Ako si vytvoriť rutinu, aby ste prestali strácať čas

Obsah

Kroky
Metóda 1 z 3: Použite zoznam
Metóda 2 z 3: Použite graf
Metóda 3 z 3: Odstráňte rušivé vplyvy
Podobné články

Môžete byť študentom na plný úväzok a snažiť sa zlepšiť riadenie svojho času, alebo môžete byť zamestnávateľom, ktorý sa snaží nájsť východisko, aby ich zamestnanci prestali strácať čas. Nech už je vaša rola akákoľvek, pravdepodobne sa zameriavate na to, ako si vytvoriť denný režim, ktorý vám umožní prestať strácať čas a naplno si užiť deň. Pomôcť môžu organizačné stratégie, ako sú zoznamy a plány, ako aj opatrenia na zníženie rušenia, ktoré zaberajú drahocenný čas.

Kroky

Metóda 1 z 3: Použite zoznam

1 Vytvorte si zoznam budov na daný deň. Vezmite si kus papiera a pero. Zamyslite sa nad úlohami, ktoré plánujete v ten deň urobiť, alebo nad úlohami na daný deň a všetky si zapíšte na papier. Zoznam môže byť podobný nasledujúcemu: „Nakupovanie, pranie, upratovanie, domáca úloha“ alebo „Prehľady pre klientov, kontrola pošty a odosielanie listov, stretnutie, práca s dokumentmi“.
- Pridajte do zoznamu toľko úloh, koľko vás napadne, od malých po veľké. Musíte si zapamätať všetky záväzky a úlohy na daný deň, aby ste ich mohli zaradiť na zoznam priorít.
2 Uprednostnite úlohy. Jeden zo spôsobov efektívnej práce je zamerať sa najskôr na úlohy s najvyššou prioritou a potom prejsť v zozname na nižšie uvedené úlohy. Hovorí sa tomu pravidlo 80/20, kde činnosti, ktoré prinášajú najväčší úžitok, by mali zaberať 80% vášho času a činnosti, ktoré prinášajú najmenší úžitok, by mali zaberať 20%.
- Prejdite si zoznam a každému zadaniu priradte číslo, ktoré bude zodpovedať jeho dôležitosti. Potom ich usporiadajte tak, aby zoznam začínal úlohami s najvyššou prioritou a najužitočnejšími a končil tými najmenej prioritnými a výnosnými.
3 Zoskupte súvisiace úlohy. Keď vytvoríte zoznam priorít a stanovíte prioritu, musíte zoskupiť malé úlohy do skupín tak, aby tvorili jeden proces. Môžete napríklad zoskupiť úlohy, ako je odpovedanie na e -maily a telefonovanie zákazníkom, do jednej skupiny, vyhradiť im jednu hodinu a nazvať ich „hovorením so zákazníkmi“. Potom môžete ľahko a pokojne pracovať na každom zadaní v stanovenom časovom rámci.
- Skúste zoskupiť všetky úlohy týmto spôsobom, aby ste nemuseli prepínať na rôzne procesy a tráviť čas vymýšľaním, na ktorej úlohe ďalej pracovať. Zoskupovanie súvisiacich úloh vám môže pomôcť efektívnejšie si zorganizovať čas a znížiť úroveň stresu pri práci na úlohách zo zoznamu.
4 Na každú úlohu si dajte menej času. Podľa Parkinsonovho zákona vám kratší čas na dokončenie úlohy zníži čas, ktorý na splnenie úlohy potrebujete. Namiesto toho, aby ste si vyhradili čas, obmedzte čas, ktorý si vyhradíte na každú úlohu, aby ste ju museli zvládnuť rýchlejšie. Môžete to robiť pomaly, pričom postupne znižujete čas, ktorý venujete jednotlivým úlohám, až kým nedosiahnete zlatú strednú cestu, kde síce necítite veľký tlak a zhon, ale nemáte čas otáľať alebo strácať čas.
- V určitom okamihu si vytvoríte dobrý pocit z riadenia času, najmä ak na každú úlohu musíte stráviť iba obmedzený čas. To môže byť veľmi užitočné, ak máte tendenciu mať každý deň rovnakú rutinu alebo podobný zoznam úloh.
5 Odmeňte sa po splnení všetkých úloh v zozname. Potom, čo prejdete všetky úlohy zo zoznamu, zvyčajne na konci dňa, by ste sa mali trochu pochváliť a rozmaznávať. Môže to byť vynikajúca večera, pohár vína alebo voľný čas, keď môžete urobiť niečo zábavné a príjemné. Malá odmena bude slúžiť ako stimul na dokončenie všetkých úloh na daný deň.
- Ešte pred tým, ako začnete svoj deň, môžete určiť, aká bude vaša odmena, aby ste odmenu mohli použiť ako motiváciu na plnenie úloh. Povedzme napríklad, že sa musíte pripraviť na skúšku a naplánovať si večeru s priateľmi. Využite svoje plány na večer ako ospravedlnenie, aby ste sa celý deň učili a plnili úlohy, aby ste neskôr nemuseli chýbať na večeru.

