Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 3: Určenie najlepšieho spôsobu plánovania
• 2. časť z 3: Vypracujte svoj rozvrh
• 3. časť z 3: Držte sa svojho harmonogramu
• Tipy

Ak sa bojíte tej obrovskej hromady vecí, ktoré môžete robiť každý deň, môže byť plánovanie skvelým spôsobom, ako vám pomôcť. Plánovanie vám pomôže byť produktívnejší a robiť všetko efektívnejšie. Naplánujte si denný rozvrh, s ktorým budete plánovať svoj čas. S harmonogramom budete menej stresovaní a môžete zo seba dostať to najlepšie. Dobré plánovanie zahŕňa uskutočniteľné množstvo úloh a dostatok voľného času. Vyskúšajte rôzne metódy a nájdite ten, ktorý vám vyhovuje.

Na krok

Časť 1 z 3: Určenie najlepšieho spôsobu plánovania

1. Vezmite si poznámkový blok alebo otvorte plánovaciu aplikáciu na telefóne, tablete alebo počítači. Prvým krokom pri plánovaní je nájsť metódu, ktorá vám vyhovuje, a držať sa jej.
   • Prvý týždeň vyskúšajte rôzne metódy. Poznámkový blok alebo papierový kalendár a rôzne aplikácie. Zistite, s čím máte najradšej prácu.
   • Existuje veľa aplikácií, ktoré vám môžu pomôcť pri plánovaní. Niektoré aplikácie sú iba zoznamom úloh; iné sú úplné nástroje na správu produktivity. Môže byť lákavé používať viac aplikácií súčasne. Rýchlo však strácate prehľad. Namiesto toho si vyberte jednu aplikáciu, ktorá vám vyhovuje.
   • Niekto rád pracuje s perom a papierom, iný s offline aplikáciou a niekto s aplikáciou, ktorú môžete použiť na viacerých zariadeniach. Nezáleží na tom, ktorý z nich si vyberiete, pokiaľ si jeden vyberiete a budete sa ho držať.
2. Zapíšte si dátum. Či už pracujete na papieri alebo v aplikácii, začnite zaznamenaním dátumu.
   • Ak používate kalendár, dátum tu už je. Potom prejdite na správny deň.
   • Ak si zapíšete dátum a prípadne deň v týždni, pomôže vám to zamerať sa. Denný rozvrh je o tu a teraz, nie o tom, čo budete možno musieť urobiť v budúcnosti.
3. Zapíšte si všetko, čo musíte urobiť. Nie každý urobí to isté za jeden deň. Ale či už ste v práci, chodíte do školy alebo robíte domáce práce, je dôležité zapísať si všetky úlohy za daný deň. Zapíšte si všetky informácie, ktoré sú dôležité pre dokončenie úloh včas.
   • Ak máte schôdzku o 10:30, zapíšte si tiež, kde je, s kým a ako dlho bude trvať. Tiež si spíšte, čo si na stretnutie prinesiete.
   • Zistiť, aké informácie majú zmysel zahrnúť, môže byť trochu hádankou. Prvý týždeň použite ako skúšobný. Vyskúšajte rôzne veci a zistite, čo vám najlepšie vyhovuje.
   • Účelom pridávania informácií je pomôcť vám byť lepšie pripravení. Skúste zahrnúť viac informácií, ako je čas. Ak máte pocit, že začleňujete príliš veľa informácií, môžete niektoré vynechať. Obmedzte sa na informácie, vďaka ktorým sa budete cítiť pripravení.
4. Držte sa tejto metódy plánovania. Keď ste si vybrali metódu, podržte ju.
   • Ak ste našli aplikáciu, ktorá vám umožní urobiť všetko, čo je v vašich plánoch, použite iba túto aplikáciu a nepoužívajte vedľa nej druhú. Pokiaľ vaša práca nevyžaduje použitie viacerých metód, platí „čím menej, tým lepšie“.
   • Možno by ste chceli napísať svoje plánovanie na papier. V práci sa môže používať digitálny kalendár. To znamená, že pri plánovaní používate vedľa seba dve metódy. Môžete, ale snažte sa ich držať od seba.

