Obsah

• Kroky
• Rada
• Výstraha

Potrebujete napísať profesionálny a zdvorilý pracovný list? Väčšina pracovných správ je vopred naformátovaná a ľahko sa kopíruje. Musíte len zmeniť obsah správy. Služobná pošta musí vždy obsahovať dátum, informácie o odosielateľovi, príjemcovi a niektoré odseky v tele správy. Ak chcete napísať obrázok, postupujte podľa pokynov uvedených nižšie a opravte potrebné body tak, aby zodpovedali štandardom vašej spoločnosti.

Kroky

Časť 1 zo 4: Úvodná správa

1. 

   Pochopte formát. Bez ohľadu na to, o čom je váš list, existujú určité normy pre vzhľad listu, ktoré by ste mali dodržiavať. Obchodné listy by mali byť písané a písané populárnym písmom ako Arial alebo Times New Roman. Odseky v správach musíte zvýrazniť manuálne. To znamená, že nový odsek začínate dvojitým zadaním klávesu „návrat“. Na zvýraznenie odsekov nepoužívajte príkaz odsadenie.
   • Na všetkých okrajoch nechajte okraj asi 2 cm.
   • E-mail by mal byť napísaný aj populárnym písmom. Nepoužívajte písma, ktoré napodobňujú rukopis alebo sú farebné, s výnimkou čiernej a bielej v pracovnej pošte.

2. 

   
   
   Vyberte správny typ papiera. Pracovné písmeno by malo byť vytlačené na papieri veľkosti 22 cm x 28 cm („veľkosť listu“). Ak nie ste v USA, môžete použiť papier veľkosti A4. Niektoré dlhé zmluvy je možné vytlačiť na papier s rozmermi 22 cm x 36 cm („legálna veľkosť“).
   • Ak tlačíte poštou, mali by ste ju vytlačiť na hlavičkový papier spoločnosti. Toto dodá listu profesionálnejší vzhľad a poskytne tiež logo a kontaktné informácie vašej spoločnosti.

3. 

   
   
   Poskytnite informácie o svojej spoločnosti. Uveďte názov spoločnosti a adresu, v ktorej je každá časť adresy napísaná v inom riadku. Ak ste vlastníkom alebo živnostníkom, nahraďte názov spoločnosti svojím menom alebo nad neho napíšte svoje meno.
   • Ak má vaša spoločnosť vopred navrhnutý hlavičkový papier, môžete ho namiesto zadávania názvu a adresy spoločnosti použiť.
   • Ak adresu zadáte sami, mali by ste ju zarovnať doprava alebo doľava v hornej časti stránky, v závislosti od vás a preferencií vašej spoločnosti.
   • Ak posielate poštu do zahraničia, zadajte názov krajiny veľkými písmenami.

4. 

   
   
   Pridajte dátum. Písanie celého dňa je najprofesionálnejšou voľbou. Môžete napríklad napísať „1. apríla 2012“ alebo „1. apríla 2012“. Dátum by mal byť zarovnaný vľavo niekoľko riadkov pod adresou odosielateľa.
   • Ak je váš list napísaný do niekoľkých dní, nechajte dátum, kedy list dokončíte.

5. 

   Poskytnite informácie o príjemcovi. Napíšte celé meno príjemcu, titul (ak existujú), názov spoločnosti a poštovú adresu a tieto informácie rozdeľte do samostatných riadkov. V prípade potreby doplňte referenčné číslo. Informácie o príjemcovi by mali byť ponechané zarovnané o niekoľko riadkov pod dátumom.
   • Najlepšie je poslať list identifikovanej osobe. Týmto spôsobom môže osoba, ktorej pošlete správu, odpovedať na vašu správu. Ak neviete meno osoby, ktorej by ste mali poslať poštu, urobte malú kontrolu. Môžete zavolať ich spoločnosti a požiadať o presné meno a titul osoby.

6. 

