Obsah

• Na krok
• 1. časť z 2: Zdvorilo zrušte svoj termín
• 2. časť z 2: Dohodnite si ďalší termín
• Tipy

Či už je to kvôli neočakávanému oneskoreniu, dopravným problémom alebo nedorozumeniu pri plánovaní, niekedy je nevyhnutné zrušiť schôdzku. Povedať správu osobe, ktorá vám bude chýbať, môže byť skľučujúca, ale ak budete čestní, zdvorilí a dáte im čo najskôr vedieť, pravdepodobne to pochopí. Dohodnite si nový termín súčasne so zrušením alebo čo najskôr a ponúknite mu stretnutie v blízkosti osoby, aby ste im to uľahčili.

Na krok

1. časť z 2: Zdvorilo zrušte svoj termín

1. Čo najskôr kontaktujte osobu, s ktorou ste súhlasili. Čím dlhšie s tým budete čakať, tým ťažšie to pre neho bude. Zrušením v dostatočnom predstihu dávate najavo, že rešpektujete jeho čas.
2. Ak hovor zrušíte na poslednú chvíľu, zavolajte, aby ste osobne zrušili schôdzku. Ak je to menej ako deň, mali by ste zavolať priamo osobe, s ktorou ste sa dohodli. Posielanie e-mailov, textových správ alebo telefonovanie zamestnancom namiesto vás môže naraziť na nedbanlivosť, keď ho obťažujete zmenou na poslednú chvíľu.
3. Ponúknite úprimné ospravedlnenie. Aj keď ho zrušíte s dostatočným predstihom, oznámte mu, že vás mrzí, že ste museli zrušiť schôdzku. Možno zrušil ďalšie plány na stretnutie s vami a zrušením ste mu pravdepodobne spôsobili nepríjemnosti.
   • Postačí krátke a jednoduché ospravedlnenie, napríklad: „Prepáč, že to tentokrát nestihnem.“
   • Nepoužívajte nejasné výrazy alebo hovorte, že „možno“ nemôžete dodržať dohodu. Vždy je lepšie byť priamy a čestný.
4. Stručne vysvetlite, prečo neuspejete. Ak máte dobrý dôvod, napríklad dopravné problémy alebo choroba, oznámte mu, preto ste museli zrušiť cestu. Ak máte menej prijateľný dôvod, napríklad že ste zabudli na schôdzku alebo ste omylom naplánovali dvojitú schôdzku, uveďte všeobecné vysvetlenie, napríklad „Vyskytlo sa niečo, od čoho sa neviem dostať.“
   • O dôvode nie je potrebné ísť podrobne, aj keď ste úprimní. Pokračovaním vo vyšívaní sa môže zdať, že si niečo vymýšľate.
   • Nikdy nehovorte „medzi tým prišlo niečo dôležitejšie“ alebo podobne.
   • Neospravedlňujte sa. Riskujete, že druhá osoba zistí, že nie ste spravodlivá, čo by mohlo situáciu ešte zhoršiť.
5. Dajte danej osobe vedieť, že si vážite jej čas. Nezabudnite zdôrazniť, že si ho ceníte s tým, že zmenil termín schôdzky a je vám ľúto, že ho musíte zrušiť. Ujasnite si, že uznávate, že jeho čas nie je neobmedzený.
   • Toto je obzvlášť dôležité, ak by vás druhá osoba mala stretnúť ako láskavosť, napríklad ako profesionál vo vašom odbore s viac skúsenosťami.

2. časť z 2: Dohodnite si ďalší termín

1. Ak akciu zrušíte, ponúknite jej ďalšie stretnutie. Nielenže vám to neskôr ušetrí ťažkosti s preplánovaním, ale tiež to ukáže, že o termín máte stále záujem. Pri telefonovaní alebo zasielaní e-mailových správ na zrušenie by ste mali skončiť slovami, že si chcete naplánovať ďalší čas, keď mu to najlepšie vyhovuje.
2. Dajte niekoľkokrát, keď ste k dispozícii na stretnutie. Musíte sa snažiť, aby ste dodržali harmonogram druhej osoby, ale je užitočné dať jej niekoľko možností na výber. Zistite trikrát alebo štyrikrát, že ste k dispozícii, a opýtajte sa, či sú tieto časy pre neho vhodné.
   • Môžete napríklad povedať: „Mám voľno v piatok po 14:00 a vždy v pondelok alebo utorok medzi 13:00 a 17:00. Sú vám tie časy výhodné alebo uprednostňujete inú dobu? “
3. Ponúknite stretnutie najbližšie k nim. Ako náhradu za zrušenie prvého stretnutia je dobré pokúsiť sa uľahčiť mu naplánovaný schôdzku. Navrhnite stretnutie s danou osobou v jej kancelárii alebo niekde blízko miesta, kde sa v tom čase bude nachádzať.
   • Môžete tiež navrhnúť stretnutie cez Skype alebo Google Hangouts, ak je osoba, s ktorou sa snažíte preplánovať, veľmi zaneprázdnená alebo ďaleko.
4. Vyberte si čas, keď viete, že to zvládnete. Po jednom zrušení môže byť ďalšie zrušenie ešte nepríjemnejšie alebo nepríjemnejšie a môžete si poškodiť reputáciu u osoby, s ktorou sa stretávate. Starostlivo skontrolujte svoj rozvrh a uistite sa, že nový dohodnutý čas vám vyhovuje a že počas neho nebude veľká šanca na niečo neočakávané.
   • Napríklad, ak nemáte žiadne schôdzky v decembri, ale zo skúseností viete, že okolo sviatkov bude váš kalendár plný, je lepšie neposúvať schôdzky na tieto dni.
5. Zaznamenajte dohodnutý čas. Keď si zvolíte čas, ktorý chcete zmeniť načasovaním, vložte si ho do kalendára. Môžete tiež vytvoriť fyzickú poznámku a umiestniť ju niekam, kde ju uvidíte, aby vám to pripomínalo.
6. Poďakujte sa osobe za trpezlivosť, keď sa stretnete. Začnite svoj schôdzku poďakovaním osobe alebo ľuďom, s ktorými ste sa stretli, za posunutie schôdzky. Už sa nemusíte ospravedlňovať, ale preukázanie toho, že si ho vážite, že upravil váš rozvrh, ukazuje, že si vážite jeho čas.

Tipy

• Mali by ste sa čo najviac vyhnúť zrušeniu schôdzky, pretože to môže byť pre vás zlé a poškodiť vaše vzťahy.
• Ak ste sa stretli s niekým, za koho služby platíte, napríklad s konzultantom, skontrolujte, či nemá storno podmienky.