2. časť z 3: Vypracujte svoj rozvrh

1. Stanovte úrovne priority. Nie každá úloha sa ponáhľa rovnako. Okrem toho existujú veľké a malé úlohy. Vytvorte si pre to vlastný systém; robte to, čo má pre vás najväčší zmysel.
   • Ak radi plánujete všetko od chvíle, keď vstanete, až po spánok, môže byť užitočné nastaviť si denný rozvrh v chronologickom poradí. Ak používate aplikáciu kalendára, vytvorte si pre svoj denný rozvrh samostatný kalendár. Tento kalendár „dennej rutiny“ môžete používať, kým pre konkrétnu úlohu nepotrebujete iný kalendár.
   • Často si neplánujete všetko, čo musíte urobiť, napríklad vstať a pripraviť si raňajky. Ak dávate prednosť iba naplánovaniu úloh, ktoré sa nevracajú každý deň, môže byť pohodlnejšie zapisovať si úlohy od najväčších po najmenšie, a nie v chronologickom poradí.
   • Akýkoľvek spôsob plánovania je dobrý, pokiaľ vám to vyhovuje a môžete sa držať harmonogramu. Pri niektorých úlohách je dôležité ich robiť v konkrétnom čase. Napríklad stretnutie, ale aj nákupy, ktoré sa musia uskutočniť pred záverečnou hodinou. Môžete si naplánovať ďalšie úlohy podľa dôležitosti. Ak máte napríklad schôdzku o 11:30, môžete si naplánovať jednu alebo dve úlohy, ktoré sú dôležité na dokončenie daného dňa. Popoludní potom môžete robiť menej dôležité úlohy. Do tej doby, keď sa vaša schôdzka vyčerpá, ste spravili najdôležitejšie veci.
2. Najskôr si zapíšte dôležité úlohy. Pokúste sa zostaviť svoj rozvrh okolo najdôležitejších úloh. V rámci vášho vlastného systému je dobré ubezpečiť sa, že máte čas na dôležité úlohy skôr, ako naplánujete tie menej dôležité.
   • Aj keď zostavujete svoj denný rozvrh v chronologickom poradí, je dôležité vedieť, ktoré úlohy musíte v daný deň nevyhnutne splniť a ktoré je možné v prípade potreby odložiť. Najskôr naplánujte dôležité a hlavné úlohy a potom uvidíte, koľko menších alebo menších úloh môžete tiež naplánovať.
   • Počnúc najväčšími a najdôležitejšími úlohami získate dobrú predstavu o tom, ako ste v ten deň zaneprázdnení. Takto sa vyhnete plánovaniu príliš veľa úloh. Vaším cieľom je splniť všetky naplánované úlohy; takže si neplánujte toľko, aby ste sa cez to už nedostali.
3. Pre každú úlohu si zapíšte čas začiatku a čas ukončenia. Či už to robíte v aplikácii alebo v kalendári alebo v zošite, zapísanie času začiatku a konca vám poskytne lepší prehľad o tom, či máte stále naplánovaný čas.
   • Zahájenie každej úlohy včas vás prinúti byť menej rozptýleným.
   • Nastavením času na nepríjemné činnosti (napríklad upratovanie) sa zabráni otáľaniu. Naplánujte si čas začatia nudných prác a robte ich v tom čase, namiesto toho, aby ste dnes robili „jednorazovo“ jedlá, ktoré sú stále o 23:00 ...
   • Zaznamenávanie začiatočných a konečných časov vám poskytne dobrú predstavu o tom, ako vyzerá váš deň. Potom budete mať dobrý dojem o tom, kde sa v určitej chvíli nachádzate a či je potrebné upraviť vaše plánovanie.
