Obsah

• Kroky
• Časť 1 z 3: Voľba štýlu a jazyka memoranda
• Časť 2 z 3: Príprava na napísanie poznámky
• Časť 3 z 3: Napísanie poznámky

Poznámka je celosvetovo uznávaný spôsob komunikácie informácií v rámci spoločnosti. Servisné poznámky je možné použiť aj pri korešpondencii medzi dvoma spoločnosťami. Poznámka by mala byť profesionálna a mala by poskytovať informácie jasne. Ak ste nikdy nepísali poznámky, nie je dôvod sa znepokojovať - ​​tento článok vás naučí, ako na to.

Kroky

Časť 1 z 3: Voľba štýlu a jazyka memoranda

1. 1 Nepoužívajte neformálny jazyk. Jazyk poznámky by mal byť jednoduchý, ale formálny.
   • Nepíšte poznámky ako „Ahoj! Konečne je piatok! Chcem ti povedať o jednej dôležitej záležitosti. “
   • Namiesto toho napíšte toto: „Táto poznámka vás bude informovať o postupe projektu 319.“
2. 2 Vo svojej poznámke sa držte neutrálneho tónu - nebuďte prehnane emocionálni a subjektívni. Pri tvrdení sa snažte spoľahnúť na fakty a dôkazy.
   • Nemali by ste napríklad písať takto: „Myslím si, že všetci budeme oveľa šťastnejší, ak prídeme v piatok do práce v čomkoľvek, čo chceme.“
   • Namiesto toho skúmajte, či sa všetci zamestnanci chcú v piatok obliecť do neformálneho oblečenia a ako to ovplyvňuje firemnú etiku.
3. 3 Používajte signálne frázy. Keď sa chystáte poskytnúť dôkaz alebo uviesť zdroj, použite vhodné frázy.
   • Napríklad: „Podľa našich údajov, ...“ alebo „Vykonané štúdie ukazujú, že ...“.
4. 4 Vyberte vhodné písmo a veľkosť. Poznámka by mala byť ľahko čitateľná, vyhnite sa preto použitiu príliš malých písmen; 11 alebo 12 je štandardná veľkosť písma.
   • Mali by ste tiež zvoliť jednoduchý štýl písma, napríklad Times New Roman. Nepíšte svoju poznámku vtipným alebo efektným písmom ako Comic Sans (vysmejú sa vám, ak to urobíte!).
5. 5 Použite štandardné polia. Okraje 2,5 cm sú štandardom pre poznámky, aj keď niektoré textové editory môžu obsahovať šablóny poznámok s veľkými okrajmi (napríklad 3 cm).
6. 6 Servisné poznámky sú napísané s riadkovaním. Medzi odsekmi a sekciami nechajte prázdny riadok.
   • Odseky neodsúvajte.

Časť 2 z 3: Príprava na napísanie poznámky

1. 1 Ak potrebujete informovať niekoľko ľudí o niečom dôležitom (v práci), pošlite im poznámku. Môžete ho dokonca odoslať jednej osobe, ak je potrebné zdokumentovať skutočnosť, že ste odoslali informácie.
   • V niektorých prípadoch je však lepšie hovoriť s ľuďmi, ktorých chcete.
   • Niektoré informácie navyše nemožno prenášať písomne.
2. 2 V závislosti od prenášaných informácií sa obsah a formát poznámky môžu líšiť. Väčšina poznámok obsahuje nasledujúce informácie:
   • Nový nápad alebo riešenie problému.Ak napríklad viete, ako vyriešiť problém s plánovaním nákladov na nadčasy, napíšte o tom do poznámky a pošlite to svojmu šéfovi.
   • Objednávky. Odoslanie poznámky je napríklad efektívny spôsob distribúcie zodpovednosti na nadchádzajúcej konferencii, ktorú organizuje vaše oddelenie.
   • Správa. Môžete tiež poslať poznámku s cieľom informovať kolegov o nedávnej udalosti alebo ich informovať o nových informáciách o projekte alebo odoslať správu o výsledkoch štúdie.
3. 3 Možno pracujete na mnohých projektoch a chcete sa o ne podeliť v poznámke. Nemalo by sa to robiť. Servisné poznámky obsahujú informácie o jednom konkrétnom probléme (téma, projekt atď.).
   • Poznámka by mala byť krátka, informatívna a ľahko čitateľná. Zameraním sa iba na jednu tému teda zaistíte, že informácie budú prečítané a zohľadnené.
4. 4 Obsah a štýl vašej poznámky závisí od cieľového publika, preto sa zamyslite nad tým, kto vašu poznámku bude čítať.
   • Napríklad štýl poznámky pre vašich spolupracovníkov o plánovaní dôležitého dátumu a štýl poznámky pre vášho šéfa k správe o pokroku sa budú veľmi líšiť.

