Obsah

• Kroky
• Rada

E-mail má ako každý iný komunikačný prostriedok svoje vlastné konvencie a sociálne protokoly. Ak potrebujete napísať e-mail, ktorý vyžaduje spätnú väzbu počas práce alebo štúdia alebo o koncepte, mali by ste zvážiť, ako čo najlepšie navrhnúť vetu, načasovanie a štruktúru e-mailu pri príprave e-mailu. môcť. Zdvorilý, výstižný a konkrétny e-mail vám pomôže získať potrebnú odpoveď.

Kroky

Metóda 1 zo 4: Požiadanie o spätnú väzbu v práci

1. 

   Nájdite najkvalifikovanejšiu osobu, ktorá sa vyjadrí k vašej práci. Spravidla to bude váš priamy manažér. V každom prípade by ste sa mali najskôr obrátiť na svojho nadriadeného alebo vyššieho kolegu alebo kolegu z kolegov. Budú mať skúsenosti, aby vám pomohli a poskytli potrebnú spätnú väzbu.

2. 

   
   
   Pri písaní e-mailov buďte zdvorilí a pokorní. Pri písaní e-mailu v práci by ste mali dodržiavať tieto všeobecné pravidlá. Skromnosť príde vhod, keď požiadate o spätnú väzbu, ale nebuďte takí pokorní, aby si váš šéf alebo manažér myslel, že o svojej práci nič neviete. Namiesto toho dávajte otázky, ktoré informujú o vašom pokroku pri práci na projekte alebo úlohe. To vášmu šéfovi pomôže vedieť, že nečakáte iba pasívne spätnú väzbu. Mali by ste pamätať aj na tipy uvedené nižšie.
   • Dalo by sa napísať napríklad takto: „Robím prezentáciu na zajtra, ale mám trochu problém s formátovaním - nie som si istý, či robím štandardný firemný formát. Priložil som svoju prezentáciu. Máte nejaké návrhy k dizajnovej časti? Ďakujem za tvoju podporu ".
   • Nezabudnite sa im poďakovať v e-maile.

3. 

   
   
   Keď požadujete spätnú väzbu, buďte konkrétni. To vám môže pomôcť vyhnúť sa drvivej spätnej väzbe, ale to nepomôže vašej práci. Pokiaľ to nie je nevyhnutné, mali by ste sa vyhnúť otázkam „Áno“ alebo „Nie“. Namiesto toho by ste sa mali zamerať na konkrétne časti projektu, ktoré musíte urobiť. Neterorizujte svojho nadriadeného alebo spolupracovníka so všetkými otázkami, ktoré sa chcete opýtať na svoju prácu naraz.
   • Môžete napríklad napísať napríklad „Nie som si istý, ako sa so súbormi Eastman narába. Klient musí ešte odpovedať na moje e-maily, a keďže ide o projekt s vysokou prioritou, myslím si, že by bolo najlepšie, keby som mu poslal e-mail s otázkou, čo mám robiť “.
   • Ak očakávate všeobecnú spätnú väzbu vo forme kontroly alebo správy, buďte konkrétni. Buďte maximálne zdvorilí, výstižní a čo najkonkrétnejší. Môžete napríklad požiadať o správu o svojej efektivite alebo kreativite pri práci. Ak požadujete spätnú väzbu od svojich podriadených, musíte vykonať anonymný prieskum.

4. 

   
   
   Keď ostatní odpovedajú, pošlite im e-maily s poďakovaním. Ak spätná väzba naznačuje, že sa musíte veľa zlepšovať, alebo vaša práca nie je veľmi dobrá, napíšte krátku vetu o tom, ako sa budete zlepšovať. Skôr ako okamžite zareagujete, musíte si dať čas na spracovanie svojich emócií.
   • Nezabudnite odpovedať do 1–2 dní.
   reklama

Metóda 2 zo 4: Požiadanie o spätnú väzbu pri učení

1. 

   Predstav sa. Vaši učitelia môžu učiť stovky študentov, najmä ak sú profesormi na univerzite. Budete musieť uviesť svoje meno a priezvisko (meno a priezvisko), vašu triedu a kurz. Ak ste študentom strednej školy, budete potrebovať informácie o svojej triede alebo o štúdiu. Takto nestratíte čas učiteľom premýšľaním o tom, kto ste, namiesto toho strávia viac času odpovedaním na informácie, ktoré potrebujete.

2. 

   Byť zdvorilý. Študenti majú niekedy problém s prvým e-mailom zaslaným učiteľovi. Môžete začať slovami „Hello Teacher Son“ alebo „Dear Co Thanh“. Aj keď vám učiteľ poslal e-mail, nepoužívajte menej formálny jazyk ako predtým. Udržujte svoj tón štandardný. Namiesto toho, aby som napísal: „Ahoj, aká je podľa teba moja esej? Je to najlepšia esej, však? “Píšte takto:„ Nie som si istý, či správne rozumiem požiadavkám na zadanie. Mám niekoľko otázok týkajúcich sa eseje.

