Obsah

• Kroky
• Rada

Máte problémy s bankou, poisťovňou, štátnou agentúrou, zamestnávateľom alebo školou? Potrebujete im poslať list, v ktorom ich presvedčíte, aby niečo urobili, alebo ich presvedčiť, aby vám pomohli s problémom, ale nie ste si istí, kde to urobiť? Nasledujúci článok bude viesť ako napísať efektívny presvedčivý list.

Kroky

1. časť zo 4: Pripravte sa

1. 

   Až nápady. Predtým, ako začnete písať list, zamyslite sa, čo tým listom chcete povedať, prečo píšete tento list, a tiež akékoľvek námietky, ktoré by po vás príjemca mohol ponúknuť. prečítaný list. Ak budete mať najskôr na pamäti nápad, pomôže vám to jasne definovať hlavný obsah listu a porozumieť téme, na ktorú je list zameraný.
   • Otvorenie listu vetným vzorom: Chcem presvedčiť „čitateľa“ o „účele“. Nahraďte frázu „čitateľ“ osobou, ktorej posielate list, a výraz „účel“ tým, čo sa snažíte presvedčiť.
   • Po dokončení vyššie uvedeného kroku si položte otázku: Prečo? Podčiarknite dôvody, pre ktoré chcete, aby čitateľ súhlasil s vašimi želaniami.
   • Keď uvediete dôvody, zoraďte ich podľa dôležitosti. Uveďte všetky dôležité dôvody do jedného stĺpca a dôvody, ktoré sú menej dôležité ako v inom stĺpci. Tento krok pomáha zhrnúť informácie, aby sa zvýraznili dôležité a relevantné informácie.

2. 

   
   
   Poznajte svoj účel. Uistite sa, že presne viete, aké sú vaše ciele. Čo sú veci, ktoré musíte dosiahnuť, a čo chcete, aby robili vaši čitatelia.
   • Zároveň si sami rozmyslite, ako vyriešiť problémy, na ktoré myslíte.

3. 

   
   
   Pochopte cieľové písmeno. Analýza a porozumenie predmetu vám pomôže zostaviť kompozíciu vášho listu. Ak je to možné, určite, či s vami vaši čitatelia pravdepodobne budú súhlasiť alebo nesúhlasia, alebo či budú stáť na neutrálnej strane. Tento krok vám pomôže zistiť, kam umiestniť viac svojej mysle.
   • Pokúste sa zistiť skutočnú totožnosť osoby, ktorej list posielate. Kto sú a podľa čoho veríte, že by vám mali skutočne pomôcť? Bude váš list iba ignorovaný alebo bude spracovaný? Je príjemca na vysokej pozícii alebo ten, kto má funkciu vyriešiť tento problém? V závislosti od postavenia príjemcu bude existovať odlišné znenie.
   • Pokúste sa zistiť, aké sú čitateľove názory a spôsoby uvažovania o diskutovanej téme. Môžu medzi vami a vašimi čitateľmi vzniknúť protichodné názory? Ako môžete formálne predstaviť tieto názory?
   • Zistite, čo by mohlo zaujímať vašich čitateľov s vašou témou. Majú schopnosť jednať? Sú touto témou priamo ovplyvnené? Koľko času musia venovať ich preskúmaniu?
   • Porozmýšľajte, aké typy dôkazov by ste vo svojej eseji mali uviesť, aby ste presvedčili čitateľa.

4. 

   
   
   Preskúmajte tému. Vysoko presvedčivý jazyk by mal obsahovať faktické dôkazy a súvisiace informácie. Uistite sa, že vidíte z inej perspektívy. Neštudujte problém iba zo svojho pohľadu, ale spomeňte aj protichodné názory a ich fakty.
   • Na podporu svojho tvrdenia použite faktické fakty, logické argumenty, štatistiky a príslušné dôkazy.
   • Namiesto toho, aby ste len trvali na tom, že pozícia protistrany je nesprávna, vysvetlite, prečo je vaša pozícia správna a zaslúži si zváženie.
   reklama

Časť 2 zo 4: Formátovanie listu

1. 

