Obsah

• Na krok
• 1. časť z 2: Písanie programu
• Vytvorte program úplne od začiatku
• Pomocou šablóny kalendára
• Časť 2 z 2: Osvedčené postupy pri používaní kalendára
• Tipy

Usporiadané stretnutie si vyžaduje dobre napísaný program. Nedovoľte, aby vaše stretnutie bolo také zdĺhavé a efektívne, ako sa zdá veľa stretnutí. Dodržiavaním podrobnej, ale flexibilnej agendy môžete zabezpečiť, aby bolo vaše stretnutie prehľadné a sústredené, aby ste dosiahli všetky svoje ciele v čo najkratšom čase. Či už si chcete vytvoriť svoj vlastný kalendár, použiť šablónu alebo naplno využiť kalendár, ktorý už máte, začnite podľa kroku 1 nižšie!

Na krok

1. časť z 2: Písanie programu

Vytvorte program úplne od začiatku

1. Začnite tým, že svojmu kalendáru dáte názov. Od najlepšej literatúry po najsuchšiu tabuľku vyžaduje takmer každý dôležitý dokument názov a program schôdzí nie je výnimkou. Váš názov by mal čitateľovi napovedať dve veci: Po prvé, že číta program, a po druhé, téma, ktorej sa stretnutie týka. Keď ste sa rozhodli, vložte svoj názov do hornej časti prázdneho dokumentu. Názov nemusí byť kvetnatý ani zložitý - v obchodnom kontexte sú väčšinou najlepšie jednoduché a priame tituly.
   • Odolajte nutkaniu používať pre svoj titul samostatné alebo veľké písma. Vo väčšine prípadov budete chcieť použiť jednoduché a dôstojné písmo, napríklad Times New Roman alebo Calibri, a vytvoriť svoj nadpis rovnakej veľkosti ako zvyšné písmená v dokumente (alebo len o niečo väčší). Pamätajte, že účelom vášho titulu je informovať čitateľov, na čo sa pozerajú, nie nevyhnutne ich baviť alebo rozptýliť.
2. Pridať „SZO?’, ’pravda?„a“kedy?"údaje do hlavičky. Po nadpise majú programy schôdzí zvyčajne hlavičku, ktorá sa môže líšiť v detailoch podľa toho, aké formálne je vaše pracovisko. Táto hlavička je zvyčajne o riadku pod nadpisom. Zvyčajne v hlavičke stručne uvediete vecné informácie o stretnutí, ktoré nemajú nič spoločné s diskutovanou témou. Je to preto, aby ľudia, ktorí nie sú prítomní, vedeli, kedy a kde sa to uskutočnilo a kto bol prítomný. Ďalej uvádzame niekoľko vecí, ktoré môžete pridať. bez ohľadu na údaje, ktoré si vyberiete, nezabudnite zreteľne identifikovať každú informáciu (tu funguje dobre text tučného štítku):
   • Dátum a čas. Môžu byť zoskupené alebo do samostatných sekcií.
   • Poloha. Ak má vaša firma viac miest, môžete si adresu zapísať, ale ak je iba jedno, môžete pomenovať miestnosť, v ktorej sa stretávate (napr. Zasadacia miestnosť č. 3).
   • Účastníci. Názvy pracovných pozícií sú zvyčajne voliteľné, ale nie sú potrebné.
   • Špeciálne zúčastnené osoby. Môžu to byť špeciálni hostia, rečníci alebo vedúci konferencie.
3. Napíšte krátke vyhlásenie s cieľmi. Stretnutia, ktoré nemajú jasne stanovený účel, riskujú, že budú strácať drahocenný čas, keď sa účastníci rozhodujú, o čom sa budú rozprávať. Preskočte riadok za hlavičkou a pomocou tučného alebo podčiarknutého textu označte sekciu cieľov nadpisom typu „Cieľ“ alebo „Cieľ“, za ktorým nasleduje dvojbodka alebo nový riadok. Potom niekoľkými výstižnými a ostrými vetami popíšete body, o ktorých sa bude diskutovať na stretnutí. Dajte si za cieľ, že sem napíšete asi 1 - 4 vety.