Metóda 2 z 3: Použite graf

1 Vytvorte si rozvrh na každú hodinu svojho dňa. Vezmite si kus papiera alebo pomocou počítačového kalendára vytvorte bunky pre každú hodinu pracovného dňa alebo každú hodinu bdenia. Môže to byť od deviatej do piatej alebo od desať do sedem. Aj keď nemusíte vypĺňať každé časové obdobie až do minúty, bolo by vhodné zaistiť, aby bola do vášho plánu zahrnutá každá hodina vášho dňa.
- Začnite každú hodinu vypĺňať úlohy, ktoré musíte splniť. Môžete začať s najdôležitejšími úlohami a prejsť k tým menej dôležitým. Ak sa navyše považujete za ranného človeka, skúste si prvú polovicu dňa vziať na náročnejšie úlohy. Ak ale viete, že po obede máte druhý dych, môžete si dôležité úlohy na túto dennú dobu vyhradiť. Skúste si zostaviť rozvrh tak, aby vyhovoval vašim potrebám a pracovným návykom. To vás nastaví k úspechu a zefektívni váš rozvrh.
- Môžete vytvoriť šablónu pre svoj rozvrh na tabuli alebo kalendári, aby ste ju mohli aktualizovať každý deň podľa svojich úloh na konkrétny deň.
2 Urobte si desaťminútovú prestávku každú hodinu alebo dve. Môže byť náročné sústrediť sa na úlohu alebo skupinu úloh na viac ako dve hodiny. Uistite sa, že si naplánujete desaťminútovú prestávku každú hodinu alebo dve, aby ste sa necítili vystresovaní alebo zahltení prácou. Počas tejto mini-prestávky sa môžete dostať von zo svojho pracoviska a prejsť sa po kancelárii alebo si chatovať so spolupracovníkom v kancelárskej kuchyni. Môžete si urobiť šálku kávy alebo sa prejsť na krátku prechádzku na čerstvom vzduchu. Skúste dodržať 10 minút, aby ste dodržali harmonogram.
- Môžete si tiež urobiť 10 dlhých, pomalých a hlbokých nádychov každú hodinu, aby ste si osviežili myseľ a urobili si krátku prestávku. To vám môže pomôcť získať nový pohľad na úlohu, ktorú robíte alebo sa chystáte dokončiť, a zaistí, že napriek náročnému dňu na seba nezabudnete.
3 Skúste prvýkrát úlohu dokončiť správne. Namiesto toho, aby ste sa ponáhľali a snažili sa splniť všetky úlohy čo najrýchlejšie, si dajte čas na to, aby ste každú úlohu urobili správne hneď na prvýkrát. Ponáhľanie sa cez poštu môže predĺžiť výmenu vašich e -mailov, najmä ak zákazníkovi odosielate nezrozumiteľné alebo nejasné správy. Spomaľte a venujte dostatok času písaniu jasných e-mailov alebo si pozorne prečítajte svoje študijné poznámky. Správne vykonanie prvého kroku vám z dlhodobého hľadiska ušetrí veľa strateného času.
4 Požiadajte priateľa alebo spolupracovníka, aby z času na čas skontrolovali váš pokrok, aby ste zostali na ceste. Niekedy potrebujeme podporu ostatných, aby sme sa mohli sústrediť na danú úlohu. Nechajte sa každých pár hodín kontrolovať blízkym priateľom, rodičom, spolupracovníkom, bratom alebo sestrou, aby ste sa presvedčili, že ste v poriadku.
- Váš spoločník vám môže priniesť šálku kávy alebo vás povzbudiť príjemnými slovami, aby ste sa mohli trochu rozptýliť, zasmiať alebo usmiať a vrátiť sa k svojim každodenným úlohám. Aj keď ste zaneprázdnení, pár minút s priateľom vás povzbudí a pomôže vám efektívnejšie riadiť čas.