4. Nechajte trochu voľnosti. Je lákavé naplánovať si celý deň, aby ste toho stihli čo najviac. Môžete to urobiť, ak máte veľa termínov, ale pri plánovaní je lepšie počítať s určitou flexibilitou.
   • S dennými úlohami môžete často ľahko naplánovať osem hodín. Nečakané veci sa však stávajú vždy. Telefonuje vaša kolegyňa, matka alebo priateľka, váš šéf prichádza s uponáhľanou prácou alebo vám došlo káva a musíte utekať do supermarketu. Medzi úlohami si naplánujte 5 až 10 minút, aby neočakávaná udalosť nenarušila okamžite celý váš plán.
   • Aj keď sa nedejú žiadne neplánované veci, je pekné mať čas medzi dvoma úlohami. Potom si môžete dať trochu času pre seba a uvoľnene sa pustiť do svojej ďalšej úlohy.
   • Budovanie flexibility tiež znamená, že ste pre úlohu nastavili skorší konečný čas ako konečný konečný čas. Ak napríklad potrebujete v piatok dokončiť konkrétnu poznámku o 17:00, naplánujte ju na štvrtok. Takto sa nemusíte stresovať, ak sa vám vyčerpá rozvrh.
5. Vyberte správnu rovnováhu medzi úlohami a voľným časom. Naplánujte si čas ukončenia pre každý deň. Napríklad to, že sa jedlá pripravujú o 19:00 a máte celý večer pre seba. Alebo ak využívate hlavne denný rozvrh práce, že ste v daný deň vykonali všetku prácu do 18:00 a môžete ísť domov. Spočiatku môže byť ťažké odhadnúť, koľko času potrebujete na určité úlohy, ale po niekoľkých týždňoch zistíte, že plánovať môžete veľmi realisticky a byť pripravený v čase, ktorý máte na mysli.
   • Pomocou týchto vedomostí si naplánujte deň s konkrétnym konečným časom. Vaším cieľom je splniť všetky naplánované úlohy v ten deň. To však neznamená, že musíte za každú cenu pokračovať a obetovať svoj voľný čas. Samozrejme sa môže stať, že musíte v práci pracovať nadčas alebo že stále pripravujete jedlo o 20:00, ale snažte sa tieto dni obmedziť na minimum. Naplánujte si čas, ktorý vám vyhovuje, a užite si voľný čas.
   • Držte sa zamýšľaného času ukončenia.Ak si plánujete umývať zuby o 22:00 a ležať v posteli o 10:15, držte sa toho. Ak plánujete ukončiť prácu o 17:30, uistite sa, že ste pripravení a dovtedy choďte domov.
   • Nájdite si čas na zábavné veci. Obed s kolegami, šálka čaju vonku na slnku alebo čítanie na sociálnych sieťach. Nájdite rovnováhu medzi povinnými a zábavnými vecami, ktoré pre vás fungujú.
6. Naplánujte si zábavné aktivity. Ak pridáte aj zábavné úlohy, môžete sa ľahšie držať svojho denného harmonogramu. Môže to mať aj formu odmeny: ak ste vykonali tri zdĺhavé úlohy, môžete zjesť sorbet.
   • Ak máte pracovný deň plný prezentácií, stretnutí a termínov, bude sa vám cez neho ľahšie prechádzať, ak sa máte večer na čo tešiť.
   • Ak idete na večeru s priateľom, idete na rande alebo pozeráte sa na novú sezónu svojej obľúbenej šou, pozrite si to do svojho harmonogramu, aby ste sa mali na čom pracovať.
   • Pri plánovaní zohľadnite relaxačné aktivity. Napríklad si naplánujte hodinu večer na svoj obľúbený televízny seriál.

