Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 3: Jasná komunikácia
• 2. časť z 3: Buďte dobrým poslucháčom
• Časť 3 z 3: Elektronická komunikácia
• Tipy

Zlá komunikácia môže byť zábavná aj frustrujúca. Ak chcete znížiť nedorozumenie, hovorte jasne a nič si z toho nerobte. Poraďte sa s osobou, aby ste sa uistili, že ste pochopili. Pri elektronickej komunikácii buďte zrozumiteľní, struční a pouční. Ak ste dobrým poslucháčom, môžete tiež zabrániť nesprávnej komunikácii. Ak budete svojim rozhovorom venovať pozornosť, môžete znížiť pravdepodobnosť nesprávnej komunikácie.

Na krok

Časť 1 z 3: Jasná komunikácia

1. Mysli predtým než prehovoríš. Keď sa zamyslíte nad tým, čo povedať ako prvé, pomôže vám to usporiadať si myšlienky a pripraviť sa na to, aby ste povedali niečo zmysluplné. Najmä ak sa chystáte viesť dôležitý rozhovor, dbajte na to, aby boli vaše slová usporiadané tak, aby ste mohli povedať, čo máte na mysli.
   • Pamätajte, že váš postoj a tón môžu veľa povedať. Obmedzte svoju pozornosť na predmet a snažte sa od neho nezablúdiť.
   • Ak máte problém povedať, čo chcete povedať, napíšte si niekoľko bodov, aby ste nezabudli na nič, čo chcete povedať.
   • Pred rozprávaním si urobte vedomú prestávku. Často máme tendenciu vrhať sa bezhlavo do rozhovoru, ale zámerné pozastavenie a venovanie si chvíľku času na usporiadanie myšlienok pred tým, ako hovoríme, zvyšuje pravdepodobnosť, že naša komunikácia bude jasná a okoloidúci sú ochotní počúvať.
2. Upozorniť. Mať pozornosť človeka znamená zabezpečiť, aby počúval a rozumel tomu, čo hovoríš. Nadviazajte očný kontakt a uistite sa, že daná osoba počúva. Ak je druhá osoba rozptýlená alebo zaneprázdnená niečím iným, požiadajte o pozornosť alebo to skúste inokedy. Ak sa druhému človeku zdá, že ho niečo iné rozptyľuje, požiadajte o pozornosť slovami: „Chcem sa uistiť, že rozumiete“, alebo „ocenil by som vašu plnú pozornosť.“
   • Ak sa vám zdá, že je osoba roztržitá, povedzte jej, že budete hovoriť neskôr, keď bude k dispozícii viac.
   • Napríklad, ak sa potrebujete s niekým porozprávať, ale robí niečo iné, povedzte mu, že sa musíte porozprávať a chcete jeho pozornosť.
   • Nekričte ani na niekoho nevolajte, aby vám venoval pozornosť - choďte za touto osobou a oslovte ju osobne, keď je to možné.
3. Skontrolujte svoje predpoklady. Môžete predpokladať, že všetci rozumejú tomu, čo hovoríte, alebo o čo ich požiadate, ale pre istotu objasnite všetko, o čom si táto osoba nemusí byť istá. Ak napríklad dávate pokyny, vysvetlite, čo všetko musí ešte človek urobiť, aby sa pripravil. Môžete preceňovať alebo podceňovať niekoho vedomosti alebo zručnosti, takže sa radšej opýtajte.
   • Platí to najmä pri rozhovoroch s niekým z inej kultúry, ako je tá vaša. Možno predpokladáte, že rozumejú žargónu alebo inému jazyku, ale nezaškodí sa pýtať. Ak niekto vyzerá zmätene, skúste to lepšie vysvetliť.
4. Byť zdvorilý. Byť slušný v komunikácii znamená byť otvorený, čestný a láskavý. Nehovoríte nič, čo by mohlo byť pasívne-agresívne, sarkastické alebo škodlivé pre osobu alebo osobu, s ktorou sa rozprávate. Zamerajte sa na to, aby ste boli láskaví a aby ste povedali, čo máte na mysli, ľahko pochopiteľným spôsobom. Ak vyrušíte, budete hrubý alebo budete neúctivý k iným ľuďom, nebudete efektívne komunikovať.
   • Sarkazmus sa dá ľahko pochopiť nesprávne. Aj keď to môže byť zábavné, môže to viesť k nedorozumeniam, ak poviete opak toho, čo skutočne myslíte. Ľudia môžu byť zmätení z toho, čo vlastne máte na mysli. Sarkazmus môže byť tiež nechtiac zlý.
5. Skontrolujte porozumenie. Uistite sa, že vám osoba rozumie. Urobíte to tak, že sa jednoducho opýtate: „Je to jasné?“ Alebo: „Máte nejaké otázky?“ To dáva osobe príležitosť vyjadriť akékoľvek pochybnosti alebo obavy, ktoré môže mať.
   • Toto môže pomôcť ľuďom cítiť sa pohodlne pri kladení otázok alebo objasňovaní.
   • Pri poskytovaní pokynov požiadajte osobu, aby ich zopakovala, aby ste vedeli, že rozumie.
   • V niektorých prípadoch je vhodné uviesť krátke zhrnutie.
     • Napríklad: „Takže, aby bolo jasné, najskôr sa budeme zaoberať účtom Ramaker a potom sa rýchlo stretneme, ako vyriešiť problémy s komunikáciou. Rozumiete? “
6. Nasleduj. Oslovte osobu, s ktorou komunikujete, a uistite sa, že ste komunikovali zreteľne. Napríklad, ak ste poslali e-mail, pošlite ďalší s otázkou: „Ako sa máš?“ Máte nejaké otázky? “Ak ste s niekým hovorili, opýtajte sa ho o niekoľko dní neskôr:„ Skontrolujte. Všetko dobré?'
   • Ak si myslíte, že ste mohli komunikovať nesprávne, využite tento okamih na to, aby ste všetko jasne vyjadrili a objasnili, čo by mohlo byť mätúce.