   Vyberte pozdrav. Pozdrav je úctou k príjemcovi listu a to, aký pozdrav sa použije, závisí od toho, či poznáte osobu, ktorej posielate správu, ako veľmi ju poznáte a ako veľmi je list vážny. . Môžete zvážiť nasledujúce možnosti:
   • „Koho sa to môže týkať“ (Pre zúčastnené strany) iba ak Neviete komu, hlavne komu chcete poslať správu.
   • Ak nepoznáte príjemcu svojej pošty, je bezpečná voľba začínajúca sa slovom „Vážený pán / pani“ (Vážený pán / pani).
   • Môžete tiež použiť názov a meno príjemcu, napríklad „Dear Dr. Smith“ (Dear Professor Smith).
   • Ak príjemcu pošty dobre poznáte a máte s ním blízky vzťah, môžete mu zavolať menom, napríklad „Milá Susan“.
   • Ak si nie ste istí pohlavím príjemcu správy, jednoducho zadajte celé meno, napr. „Milá Kris Smith“ (Hello Kris Smith).
   • Nezabudnite za pozdravom napísať čiarku alebo za slovo „Koho sa to môže týkať“ dvojbodku.
   reklama

Časť 2 zo 4: Tvorba obsahu správy

1. 

   Priamo k problému. Čas sú peniaze, ako hovorí maxima, väčšina podnikateľov neznáša plytvanie časom. Preto by mal byť obsah listu uvedený stručne a odborne. Napíš list, kde si ho príjemca môže rýchlo prečítať, dostane sa priamo k veci a v prvom odseku zhrnie tvoj názor. Napríklad by ste mohli vždy začať slovami „píšem vám o ...“ (píšem mu o ...) a začať odtiaľ.
   • Nepoužívajte textúrovaný jazyk, veľké údery ani dlhé okrúhle vety - to, čo potrebujete povedať, by ste mali komunikovať čo najvýstižnejšie a najjasnejšie.
   • Vyjadrite to presvedčivo. Zdá sa, že hlavným účelom písania listu je presvedčiť čitateľa, aby niečo urobil: zmenil názor, napravil chybu, poslal peniaze alebo prijal nejaké opatrenie. Pokúste sa presvedčiť príjemcu správy, aby urobil to, čo chcete.

2. 

   Použite zámeno osoby. V ideálnom prípade by ste vo svojom liste mali použiť zámená osôb „Ja“ (I), „my“ (my) a „vy“ (vy). Popíšte to ako „ja“ (ja) a čitateľovi hovorte „vy“ (priateľ / dedko / babka / brat / sestra).
   • Upozorňujeme, že ak píšete v mene organizácie. Ak dávate spoločnosti predpoklady rastu, mali by ste pomocou „nás“ (nás) dať čitateľom vedieť, že hovoríte v mene spoločnosti. Ak píšete o svojom osobnom názore, použite „ja“ (ja).

3. 

   
   
   Píšte jasne, stručne a výstižne. Dajte svojim čitateľom presne vedieť, čo chcete povedať. Čitatelia na vašu správu odpovedajú rýchlo, iba ak je obsah vašej správy jasný. Najmä ak chcete, aby čitatelia vyvodili závery alebo podnikli kroky v reakcii na váš list, povedzte im to. Vysvetlite svoju dizertačnú prácu tým najstručnejším spôsobom.

4. 

   
   
   Používajte aktívne vety. Pri opise situácie alebo pri podávaní žiadosti používajte radšej aktívny ako pasívny. Pasívne vety môžu váš list zahmlievať alebo nešpecifikovať zúčastnenú osobu. Aktívna veta je navyše prehľadná a jasnejšia. Napríklad:
   • Pasívna veta: Slnečné okuliare nie sú navrhnuté ani vyrobené s ohľadom na ich životnosť.
   • Proaktívne vyhlásenie: Vaša spoločnosť navrhuje a vyrába slnečné okuliare bez ohľadu na ich životnosť.

5. 

   
   
   Buďte primerane otvorení. Listy píšu ľudia a sú adresované ľuďom. Ak je to možné, nepoužívajte prísne písmená. Nemôžete nadviazať nový vzťah neosobným listom a nedostatkom otvorenosti. Nepoužívajte však hovorový jazyk alebo slang, ako napríklad frázy „viete“ (viete), „myslím“ (myslím) alebo „chcem“ (chcem urobiť - skrátiť na „chcieť“). veľký '). Udržujte svoj tón seriózny, ale priateľský a nadšený.
   • Ak príjemcu dobre poznáte, mali by ste mu neformálne poslať rad milých prianí.
   • Pri rozhodovaní, do akej miery sa vyjadrujete, použite vlastný úsudok. Trochu humoru vám niekedy môže pomôcť dosiahnuť úspešné riešenie, ale buďte opatrní, keď ho škádlite, môže to byť chyba.

6. 

