Obsah

• Na krok
• Metóda 1 z 2: Časť 1: Majte správne zručnosti
• Metóda 2 z 2: Časť 2: Buďte reprezentatívni
• Tipy
• Varovania

Každá spoločnosť, ktorá prijíma návštevníkov, potrebuje recepčného. Recepčný je niekto, kto prijíma návštevy u pultu spoločnosti alebo inštitúcie. Je to zvyčajne prvá osoba, ktorú by mal návštevník stretnúť, a ako viete, prvé dojmy sú vždy veľmi dôležité. Recepčný musí návštevníka prijať zdvorilo a správne odpovedať, a to aj telefonicky alebo e-mailom. Je to akoby telefónna karta spoločnosti.

Na krok

Metóda 1 z 2: Časť 1: Majte správne zručnosti

1. Majte vynikajúce organizačné schopnosti. Ako recepčný ste vizitkou spoločnosti - - ste osobou, s ktorou zákazník hovorí ako prvý, a ku ktorej zamestnanci prichádzajú pre informácie a plánovanie. Okrem prijímania hovorov a odkazovania návštevníkov musíte často jednať so zákazníkmi, organizovať všetky druhy akcií, organizovať schôdzky atď. Pretože to so sebou prináša veľa povinností, je dôležité, aby ste ako recepčný boli dobre organizovaní, aby ste mohli robiť niekoľko vecí súčasne. Ak nie ste schopní prijať niekoľko úloh súčasne a splniť ich v správnom poradí, nevydržíte dlho ako recepčný.
   • Dobrým spôsobom, ako byť organizovaný, je investovať do archívneho systému, s ktorým môžete pracovať. Je dôležité, aby ste vedeli, aké dokumenty a informácie môžu potrebovať váš šéf, kolegovia a zákazníci. Všetky tieto informácie uchovávajte v rôznych priečinkoch - na pracovnej ploche počítača alebo na papieri. Usporiadajte si systém tak, aby vám vyhovoval najlepšie - ak k tomu potrebujete neónové lepiace poznámky, je to tiež v poriadku.
   • Ak budete mať správnu organizáciu, znamená to, že sa môžete motivovať - ​​nepotrebujete, aby vám niekto hovoril, ako niečo robiť, alebo aby vás držal na dobrej ceste. Ak máte dobrú organizáciu, viete presne, ktoré úlohy musíte za deň zvládnuť a ktoré veci majú prednosť.
   • Uistite sa, že máte po ruke (veľa) telefónnych čísel, napríklad telefónne čísla kolegov, dodávateľov, predajcov, pohotovostných služieb atď. Budete ich všetky potrebovať v určitom čase. Telefónne čísla ukladajte do špeciálneho počítačového programu alebo do Rolodexu.
2. Uistite sa, že máte trochu technických znalostí. Najdôležitejšou technológiou, s ktorou sa musí recepčný vysporiadať, je telefón - a všetky príslušné tlačidlá a linky. Počítačové znalosti sú tiež nevyhnutné - väčšina pracovníkov recepcie musí vedieť, ako posielať e-maily, a musí ovládať textový procesor. Je tiež užitočné, ak viete, ako vytvoriť tabuľky a používať programy špecifické pre spoločnosť, pre ktorú pracujete.
   • Majte na pamäti, že s najväčšou pravdepodobnosťou budete tiež vedieť ovládať kopírku, skener a tlačiareň (a odstraňovať problémy, s ktorými sa vaši spolupracovníci stretávajú pri práci s týmito zariadeniami). Ak viete, aké zariadenie používate, ponorte sa do manuálov, ktoré vám pomôžu vyriešiť najbežnejšie problémy.