Časť 3 z 3: Napísanie poznámky

1. 1 Názov poznámky. V obchodnej korešpondencii s titulnými dokumentmi je bežnou praxou.
   • Napríklad v hornej časti stránky napíšte „Memo“ alebo „Memo“.
   • Názov môžete umiestniť do stredu alebo ho stlačiť naľavo od stránky. Najlepšie je pozrieť sa na poznámky, ktoré ste dostali skôr, a skopírovať ich formát.
2. 2 Napíšte názov poznámky. Mal by obsahovať nasledujúce informácie:
   • TO: Napíšte mená a názvy osôb, ktorým posielate poznámku.
   • OT: napíšte svoje meno a titul.
   • DÁTUM: Napíšte presný dátum vrátane roku.
   • TÉMA: Poskytnite krátky, ale presný popis, o čom bude poznámka.
   • Upozorňujeme, že namiesto „Predmet“ môžete napísať „Odkaz“
3. 3 Do zoznamu príjemcov poznámky určite zahrňte všetkých ľudí, ktorým ju budete posielať. Obmedzte príjemcov poznámky na ľudí, ktorých sa informácie v nej týkajú.
   • Neposielajte poznámky všetkým vo vašom oddelení alebo spoločnosti, ak sa problém v ňom týka iba niekoľkých ľudí.
   • Ak pošlete poznámky všetkým zamestnancom spoločnosti naraz, budú bombardovaní poznámkami a buď ich nebudú čítať pozorne, alebo nebudú čítať vôbec.
4. 4 V zozname príjemcov poznámky uveďte úplné mená a názvy. Aj keď ste so svojim šéfom na krátkej nohe, v obchodnej korešpondencii je lepšie držať sa formálneho tónu. Môžete ho napríklad nazvať „Vladimír“, keď pôjdete do jeho kancelárie, ale vo svojej poznámke ho označte ako „pán Dmitriev“ alebo „Vladimir Nikolaevič“.
   • Majte to na pamäti pri uvádzaní príjemcov poznámky - zadajte celé meno a titul.
5. 5 Ak posielate poznámku niekomu z inej spoločnosti, je veľmi dôležité určiť správnu formu jeho kontaktu. Nájdite si informácie o tejto osobe; s najväčšou pravdepodobnosťou sa to dá urobiť na webových stránkach jeho spoločnosti.
   • Ak má daná osoba napríklad doktorát, nezabudnite ho zahrnúť.
   • Nezabudnite tiež nájsť pozíciu, ktorú táto osoba zastáva, a zahrnúť ju do poznámky.
6. 6 Zamyslite sa nad predmetom svojej poznámky. Malo by to byť stručné a priame.
   • Napríklad „Noví zákazníci“ je dosť vágna téma a ak chce niekto nájsť vašu poznámku o niekoľko dní alebo týždňov, bude to robiť ťažko.
   • Najlepšia téma je: „Správa o rozšírení zákazníkov“.
7. 7 Pozdravy spravidla nie sú zapísané v služobných listoch. Ale ak chcete, môžete začať text poznámky „Vážený pán Dmitriev“ alebo „Vážení kolegovia“.
   • Poznámka by mala byť krátka a informatívna, takže pozdrav možno vynechať.
8. 8 Napíšte úvodnú časť poznámky. V ňom jasne uveďte účel napísania a odoslania poznámky.
   • Napríklad „píšem si ...“. Úvodná časť poznámky by mala obsahovať stručný prehľad informácií, ktoré sú v nej uvedené.
9. 9 Úvodná časť by mala byť krátka. Nie je potrebné v ňom uvádzať podrobnosti a ďalšie podrobnosti.
   • Urobte úvodnú časť z niekoľkých krátkych viet (krátky odsek).
10. 10 Rozhodnite o štýle prezentácie hlavných informácií. Mal by byť uzavretý v 2 až 4 odsekoch. Štýl prezentácie bude závisieť od samotných informácií.
    • Môžete napríklad predložiť informácie v poradí podľa dôležitosti alebo podľa procesov, do ktorých je váš projekt rozdelený.
