Obsah

• Na krok
• Metóda 1 zo 4: Upravte štýl komunikácie
• Metóda 2 zo 4: Jednanie so zamestnancami a kolegami
• Metóda 3 zo 4: Riešenie emocionálne náročných situácií
• Metóda 4 zo 4: Komunikujte s veľkými skupinami

Aby ste sa naučili efektívne komunikovať, musíte si prispôsobiť to, čo hovoríte a píšete, do rôznych kontextov. To znamená, že musíte prispôsobiť svoj štýl komunikácie svojmu publiku. Na pracovisku to znamená, že sa zo všetkých síl snažíte byť jasný, úctivý a profesionálny. Pri riešení emocionálne náročnej situácie sa radšej zamerajte na potvrdenie pocitov druhého človeka, než na vyjadrenie vlastného názoru. Pri komunikácii s veľkou skupinou ľudí alebo pri prezentácii sa môžete prispôsobiť dodržiavaním jasnej štruktúry, zdôrazňovaním dôležitých bodov a interakciou s publikom, aby ste si udržali svoju energiu a pozornosť.

Na krok

Metóda 1 zo 4: Upravte štýl komunikácie

1. Prispôsobte svoju slovnú zásobu publiku. Je dôležité, aby ste hovorili v rôznych registroch, z ktorých niektoré sú formálne a iné neformálne. Vo svojej práci alebo v profesionálnom živote je pravdepodobne dôležité, aby ste vyzerali vzdelane, informovane a uhladene. Je však pravdepodobnejšie, že vaši priatelia očakávajú neformálnejšiu stránku vašej osobnosti. Prispôsobením slovnej zásoby situácii sa môžete lepšie spojiť s ostatnými ľuďmi.
   • Určite používajte slová, ktorým ostatní rozumejú.
   • Napríklad slang a slang môžu byť vhodné na rozhovor s priateľmi, ale môžu vám prekážať v kariére, ak ich používate na pracovisku. Rovnako veľké slová a profesionálny jazyk v práci môžu spôsobiť, že budete pôsobiť inteligentnejšie, ale môžu vás dráždiť a odcudziť, ak taký jazyk používate medzi priateľmi.
2. Zrkadlite jazyk a gestá osoby, s ktorou hovoríte. Zrkadlenie postoja druhého človeka môže spôsobiť, že sa bude cítiť príjemne. Tiež vás robí presvedčivejším. Môžete kopírovať gestá, držanie tela alebo výber slov.
   • Napodobňujte iba niektoré ich gestá a výber slov. Ak to budete robiť príliš veľa, môže ich to začať rozčuľovať.
   • Zrkadlo niekoho iba vtedy, ak to považuje za vhodné. Napríklad, ak ste muž, ktorý hovorí so ženou, ktorá drží kabelku, nie je dobré držať si ruku pri boku, akoby ste držali aj kabelku.
3. Upravte tón podľa situácie. Toon môže druhej osobe veľa povedať o situácii. Môžete použiť seriózny tón pri diskusii o podnikaní na pracovisku, povzbudzujúci tón pri hodnotení zamestnanca alebo neformálny tón pri stretnutí s priateľmi.
   • Pri úprave tónu sa uistite, či sa vaša neverbálna a verbálna komunikácia zhoduje, čo prejaví úprimnosť. Napríklad pevný a vážny tón by sa narušil, ak by ste sa smiali a boli vytiahnutí. Vážny tón by sa hodil k rovnej tvári a ľahkým gestám, zatiaľ čo povzbudivý tón by sa hodil k prikývnutiu a niektorým ďalším gestám.

