Autor:
Laura McKinney
Dátum Stvorenia:
1 Apríl 2021
Dátum Aktualizácie:
1 V Júli 2024
Obsah
Niekedy musíme požiadať o predĺženie z mnohých životných dôvodov. Možno ste na vysokej škole a potrebujete viac času na dokončenie svojej eseje, možno sa vám nedarí dokončiť projekt v práci.Účinný a správny obnovovací list je vždy dôležitý. Mali by ste venovať určitý čas dôkladnému premysleniu svojich potrieb: ako dlho musíte požiadať o rozšírenie a prečo? Potom napíšte formálny list, pošlite ho a pre pokoj v duši pokračujte.
Kroky
Metóda 1 z 3: Postupujte podľa konvencie písania formálneho listu
Prezentovaná časť stránky. Dátum odoslania sa nachádza v pravom hornom rohu stránky. Ponechajte riadok dole a napíšte svoju adresu, tiež zarovnanú doprava. Potom vyplňte riadok a na ľavú stranu stránky napíšte úplnú adresu príjemcu.
- Ak posielate e-mailovú správu, môžete vynechať dátum a adresu, počnúc pozdravmi. Musíte sa však ubezpečiť, že nadpis je jasný a efektívny. Napríklad ak pošlete list svojmu profesorovi, môžete napísať predmet „Predĺžený list - Nguyen Hoang Minh - trieda B2 K34“.
Napíšte plný a formálny pozdrav. Začnite slovom „Vážený“, za ktorým nasleduje názov a celé meno príjemcu. Napríklad „Vážený pán Nguyen Hai Trieu“ alebo „Vážená pani Bui Phuong Mai“. Niektoré tituly môžu byť zložitejšie, napríklad „Vážený profesor Nguyen Duc Cuong“ alebo „Vážený predseda Nguyen Van An“.- Toto je formálne odporúčanie, takže zachovajte formálny svoj štýl a obsah, aj keď týchto ľudí dôverne poznáte. Nepíšte „Hello Hanh“.
- Pokúste sa nájsť konkrétnu osobu, ktorej chcete list poslať. V opačnom prípade bude váš list vyzerať ako vzorový list. Napríklad „Vážený predseda Nguyen Van An“ by bol lepší ako „Vážené orgány“.
Použite krátke rozloženie. Telo listu by malo mať 1 - 3 odseky. V mnohých prípadoch môžete začať s 2-3 riadkami. Ak potrebujete rozšíriť o celé 3 odseky, stačí ich oddeliť od otvoru, tela a konca.- Na úvod môžete napísať: „Som Nguyen Hoang Minh, študent triedy B2 K34“. To profesorovi pripomenie, aby si pamätal a nestrácal čas zisťovaním, kto si.
Všimnite si koniec. Nepodceňujte dôležitosť pevného konca. Poslednou vetou zopakujte svoj prípad (v jednom riadku) a poďakujte príjemcovi, že si našiel čas a prečítal správu. Môžete napísať: „Vážim si vašu úvahu o mojom návrhu.“- Najlepšie je list pred podpisom uzavrieť pozdravom. Niektoré dobré možnosti sú: „S pozdravom“, „Vážený“, „Dobrý deň“.
- Ak potrebujete odpoveď, mali by ste ju nakoniec uviesť. Spravidla sa dá skombinovať s poďakovaním. Napríklad: „Ďakujem za vašu pozornosť, teším sa na vás budúci týždeň.“ Buďte však opatrní, aby ste neboli príliš dotieraví.
Zadajte svoje celé meno a podpis. Pod pozdravom „S pozdravom“ sa prosím držte 3-4 riadky ďalej. Potom napíšte svoje celé meno a zarovnajte doľava. Vyššie uvedený priestor použite na podpísanie atramentom. Ak plánujete poslať e-mail, môžete vyčistiť priestor a zadať doň svoje meno. reklama
Metóda 2 z 3: Diskutujte o tele správy
Píš čo najskôr. Pripravte sa na napísanie listu hneď, ako zistíte, že je potrebné požiadať o rozšírenie. Príjemcovi musíte dať dostatok času na rozhodnutie o vašom prípade. Musíte tiež preukázať, že ste pripravení, a to aj napriek tomu, že požadujete úpravu svojho harmonogramu.