   • Napríklad, ak chceme napísať výkaz cieľov pre schôdzku s rozpočtom, môžeme použiť tieto: “Cieľ: Uveďte zoznam hlavných rozpočtových cieľov na finančný rok 2014 - 2015 a diskutujte o dlhodobých opatreniach na zníženie nákladov. Riaditeľ výskumu a vývoja Marcus Feldman okrem toho predstaví výsledky nedávneho prieskumu hospodárskej súťaže. “
   • Ak ste niekedy písali vo vedeckom kontexte, považujte vyhlásenie o cieľoch za súhrn stretnutia. V podstate široko hovoríte, o čom je potrebné diskutovať na schôdzi, bez toho, aby ste zachádzali do podrobností.
4. Napíš harmonogram hlavných bodov stretnutia. Harmonogramy pomáhajú bojovať proti tendencii obchodných stretnutí trvať príliš dlho. Preskočte riadok za vašim vyhlásením o cieľoch, dajte svojmu plánu tučný alebo podčiarknutý názov a začnite vytvárať časové rozvrhy (zodpovedajúce kľúčovým bodom diskusie). Aby bolo čítanie ľahké, dajte každému časovému obdobiu vlastný riadok.
   • Uveďte každé časové obdobie pomocou buď plánovaný čas začiatku a konca, alebo čas, ktorý chcete každej časti trvať. Vyberte si jeden alebo druhý systém a buďte dôslední - miešanie vecí vyzerá neprofesionálne.
   • Inými slovami, chcete označiť každé časové obdobie buď začiatočným a konečným časom pre danú tému konverzácie, alebo len napísať, ako dlho má trvať. Napríklad riadok s ukážkou môže byť „14:00 - 14:05: Úvod a prezentácia " alebo ’5 min: Úvod a prítomnosť. “Mali by ste sa však vyhnúť prepínaniu medzi týmito dvoma systémami.
5. V rozvrhu si vyhraďte čas pre všetkých zvláštnych hostí. Ak na vaše stretnutie prídu hostia diskutovať o dôležitých témach, mali by ste si na stretnutí vyhradiť čas. Doprajte každému hosťovi svoj vlastný časový úsek, aj keď má viac než jednu tému rozhovoru. Týmto spôsobom si môže každý usporiadať svoje vlastné témy podľa želania.
   • Aby ste sa vyhli trápnym problémom s plánovaním, kontaktujte vopred hostí a zistite, koľko času každý z nich bude potrebovať na svoju tému rozhovoru.
6. Na konci schôdzky si nechajte čas na ďalšie záležitosti. Počas tejto doby môžu ľudia požiadať o vysvetlenie mätúcich tém rozhovoru, vyjadriť svoje vlastné názory, navrhnúť témy pre budúce stretnutia a urobiť ďalšie pripomienky. Tento prieskum môžete urobiť explicitným tak, že ho zahrniete ako poslednú položku do svojho rozvrhu, alebo si ho môžete vytvoriť sami po poslednom bode stretnutia.
   • Ak dôjdete na koniec svojej schôdzky a nikto nebude mať ďalšie otázky alebo pripomienky, môžete ju kedykoľvek ukončiť predčasne. Mnohí z vašich účastníkov vám za to pravdepodobne poďakujú!
7. Môžete tiež poskytnúť prehľad tém konverzácie. Časový plán je zvyčajne leví podiel na programe schôdze - tá časť, o ktorú sa ľudia snažia viesť diskusiu. Aj keď nie je nevyhnutné vynaložiť toto ďalšie úsilie, poskytnutie dodatočného prehľadu o kľúčových bodoch môže byť veľmi užitočné pre rozptýlených účastníkov. Osnova pripomína účastníkom usporiadanie myšlienok predložených na stretnutí a pomáha tým, ktorí majú ťažkosti so zvládnutím každej spomenutej témy. Ďalej uvádzame príklad typu súhrnu, ktorý pravdepodobne chcete použiť:

   • I. Položky rozpočtu s vysokou prioritou

     • A. Rozpočet na cestu zamestnancov

       B. Sadzby dílerov

       • i. Rokujete o lepšej dohode?