2. časť z 3: Buďte dobrým poslucháčom

1. Pochopte reč tela. Veľká časť komunikácie je neverbálna. Venujte tomu pozornosť; môže to byť veľmi dôležité. Udržujte očný kontakt a sledujte prípadné zmeny vo vlastnom očnom kontakte alebo v očnom kontakte druhej osoby. Všímajte si držanie tela a výraz tváre, aby ste zistili, či existujú nejaké nezrovnalosti. Ak spozorujete nejaké rozdiely, opýtajte sa znova alebo požiadajte o vysvetlenie.
2. Pozorne načúvať. Keď niekto hovorí, venujte celú svoju pozornosť. Mnoho ľudí sa snaží premýšľať, čo povedať ďalej, ale zostáva v styku s hovoriacim. Ľudia ocenia, keď majú pocit, že ich počuť a ​​pochopiť, a jedným z najlepších spôsobov, ako to dosiahnuť, je aktívne počúvanie. Otočte telo k nim a nakloňte sa k nim. Nerozptyľujte sa (napríklad mobilnými telefónmi) a zostaňte s osobou v kontaktu.
   • Nepočúvajte iba slová, ktoré daná osoba hovorí, ale aj informácie a spôsob, akým komunikuje. Napríklad hlas osoby sa môže zmeniť, keď hovorí o niečom emotívnom alebo sa cíti nepríjemne.
3. Nerušte toho druhého. Ak hovorí niekto iný, snažte sa ho neprerušovať. Nechajte osobu dokončiť svoje myšlienky skôr, ako pridá alebo povie čokoľvek iné. Týmto spôsobom ukážete, že počúvate a že si vážite to, čo daná osoba hovorí. Ak máte tendenciu ľudí často vyrušovať, môžu sa cítiť frustrovaní a nepovedia všetko, čo chcú povedať.
   • Ak niekoho necháte dokončiť svoje myšlienky, znamená to, že úplne počúvate a nezaujímajú vás jeho vlastné slová. Takto sa človek bude cítiť pohodlnejšie pri zdieľaní všetkého a nezabudne na niečo, čo chcel povedať, pretože konverzácia bola odbočená.
4. Klásť otázky. Ak je niečo nejasné alebo ak niečomu celkom nerozumiete, určite sa na to opýtajte. Skúste povedať niečo ako: „Chceli by ste objasniť, čo máte na mysli pod ___?“ Alebo „Nie som si istý, či ___ rozumiem. Môžeš to vysvetliť? “
   • Ak daná osoba stále hovorí a nechcete ju prerušovať, napíšte si otázku, aby ste sa nezabudli opýtať.

