Spravujte svoj čas múdro

Obsah

Na krok
Metóda 1 z 3: Vedzte, ako tráviť čas
Metóda 2 z 3: Zabráňte rozptýleniu
Metóda 3 z 3: Efektívne využívajte čas
Varovania

Všetci máme pocit, že za deň nie je dostatok hodín na to, aby sme dokončili všetko, čo treba urobiť. Niekoľko jednoduchých schopností v oblasti organizácie a riadenia času vám môže pomôcť vyťažiť maximum času, ktorý máte. Naučte sa, ako rozumne využiť čas, aby ste stihli viac v čase, ktorý máte.

Na krok

Metóda 1 z 3: Vedzte, ako tráviť čas

Sledujte svoje každodenné činnosti. Skontrolujte, čo robíte každý deň, a poznačte si, koľko času tomu venujete. Možno vás prekvapí, koľko času v skutočnosti stratíte za deň v porovnaní so skutočným množstvom práce, ktorú odvádzate.
- Nezabudnite si sledovať všedné úlohy, ako je príprava raňajok, upratovanie domácnosti, sprchovanie atď.
Všetky svoje aktivity si zapisujte do zošita. Keď viete, čo každý deň robíte a koľko času tomu venujete, zapíšte si to. Zhromaždením všetkých týchto informácií a ich zobrazením na jednej stránke naraz môžete vidieť vzory a prípadne aj oblasti, v ktorých strácate čas.
- Pri písaní poznámok buďte komplexní a jasní. Nedávajte jednotlivé udalosti dokopy, nezabúdajte na malé úlohy a na sledovanie svojich každodenných aktivít používajte presné časové značky.
- Môže byť užitočné kategorizovať určité typy činností. Napríklad napíšte domáce práce modrou farbou, aktivity červenou farbou a rekreačné aktivity čiernou farbou. To vám pomôže predstaviť si, ako trávite čas.
Zvážte, ako trávite čas. Trávite denne nič nerobením? Dve hodiny na rozhodnutie, kde sa najesť? Osem hodín surfovania po internete? Hľadajte vzorce, ako trávite čas, a určte, čo je a nie je potrebné.
- Strácate čas kvôli nedostatku sebakontroly? Ste prokrastinátor? Beriete na svoje plecia príliš veľa zodpovednosti? To sú všetko otázky, ktoré si musíte položiť pri hodnotení toho, ako trávite čas.
- Môže sa stať, že budete celý deň rozbíjať aktivity spôsobmi, ktoré nedávajú zmysel. Napríklad je asi nerozumné pracovať pol hodiny a potom stráviť 10 minút drobnými vecami, potom pracovať ďalšiu pol hodinu. Ak budete pracovať hodinu a budete neskôr vykonávať triviálne úlohy, budete sústredenejší a produktívnejší.
- Je lepšie riešiť svoje úlohy tak, že ich rozdelíte do „blokov“. Toto je metóda, pri ktorej naplánujete vopred určený čas na jednu úlohu bez akýchkoľvek rušivých vplyvov.
Zvážte úpravy. Teraz, keď už viete presne, čomu trávite čas, začnite aktívne upravovať svoj rozvrh. Uistite sa, že identifikujete oblasti, ktorým nemôžete venovať menej času. To, že niečo trvá dlho, ešte neznamená, že je to premrhaný čas.
Ak trávite tri hodiny denne odosielaním e-mailov týkajúcich sa práce, je nepravdepodobné, že sa vám toto množstvo času podarí skrátiť. Ak však počas svojich oficiálnych e-mailov pošlete štyri alebo päť osobných e-mailov, môžete určite znížiť čas, ktorý e-maily strávite.
Zmeňte svoje zvyky a štandardy. Nech už máte problém so spravovaním času akýkoľvek, vždy existuje riešenie. Len čo sa rozhodnete, kde alebo ako stráviť čas, budete musieť vynaložiť plánované úsilie na zmenu svojho riadenia času.
- Ak trávite príliš veľa času upratovaním alebo varením jedál a môžete si to dovoliť, zvážte prijatie gazdinej alebo kuchára. Pre niektorých ľudí má ich čas vyššiu hodnotu ako peniaze.
- Veľkú časť svojho dňa môžete stráviť bezcieľnym prehľadávaním internetu. Môžete obmedziť prístup k určitým internetovým stránkam alebo účtom sociálnych sietí (zatiaľ čo by ste mali pracovať na niečom inom).