3. 

   Buďte stručný. Nemusíte vysvetľovať celý kontext otázky, pokiaľ kontext nie je potrebný na správne pochopenie otázky. Ak napríklad požadujete spätnú väzbu k možnému predĺženiu termínu, váš učiteľ bude na to potrebovať dôvod. Ak sa však pýtate iba na svoje domáce úlohy, nehovorte im o tom, ako neskoro vám váš pes dal prácu, prečo ste im ich poslali e-mailom teraz (pokiaľ to nie je dátum odoslania), alebo ak tak neurobíte čokoľvek iné, čo nesúvisí s domácimi úlohami.

4. 

   Očakávajte spätnú väzbu až v noci pred dátumom testu alebo odovzdania. Nielenže učiteľ nebude odpovedať, keď sa blíži termín odovzdania, ale bude sa hnevať aj preto, že ste s nimi konzultovali až do poslednej chvíle. Ak potrebujete zadať otázky na poslednú chvíľu, buďte struční, konkrétni a ľúto. Týmto spôsobom je pravdepodobnejšie, že vám učiteľ odpovie, pokiaľ sa mu e-mail zobrazí v pravý čas.

5. 

   Použite formát súboru požadovaný učiteľom. Učiteľ vám zvyčajne počas úvodnej relácie povie, aké formáty súborov prijme na zadanie alebo e-mailom. Napríklad, ak učiteľ určí súbor .doc, neodosielajte formát .df alebo.pages. Ak máte pochybnosti, môžete poslať súbor .rtf alebo.pdf alebo sa opýtať svojho učiteľa.

6. 

   Požiadajte o spätnú väzbu k eseji alebo kvízu, ktoré ste zadali. Stačí poslať e-mail svojmu profesorovi a byť zdvorilí. Ak profesor učí na škole, môžete ich navštíviť alebo si dohodnúť schôdzku. Môžete povedať: „Vážený pán profesor Khoa, v teste som neuspel tak dobre, ako som očakával. Môžete ma previesť cez chyby, ktoré som urobil, aby som mohol absolvovať nadchádzajúci test. Je to lepšie? " Váš profesor často odpovie na túto žiadosť príjemným spôsobom. reklama

Metóda 3 zo 4: Požiadajte o spätnú väzbu k rukopisu

1. 

   Najprv pošlite známemu e-mail. Ak chcete dostávať efektívnu spätnú väzbu, najlepším človekom bude váš známy, najlepšie priateľ alebo kolega. Keď posielate známym e-maily so žiadosťou o spätnú väzbu, nezabudnite im pravidelne posielať e-maily. Ak im voláte pravidelne, pravdepodobne by ste mali volať. Neponáhľajte sa s odoslaním rukopisu v prvom e-maile, pokiaľ neviete, že s tým budú súhlasiť (niekto, kto vás počul čítať rukopis, alebo niekto, kto bol požiadaný, aby vám pomohol s jeho prečítaním).
   • Môžete zahrnúť stručný popis alebo zhrnutie podľa toho, či posielate e-mailom priateľovi alebo kolegovi.

2. 

   Pošlite e-mail odborníkovi. Ak skutočne potrebujete profesionálnu radu, pošlite e-mail odborníkovi, ktorého poznáte, a vysvetlite mu projekt a prečo potrebujete spätnú väzbu. Neponáhľajte, ale zdvorilo im poďakujte za starostlivosť a povedzte: „Rozumiem, ak nemáte čas na odpoveď“. Môžete sa dokonca opýtať, či poznajú niekoho iného, ​​kto má čas a odborné znalosti, aby vám pomohol v prípade, že vám nemôžu pomôcť.

3. 

   Bez upozornenia niekomu neposielajte rukopisy e-mailom. Príjemca zvyčajne nebude na takéto e-maily odpovedať, pokiaľ ste jasne neuviedli, že za pomoc zaplatíte. Keby boli známym autorom, nereagovali by na také e-maily, pretože dostali toľko podobných e-mailov. Namiesto toho sa najskôr obráťte na priateľov, kolegov, profesorov a ďalších. Pomôžu vám a dychtivo vás podporia.

4. 