       C. Náklady na lobing

     II. Opatrenia na zlepšenie obratu

     • A. Dohody o alternatívnych službách

       • i. Prezentujte možnosti zákazníkom

         ii. Dostať spätnú väzbu

       B. Opätovné investovanie do mobilných technológií

     ...a tak ďalej.

8. Pred rozdávaním skontrolujte chyby v kalendári. Pretože niektorí účastníci sa môžu veľmi spoliehať na program schôdze, je veľmi dobré skontrolovať, či nedošlo k chybám skôr, ako ho budete rozdávať. Toto nie je len láskavosť pre prítomných - pozitívne sa to odráža aj na vašej pozornosti k detailom a hodnote, ktorú pre svoju pozíciu máte.
   • Okrem toho vám môže pomôcť kontrola, či sa vo vašom denníku nenachádzajú chyby čas a zachráni ťa tvár Trávenie času vysvetľovaním programu plného chýb môže vaše stretnutie zmiasť a byť vám trápne, najmä ak sú prítomní dôležití ľudia.

Pomocou šablóny kalendára

1. Použite šablónu dodanú s textovým procesorom. Mnoho programov na spracovanie textu, napríklad Microsoft Office, Pages pre Mac atď., Má štandardné šablóny pre všetky druhy osobných a profesionálnych dokumentov vrátane programov schôdzí. S týmito šablónami môžete prekvapivo rýchlo a ľahko vytvoriť profesionálne vyzerajúci dokument. Zvyčajne sú tieto typy šablón usporiadané do logických sekcií s esteticky príjemným rozložením - stačí napísať príslušné údaje do zodpovedajúcich medzier a môžete vyraziť!
   • Aj keď je každý textový procesor mierne odlišný, väčšina s možnosťou šablón vám umožní prejsť na šablóny z panela s ponukami v hornej časti okna programu.
   • Ak váš textový procesor môže používať šablóny, ale nemá príslušné šablóny programu schôdze, môžete si jednu stiahnuť z webovej stránky výrobcu programu. Napríklad šablóny pre Microsoft Word sú dostupné na stránke office.microsoft.com, zatiaľ čo šablóny pre Stránky pre Mac nájdete v obchode Apple App Store.
2. Môžete si tiež stiahnuť šablónu z externého zdroja. Ak váš textový procesor predvolene nemá šablóny kalendára a nemôžete ich získať na oficiálnych stránkach, nemusíte sa obávať - ​​online je k dispozícii veľa šablón zadarmo. Jednoduché hľadanie povedzme „šablóny programu schôdzky“ vo vašom preferovanom vyhľadávacom nástroji poskytne desiatky relevantných výsledkov. Pretože však nie všetky tieto výsledky pochádzajú z oficiálnych, dôveryhodných zdrojov, je pri výbere šablón dôležité rozlišovať. Ďalej uvádzame niekoľko externých webov, ktoré možno budete chcieť navštíviť:
   • Uložiť šablóny Word - Táto profesionálna stránka ponúka veľa kvalitných šablón pre Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Ďalším skvelým zdrojom pre Word šablony. Táto stránka však ponúka iba niekoľko možností.
   • iWorkCommunity - dobrá šablóna kalendára pre stránky. Táto šablóna je však určená pre staršie verzie stránok (pred rokom 2009).
   • App Store má tiež veľa šablón pre Stránky. Nie všetky sú bohužiaľ dostupné zadarmo.
3. Vyplňte polia v šablóne. Akonáhle nájdete vo svojom textovom procesore vhodnú šablónu alebo si stiahnete šablónu, ktorá sa vám páči, stačí vyplniť šablónu potrebnými informáciami. Väčšina šablón bude mať zreteľne označené oblasti, kde môžete písať mená, časy, témy konverzácií, názvy sekcií atď. Vyplňte všetky príslušné polia, aby ste dokončili svoju agendu, a potom skontrolujte chyby v práci. Šablóny kalendára môžu byť také užitočné, že vás nechránia pred pravopisnými, gramatickými a faktickými chybami.
   • Nenechávajte žiadne polia nevyplnené. Nič nevyzerá amatérskejšie ako napríklad riadok v rozvrhu, ktorý hovorí iba „Sem zadajte“. Ak z nejakého dôvodu existujú časti šablóny, ktoré nechcete vyplniť, namiesto ponechania prázdnych ich odstráňte.
4. Vykonajte menšie zmeny, aby ste prispôsobili svoj kalendár svojim potrebám. Šablóny programu schôdze môžu byť veľmi užitočné, ale nie je dôvod, prečo by ste sa mali presne držať predvoleného štýlu a rozloženia kalendára. Nebojte sa urobiť zmeny v obsahu a štýle šablóny, ako uznáte za vhodné, aby sa ubezpečil, že váš kalendár spĺňa štandardy, ktoré pre vás nastavila vaša spoločnosť a ktoré ste stanovili pre schôdzu.
   • Ak si napríklad myslíte, že konkrétna šablóna vyzerá veľmi dobre, ale jej hlavička je taká dlhá, že pôsobí rušivo, môžete podľa potreby odstrániť všetky nepotrebné časti hlavičky, pokiaľ tak urobíte tak, aby rozloženie dokumentu nie je zničené alebo program vyzerá škaredo.