Určite, ako dlho je potrebné pridať. Berte do úvahy všetky faktory a robte realistické odporúčania. Ak je ochranná lehota príliš krátka, možno budete musieť podať žiadosť znova. Musíte sa snažiť, aby nedošlo k dodržaniu termínov, preto je najlepšie odhadnúť množstvo času navyše.
- V závislosti od situácie bude možno potrebné list napísať ako súčasť rokovacieho procesu. V takom prípade by ste sa mali uchádzať o termín, ktorý je dlhší ako odhadovaný čas, aby ste mohli v polovici konania urobiť kompromis a dohodnúť sa.
- Odhadovaný čas na základe vášho súčasného pokroku a nedokončených častí projektu. Napríklad ak pracujete na konzultačnom projekte tri mesiace, pravdepodobne dostanete odhad, koľko práce ešte zostáva.
- Musíte si tiež uvedomiť časový limit, s ktorým sa stretáva tiež príjemca správy. Možno sú pod tlakom aj kvôli termínom. Napríklad univerzitní profesori musia často predkladať strednodobé známky a musia vychádzať z tohto termínu pre študentov.
Dbajte na príslušné zákony. Pred podaním žiadosti o predĺženie musíte overiť aktuálne termíny. Pri žiadaní o rozšírenie nezanechajte dojem, že máte nedostatok organizácie, bez toho, aby ste pochopili aktuálnu situáciu. Napríklad niektoré vládne agentúry požadujú, aby ste podali petíciu do 24 hodín od prvého kontaktu. Ak to nefunguje pre vás, môžete sa sťažovať, že čas je príliš obmedzený.
Podajte rozumné vysvetlenie. Nájdete si čas na vypracovanie obnovovacieho listu a jeho príjemca si tiež nájde čas na prečítanie; tak treba ten list napísať poriadne. Dôkladne zvážte skutočný dôvod, prečo potrebujete viac času, a poctivo ho obdarujte. Neklamte ani nepreháňajte, pretože to vám len ublíži.
- Jedným z dobrých dôvodov je to, že chcete, aby sa práca vykonávala starostlivo a starostlivo. Napríklad, ak pracujete na projekte, kde môže byť ovplyvnená bezpečnosť ostatných, môžete byť sympatický, keď to uvediete.
- Ak máte viac ako jeden dôvod požiadať o rozšírenie, vyberte ten, ktorý je najrelevantnejší, a zamerajte sa na to. Ak napríklad s prijatím ponúkanej práce meškáte, povedzte im, že sa chcete dozvedieť viac o nákladoch na prepravu (ak je to pravda), namiesto toho, aby ste im dali vedieť, že čakáte na slovo. pozvať iného.
Poukážte na niekoľko starostlivo vybraných detailov. Poskytnuté podrobnosti pomôžu, aby váš list vyzeral legitímne a šikovne. Toto je obzvlášť dôležité, ak posielate list vládnej agentúre alebo inej organizácii, s ktorou ste sa nikdy nestretli.
- Napríklad, ak váš starý otec zomrel dva dni pred tým, ako bolo potrebné odovzdať jeho esej, je lepšie uvádzať túto skutočnosť skôr ako „urgentný prípad“ ako „všeobecne“. Môžete tiež spomenúť jeho smrť a niekoľko informácií o vašich plánoch.
- Pred odoslaním žiadosti o obnovenie si usporiadajte svoje doklady. Možno budete potrebovať popis práce a aplikácií, ktoré ste vykonali, najmä pri práci s vládnymi agentúrami alebo inými oficiálnymi organizáciami. Je vo váš prospech dokázať, že ste do tohto bodu nasledovali všetky kroky procesu.