   Uveďte konkrétne, čo chcete zo spätnej väzby dostať. Ak chcete iba pozitívnu spätnú väzbu, oznámte to svojim čitateľom. Musíte im povedať, či potrebujete podrobné informácie, miestne alebo globálne informácie, alebo chcete odpoveď, ktorá má dobrý jazyk, gramatiku alebo jasnú štruktúru. To bude veľmi efektívne, keď pomôžete svojim čitateľom vedieť, čo od nich môžu očakávať.
   • Pozitívna spätná väzba by mala byť užitočná. Ak váš čitateľ vysvetlí, prečo majú radi určitú vec, dozviete sa veľa informácií o vašom rukopise.
   • Ak dostanete negatívnu spätnú väzbu, nechajte si čas na odpoveď. Ak sú to vaši priatelia, možno by vám chceli len pomôcť. Ak sú odborníkmi, nech ste akokoľvek nahnevaní alebo frustrovaní, nereagujte negatívne. Namiesto toho im poďakujte za podporu a pokračujte. Po chvíli pravdepodobne zistíte, že ich spätná väzba je užitočná, aj keď nefunguje spôsob, akým komunikujú.

5. 

   Dajte čitateľovi čas na odpoveď. Ak požadujete podrobnú spätnú väzbu k novému konceptu, neočakávajte odpoveď za deň alebo dokonca za týždeň.Čitatelia potrebujú čas na úpravu tak dlhého rukopisu. Ak máte termín na odoslanie rukopisu, oznámte to čitateľovi. Môžete sa tiež opýtať, či môžu odosielať úpravy v konkrétny dátum. Pamätajte, že majú svoje vlastné životy a povinnosti.

6. 

   Ďakujem za tvoju pomoc. Ak poprosíte priateľa, môžete mu kúpiť darček ako bonboniéru alebo mu len pomôcť, keď to bude potrebné. Ak sú odborníci, môžete napísať ďakovný e-mail a informovať ich, že si vážite ich podpory a času. Ak zabudnete poďakovať svojim čitateľom, môže sa cítiť, že ich niekto využíva alebo neoceňuje, a zníži ich ochotu pomôcť vám v budúcnosti. reklama

Metóda 4 zo 4: Vyžiadanie spätnej väzby od zákazníka

1. 

   Nedávajte príliš veľa otázok. Zákazníci sú dnes ohromení toľkými prieskumami mnohých spoločností. Môžete si byť istí, že zákazník pri čítaní vášho e-mailu okamžite odstráni, ak obsahuje príliš veľa otázok. Ak chcete, aby mali zákazníci záujem, stačí položiť otázku alebo dve a je to.

2. 

   Spýtajte sa na otvorené otázky. Namiesto použitia otázky Áno / Nie položte otázky, ktoré poskytujú zmysluplnejšie odpovede. Namiesto otázky: „Môžeš nás predstaviť svojmu priateľovi?“ Mali by ste sa spýtať „Ako by ste nás zoznámili s vašim priateľom?“ Tieto typy otázok vám poskytujú informatívnejšiu odpoveď ako otázka typu áno / nie.

3. 

   Povedzte zákazníkovi, že sa mu rýchlo ozvete. To pomáha zákazníkom cítiť, že ich názor bude ocenený namiesto toho, aby boli zaslané do poštovej schránky, ktorú si nikto neprečíta a nezaujíma ju. Úprimnú spätnú väzbu dostanete aj vtedy, ak budú vedieť, že odpoviete.
   • Keď odpoviete, buďte čestní a profesionálni. V dnešnej všadeprítomnej sieťovej kultúre okamžite zničíte reputáciu spoločnosti, ak odpoviete bez profesionality a úprimnosti.

4. 

   Nevkladajte blesky ani nič iné, čo spôsobuje pomalé načítanie e-mailov. Ak zákazník zaznamená pomalé pripojenie, e-mail okamžite odstráni, keď nemôže načítať obsah. Pamätajte, že spätná väzba je často dôležitejšia ako tieto funkcie.

5. 

   Používajte správne písma a formáty. Navrhnite svoj e-mail profesionálne a jasne. E-mail s nepríjemným obrázkom a písmom Comic Sans na klienta zvyčajne neurobí dojem. Namiesto toho použite štandardné písmo, napríklad Times New Roman alebo Arial, ak váhate, aké písmo chcete použiť, a zaistite tak kvalitu obrazu.

6. 

   Zaistite, aby bol e-mail navrhnutý efektívne. Formátovanie obsahu jedného stĺpca je efektívnejšie ako formát rozdeleného stĺpca. Vyberte písmo, ktoré nie je príliš malé. Mali by ste nastaviť e-mail, aby sa na vašom notebooku, telefóne alebo tablete zobrazoval úplne. Pretože veľa ľudí kontroluje e-maily na svojich telefónoch, musíte ich správne naformátovať. reklama

Rada

• Trocha pokory vám veľmi pomôže.
• Nerušte ostatných kvôli spätnej väzbe.
• Dodržiavajte kontextové pravidlá písania e-mailov.