   Použite formát bloku. Obchodné listy majú jedinečný formát. Pri čítaní listu napísaného v správnom formáte nebude čitateľ tak či onak vyrušený. Naopak, ak sa nezaradíte správne, list v očiach čitateľa zanechá z vás zlý dojem a môže váš list odhodiť nabok.
   • Začnite použitím zalomení riadkov a samostatných odsekov.
   • Zarovnajte každý odsek. Inými slovami, neodsadzujte odsek tak, ako by ste to písali pri písaní prózy alebo eseje.
   • Jeden riadok medzi odsekmi.
   • Používajte štandardné písmo, zvyčajne Times New Roman alebo Arial, s veľkosťou písma 12.

2. 

   Adresa je umiestnená osobitne na začiatku listu. Začnite zadaním adresy do ľavého horného rohu písmena. Neuvádzajte svoje meno, ale iba adresu ulice, mesta, provincie (pre krajiny so štátmi ako USA ... použite výraz „štát“) a smerové číslo. Na samostatných riadkoch nižšie môžete tiež zadať svoje telefónne číslo a e-mail. Ak žijete vo Veľkej Británii, adresa by mala byť na pravej strane. Potom o riadok ďalej.
   • Zadajte dátum. Mesiace sú písané listovou formou, po ktorých nasleduje dátum a rok. Poznámka: Táto metóda sa používa v anglicky hovoriacich krajinách. Vo Vietname pomocou objednávky „Deň ... mesiac ... rok ...“). Jedna čiara.
   • 4. júna 2013
   • Zadajte meno a adresu príjemcu. Skúste určiť totožnosť príjemcu. Jedna čiara.

3. 

   Otvorte list pozdravom. „Vážený“ s menom príjemcu je akceptovanou známou formou úvodu. Skontrolujte, či je meno príjemcu zadané správne, aby sa meno v pozdrave zhodovalo s menom príjemcu v hlavičke správy.
   • V súvislosti s priezviskom používajte tituly ako Pán (pán), Pani (pani), Profesor (Dr.) v spojení s krstným menom príjemcu. Ak si nie ste istí, ako sa volá žena, použite „pani (pani)“
   • Za nadpisom vždy používajte dvojbodku.
   • Medzi pozdravom a prvým odsekom nechajte čiaru
   • Vážený pán profesor Brown:

4. 

   
   
   Uzatvorte list záverom. Predtým, ako napíšete svoju záverečnú vetu, porozmýšľajte, aký je tón listu. „Ďakujem,“ je jeden zo základných typov záverečných viet, zatiaľ čo vety ako „S pozdravom“ sú priateľskejšie. Popremýšľajte, či váš list zodpovedá úctivému alebo priateľskému koncu. Bez ohľadu na to, aký záver si zvolíte, musíte sa riadiť pravidlom, že prvé slovo by malo byť veľké a ďalšie slovo malé. Za záverečnou vetou nasleduje čiarka.
   • Pre formálny formát pošty zvoľte „S pozdravom (s úctou)“. „S pozdravom“, „S pozdravom“, „Ďakujem, (ďakujem)“ alebo „S pozdravom“, sú záverečné formuláre. štandard pre obchodný e-mail. „S pozdravom, (Najlepšie,)“, „S pozdravom“ alebo „Pekný deň“ sú dôverné výrazy. a menej vzdialený pocit.
   • Predtým, ako napíšete svoje meno, urobte pre svoj podpis štyri riadky.
   • Ďakujem,
   reklama

3. časť zo 4: Písanie listov

1. 

   
   
   Stručne a stručne. Presviedčacie listy by mali byť krátke a zdvorilé. Podnikatelia zriedka čítajú list, ktorý má viac ako jednu stránku, alebo list s nepríjemným tónom. Necitajte, neroztierajte. Snažte sa používať jasné a súvislé vety. Vyhýbajte sa mimo témy a poskytujte zbytočné, okrajové alebo nadmerné informácie.
   • Nepoužívajte príliš podrobné vety. Je potrebné použiť veľmi presvedčivé vysvetľujúce vety. Vety by mali byť krátke, ľahko zrozumiteľné a ľahko čitateľné.
   • Nepíšte príliš dlhé odseky. Nezahŕňajte do každého odseku príliš veľa informácií, pretože by sa čitateľ pri čítaní listu cítil depresívne, nevychádzajte z témy alebo sa nepokúšajte urobiť záležitosť zmätočnejšou. Držte sa informácií, ktoré v každom odseku úzko súvisia, a keď začnete rozvíjať nový nápad, prejdite na inú.