Metóda 2 zo 4: Jednanie so zamestnancami a kolegami

1. Naplánujte si osobné stretnutia pre nové alebo komplikované témy. Rozhodnite sa pre osobný kontakt, aj keď máte pocit, že môžete upozorniť na túto otázku v e-maile alebo v informačnom vestníku. Týmto spôsobom dáte ľuďom príležitosť klásť otázky a v prípade potreby poskytnúť vysvetlenie.
   • Napríklad si môžete myslieť, že môžete vysvetliť nové pravidlá týkajúce sa prestávok zamestnancov e-mailom alebo zavesením pravidiel v jedálni.
   • Ak sa však stretnete so svojimi zamestnancami, môžete si byť istí, že všetci pravidlám rozumejú a dá sa za ne niesť zodpovednosť.
2. Diskutujte o problémoch súkromne s podriadenými. Nikdy nedržte spolupracovníka v zodpovednosti pred ostatnými zamestnancami, pretože to môže spôsobiť nevôľu. E-maily môžu byť nesprávne interpretované, takže je lepšie, ak nechcete riešiť problémy zamestnancov aj týmto spôsobom. Namiesto toho si naplánujte súkromné ​​stretnutie, na ktorom sa môžete porozprávať.
   • Používajte slová, ktorým ten druhý rozumie.
   • Otvorte konverzáciu napríklad „Frank, chcel som sa s tebou porozprávať o niektorých veciach, ktoré som si v poslednom čase všimol pri tvojej práci, a o tom, ako s tým môžeme niečo urobiť.“ To vytvára silný, ale na budúcnosť zameraný tón namiesto príliš kritického tónu.
   • Potom napíšte zhrnutie každého stretnutia a pošlite ho e-mailom všetkým zúčastneným. Vďaka tomu je komunikácia ešte zreteľnejšia.
3. Používajte sociálne médiá profesionálne. Neposielajte osobné sťažnosti ani dôverné informácie o práci prostredníctvom sociálnych médií. Stručne povedané, udržujte svoje podnikanie profesionálne. Ak zvyčajne využívate sociálne médiá iba na spojenie s priateľmi, mohlo by to znamenať zmenu tónu aj obsahu vašich príspevkov.
   • Nechajte svoje príspevky na sociálnych sieťach pozitívne a stručné: „Ahoj Groningen, príď dnes do Totaalsportu so zľavou 20% na všetko vybavenie!“
   • Pri komunikácii s kolegami, zamestnancami alebo zákazníkmi prostredníctvom sociálnych médií sa vyhýbajte osobným útokom, odvetrávaniu, sťažnostiam a nevhodným obrázkom.
   • Vedzte, že všetko, čo zverejníte online, môže vidieť ktokoľvek.
   • Mnoho ľudí si chce viesť samostatný účet na sociálnych sieťach - jeden na osobné použitie a druhý na obchodné účely.
4. Zaujímalo by vás, čo chcete povedať, ak nekomunikujete osobne. Pred stlačením tlačidla „odoslať“ si prečítajte e-mail alebo textovú správu. Ak sa potrebujete s niekým porozprávať alebo používať telefón, urobte si pred začatím konverzácie niekoľko poznámok o tom, čo chcete povedať. Môže byť ťažké interpretovať komunikáciu prostredníctvom textu, pretože nemáte kontextové podnety, ako sú tón a mimika. Uistite sa, že máte úplne jasno:
   • Ak píšete na pracovisku, vložte hlavný bod svojho e-mailu do riadku predmetu alebo, ak je to v textovej správe, hore. Príjemca ocení, že šetríte čas tým, že budete priami.
   • Používajte opatrne predmet e-mailu. Vyvarujte sa nejasných alebo zjavných tém, ako je napríklad „Job Job“. Namiesto toho použite konkrétne tituly, ako napríklad „Stretnutie s Berendom Wijmansom 16. novembra!“
   • Keď telefonujete, použite jasné slovné narážky ako „Takže, Natasha, dôvod, prečo volám, je hovoriť o klesajúcich tržbách“ a „André, chcem sa uistiť, že tomu rozumiem. Môžete zopakovať slogan znova?
5. Ak ste introvert, vyhraďte si čas na malé rozhovory. Snažte sa hovoriť aj neformálne, aby sa ľudia pri rozhovore cítili pohodlne a pohodlne bez ohľadu na kontext. Aj keď ste introvert a rozprávanie neprichádza prirodzene, je ľahké nájsť spôsob, ako viesť neutrálne rozhovory s ľuďmi.
   • Držte sa neutrálnych, kontroverzných tém. Môžete napríklad hovoriť o populárnych televíznych programoch, jedle alebo o jedle, ktoré môžete kedykoľvek použiť: o počasí.
     • Skúste napríklad niečo ako „Hej, čo si si myslel o poslednej epizóde Game of Thrones?
   • Ak ste na riadiacej alebo riadiacej pozícii, rozprávanie alebo každodenné záležitosti spôsobia, že vaši zamestnanci budú mať pocit, že sa dostávate na ich úroveň a že ste prístupní. Ak sa budete rozprávať o veciach s manažérom alebo šéfom, pomôže vám to nadviazať zväzok, čo uľahčí neskoršie rozhovory o zložitejších alebo vážnejších veciach.