Časť 2 z 2: Osvedčené postupy pri používaní kalendára

1. Najskôr vyberte najdôležitejšie témy. Pri plánovaní stretnutí je zvyčajne dobrou politikou umiestniť najdôležitejšiu tému na začiatok plánu. Týmto dosiahnete dve veci. Po prvé, umožňuje všetkým diskutovať o týchto dôležitých témach, keď sú na okraji a ešte na začiatku stretnutia neboli unavení. Po druhé, v prípade, že sa schôdza skončí predčasne alebo budú musieť niektorí účastníci odísť pred koncom, zabezpečí sa, že o dôležitých témach už bolo reč.
   • Stretnutia nejdú vždy podľa plánu. Ak na konci schôdzky padnú malé a nedôležité témy, môžete ich vyriešiť sami alebo si naplánovať ďalšiu schôdzu neskôr. Ak však nie ste schopní pokryť hlavné témy rozhovoru, vaše stretnutie nedosiahlo časť cieľa, čo pre vás môže byť frustrujúce aj trápne. Zaradenie najdôležitejších tém do popredia vášho rozvrhu zabráni väčšinou tento problém.
2. Držte sa svojho harmonogramu kalendára, ale buďte flexibilní. Pri plánovaní a vedení schôdzky je jedným z najväčších nebezpečenstiev to, že to trvá dlhšie, ako bolo plánované. Zamestnanci ho zvyčajne majú nechuť stretnutia, ktoré sú príliš dlhé a oprávnene, pretože môžu byť neuveriteľne nudné a zabrániť ľuďom v skutočnej práci. Ak chcete, aby bolo vaše stretnutie naplánované, sledujte čas a ak máte možnosť, zdvorilo pokračujte slovami ako: „Ak sa chceme odtiaľto dostať včas, skutočne musíme prejsť na ďalšiu tému. „
   • Stretnutia však často nejdú podľa plánu, takže by ste mali byť pripravení kompenzovať, ak niektorá časť stretnutia trvá dlhšie, ako by ste chceli. Buďte flexibilní a diskutujte čo najviac v obmedzenom čase, ktorý máte na stretnutie. Ak je napríklad časť vašej schôdzky oneskorená, môžete diskusiu pre ďalšie časti schôdzky orezať alebo úplne vynechať relatívne nepodstatné časti schôdzky, aby ste sa uistili, že sa končí včas.
3. Svoj program začnite písať dostatočne pred schôdzou. Aj keď kalendáre nie sú nevyhnutne také dôležité ako iné typy obchodných dokumentov (napríklad prehľady, tabuľky s údajmi, prezentácie atď.), Stále chcete, aby váš kalendár vyzeral profesionálne a úhľadne, najmä ak ho zdieľate so svojimi kolegami počas stretnutie. Aby ste mali dostatok času na vyhotovenie kvalitného dokumentu, začnite si čo najskôr písať denník.
   • Začiatok skôr vám tiež dáva výhodu získania spätnej väzby k programu schôdze. Zdieľanie predbežnej verzie vášho kalendára s kolegami alebo nadriadenými a požiadanie o ich vyjadrenie vám môžu pomôcť opraviť chyby a pridať chýbajúce podrobnosti, ktoré tam predtým neboli. Ak počkáte do poslednej sekundy na napísanie svojho kalendára, nemusíte mať čas požiadať o túto spätnú väzbu.
   • Aj keď sa deň pred stretnutím môžete vyhnúť programovaniu pravidelných každodenných stretnutí, príprava na dôležité stretnutie môže trvať týždne.
4. Zdieľajte program s účastníkmi stretnutia. Ak chcete, aby všetci prišli na schôdzku s úplnými znalosťami témy, o ktorej sa bude diskutovať, budete pravdepodobne chcieť vopred zdieľať program s každým. V závislosti na firemnej kultúre, v ktorej pracujete, by to mohlo znamenať vytlačiť niekoľko kópií a osobne ich rozdať alebo jednoducho poslať e-mailom kalendár ako prílohu. Akokoľvek distribuujete svoj kalendár, pred jeho odoslaním sa uistite, či neobsahuje technické chyby.
   • Podľa dôležitosti schôdzky pravdepodobne budete chcieť dať účastníkom program najmenej hodinu alebo dve pred schôdzou. Pri veľkých a dôležitých stretnutiach môže byť potrebné zaslať program najmenej deň vopred.
   • Pretože ľudia sú často zaneprázdnení alebo zábudliví, je chytrý nápad priniesť si na schôdzku nejaké ďalšie kópie programu pre prípad, že niekto zabudne na tú svoju.