2. 

   
   
   V prvých dvoch vetách uveďte hlavnú myšlienku. Začnite ľahkou a priamočiarou úvodnou vetou. V prvých dvoch vetách uveďte svoje želania (teda hlavnú myšlienku).
   • Prvý odsek by mal pozostávať iba z dvoch až štyroch viet.

3. 

   Druhý odsek by mal zdôrazniť účel listu. V tomto odseku načrtnite svoje myšlienky, požiadavky alebo ciele. Namiesto konkrétnych dôvodov, informácií alebo obsahu vysvetlite úplne svoju pozíciu, svoje body, záujmy alebo žiadosti a vysvetlite dôležitosť problému. aký vplyv na vás má, čo vás núti konať.
   • Nezabudnite svoj obsah usporiadať rozumným a zdvorilým spôsobom s realistickými vetami. Nepoužívajte príliš emotívny jazyk, nepoužívajte vynútené slová, nepoužívajte neslušné vety s čitateľmi (čitateľmi tu môžu byť jednotlivci alebo organizácie), ako aj nepreukazuje hrubosť protistrane.

4. 

   V nasledujúcich odsekoch urobte podporné body. Nasledujúcich pár odsekov odôvodní váš názor poskytnutím sprievodných informácií a ďalších podrobností. Nezabudnite uviesť logické, vecné, rozumné, praktické a právne podrobnosti. Neponúkajte iba emotívne názory, viery alebo jednoducho osobné túžby. Nenechajte čitateľa čítať dlhý príbeh; body je potrebné robiť rýchlo a presne. Tu je niekoľko malých taktík, ktoré vám pomôžu dosiahnuť toto:
   • Citovanie skutočných štatistík a udalostí s cieľom zaujať čitateľov. Uistite sa, že zobrazené štatistické údaje a fakty pochádzajú zo spoľahlivých a legitímnych zdrojov a že tieto štatistické údaje a fakty poctivo uplatňujete v pôvodnom kontexte. .
   • Citujte odborníkov na výskum, aby preukázali, že majú na vás v tejto otázke podobný názor, a oponujú názorom opačnej strany. Títo odborníci musia mať dôveryhodné postavenie v oblasti, ktorú skúmajú, a musia byť schopní urobiť v danej veci stanovisko.
   • Uveďte dôvody, prečo by mala byť vaša žiadosť schválená. Metóda presvedčovania tým, že niekomu vysvetlíte, prečo si myslíte, že by sa malo niečo robiť, aby mohol zmeniť názor efektívnejšie, ako keď ho iba požiada, aby niečo urobil. . Vysvetlite súčasnú situáciu a prečo je potrebné ju zmeniť.
   • Uveďte svoje podrobnosti, špecifikácie a pochopenie problému, ktorý hovorí o požiadavke. Uveďte minulé snahy o riešenie problémov alebo neprijatie akýchkoľvek opatrení.
   • Dôkazy týkajúce sa daného problému by mali byť sprevádzané príkladom. Predložené dôkazy, ktoré by čitateľa prinútili vidieť závažnosť problému.
   • Nezabudnite obmedziť to, čo musíte spomenúť vo svojom odseku. Uľahčite prípad a situáciu. Nie príliš hlboko do detailov, ale je potrebné uviesť dostatok kľúčového obsahu. Vyberte iba najrelevantnejšie štatistiky, odborníkov a posudky.

5. 

   Vyvrátiť názor oponujúcej strany. Kľúčom k tomu, ako niekoho efektívne presvedčiť, je napadnúť opačné názory. Ak chcete predvídať nežiaduce argumenty alebo otázky čitateľov, môžete ich spomenúť v liste. Nájdite spoločnú reč s protistranou alebo vymyslite presvedčivé názory, ktoré podporia váš názor.
   • Určite otvorene uznajte rozdiel medzi vašim uhlom pohľadu a druhou stranou. Pokúšať sa ich skryť iba oslabí váš argument. Namiesto toho zdôraznite hodnoty, skúsenosti a problémy, ktoré máte spoločné s opačnou stranou.
   • Nepoužívajte úsudok. Ak do slov vložíte príliš veľa emócií, znižuje to spravodlivosť vašich argumentov. List s prílišnou negativitou a úsudkom môže brániť súhlasu vašich čitateľov s vašimi názormi.