Metóda 2 z 3: Zabráňte rozptýleniu

Identifikujte rozptýlenie vo vašom živote. Najväčšou hrozbou pre užitočné využitie času je neustále odvádzanie pozornosti. Pokúste sa zistiť, ktoré činnosti alebo ľudia majú tendenciu strácať čas. Či už je to priateľ, ktorý stále hovorí, alebo tvrdohlavý zvyk, ktorý vám bráni v práci, môžete nájsť spôsoby, ako sa týmto stratám času vyhnúť.
- Ak trávite veľa času robením niečoho, čo pre vás neprináša želateľné výsledky, pravdepodobne by to malo byť len vyrušenie vo vašom živote, ktorému by ste sa mali vyhnúť.
- V kancelárskom prostredí budete pravdepodobne považovať mnohých svojich kolegov za rozptýlenie. Ak potrebujete niečo urobiť, vyhnite sa rozhovorom alebo rozhovorom o počasí. Majte však na pamäti, že váš prístup v kancelárii je pre vašu kariéru rovnako dôležitý ako time management, takže nebuďte drzí.
Vyvarujte sa dlhých telefónnych hovorov. Ak zistíte, že trávite veľa času dlhými telefónnymi hovormi, mali by ste zmeniť svoje telefónne návyky. Často môžete dosiahnuť viac tým, že budete hovoriť osobne ako telefonovať, takže prestaňte hovoriť po telefóne.
- Mnoho telefonických rozhovorov pozostáva zo zbytočného a zbytočného klábosenia, najmä na začiatku alebo na konci rozhovoru. Ľudia majú tendenciu strácať pozornosť a blúdiť pri telefóne, takže si to uvedomte. Pri osobných rozhovoroch je viac potrebné zamerať sa výlučne na pracovné záležitosti. Je to tak preto, lebo ani jedna strana nie je počas schôdzky obklopená rozptýlením.
Nesurfujte nadmerne po webe. Mnoho ľudí používa internet ako kľúčový nástroj na vykonávanie úloh, ktoré je potrebné vykonať. Rovnako veľa ľudí je však vinných z toho, že sa túlali k zbytočným spravodajským článkom, športovým správam a fotografiám celebrít, mačiatok alebo šteniat. Buďte sústredení, keď ste online. K dispozícii sú programy, ktoré blokujú určité aplikácie, webové stránky a domény, a tým pomáhajú znižovať rozptýlenie súvisiace s internetom.
- Ak sa chystáte robiť niečo iné, vyhnite sa Facebooku, Twitteru a iným sociálnym sieťam.
- Googlenie rôznych tém je tiež nebezpečná strata času. Možno si myslíte, že idete niečo vyhľadať, ale skôr ako sa nazdáte, skončili ste v najvzdialenejších kútoch internetu na viac ako tri hodiny.
Umiestnite značku „Nerušiť“. Pravdepodobne poznáte znak, ktorý môžete zavesiť na dvere svojej hotelovej izby. Toto označenie môže byť rovnako účinné v kancelárskom prostredí alebo na pracovisku. Takéto označenie si môžete vytlačiť sami a v prípade potreby ho zavesiť na dvere svojho pracovného priestoru. Týmto sa ukončia klebety, ktoré vám bránia v práci.
- Ak pracujete z domu, je nevyhnutné, aby ste mali vyhradený pracovný priestor. Nepracujte v bežných priestoroch domova, pretože televízia, telefón alebo herná konzola vás môžu ľahko odradiť od práce.
Nájdite si čas na nevyhnutné rozptýlenie. Existujú typy vyrušovania, ktorým sa niekedy jednoducho nevyhnete. Niekedy je to váš šéf, ktorý si mimo pracovného dňa oddýchne, alebo možno starší člen rodiny, ktorý potrebuje neustálu pomoc s jednoduchými úlohami. Nech už sú tieto odvádzania pozornosti akékoľvek, ak im vopred dáte priestor, odoberú vám menej času potrebného na ďalšie potrebné projekty a aktivity.