Tipy

• Ak sa niekto nemôže schôdzky zúčastniť, zvážte vytvorenie sekcie „Ohlásená neprítomnosť“ v hornej časti programu alebo nechajte na to priestor a jednoducho to oznámte počas schôdze.
• Vynikajúci zdroj pre jedného produktívny stretnutie používa „DARV“: ciele, program, úlohy a zodpovednosti. Najskôr by vaše stretnutie malo mať jeden cieľ mať. Ak práve organizujete schôdzku, aby ste poskytli informácie, nestrácajte čas schôdzkou ľudí. Pošlite im bulletin. Cieľ by mal mať aktívnu súčasť a podľa možnosti produkt, ktorý sa má zobrazovať: „Stanoviť štvrťročné ciele pre tím“. Na programe je zoznam tém, ktoré budete riešiť, aby ste dosiahli tento cieľ, s časovým obmedzením, ktoré vás udrží na správnej ceste. Napríklad: „1. Skontrolujte stav cieľov z minulého štvrťroka (15 minút), 2. Akékoľvek ďalšie obchodné návrhy týkajúce sa cieľov (20 minút), 3. Vyberte najlepších 5 cieľov (10 minút) atď.“ Pre úlohy a zodpovednosti určíte, kto vedie schôdzu, kto si robí poznámky a kto prideľuje úlohy, ktoré zo schôdzky vyplynú.
• Ak má vaša spoločnosť špeciálny formulár pre kalendáre, použite tento formulár ako šablónu. Na niektorých miestach je nevyhnutné držať sa vzorca.
• Podľa toho, čo uprednostňujú vaši kolegovia, môže byť užitočné, keď ľudia určia konečný termín na navrhnutie nápadov pre tento program. Uveďte konečný dátum a čas a držte sa ho. Vytvorte priestor pre doplnky, kde vylepšujú kalendár alebo keď udalosti nahradia pôvodný kalendár.