3. Buďte dôveryhodní. Očakáva sa, že recepčný bude neustále pri stole - spoločnosť dostane zlé meno, ak nikto neprijme telefón, alebo ak sú čakacie doby veľmi dlhé. Dajte dôveryhodnosť medzi svoje priority - ak váš šéf vie, že sa na vás môže spoľahnúť a že ste tu vždy, aby vám pomohol, urobíte zo seba nevyhnutného.
4. Buďte dobrým poslucháčom. Dôležitou súčasťou recepčného je počúvanie iných ľudí - po telefóne, keď zákazník položí otázku za stolom alebo keď vám budú odovzdané informácie. Ak ste dobrým poslucháčom, môžete pracovať efektívnejšie - ľahšie vyriešite problémy, ak okamžite pochopíte, čo od vás niekto požaduje, a môžete zákazníkov lepšie odkázať na oddelenie, kde im môžu pomôcť.
5. Robte si zo všetkého poznámky. Keď vás šéf požiada, aby ste niečo podnikli, urobte si poznámky o podrobnostiach. Keď zákazník volá, nezabudnite si zapísať jeho údaje (meno, kontaktné údaje, čo chcú, atď.). Poznámky vám pomôžu zostať v poriadku a pripomínajú vám všetky maličkosti, ktoré za deň prídu. Zapisujte si poznámky do zošita alebo zošita a majte ich neustále pri sebe. Budete prekvapení, aké užitočné je to, najmä ak chcete vedieť, čo chcela táto osoba, ktorá volala pred piatimi hodinami.
   • Nezabudnite napísať správy podrobne a prečítať si, čo ste napísali. Počas písania správy alebo kontaktných údajov opakujte, aby ste sa uistili, že máte správne informácie.
6. Zdvorilo odpovedzte na telefón štandardným pozdravom, napríklad „Dobré ráno, hovoríte s ____ (vaše meno), z ____ (názov spoločnosti), ako vám môžem pomôcť?Nezabudnite zdvihnúť telefón po jednom alebo dvoch zazvoneniach. Nie je v poriadku, keď ľudí pozastavíte na viac ako minútu (to je dlhšie, ako by ste si mysleli).
   • Pozorne si vypočujte meno volanej osoby. Opakujte, ak sa chcete uistiť. Ak je volajúci schopný hláskovať meno, je ťažké ho pochopiť.
   • Preneste konverzáciu úhľadne pomocou štandardnej frázy, napríklad „Počkajte chvíľu, obrátim sa na pána Smitha“. Alebo ak osoba vedie konverzáciu: „Pán Smit práve vedie konverzáciu. Chcete počkať alebo správu pošlem ďalej?“. Slušne poďakujte volajúcemu a hovor presmerujte.
7. Pozdravte doručovateľov balíkov s rovnakou profesionalitou a zdvorilosťou ako s ostatnými návštevníkmi. Možno budete musieť podpísať dodávku. Zaistite, aby bol váš podpis čitateľný. Doručovateľ môže potrebovať pokyny, kam má balík umiestniť. V takom prípade sa obráťte na správnych zamestnancov.
8. Prijímajte zákazníkov prichádzajúcich do podniku efektívne a zdvorilo. Potom, čo vám návštevník povie, kto sú a koho hľadajú, spojíte sa s touto osobou a poviete jej, kto tam je. Štandardná veta, ktorú môžete na to použiť, je: „Pán Smit, pani Jansen zo spoločnosti XYZ b.v. je tu na stretnutie o druhej hodine“. Vždy sa snažte uviesť meno a priezvisko a spoločnosť, ktorú zastupujú. Je užitočné opýtať sa, či má dohodnutý termín. Pán Smit potom dá ďalšie pokyny, ako nechať zákazníka čakať a ako dlho to bude trvať. Potom môžete návštevníkovi povedať: „Pán Smit bude o chvíľu tam“. Alebo: "Pán Smit hovorí, že končí stretnutie a že tam bude o 5 minút. Prosím, posaďte sa."