Časť 3 z 3: Elektronická komunikácia

1. Usporiadajte informácie. Ak sa snažíte sprostredkovať informácie, musíte zabezpečiť, aby sa tieto informácie k osobe dostali efektívne. Ak napríklad plánujete udalosť, musíte uviesť dôležité podrobnosti: miesto, čas a to, čo by ľudia mali priniesť. Poskytnite ľuďom jasné pokyny alebo kroky, ktoré majú podniknúť, a ubezpečte sa, že informácie sú jasné.
   • Pred odoslaním informácií alebo pozvánky sa uistite, že obsahujú všetky potrebné informácie.
2. Používajte menej slov. Keď komunikujete prostredníctvom textových správ alebo e-mailov, choďte k veci. Dlhý e-mail môže zmiasť to, čo chcete povedať. Ak napríklad predkladáte žiadosť, choďte priamo k veci a urobte svoju žiadosť. Môžete povedať, prečo by sa mala žiadosť predkladať, ale nepokračujte donekonečna. Stačí povedať, čo potrebujete, a krátko potom dokončiť e-mail.
   • Ak máte sklon k písaniu dlhých e-mailov alebo textov, ľudia ich pravdepodobne listujú, namiesto toho, aby si ich dôkladne prečítali. Ak sa nemôžete vyhnúť svojim dlhým písmenám, zvážte vloženie najdôležitejších vecí na začiatok.
   • Pamätajte na to, že e-mailové správy neposielajú sociálne signály, ako sú výrazy tváre a tón hlasu. Preto používajte jasný jazyk a vyhnite sa sarkazmu.
     • Emodži sú užitočné v sociálnych e-mailoch, ale nie vo väčšine obchodných e-mailov.
3. Zamerajte sa na jednu tému. Snažte sa správu udržiavať čo najjednoduchšiu. Nerachotte a nezachádzajte do mnohých ďalších detailov a nezaoberajte sa viac témami v jednom e-maile. Je lepšie zamerať sa na jednu položku alebo tému naraz ako na veľa vecí v jednom e-maile. Ak máte o čom diskutovať, diskutujte po jednom e-mailom. Týmto spôsobom môže človek odstrániť každý e-mail, keď dokončí každú tému, a nezabudne niečo urobiť alebo niečo osloviť.
   • Ak sa chcete bezpodmienečne venovať viacerým témam súčasne, jasne ich vymedzte. Na objasnenie obsahu použite odrážky alebo ich usporiadanie.
4. Choďte priamo k veci. Aj keď je v poriadku začínať svoje e-maily otázkou „Ako sa máš?“ Alebo inou zábavou, netrávte príliš veľa času rozhovorom o niečom, čo nemá nič spoločné s tým, čo chcete povedať. Zamerajte sa na svoju požiadavku alebo informácie, ktoré chcete s danou osobou zdieľať. Nebite sa okolo kríka ani sa dlho neuvádzajte. Namiesto toho choďte k jadru toho, čo chcete alebo potrebujete povedať.

Tipy

• Nepoužívajte sarkazmus v rozhovoroch, okamžitých správach alebo e-mailoch bez emodži. Sarkazmus často nie je správne komunikovaný prostredníctvom textu, takže je lepšie to urobiť osobne.