Obsah

• Kroky
• Časť 1 z 3: Štruktúra správy o vašej udalosti
• Časť 2 z 3: Nájdite vhodný materiál pre svoju správu
• Časť 3 z 3: Záverečné úpravy spísania správy o udalosti
• Tipy
• Čo potrebuješ

Možno budete musieť napísať správu o udalosti a určiť, aká úspešná bola, a porovnať výsledky s cieľmi. Je to dôležité, aby ľudia alebo spoločnosti, ktoré akciu organizujú, pochopili, či by mali niečo zmeniť. Existujú spôsoby, ako môžete dosiahnuť, aby bola vaša správa o udalosti úspešnejšia. Toto je dôležité, ak sa chystáte zorganizovať akúkoľvek inú akciu!

Kroky

Časť 1 z 3: Štruktúra správy o vašej udalosti

1. 1 Určte štýl a formát svojej prezentácie pre konkrétne publikum. Správy o udalostiach je možné spájať, zošívať, odosielať e -mailom vo formáte PDF, vykonávať pomocou prezentácie v programe PowerPoint a ďalších.
   • Nezabudnite usporiadať správu o udalosti podľa sekcií. Výsledky akcie by ste mali porovnať s cieľmi, ktoré ste si stanovili. Zhrňte hlavné výsledky udalosti.
   • Prispôsobte správu o podujatí potrebám a záujmom každého sponzora a publika. Zvážte ciele sponzorov. Do určitej miery sú sponzori kľúčovým publikom pre vašu správu o udalosti. Chcú vedieť, či stojí za to sponzorovať vašu akciu. Nezabudnite preto zvážiť, čo chcú vedieť a ktoré aspekty sú pre nich skutočne dôležité.
   • Tiež pripravte správu o udalosti, aby zodpovedala špecifickým požiadavkám akcie a jedinečnosti sponzora. Nemali by ste písať štandardnú, typickú správu.Stojí za zváženie, že na vašu správu bude upozornené aj vedenie spoločnosti a finanční manažéri.
2. 2 Zorganizujte postup tak, aby ste počas akcie zaznamenávali potrebné informácie. Nespoliehajte sa len na svoju pamäť.
   • Zapísanie informácií pred, počas a po udalosti vám umožní vytvoriť podrobnejšiu a tým aj efektívnejšiu správu. Pomôže vám to aj pri prezentácii informácií v chronologickom poradí.
   • Zaistite nepretržitý zber údajov, podľa potreby na tento účel prijmite viac ľudí (vrátane potenciálnych stážistov). Najdôležitejšie je, že na vytvorenie prehľadu nemusíte čakať až do konca udalosti.
3. 3 Zmenšite prehľad na kľúčové body. Problém niektorých správ o udalostiach je, že jednoducho uvádzajú poradie udalosti alebo sa zameriavajú na propagačné ponuky. Nerob to. Namiesto toho zdôraznite kľúčové body jasne a analyticky.
   • Vyberte niektoré z udalostí udalosti a získajte podrobný rozpis. Zamyslite sa nad tým, ktoré tri akcie dopadli najlepšie a ktoré tri boli najneočakávanejšie.
   • Nepreťažujte svoju reportáž zbytočnými podrobnosťami, akými sú napríklad obedové menu alebo podrobná prezentácia hlavného rečníka. Mali by ste zdôrazniť, na čom skutočne záleží.