3. časť z 3: Držte sa svojho harmonogramu

1. Vytvorte si denný rozvrh každý deň v rovnakom čase. Ak si plánujete každý deň v rovnakom čase, stane sa z toho rutina. Po niekoľkých týždňoch to urobíte automaticky a zostavenie harmonogramu je hračka.
   • Zvyšok dňa si môžete naplánovať ráno s prvou šálkou kávy alebo večer ako poslednú úlohu dňa. Čokoľvek pre vás funguje.
   • Vypracovanie rozvrhu je rovnako súčasťou rutiny ako jeho dodržiavanie. Takže aj plánovanie plánovania.
2. Zamerajte sa naraz na jednu úlohu a najskôr urobte veľké úlohy. Dokončujte úlohy jednu po druhej v poradí, v akom ste ich naplánovali. Ak sa nebudete držať svojho harmonogramu, tiež to nebude fungovať.
   • Počas dňa budete menej produktívni. Uistite sa preto, že najdôležitejšie úlohy robíte, keď máte stále dostatok energie. Neskôr budete môcť vykonávať úlohy, ktoré si vyžadujú menej premýšľania, napríklad archivovať poštu alebo triediť dokumenty.
   • Ak sa pokúsite urobiť viac vecí súčasne alebo vás vyrušujú aktivity, ktoré nie sú vo vašom rozvrhu, je veľmi ťažké dodržať váš rozpis. Zamerajte sa na úlohu, ktorú ste si v danom okamihu naplánovali. Čím skôr splníte naplánované úlohy, tým skôr môžete začať robiť zábavné veci.
   • Sú samozrejme obdobia, keď sa nemôžete držať svojho harmonogramu. Príchod uponáhľanej práce alebo e-mail od šéfa, na ktorý treba okamžite odpovedať. Našťastie máte v kalendári zabudovanú voľnosť, takže máte čas na urgentné úlohy navyše. Ak to nie je urgentné, naplánujte si vybavenie dodatočnej úlohy na neskôr.
3. Začiarknite, ktoré úlohy ste dokončili. Kontrola úloh dáva dobrý pocit; zviditeľníte, čo ste dosiahli. Pomôže vám to dodržať váš harmonogram.
   • Hneď ako dokončíte úlohu, začiarknite ju. Ak máte harmonogram na papieri, môžete úlohu vyčiarknuť. V aplikácii je často možnosť označiť úlohu ako „dokončenú“. Keď uvidíte, čo ste na konci dňa odškrtli, dá to pocit uspokojenia.
   • Začiarknutie splnených úloh vám tiež pomôže ľahko zistiť, čo ste už vykonali a čo ešte musíte urobiť. Dobre to ukazuje, či ste stále v poriadku.
   • Ak nemôžete splniť všetky svoje úlohy, nemusí to byť problém. Menej urgentné úlohy môžete presunúť na ďalší deň. Hneď ako budete mať viac skúseností s vytváraním denného harmonogramu, zistíte, že viete lepšie odhadnúť, koľko času trvá úloha a koľko času si musíte vyhradiť na neočakávané veci.
4. Doprajte si trochu voľného času. Pri plánovaní nezabudnite vziať do úvahy čas pre seba. Ak sa nevenujete iba povinným veciam, ale aj zábavným veciam, je jednoduchšie držať sa svojho harmonogramu. Vytvorte si realistický rozvrh a urobte dostatočné prestávky.
   • Ak na začiatku dňa uvidíte plán, ktorý je preplnený povinnými úlohami a nemá priestor na zábavné veci, nie je to motivujúce. Snažte sa rozložiť si menej príjemné veci na rôzne dni, aby ste mali každý deň čas na zábavné veci.
   • Po týždni vyhodnotte svoj rozvrh. Je váš harmonogram reálny? Existuje veľa úloh, ktoré ste nedokázali urobiť, alebo vám zostávalo viac času, ako ste čakali? Využite to pri plánovaní na budúci týždeň. Vaše plánovanie sa týmto spôsobom zlepšuje.
   • Nechajte si dostatok času na zábavné veci a zároveň si urobte realistické plánovanie. Či už chodíte do školy alebo pracujete osem hodín denne, myslite na to, že nemôžete byť produktívni celý deň. Aj v osemhodinový pracovný deň musíte občas zájsť na toaletu, dať si kávu pre kolegov alebo len každú chvíľu zízať z okna. Majte teda na pamäti, že celých osem hodín nebudete stopercentne produktívni.
   • Skúste najskôr splniť úlohy, ktoré vám pripadajú najviac nepríjemné. Všimnete si, že potom môžete robiť ďalšie úlohy s väčším množstvom energie.
   • Ak viete, že po obede máte útlm, neplánujte si hneď po obede úlohy, ktoré vyžadujú veľa energie.
5. Majte svoje plánovanie po ruke. Či už je to notebook, kalendár alebo aplikácia, majte svoj rozvrh pri sebe, aby ste si vždy mohli skontrolovať, čo ste plánovali, a zaškrtnúť splnené úlohy.
   • Je jednoduchšie držať sa svojho rozvrhu, ak svoj rozpis pravidelne kontrolujete.
   • Ak vás niekto požiada, aby ste niečo podnikli, môžete okamžite skontrolovať svoj plán a zistiť, či (a kedy) máte na to čas.
   • Nebojte sa zmeniť svoj rozvrh. Najmä ak ste v ten deň už splnili najdôležitejšie úlohy, môžete ľahko upraviť svoj harmonogram na zvyšok dňa alebo dokonca presunúť úlohy na ďalší deň. Váš plán nie je kazajka a nie je problém odložiť úlohy, ktoré nie sú urgentné. Dajte pozor, aby ste neposlali všetko ďalej, aby ste sa neskôr dostali do problémov.

Tipy

• Doprajte si dostatok času na dokončenie každej úlohy.
• Majte svoje plánovanie po ruke.
• Zaškrtnite splnené úlohy.
• Naplánujte si veľké úlohy na začiatku dňa.
• Doprajte si trochu voľného času.
• Naplánujte si rozvrhnutie na ďalší deň zakaždým v rovnakom čase.
• Zhodnoťte svoj týždeň a upravte harmonogram na ďalší týždeň, aby ste ho ľahšie dodržiavali.
• Neobetujte nočný spánok kvôli štúdiu. Ak na druhý deň začnete byť unavení, bude ťažšie dodržať váš harmonogram. Udržujte dobrú rovnováhu medzi voľným časom a prácou.