Metóda 3 zo 4: Riešenie emocionálne náročných situácií

1. Namiesto výrokov „vy“ použite „ja“. Preformulujte si veci, ktoré chcete povedať, aby ste vyjadrili, ako sa cítite alebo myslíte, a nie sa sústrediť na to, čo urobil niekto iný. Toto spôsobí, že sa druhá osoba bude menej pravdepodobne cítiť napadnutá. Napríklad:
   • V práci by ste mohli povedať niečo ako: „Pamätám si, že som sa to učil ako nový zamestnanec“ namiesto „Nechápete, ako to funguje.“
   • Rovnako tak je lepšie nepovedať priateľovi niečo ako: „Príliš ľahko sa rozčúliš. Namiesto toho povedzte niečo ako: „Mám pocit, že na tomto vám skutočne záleží.“
2. Hľadajte puto s tým, kto je naštvaný. Aj keď vás niekto rozladí alebo keď sa snažíte sprostredkovať medzi dvoma stranami, mali by ste urobiť všetko pre to, aby ste našli spoločnú reč v emocionálnych situáciách. Ak je situácia emocionálne nabitá, vytváranie väzieb pomáha zabrániť ľuďom v útoku. To tiež môže niekomu zabrániť v obrane.
   • Zdôraznite partnerstvo spôsobom, akým frázujete veci.Použite napríklad vety ako „Dokážeme to“ alebo „Sme v tom spolu“.
3. Prejavte skôr empatiu voči druhej osobe než kritiku. Niekedy, keď sú ľudia naštvaní, musia hovoriť a potrebujú niekoho, kto by ich iba počúval. Ukážte, že ich obavy beriete vážne a ste ochotní pokúsiť sa pochopiť, o čo ide. To znamená prispôsobiť spôsob komunikácie, aby ste sa viac sústredili na reakciu na to, čo hovorí ten druhý.
   • Povedzte niečo ako „Úplne chápem, prečo sa rozčuľujete“ alebo „Mali ste pravdu, to by bolo niekomu nepríjemné.“
   • Vyvarujte sa komentárom typu „Nemusíte sa tým poriadne rozčuľovať“ alebo „Nerozumiem, prečo vás to trápi“, aj keď sa tak cítite.
4. Snažte sa prejavovať úctu. Zmiernenie emočne nabitej situácie si vyžaduje uznanie vkladu a hodnoty ostatných ľudí, aby sa necítili bezmocní alebo nerozpoznaní. Ujasnite si, čo druhý urobil dobre, alebo aké práva a právomoci má druhý, napríklad:
   • Na tomto ste skutočne tvrdo pracovali, však?
   • Myslím, že to zvládate s veľkou trpezlivosťou.