11. 11 Servisný lístok musí byť rozdelený do sekcií (odsekov), aby jeho čitatelia mohli ľahko asimilovať informácie; sekcie im navyše pomôžu identifikovať dôležité body v poznámke.
12. 12 Každú sekciu pomenujte; názov odseku by mal jasne uvádzať informácie, ktoré obsahuje.
    • Nadchádzajúcu poznámku o presune do kancelárie môžete napríklad rozdeliť do nasledujúcich sekcií: Nové umiestnenie kancelárie, Pokyny pre baliace zariadenia a dokumenty a Plán sťahovania.
13. 13 Prvá veta každej sekcie by mala čitateľom povedať, o čom je tento odsek.
    • Jednotlivé odseky alebo časti vašej poznámky by sa mali zamerať na konkrétny bod zvažovanej témy.
14. 14 Ak chcete zvýrazniť dôležité body, vytvorte si zoznam alebo zoznam. Pomôže to čitateľom sústrediť sa na kľúčové body a čítať a absorbovať informácie rýchlejšie.
15. 15 Veľkosť poznámky by nemala presiahnuť 1-2 strany.
    • Toto je štandardná veľkosť poznámok s riadkovaním medzi riadkami a prázdnym riadkom medzi odsekmi.
16. 16 Zvážte zahrnutie odseku, ktorý sumarizuje predložené informácie. Vo väčšine prípadov to nie je potrebné, najmä ak ste napísali krátku poznámku.
    • Ak sú však predložené informácie veľmi zložité alebo ak je veľkosť poznámky viac ako štandardná, je lepšie zahrnúť malý odsek, ktorý sumarizuje predložené informácie (konkrétne kľúčové body).
17. 17 Nezabudnite zahrnúť záverečný odsek, aj keď si myslíte, že to nepotrebujete. Zvážte nasledujúce:
    • Aké sú ciele poznámky? Povzbudiť čitateľov, aby niečo urobili? Musia sa zamestnanci hlásiť včas? Ak je to tak, jasne to uveďte v poslednom odseku.
    • Ak nie sú potrebné žiadne ďalšie opatrenia, napíšte nasledujúci záver: „Rád prediskutujem tento problém“ alebo „Ak máte otázky alebo pripomienky k tejto téme, rád im odpoviem“.
18. 18 Ak chcete, zadajte na koniec poznámky svoje meno alebo podpis (nie je to však potrebné). Ak je to tak, pozrite sa na poznámky, ktoré ste dostali od ostatných zamestnancov.
    • Ak podpíšu poznámky (napríklad „S pozdravom Ivanov AA), urobte to isté.
    • Ak nechcete poznámku podpísať, môžete na začiatok dokumentu vložiť iniciály.
19. 19 Ak sú k poznámke priložené tabuľky, grafy alebo správy, urobte pripomienku k akýmkoľvek prílohám. Za týmto účelom napíšte na konci dokumentu napríklad „Príloha: tabuľka 1“.
    • Prílohy musia byť uvedené v hlavnom texte poznámky.
    • Ak napríklad píšete o nadchádzajúcom sťahovaní do novej kancelárie, môžete napísať niečo ako: „Plánujeme dokončiť sťahovanie do konca štvrťroka. Podrobný rozvrh sťahovania nájdete v priloženej tabuľke 1. “
20. 20 Nezabudnite to skontrolovať pred odoslaním poznámky. Uistite sa, že sú vety gramaticky správne, že v poznámke nie sú žiadne pravopisné alebo syntaxové chyby a informácie sú zmysluplné.
    • Neodosielajte poznámku po jej prvej kontrole (pokiaľ samozrejme nejde o naliehavé oznámenie). Dokument odložte a o hodinu ho znova skontrolujte. Možno nájdete nové chyby a nepresnosti, ktoré ste predtým vynechali.
    • Ak poznámka obsahuje dôverné informácie, prečítajte si zásady ochrany osobných údajov vašej spoločnosti a zistite meno osoby, ktorá vašu poznámku skontroluje a vyjadrí svoj názor na súlad so stanovenými pravidlami.