Obsah

• Kroky
• Varovania

E -mail vo všeobecnosti obsahuje iba obyčajný text (ASCII), zatiaľ čo dokumenty programu Word môžu obsahovať veľa formátovaného textu. Neexistuje žiadny spôsob, ako úplne zachovať formátovanie dokumentu programu Word, keď ho skopírujete do tela e -mailu. Existuje však niekoľko možností, v závislosti od vašich cieľov.

Kroky

1. 1 Pripojte dokument programu Word k svojmu e -mailu ako prílohu, nie do tela e -mailu. Niektorí ľudia, ktorí dostanú e -mail, však nemusia mať editor Word, a preto nemusia byť schopní dokument ľahko prečítať. Niektoré dokumenty sa navyše môžu vzhľadom na rozdiely medzi počítačmi používateľov mierne líšiť.
2. 2 Uložte dokument vo formáte RTF (RTF) v programe Word a potom ho priložte k e -mailu. WordPad, softvér, ktorý je k systému Windows dodávaný bezplatne, a takmer všetky textové editory dokážu čítať súbory RTF. Súbory RTF zachovávajú väčšinu (ale nie všetky) formátovania v dokumentoch programu Word.
3. 3 Ak vlastníte plnú verziu programu Adobe Acrobat alebo poznáte iný spôsob vytvorenia súboru PDF, môžete dokument programu Word exportovať ako súbor PDF a potom ho namiesto toho pripojiť. Softvér Adobe Acrobat Reader je bezplatný a väčšina používateľov ho má už nainštalovaný vo svojich počítačoch. Súbor PDF bude vyzerať rovnako ako súbor programu Word, nebude ho však možné ľahko upravovať.Na vytváranie súborov PDF môžete použiť aj bezplatný produkt s názvom PDF Creator (na adrese http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/).
4. 4 Mnoho e -mailových klientov vám umožňuje pridať do e -mailu určité formátovanie. Táto funkcia, inak označovaná ako „formátovaný text“ alebo „html pošta“, je k dispozícii rôznymi spôsobmi v závislosti od vášho e -mailového klienta. V skutočnosti odosiela e -maily vo formáte HTML (ako webová stránka), ktorý je o niečo obmedzujúcejší ako formát RTF popísaný vyššie. Často je výhodnejšie mať text v tele e -mailovej správy, než ako prílohu. Nie všetci ľudia, ktorí dostávajú e -maily, však môžu prijímať poštu vo formáte HTML.
5. 5 Prilepte dokument programu Word priamo do pošty ako text, najskôr však urobte určité opatrenia. Používajte čo najmenej formátovania. Zmeňte „inteligentné úvodzovky“.

Varovania

• Nepripájajte dokumenty ako dokumenty programu Word, pokiaľ to nie je úplne nevyhnutné. Priložiť treba spravidla len veľmi dlhé dokumenty. Všetko ostatné je možné špecifikovať v obyčajnom texte v tele správy. Ak skutočne chcete, aby príjemca videl dokument presne tak, ako sa zobrazuje na obrazovke, naučte sa vytvárať súbor PDF. Ak potrebuje vykonať rozsiahle zmeny, pripojte dokument programu Word alebo súbor RTF.