Autor:
Louise Ward
Dátum Stvorenia:
7 Február 2021
Dátum Aktualizácie:
1 V Júli 2024
Obsah
E-mail v podstate nie je formálny ako písanie papierového listu. Sú však chvíle, keď musíte byť pri písaní e-mailu formálnejší. Zamyslite sa nad tým, kto je príjemcom, a potom vyberte vhodný pozdrav pre danú situáciu. Keď poznáte tieto informácie, môžete pokračovať v formáte pozdravu a štýle úvodnej vety.
Kroky
Časť 1 z 3: Zvážte príjemcu
Zistite, aké formálne musíte byť. Či už píšete „formálny“ e-mail, miera samoty e-mailu bude závisieť od jeho príjemcu. Napríklad pri písaní profesorovi by ste nepoužívali rovnakú mieru formalizmu ako pri písaní motivačného listu.
- Keď niekoho prvýkrát kontaktujete, je kvôli bezpečnosti lepšie písať formálnejšie ako obvykle.
Nájdite meno príjemcu. Mali by ste si urobiť prieskum, aby ste zistili meno osoby, pokiaľ ho ešte neviete. Ak poznáte meno príjemcu, pozdrav bude osobnejší, aj keď používate profesionálne metódy písania e-mailov.
Postupujte podľa pokynov prijímača. Ak vám daná osoba poslala e-mail, je dobré skopírovať jej pozdrav. Napríklad, ak napíšu „Dobrý deň“ a vaše meno, môžete odpovedať podobným štýlom, keď pri odosielaní e-mailu použijete „Dobrý deň“ a meno osoby. reklama
2. časť z 3: Vyberte pozdrav
Použite „drahý“. „Vážený“ (za ktorým nasleduje meno príjemcu) je klasický pozdrav. Je to neformálne, aby to nebolo dotieravé, a keďže sa tento pozdrav často používa, stáva sa predvoleným predvoleným pozdravom, čo je dobré. Nechceli by ste, aby bol váš pozdrav čudný, pretože sa nezhoduje.
Ak neviete meno príjemcu, skúste „Ahoj“. „Dobrý deň“ je formálny pozdrav, ktorý môžete použiť v obchodných e-mailoch, najmä ak nepoznáte meno príjemcu. Vždy je však lepšie zistiť meno príjemcu, ak je to možné.
- Môžete tiež použiť príkaz „Odoslať zainteresovaným osobám“, ak je e-mail obzvlášť formálny a nepoznáte meno príjemcu. Niektorých však tento pozdrav nemusí zaujímať.
V menej formálnych e-mailoch zvážte „Ahoj“ („Ahoj“ alebo „Ahoj“). E-mail má tendenciu byť menej formálny ako korešpondencia všeobecne, takže môžete napísať „Ahoj“ do e-mailu bez toho, aby ste boli príliš formálny. Napríklad ak posielate e-mailom profesorovi, najmä niekomu, koho často kontaktujete, pozdrav „Ahoj“ alebo „Ahoj“ by fungoval.
Nepoužívajte slovo „Hej“. Aj keď je slovo „ahoj“ vo formálnom e-maile prijateľné, nebolo by vhodné pozdraviť. Je to veľmi svojvoľný spôsob pozdravu, a to aj v hovorenom jazyku, takže by ste sa mali vyhnúť použitiu v akomkoľvek formálnom e-maile. Napríklad, aj keď ste blízki svojmu šéfovi, je najlepšie vyhnúť sa použitiu slova „Hej“, keď im napíšete e-mail.
V prípade potreby použite zmenu názvu. Niekedy napíšete niekomu, koho poznáte iba v spoločnosti alebo v organizácii. V takom prípade môžete namiesto mena použiť meno osoby, napríklad „Vážený vedúci ľudských zdrojov“, „Vážený personál“ alebo „Vážený profesor“.
Pridajte čestné znaky osoby, aby bol e-mail formálnejší. Ak je to možné, pridajte pred meno príjemcu „dedko“, „babička“, „doktor“ alebo „profesor“, aby ste získali viac formalít. Okrem toho môžete použiť profesionálne meno alebo celé meno príjemcu, nielen krstné meno. reklama
Časť 3 z 3: Formátovanie a spustenie e-mailu
Na prvý riadok napíš pozdrav. Do horného riadku napíšte pozdrav, ktorý ste si vybrali, a za ním meno príjemcu. Ak je to možné, môžete použiť čestné znaky osoby, napríklad dedka, babku alebo lekára, za ktorými nasleduje celé meno.
Používajte čiarky. Všeobecne po uvítaní použijete čiarku. V oficiálnej pošte môžete použiť dvojbodku, ale pre e-mail, dokonca aj pre profesionálny e-mail, je to často príliš formálne. Čiarka funguje vo všetkých situáciách, aj keď pri písaní sprievodného listu e-mailu môžete použiť dvojbodku.
Presun na ďalší riadok. Pozdrav je v hornom riadku, takže keď skončíte, stlačte tlačidlo nového riadku a prejdite na ďalší riadok. Ak na vytvorenie odsekov používate namiesto zarážok konce riadkov, budete musieť medzi pozdravom a prvým odsekom nechať prázdny riadok.
V prípade potreby sa predstavte vo svojej úvodnej vete. Ak s niekým píšete prvýkrát, mali by ste mu poskytnúť úvod, bez ohľadu na to, ako veľmi ho v živote poznáte. Ak príjemcovi naznačíte, kto ste, podporíte ho v ďalšom čítaní.
- Môžete napríklad napísať „Som Nguyen Van Nam a som marketingový riaditeľ spoločnosti XYZ“. Mali by ste tiež uviesť dôvod, ktorého príjemcu poznáte: „Som Nguyen Manh Hung a som v marketingovej triede (marketingové oddelenie 101 trvá v utorok a štvrtok na poludnie)“.
- Ak príjemcu poznáte a už ste ho napísali, môžete ako pozdrav použiť prvú vetu. Môžete napríklad povedať „Ďakujem za skorú odpoveď“ alebo „Dúfam, že ste v poriadku“.
Prejdite priamo k téme. Väčšina formálnych e-mailov sa musí rýchlo sústrediť. To znamená, že prvá alebo druhá veta by mali povedať, prečo ste ich napísali pre nich. Pri opise svojho účelu nezabudnite byť čo najstručnejší.
- Môžete napríklad napísať „Píšem vám, aby som vás požiadal o pomoc s marketingovým problémom“, alebo „Píšem vám, pretože mám problémy s vyučovaním a dúfam, že vám užitočná ďalšia dokumentácia, aby som si prečítal viac ".