   Zdvorilí a zdvorilí. Aj keď napíšete list, v ktorom sa sťažujete alebo vyjadrujete obavy, stále môžete byť zdvorilí. Vžite sa do kože prijímača a prichádzajte s akýmikoľvek nápadmi, s ktorými prídete, aby rozumne čitatelia videli, že ste vždy nadšení a ochotní pomôcť.
   • Môžete napríklad podať tvrdú sťažnosť: „Myslím si, že vaše slnečné okuliare sú zlé a už si ich nikdy nekúpim.“ Môžete však napísať zdvorilejším spôsobom: „ Som sklamaný z produktu vašej spoločnosti na výrobu slnečných okuliarov a v budúcnosti plánujem kúpiť okuliare inde.

7. 

   Pre ďalšie stránky použite šablónu hlavičky „druhá stránka“. Väčšina obchodných listov by mala byť krátka na jednej stránke. Ak je však problém, o ktorom hovoríte, dlhší, napríklad zmluvný alebo právny, možno budete potrebovať niekoľko ďalších stránok. Použite šablónu hlavičkového papiera „druhá strana“, ktorá má zvyčajne skrátenú adresu a rovnaký typ papiera ako hlavičkový papier na prvej stránke.
   • Číslovanie stránok v hornej časti stránky s druhou a nasledujúcimi stránkami. Môžete tiež pridať mená príjemcov a dátumy.

8. 

   Zhrnutie obsahu. V záverečnom odseku zhrňte hlavné body a jasne uveďte kroky vo vašom akčnom pláne alebo to, čo môžete od príjemcu správy očakávať. Príjemca vás môže kontaktovať, požiadať alebo hovoriť, poďakovať mu za záujem o list a váš problém. reklama

Časť 3 zo 4: Končiace sa písmená

1. 

   Vyberte koncovú vetu. Záver, podobne ako pozdrav, ukazuje na úctu príjemcu a stupeň vážnosti listu. „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“ je zvyčajne bezpečná voľba; Môžete zvážiť ďalšie možnosti, ako napríklad „Srdečne“, „S úctou“ (S pozdravom), „S pozdravom“ a „S pozdravom“. Môžete si tiež zvoliť trochu menej formálny, ale profesionálny koniec, ako napríklad „Všetko dobré“ alebo „Všetko najlepšie“. „Srdečné pozdravy“ a „Ďakujem“ a „Ďakujem“. Za vetou používajte čiarky.

2. 

   Podpísať. Nechajte asi štyri riadky nevyplnené a potom to podpíšte. Po vytlačení listu podpíšte svoj podpis alebo ak ho pošlete e-mailom, naskenujte obrázok podpisu a vložte ho do tejto časti správy. Pre podpis by ste si mali zvoliť modrý alebo čierny atrament.
   • Ak podpisujete list v mene niekoho, napíšte pred svoj podpis „pp:“. Výraz „Pp“ znamená „per procurationem“ (napríklad „agentúra“ alebo „v mene“).

3. 

   Zadajte svoje meno a kontaktné údaje. Pod svoj podpis zadajte svoje celé meno, titul, telefónne číslo, e-mailovú adresu a všetky možné spôsoby kontaktu. Každá informácia je napísaná na samostatnom riadku.

4. 

   Pridajte skratku písacieho stroja. Ak niekto iný ako vy napísal písmeno, mali by ste pod podpis pridať svoje iniciály. Niekedy boli zahrnuté aj iniciály osoby, ktorá list napísala. Preto je dôležité rozlišovať medzi osobou, ktorá list napísala, a osobou, ktorá list napísala.
   • Napríklad, ak ste práve pridali iniciály písacieho stroja, napíšte ich malými písmenami: mj
   • Ak pridáte iniciály spisovateľa, napíšte ich veľkými písmenami a iniciály písacieho stroja malými písmenami: RW: mj. Môžete tiež použiť lomku medzi dvoma skratkami: RW / mj.

5. 

   Všimnite si priložené dokumenty. Ak priložíte dokument, ktorý má príjemca vidieť, poznamenajte ho do niekoľkých riadkov pod kontaktnými informáciami tak, že zaznamenáte číslo a typ dokumentu. Môžete napríklad napísať: „Prílohy (2): životopis, brožúra“ („Príloha (2): životopis, brožúra“).
   • Môžete tiež skrátiť „Prílohy“ ako „Prílohy“. alebo „Enc.“.

6. 