Metóda 3 z 3: Odstráňte rušivé vplyvy

1 Poštu nemusíte neustále kontrolovať. To môže vo vašom pracovnom dni vytvoriť vzor štart-stop-štart a viesť k plytvaniu časom. Pokúste sa neotvárať poštu počas dňa, najmä ak sa potrebujete zamerať na inú úlohu. Vyhraďte si vo svojom pláne tri časové intervaly na kontrolu pošty: skoro ráno, tesne po obede a na konci dňa. To vám zabráni v rozptyľovaní nepretržitým prúdom e -mailov počas celého dňa a zaručí vám vyhradený čas na prácu s e -mailami.
- Rovnaké zásady je možné uplatniť aj na iné komunikačné prostriedky, ako sú hlasová pošta, textové správy a telefónne hovory. Pokúste sa nepohybovať stále pri telefóne, pokiaľ samozrejme nečakáte dôležitú textovú správu alebo telefonát. Pomôže to obmedziť prestávky v pracovnom toku a pomôže vám to dodržať plán.
2 Vypnite zvuk telefónu a vypnite internet. Ak je to možné, vyberte si v pracovný deň aspoň hodinu, kedy môžete stlmiť telefón a vypnúť internetové pripojenie. To vám umožní zamerať sa na prácu, ktorá si vyžaduje úplné sústredenie a nedostatok rušenia, ako je telefón alebo internet.
- Odstránenie týchto faktorov, ktoré vás môžu ľahko rozptýliť, bude obzvlášť užitočné, keď pracujete na školskom projekte alebo rozsiahlej správe. Odpojte telefón, aby ste nemali dôvod každých päť minút ho kontrolovať alebo sa nechať uniesť sledovaním správ na sociálnych sieťach.
3 Varujte ostatných, aby vás nerozptyľovali. Snažte sa nepodporovať ostatných, aby vás rozptyľovali, a nerozptyľujte ostatných ostatných. Len im dajte vedieť, že pracujete. Môžete zavrieť dvere alebo vyvesiť rušnú tabuľu.Môžete tiež poslať e -mail do svojej kancelárie a pripomenúť vám, že určitý čas v kancelárii je pokojná pracovná doba.
4 Pokúste sa nevybočiť zo svojej rutiny. Keď zostavíte pracovný zoznam alebo rozvrh a budete sa chrániť pred vyrušovaním, použite svoju vôľu a koncentráciu, aby ste sa držali svojej rutiny. Väčšina ľudí chápe rozdiel medzi dobre stráveným a premrhaným časom, preto sa snažte nespadnúť do pasce plytvania časom. Stavte na svojom rozvrhu a na konci dňa si môžete vychutnať pocit úspechu a dobre strávený čas.