Časť 2 z 3: Nájdite vhodný materiál pre svoju správu

1. 1 Napíšte zhrnutie projektu. Správa o činnosti by mala obsahovať súhrn projektu, ktorý je skrátenou verziou podrobnejšej úplnej správy. Berte tento životopis ako úvod.
   • Môžete vytvoriť dve správy - zhrnutie projektu určené pre ľudí, ktorých zaujímajú výsledky akcie, a podrobnejšiu úplnú správu pre tých, ktorí chcú sponzorovať alebo zorganizovať podujatie.
   • V súhrne projektu by ste sa mali zamerať na kľúčové body a výsledky. Zhrnutie projektu by malo byť krátke - jedna alebo dve strany. Mal by zhrnúť kľúčové detaily udalosti a obsahovať krátku interpretáciu údajov.
2. 2 Zahrňte do správy o udalosti ilustračný materiál. Je oveľa efektívnejšie predstaviť publiku graf, ktorý odzrkadľuje štatistické informácie, než nudiť publikum nespočetnými číslami a dátumami.
   • Ak bola súčasťou udalosti nový produkt, môžete k nemu priložiť fotografiu. Fotografie zo samotnej udalosti pomôžu ilustrovať správu o udalosti. Pokúste sa na svojom webe uverejniť sponzorské reklamy na podporu svojho hlásenia. Opäť nič z toho nemôže čakať do konca akcie.
   • Bude dobré zahrnúť vzorky, reprodukcie a ďalšie príklady stránok. Nahláste počet ľudí, ktorí dostali kupóny od sponzorov a podobne. Ponuka pokrytia podujatia na mieste aj mimo neho v tlači, pre publikum, pre sponzorov.
3. 3 Zdokumentujte akékoľvek tlačové alebo propagačné spravodajstvo. Mali by ste vyhodnotiť, o čom sa hovorilo v tlači, proti cieľom, ktoré ste si stanovili.
   • Okrem zbierania čísel a poradia reklám sa zamerajte aj na tlačené reklamy a články s názvami a reklamami sponzorov.
   • Dokumentujte televízne reklamy, verejné oznámenia, hodnotenia a zmienky o správach.
   • Nezabudnite venovať pozornosť informáciám v rádiu, oznámeniu o cenníkoch, hodnote reklamy a propagácie, audítorským správam a ďalším.
4. 4 Do správy určite zahrňte zmienku o účele udalosti. Je veľmi dôležité korelovať ciele akcie s výsledkom, preto nezabudnite spomenúť, aké bolo poslanie a ciele projektu.
   • Môžete zahrnúť aj program podujatia. Mali by ste tiež spomenúť kľúčových účastníkov akcie. Nezabudnite na stručnosť.
   • Trávte väčšinu času zoznamom a diskusiou o kľúčových výsledkoch udalosti a porovnávajte ich s uvedenými cieľmi.Buďte realistickí a vyhnite sa prehliadaniu aspektov, ktoré neboli veľmi úspešné.
5. 5 Zahrňte do správy o udalosti informácie o financovaní. Je dôležité poskytnúť podrobnú diskusiu o rozpočte na akciu a o tom, koľko sa skutočne vynaložilo (alebo potenciálne investovalo). Nezabudnite porovnať potenciálne náklady so skutočnými a ukázať, čo išlo dobre a na čom je potrebné ďalej pracovať.
   • Mali by ste pokryť všetky náklady vrátane marketingových a propagačných aktivít, kompenzácií zamestnancov a nákladov na sponzorstvo. Je dôležité vypracovať podrobný rozpočet. Finanční manažéri a vyšší manažment budú chcieť vidieť skutočnosti, ktoré podporujú výsledky.
   • Zahrňte výpočty čistého príjmu, ako sú provízie, sponzorstvá a vzorky. Nezabudnite však, že porovnávate zárobky s predpokladanými. V porovnaní s čím? Dobrá otázka.
6. 6 Zahrňte štatistiky, ktoré sú pre čitateľa zmysluplné. Nevytvárajte prehľad, v ktorom sú uvedené iba informácie, vďaka ktorým sa cítite dobre. Tiež by mal byť uvedený počet návštevníkov. Je vhodné poskytnúť merateľné údaje.
   • Ďalšími relevantnými štatistikami sú celkové tržby a návštevnosť. Tento druh údajov zvyšuje dôveryhodnosť vašej správy o udalostiach. Zadajte svoje návštevnícke informácie. Zahrňte demografické údaje, čísla návštev a verejný prieskum (napríklad nákupné návyky).
   • Nahláste počet ľudí, ktorí odpovedali na sponzorské kampane a dary charitatívnym organizáciám. Zdokumentujte ekonomický vplyv a účasť zamestnancov.
7. 7 Podporte údaje kvalitným prvkom. Vaša správa by mala obsahovať štatistické informácie, ale na poskytnutie kvalitnej spätnej väzby potrebujete aj vstup ľudí.
   • Zhromažďujte spätnú väzbu od účastníkov a členov tímu, aby údaje o úspechu a neúspechu udalosti nepochádzali výlučne od autora správy. Vďaka tomu bude váš prehľad pôsobiť dôveryhodnejšie.
   • Zvážte zaradenie nezávislého výskumu. Hodnotenie spravodajstva je jedným z príkladov, kde je možné vykonávať nezávislý výskum.
   • Posúďte miesto a nastavenie. Mali by ste nejaký čas zhodnotiť miesto konania a prostredie z pohľadu ostatných. Diskutujte o tom, ako dobre bol priestor využitý na konferencii, podujatí a podobne.