Metóda 4 zo 4: Komunikujte s veľkými skupinami

1. Prispôsobte svoju prezentáciu svojmu publiku. Je dôležité poznať svoje publikum, aby ste mohli prispôsobiť jeho odkaz vášmu publiku. Musíte vedieť, kto je v publiku, rozumieť trochu ich pozadiu a prečo sa zúčastňuje vašej prezentácie. Čím viac informácií máte, tým lepšie môžete svoju prezentáciu navrhnúť.
   • Napríklad ak prezentujete skupinu riadiacich pracovníkov nad vami v podnikovej hierarchii, váš jazyk by mal byť profesionálny a leštený a nemal by ignorovať vtipy alebo žargón. Pri rozhovore so skupinou podriadených však môžete používať vtipy, žargón a obyčajný jazyk, pretože to môže pomôcť zmierniť napätie v miestnosti.
   • Uvedomte si pozadie ľudí v publiku, aby ste sa ubezpečili, že nepoužívate jazyk alebo príklady, ktoré sú urážlivé.
2. Zmapujte, čo chcete povedať. Aby ste mohli jasne komunikovať s veľkou skupinou, potrebujete plán, čo chcete povedať, na rozdiel od neformálneho rozhovoru s niekoľkými ľuďmi. V opačnom prípade riskujete stratu pozornosti publika. Naplánujte si nasledovné:
   • Hlavné body, ktoré chcete zdôrazniť. Ak napríklad predstavujete novú obchodnú stratégiu vašej spoločnosti v troch bodoch, naplánujte si pri prvom spomenutí každého bodu trochu hlasnejšie.
   • Chvíle, kedy možno budete chcieť spomaliť (napríklad predstaviť nové alebo komplikované informácie).
   • Prirodzené miesta vo vašej prezentácii, keď môžete pozastaviť, napríklad po zavedení každého bodu trojbodovej predajnej stratégie. To dáva účastníkom čas nechať informácie ponorené.
3. Uveďte hlavné body svojej prezentácie. Pomocou kľúčových fráz načrtnite hlavné body konverzácie. Sledovanie ústnych prezentácií môže byť ťažké, ale tieto „smerovky“ pomáhajú vášmu publiku držať krok s textom. Dobré vety na podčiarknutie sú:
   • „Pokračovať ...“ (zaviesť nový bod).
   • „Ako som už povedal ...“ (aby som divákom pripomenul váš hlavný bod).
   • „Zbaliť veci ...“ (aby vedeli, že sa blíži koniec vášho textu).
   • Povedzte ľuďom, keď sa chystáte odpovedať na otázky. Dalo by sa povedať: „Uložte si svoje otázky až po prezentácii, potom na ne odpoviem.
4. Vytvorte vizuálne pomôcky, aby ste zdôraznili najdôležitejšie body. Zostavte jednoduchú prezentáciu. Prezentáciu použite ako spôsob, ako zdôrazniť dôležité body, a nie ich podrobne vysvetľovať. V opačnom prípade bude vaše publikum sledovať snímky namiesto toho, aby venovalo pozornosť tomu, čo hovoríte.
   • Na jednu snímku používajte iba malé množstvo textu alebo obrázkov. Ak napríklad načrtávate tri ciele svojej organizácie na nasledujúci rok, vytvorte snímku s textom „Cieľ 1: Zvýšiť členstvo o 10%“.
   • To je dostatok informácií na to, aby ste divákom pripomenuli bod, ktorý chcete urobiť, ale nie toľko, aby to znížilo ich pozornosť.
5. Interakcia s publikom. Zahrňte do svojej prezentácie pauzy, opýtajte sa ich a povzbuďte ľudí, aby sa pýtali, ak potrebujú objasnenie akejkoľvek z prezentácií. Môžete tiež priamo osloviť ľudí v publiku, a to buď menom, alebo pohľadom do očí. Vďaka tomu bude prezentácia pútavejšia, zaujme publikum a zvýši sa množstvo informácií, ktoré môžu odvodiť z vašej konverzácie.