   Pridajte príjemcov. Ak pošlete kópiu listu inej osobe, mali by ste do listu uviesť jej meno. Môžete vytvárať poznámky tak, že napíšete „cc:“ pod riadok „Prílohy“, „cc“ znamená „zdvorilostná kópia“ s menom a titulom osoby („cc“ pre „Kópia“ (kópia), keď je písmeno písané na papieri).
   • Napíš napríklad: „cc: Mary Smith, viceprezidentka pre marketing“ („Vážená: Mary Smith, zástupkyňa marketingového manažéra“).
   • Ak chcete pridať ďalšieho príjemcu, zadajte meno druhej osoby priamo pod meno prvej osoby a nepotrebujete znak „cc:“.
   reklama

4. časť zo 4: Hotovo

1. 

   Upravte svoju správu. Vzhľad je kľúčovým prvkom profesionálneho textára. Čitateľ určite ľahko zistí, že ste kompetentní a zodpovední, ak opravíte najmenšie chyby v liste. Môžete spustiť príkaz pravopis na kontrolu pravopisu v slove, ale môžete to skontrolovať aj tak, že si list pred odoslaním pozorne prečítate.
   • Zaujíma vás, či bol list jasný a stručný. Existuje odsek s dĺžkou viac ako tri alebo štyri vety? Ak je to tak, môžete vymazať nepotrebné odseky.
   • Ak je list skutočne dôležitý, môžete požiadať priateľa alebo kolegu, aby ho rýchlo skontroloval. Niekedy vám môže stačiť prečítať niekoľko sekúnd a zistíte chyby alebo nemotorné používanie slov, ktoré ste možno nevideli.

2. 

   Neuschovávajte poštu. Ak má správa veľa stránok, vyhnite sa jej zošívaniu. Ak sa chcete ubezpečiť, že sú stránky správne usporiadané, použite kancelársku sponku v ľavom hornom rohu.

3. 

   Poštou. Ak posielate poštou, použite obchodnú obálku. Ak je k dispozícii obálka s logom vašej spoločnosti, použite ju. Jasne vytlačte spiatočnú adresu a adresu príjemcu. Písmeno zložte na tri časti, takže keď príjemca správu otvorí, prvá časť správy sa zloží hore a potom sa otvorí do dolnej časti. Uistite sa, že máte na sebe dostatok pečiatok, potom to pošlite.
   • Ak máte pocit, že je vlastnoručná adresa rozmazaná a nezodpovedá vášmu profesionálnemu štýlu, napíšte adresu do programu Word, vložte obálku do tlačiarne a vytlačte adresu na obálku.
   • Ak je list mimoriadne dôležitý a / alebo urgentný, mali by ste ho poslať kuriérom.
   • Ak chcete správu poslať e-mailom, prevedte ju do formátu HTML alebo uložte správu ako PDF, aby sa zachovalo formátovanie. Papierová pošta je však lepšia.
   reklama

Rada

• Na podpisovanie listov použite dobré pero.
• Rýchlo. Ak nemôžete na žiadosť odosielateľa odpovedať do týždňa, povedzte mu o tom a dajte mu vedieť, kedy od vás môže dostať odpoveď.
• Zamerajte sa na pozitíva. Hovorte o veciach, ktoré môžete robiť, nie o veciach, ktoré nemôžete. Ak napríklad nemáte položku na sklade, nehovorte zákazníkovi, že nemôžete splniť jeho objednávku. Namiesto toho povedzte, že produkt je populárny, takže vaša strana nie je na sklade. . Potom im povedzte, kedy im môžete produkt ponúknuť.
• Ak napíšete list s veľkým obsahom, mali by ste tieto veci najskôr vymenovať.
  • Uveďte všetky veci, ktoré chcete zahrnúť. Nerobte si starosti s objednávkou.
  • Pre každý obsah uveďte kľúčové slová, príklady, argumenty a fakty.
  • Skontrolujte obsah vo svojom obryse, aby bol vhodný pre váš účel a vaše publikum.
  • Vystrihnite všetky nesúvisiace problémy.
  • Zoraďte informácie v poradí, ktoré je pre čitateľa najlepšie.

Výstraha

• Nepíšte listy s lichotivými vetami. Skutočná pochvala je prijateľná, ale ak to urobíte nadmerne, čitateľ bude mať pocit, že pracujete lichotením, nie svojimi schopnosťami.
• Nepoužívajte príliš drsný a impozantný tón. Pamätajte, že sa snažíte posilniť alebo nadviazať profesionálny vzťah obchodným listom.