Obsah

• Kroky
• Tipy
• Varovania

Pre správnu organizáciu práce v kancelárii je veľmi dôležité mať účinný systém účtovníctva a uchovávania dokumentov. Bez ohľadu na počet ľudí, ktorí majú prístup k dokumentom, systém by mal byť organizovaný tak, aby požadovaný dokument našiel každý. Ak je použitie systému na zaznamenávanie a ukladanie dokumentov náročné, začnete všetky dokumenty ponechávať po ruke v strachu, že ich stratíte v kartotéke, v dôsledku čoho bude váš stôl plný hromád papierov.

Kroky

1. 1 Vyberte si registračný systém. Nech je to čokoľvek, v prvom rade to musí byť logické, aby ste poznali presné umiestnenie každého dokumentu. Možné riešenia:
   • Abecedne. Tento systém funguje najlepšie, ak väčšina vašich dokumentov obsahuje mená klientov, pacientov alebo zákazníkov.
   • Téma alebo kategórie: Väčšina systémov je usporiadaná podľa témy alebo kategórie, fungujú skvele, ak sú usporiadané správne, ale veľmi mätúco, ak nie sú správne usporiadané.
   • Číslované / chronologické. Tento systém funguje najlepšie pre číslované alebo datované dokumenty, ako sú nákupné objednávky alebo predpisy.
2. 2 V kartotékach používajte závesné priečinky. Visiace priečinky sú nevyberateľné, slúžia ako držiaky na obálky, ktoré budete vyberať z krabičiek.
3. 3 Organizujte dokumenty do zväzkov do kategórií. Ak je stoh vysoký viac ako 5 cm, rozdeľte ho do podkategórií. Ak je stoh príliš nízky, skombinujte ho s iným stohom a premenujte ho. Názvy zásobníkov by vám mali umožniť ľahko určiť, z ktorých z nich chcete odoslať konkrétny dokument.
4. 4 Každý stoh vložte do papierovej obálky a zreteľne označte. Na to, aby boli vaše dokumenty čistejšie, je najlepšie použiť priečinky so záložkami v strede a nie striedavo.
5. 5 Vložte obálky do zavesených priečinkov. Pre väčšinu dokumentov budú fungovať bežné závesné priečinky, ale pre hrubé alebo subkategorizované dokumenty použite priečinky s plochým dnom. Priečinky môžete usporiadať v ľubovoľnom poradí, ale spravidla sa na to používa abecedný systém.
6. 6 Zavesené priečinky označte rovnakými názvami ako obálky. Ak nepoužívate zvislú kartotéku, usporiadajte všetky plastové úchytky na ľavej strane priečinka. V druhom prípade umiestnite priečinky zľava doprava do otvorenej zásuvky a nie spredu dozadu.
7. 7 Náhradné priečinky a obálky by mali byť zložené v blízkosti kartotéky, aby ste vždy mohli rýchlo pridať priečinok, ak máte v rukách dokument, ktorý nepatrí do existujúcich priečinkov. Nepoužívajte priečinky, ktoré sú príliš hrubé alebo tenké. Pri preskupovaní dokumentov nezabudnite zmeniť názvy priečinkov.
8. 8 Na konci roka odstráňte všetky priečinky, označte nové priečinky na papier rovnakými názvami kategórií a umiestnite ich do kartoték. Prejdite cez staré priečinky a preneste niektoré z dokumentov, ktoré potrebujete, do aktuálnych priečinkov a zvyšok odošlite do archívu.

Tipy

• Možno budete chcieť priečinky farebne odlíšiť vytlačením farebných štítkov na počítači, aby vaša skriňa vyzerala pôsobivejšie. Keď však potrebujete vykonať zmeny, napríklad pridať jeden priečinok, môžete byť frustrovaní, keď zistíte, že sa vám minú priečinky správnej farby a priečinok musíte podpísať ručne. Jednoduchosť je najbezpečnejšia vec.

Varovania

• Nikdy nevytvárajte stoh s názvom „Rôzne“, inak tieto dokumenty nikdy nekategorizujete.
• Po zorganizovaní informačného systému urobte poriadok v kartotéke. Každý deň si urobte čas na triedenie a odstraňovanie dokumentov z pracovného stola. Odolajte pokušeniu umiestniť na spisovú skrinku hlboký kôš na dokumenty, inak ho naplníte a skončíte v chaotickom sklade.