Metóda 2 z 2: Časť 2: Buďte reprezentatívni

1. Majte pozitívny prístup. Ako už bolo spomenuté vyššie, recepčný je vizitkou spoločnosti - zákazníci vás najskôr uvidia a odpovedia na otázky ľudí, ktorí nemôžu prísť do kancelárie. Nikto nechce, aby ho privítala kyslá alebo nevrlá tvár. Vždy majte úsmev na tvári a veselú osobnosť. Buďte trpezliví voči náročným zákazníkom, aj keď vám lezú na nervy.
   • Aj keď máte veľmi ťažkého klienta, neustále si pripomínajte, že máte silnú a šťastnú osobnosť. Povedzte si, že na vás pôsobia frustráciou, ale vedzte, že pokiaľ sa im všemožne snažíte vyhovieť, nie ste ten, kto robí niečo zlé. Lepšie je udržiavať chlad, ako explodovať.
2. Majte pripravený pozdrav. Vždy je dôležité pozdraviť zákazníkov priateľským spôsobom. Aj keď musíte niečo dokončiť, aby ste mohli pomôcť zákazníkovi, je dôležité pozdraviť ho, aby vedeli, že boli videní a že im bude poskytnutá pomoc.
   • Môžete napríklad pozdraviť: „Dobré ráno! Ak si sadnete, budem s vami hneď!“.
3. Byť zdvorilý. Buďte úctiví. Správajte sa ku všetkým, akoby boli najdôležitejšou osobou, ktorá dnes vstúpila do kancelárie. Toto je vaša práca - nikoho nezaujíma, že ste dnes ráno strávili hodiny v zápche, alebo že ste si nové kožené topánky len zaliali kávou. Nechajte osobné starosti doma. Nech sa zákazník cíti pohodlne a rád sa s vami rozpráva.
4. Reprezentantka šiat. Predstavujete spoločnosť, takže musíte pôsobiť úhľadne. Investujte do oblečenia, ktoré zodpovedá firemnej kultúre. Ak ste recepčný v konkrétnom druhu podnikania (napríklad značka oblečenia), môže byť dobré nosiť oblečenie tejto značky. Inklinujte skôr ku konzervatívnej stránke, pokiaľ nepracujete na mieste, kde je dôležitá móda alebo iné faktory.
   • Skontrolujte, či vaša spoločnosť nemá špecifické predpisy týkajúce sa oblečenia. Vaša spoločnosť môže byť s formálnym pracovným odevom v poriadku, ale nikdy si vás nepamätajte do obliecť sa formálne (tepláky nemusia byť ocenené).
5. Vždy vyzerajte úhľadne.

Tipy

• Osobné veci majte oddelené od práce. To tiež znamená, že v práci neriešite osobné rozhovory a e-maily. IT oddelenie môže monitorovať aktivity vášho počítača.
• Buďte k manažérom milí a zistite, či im môžete pomôcť, keď nemáte čo robiť.
• Pamätajte, kto vám platí mzdu, a buďte k nim vždy ohľaduplní.
• Nájdite niekoho, kto môže dohliadať na pracovný stôl alebo telefón, keď potrebujete ísť na toaletu, keď idete na obed, na dovolenku atď. Takto na vás nebudú čakať nahnevaní ľudia, keď sa vrátite.
• Spýtajte sa kolegov, či môžete s čímkoľvek pomôcť. Sťažovaním sa môžete stať priateľmi, keď pomôžete lepšie ako nepriatelia.
• Manipulácia s poštou je často tiež súčasťou vašej práce. Prvý deň okamžite zistite, kam je potrebné ísť, kto a kedy ju doručí.
• Buďte vždy ochotní naučiť sa novú úlohu. Všestrannosť vám môže veľa priniesť.
• Píšte správy v dvoch vyhotoveniach a kópiu dajte osobe, pre ktorú je správa určená. Alebo použite diár, ktorý uľahčuje hľadanie vecí, najmä ak hľadáte meno alebo telefónne číslo.

Varovania

• Nikdy nehovorte „nebudem.“ Potom rýchlo stratíte prácu.
• Netvár sa, že si milý. Ľudia to vidia priamo cez to. Buďte skutočne zaujatí, zdvorilí a zdvorilí. Ak to nemôžete urobiť, nemali by ste sa stať recepčnými. Znižujete reputáciu spoločnosti. Potom si radšej vyhľadajte prácu v kancelárii, kde nemusíte vychádzať na verejnosti.
• Nehádajte sa so zákazníkom alebo volajúcim. Odporučte ho nadriadenému.