6. 

   Uzavrite list opakovaním svojej žiadosti. Svoju požiadavku alebo názor zopakujte na konci správy. V tomto odseku môžete navrhnúť riešenie alebo podniknúť kroky na vyriešenie problému. V liste uveďte, že na tento list budete nadväzovať telefonicky, e-mailom alebo vlastnou kontrolou.
   • Koniec dobre zafixovanej vety pomôže čitateľovi presvedčiť, aby sa k vám priklonil, alebo mu aspoň pomôže vidieť problém jasnejšie z vášho pohľadu.
   • Prineste si vlastné riešenia alebo metódy. Dohodnite sa na kompromise alebo urobte obidve strany krok späť. Ukážte čitateľovi, čo ste urobili a čo sa pripravujete na riešenie tejto situácie.
   reklama

Časť 4 zo 4: Záverečné kroky

1. 

   Skontrolujte chyby. Pravopisné chyby a slabé gramatické štruktúry sú prvou vecou, ​​ktorá na vás dáva čitateľom zlý dojem. Čitateľ sa môže sústrediť iba na obsah a myšlienku, ktorú chce článok sprostredkovať, iba ak neobsahuje chyby. Pred stlačením tlačidla odoslať písmeno opakovane prečítajte. Prečítajte si list nahlas, aby ste zistili, či to dopadne dobre.
   • V prípade potreby požiadajte niekoho, aby skontroloval pravopisné chyby vo vašom liste (alebo môžete použiť softvér na kontrolu pravopisu).

2. 

   Podpíšte sa svojím skutočným podpisom. Ak ho namiesto e-mailu pošlete, priamo ho podpíšte. To pomáha prispôsobiť list a overiť, či ste list napísali vy.

3. 

   Kopírujte ďalších dôležitých ľudí. Ak si ďalší ľudia v spoločnosti alebo v inej organizácii musia prečítať váš list, pošlite im kópiu. To znamená vytlačiť ekvivalentný počet ľudí na odoslanie, skutočné podpísanie kópií a odoslanie.

4. 

   Odosielatelia by si mali kópiu ponechať. Vždy si poznačte svoj záznam s informáciami o tom, kedy bol odoslaný, a informáciami o príjemcovi. Poznačte si, čo musíte urobiť ďalej pri riešení problému, kým sa problém nevyrieši. reklama

Rada

• Mal by písať formálnou formou. Príjemca listu vám nebude dôverovať, ak používate príležitostný alebo neformálny konverzačný jazyk.Používanie formálneho jazyka tiež pomáha dosiahnuť, aby bol list zdvorilejší ako použitie nezmyselného slangu!
• Používajte jemný jazyk. Ľudia majú tendenciu pomáhať tým, ktorí sú k nim láskaví.
• Nie mimo témy. Dajte pozor, aby ste nepridali ďalšie informácie, ktoré nesúvisia s témou, o ktorej hovoríte. Namiesto toho sa držte relevantného obsahu a nekomplikujte veci. Použite skutočné fakty, aby ste vynikli.
• Ak je potrebné zreteľne zobraziť niektoré kroky, kroky alebo návrhy, použite iba odrážky v strednom odseku.
• Na písanie písmen používajte štandardnú angličtinu (pre anglicky hovoriace krajiny). Toto nie je text alebo sociálne médiá; Toto je formálny list. Skratky, slang a emodži môžu dostať vašu správu ďalej.
• Upravte zaostrovacie body podľa vnímania spoločností alebo agentov. Nezisková organizácia a veľká spoločnosť môžu myslieť inak.
• Nesprávajte sa k svojim čitateľom tak, akoby vám niečo dlžili a niečo od vás žiadajú. Namiesto toho ich presvedčte priateľským a profesionálnym jazykom.