané upozornenie na schôdzu, a ak áno, kedy.
   • Dátum stretnutia a miesto, kde sa uskutočnilo.
   • Čas, kedy sa stretnutie začalo.
2. 2 Napíšte dôvod schôdze, napríklad: štvrťročné zasadnutie rady alebo každoročné voľby funkcionárov.
3. 3 Malo by byť uvedené:
   • Členovia predstavenstva, funkcionári a zamestnanci prítomní na stretnutí a ich zodpovednosti.
   • Tí, ktorí chýbajú.
   • Zúčastnení hostia, kto ich pozval a dôvody, prečo sa akcie zúčastnili.
   • Meno a titul predsedu schôdze.
   • Osoba, ktorá robí zápisnicu zo schôdze.
4. 4 Uveďte počet členov potrebný na uznášaniaschopnosť a to, či bol tento počet dosiahnutý.
5. 5 Zaznamenajte si výsledky hlasovania o prijatí, zrevidovaní alebo stiahnutí zápisnice z posledného zasadnutia.
6. 6 Podľa potreby upravte predchádzajúce protokoly.
7. 7 Vyjadrite aktuálne otázky z predchádzajúceho protokolu a zaznamenajte priebeh ich diskusie, výsledky hlasovania alebo celkový výsledok.
8. 8 Zaznamenajte akékoľvek ďalšie hlasovanie, napríklad voľbu úradníkov, a počet hlasov za, proti alebo sa zdržali hlasovania. Okrem tých, ktorí sa zdržali hlasovania, nie je potrebné zapisovať si mená ľudí a spôsob, akým hlasovali. Uveďte dôvod akéhokoľvek odmietnutia hlasovať a to, či niekto počas tohto hlasovania opustil miestnosť.
9. 9 Vytvorte si zoznam bodov programu a nechajte medzi nimi určitý priestor na písanie poznámok.
10. 10 Zapíšte si diskusiu o bodoch programu a o tom, čo a kto povedal.
11. 11 Vytvorte si zoznam všetkých aktuálnych tém, o ktorých sa počas schôdze diskutovalo, a tiež ľudí, ktorí budú musieť hovoriť na nasledujúcom stretnutí.
12. 12 Všimnite si všetky diskusie o bodoch, ktoré nie sú bodom programu, a kto ich požiadal, ako aj výsledok týchto diskusií.
13. 13 Uveďte výsledok tých rozhodnutí, ktoré boli navrhnuté na opätovné zváženie, aktualizáciu alebo hlasovanie. Samotné oficiálne rozhodnutie bude predložené ako samostatný dokument.
14. 14 Uveďte dátum a čas nasledujúceho stretnutia.
15. 15 Upozorňujeme, že schôdza bola vyhlásená za ukončenú väčšinou alebo jednomyseľným rozhodnutím. Uveďte čas konca schôdze.

Metóda 3 z 3: Po stretnutí

1. 1 Vyplňte protokol čo najúplnejšie a urobte to čo najskôr.
2. 2 Hrubo zvýraznite všetky výsledky hlasovania, body programu a prijaté rozhodnutia.
3. 3 Kópie zápisnice distribuujte všetkým účastníkom schôdze čo najskôr, aby ste získali spätnú väzbu k jej obsahu. Ak neboli navrhnuté žiadne zmeny, zápisnicu formalizujte a potom umiestnite do špeciálneho priečinka na firemné schôdze. Distribuujte kópie konečnej verzie zápisnice všetkým účastníkom schôdze a všetkým, ktorí na nej chýbali.

Tipy

• Ak niečomu nerozumiete, ihneď položte príslušné otázky, aby bola diskusia správne zaznamenaná. Ak chcete požiadať o objasnenie, nemusíte čakať, kým protokol úplne spracujete.
• Prijaté rozhodnutia a výsledky hlasovania musia byť uvedené v zápisnici, ale ich kópie musia byť tiež uložené v oddelenom priečinku na mieste chránenom pred ohňom, vodou a inými faktormi. S týmto priečinkom by sa mali uchovávať aj elektronické kópie.
• Nesnažte sa počas schôdze zapisovať každé slovo: píšte všeobecne o tom, čo bolo povedané. Po vyplnení zápisnice môžete podrobnejšie odhaliť priebeh diskusie.
• Zásady vašej spoločnosti môžu zakázať používanie elektronických komunikácií. Teraz je to dosť zriedkavé - všetko závisí od času, kedy boli pravidlá napísané, a od toho, či boli v priebehu rokov revidované. Predtým, ako budete s účastníkmi stretnutia takto komunikovať, sa preto uistite, že nič neporušujete. Môžete tiež navrhnúť zmeny a doplnenia týchto druhov pravidiel, ak sú beznádejne zastarané.

Varovania

• Buďte opatrní pri odosielaní návrhu zápisnice účastníkom schôdze na kontrolu a revíziu, pretože im to dáva možnosť zmeniť to, čo povedali. Keď je protokol úplne dokončený, uistite sa, že si každý uvedomuje všetky zmeny, ktoré v ňom boli vykonané: informácie budú týmto spôsobom interpretované správne a nikto nebude zavádzaný.

Čo potrebuješ

• Priečinky
• Záznamový materiál (poznámkové bloky, ceruzka alebo pero, prenosný počítač alebo diktafón)
• Odznaky, ak sú potrebné
• Balíky obsahujúce všetky informácie potrebné na stretnutie
• Poznámkové bloky a perá / ceruzky pre účastníkov schôdze
• Studené nápoje