Časť 3 z 3: Záverečné úpravy spísania správy o udalosti

1. 1 Pripravte si správu včas. Skúste urobiť a zverejniť správu bezprostredne po udalosti. Nezabudnite si túto udalosť označiť vo svojom kalendári. Niektorí ľudia si myslia, že správa by mala byť zverejnená do mesiaca po udalosti, iní však tvrdia, že je lepšie to urobiť do niekoľkých dní.
   • Kedykoľvek je stanovený konečný termín, mali by ste svoju správu podať včas. Možno píšete správu pre nejakú agentúru, ktorú si klient objednal. Venujte pozornosť všetkým požiadavkám.
   • Dôležité je, že vaše publikum bude očakávať hlbokú a aktuálnu správu. Nájdite si preto čas, aby ste to urobili správne, ale proces neodkladajte.
2. 2 Opravte svoje hlásenie. Uistite sa, že je vaša správa o udalosti dobre napísaná a neobsahuje chyby pravopisu alebo interpunkcie.
   • Uistite sa, že je vaša správa dostatočne hlboká. Všimnite si dobrého pravidla - „ukáž, ​​nehovor.“ To znamená, že je skvelé poskytnúť konkrétne príklady na podporu všeobecnejších bodov uvedených v správe.
   • Nezabudnite na svoje publikum a uistite sa, že to, čo píšete, znie formálne a profesionálne. Správa o udalosti nie je rutinný dokument; je to dôležitý dokument na určenie, či aktivita stála za vynaložené zdroje, a preto by mala správa znieť presvedčivo.

Tipy

• Urobte viac fotografií, ako si myslíte, že bude potrebné.Pri písaní správy oceníte užitočnosť tejto rady.
• Keď zbierate spätnú väzbu od hostiteľov a ľudí, ktorí akciu naplánovali, nemali by ste to urobiť hneď. Zostanú na mieste aj po skončení akcie, najskôr by ste sa mali opýtať ľudí z davu; budú prví, ktorí z akcie odídu. Tiež neobťažujte moderátora, ak je zaneprázdnený niečím iným, nájdete ho neskôr a môžete sa na všetko opýtať.
• Keď zhromažďujete spätnú väzbu, vedte konverzáciu a prirodzene sa pýtajte, potom váš partner úprimne povie, čo si o udalosti myslí.
• Zbierajte viac recenzií, ako si myslíte, že potrebujete. Neskôr z toho budete mať radosť.
• Dobré fotografie ukazujú, čo sa na podujatí dialo, ako aj reakcie ľudí.
• Skúste odfotiť celý obrázok vrátane ľudí a moderátora na jednej fotografii, aby ste čitateľovi sprostredkovali, aká veľká bola udalosť.

Čo potrebuješ

• Digitálny fotoaparát
• Notebook