Zachovajte pozitívny štýl a obsah. Nikomu sa nechce čítať list plný sťažností. Namiesto toho stačí rýchlo a stručne predstaviť negatívne skutočnosti a potom uviesť pozitívne riešenia. Napríklad, ak si myslíte, že nástupný plat je príliš nízky, môžete napísať: „Potrebujem viac času na zváženie vašej ponuky. Myslím si však, že vyšší plat mi môže pomôcť pracovať efektívnejšie.
Pred odoslaním si správu prečítajte znova. Predtým, ako správu odošlete, venujte jej prečítanie najmenej pár minút. Skontrolujte chyby pri úprave a písaní. Spustite v počítači softvér na kontrolu gramatiky a pravopisu. Pošlite ho dôveryhodnému priateľovi, aby si ho mohol znova prečítať. Neponáhľajte alebo nepreskočte tento krok; inak bude mať príjemca správy dojem, že ste nedbalý a to ovplyvní konečný výsledok. reklama
Metóda 3 z 3: Odoslanie správy príjemcovi
Vytvorte kópiu alebo list uložte. Po prečítaní koncepčného listu a pred jeho odoslaním urobte fotografiu (preveďte ju do formátu PDF), uložte rukopis online alebo ho skopírujte tradičným spôsobom. Môžete tiež zaznamenať dátum odoslania e-mailu, ak sa nezhoduje s dátumom uvedeným v hornej časti správy. Uložte túto kópiu na bezpečnom mieste pre svoj osobný záznam.
Vložte do bežnej poštovej schránky. Zoberte ho na poštu, dajte poštárovi alebo vložte do schránky. Ak sa chcete ubezpečiť, že sa pošta dostane k príjemcovi, môžete za príplatok požiadať o následnú službu.
- Ak chcete posielať papierovú poštu, musíte si ju vytlačiť pomocou tlačiarne a kvalitného atramentu. Rukou písané obnovy nie sú všeobecne akceptované.
Pošlite e-mail na obnovenie. Toto je pravdepodobne najlepší spôsob odosielania obnovení s kratším časom a istotou. Pred odoslaním musíte overiť e-mailovú adresu príjemcu a v prípade potreby nezabudnite do riadku predmetu zahrnúť svoj identifikátor.
- Príjemca bude presne vedieť, kedy ste e-mail poslali. Toto si všimnite, ak chcete posielať poštu neskoro v noci.
- Váš e-mail by mal byť formálny vrátane e-mailovej adresy, ktorú ste použili na jeho odoslanie. Tento e-mail by ste mali poslať s profesionálnym účtom. Napríklad je vhodný list zaslaný z e-mailového účtu [email protected].
- Ak posielate poštu faxom, nezabudnite si ponechať stránku s potvrdením, aby ste preukázali, že ste e-mail odoslali úspešne a že správa bola prijatá.
Namiesto písania listov radšej telefonujte. Ak potrebujete požiadať o rozšírenie na poslednú chvíľu, môže byť lepšie hovoriť s danou osobou cez telefón. V takom prípade musíte byť tiež formálni a jasne uviesť svoj prípad. reklama
Rada
- Snažte sa písať listy až do dĺžky jednej strany. Týmto spôsobom bude váš list úplný a bude sa na neho ľahko pozerať.
- Upozorňujeme, že ak príjemca správy odošle odpoveď, napríklad potvrdzujúcu správu.
Výstraha
- Buďte realistickí ohľadom sľubov. Nepožiadajte o predĺženie, aby ste strávili viac času plnením ďalších dodatočných misií.
- Dobre využite predĺžený čas. Pravdepodobne už nebudete chcieť znova skúsiť požiadať o rozšírenie.
- Skontrolujte, či ste do správy vložili potrebné formuláre. Niektoré organizácie vás navyše požiadajú, aby ste použili ich listovú formu.