Metóda 3 z 3: Efektívne využívajte čas

Všetko si zapisujte. Pri vykonávaní svojich úloh sa nespoliehajte na svoju pamäť. Zapíšte si všetko, čo musíte urobiť, na jednom mieste a na dosiahnutie svojich cieľov často odkazujte na tento zoznam.
- Aj keď sa vám zdá úloha menej veľká alebo všedná, poznačte si ju. Váš kalendár by mal byť vyplnený malými komentármi, ako sú „Zavolajte Stefanovi“, „Vyhľadajte ziskové marže“ alebo „E-mail šéfkuchárovi“.
- Uistite sa, že máte neustále pri sebe notebook a zapisujte si úlohy, keď okolo vás chodia. Myslíš si, že si ich neskôr zapíšeš, ale je pravdepodobné, že zabudneš.
Použite program. Jednoduché pridanie kalendára alebo plánovača do vašej zbierky organizačných nástrojov vám pomôže efektívne usporiadať čas. Zapíšte si každý nový termín, úlohu alebo schôdzku, ktoré sú pridané k vášmu harmonogramu. Každé ráno si nájdite chvíľu a skontrolujte svoj program dňa, aby ste vedeli, čo je pred vami.
Vyvarujte sa dvojitých povinností. Usporiadajte si rozvrh tak, aby ste sa vyhli nadmernému pýtaniu sa sami seba a neprijímali príliš veľa projektov alebo udalostí naraz. Predtým, ako s čímkoľvek súhlasíte, si skontrolujte kalendár, aby ste si našli čas. Takto budete mať svoj čas usporiadaný a nestratíte prehľad o svojom pravidelnom rozvrhu.
Zabráňte rozptýleniu. Spravujte svoj produktívny čas odstránením prvkov, ktoré by vás mohli rozptýliť alebo spôsobiť, že sa budete túlať a zaostávať vo svojom harmonograme. Televíziu a hry držte ďalej od miest, kde študujete alebo si vybavujete písomnosti, aby ste sa sústredili na úlohy, ktoré je potrebné splniť ako prvé, a zábavné veci si odložte na neskôr.
Usporiadajte si úlohy podľa dôležitosti. Spravujte svoj čas s rozumom tak, že najskôr urobíte najdôležitejšie alebo časovo ohraničené úlohy. Tieto pri plánovaní označte špeciálnou farebnou značkou alebo malou nálepkou. Naplánujte si najskôr úlohy s najvyššou prioritou a dajte si dostatok času na ich dokončenie. Potom postupujte podľa vecí, ktoré nie sú časovo náročné, okolo najdôležitejších identifikovaných úloh.
- Buďte ochotní z času na čas zmeniť svoje priority. Veci môžu prísť na poslednú chvíľu a vyžadujú si vašu okamžitú pozornosť. Budete musieť občas prestať s tým, čo robíte, a sústrediť svoju energiu a čas na tieto neočakávané úlohy. Len sa uistite, že sa to nestáva príliš často.
- Ak zistíte, že celý deň dôsledne meníte svoje priority, potom niečo nie je v poriadku. Aj keď možno očakávať menšie zmeny vo vašom rozvrhu, neustále úpravy pravdepodobne znamenajú, že nemáte svoje priority v poriadku.
Buď realistický. Dajte si reálne množstvo času na dokončenie každej úlohy. Ak si myslíte, že niečo bude trvať pol hodinu až hodinu, dajte si celú hodinu. Buďte realisti v tom, ako dlho trvá niečo, aby ste sa vyhli ohromeniu alebo oneskoreniu.
- Vždy je bezpečnejšie byť na bezpečnej strane a dať si viac času, ako budete potrebovať. Ak svoju úlohu dokončíte skôr, môžete sa pustiť do ďalšej úlohy, ktorá nakoniec nemusí mať vplyv na vašu produktivitu.
Naplánujte si svoje základné potreby. Nezabudnite si naplánovať čas na každodenné veci, ako je jedlo a sprchovanie. To sa môže javiť ako zrejmé, ale je dôležité vyhradiť si na tieto veci čas, okrem ostatných naplánovaných úloh, aby ste ich nepreskočili a tieto veci vás nedostali za plán.
Použite systém pripomienok. Okrem denného plánovača používajte jednoduché pripomenutia, ktoré vám pomôžu pamätať si dôležité úlohy alebo termíny. Použite poštové alebo hlasové alebo textové výstrahy na mobilnom telefóne, ktoré vám pripomenú, čo musíte v danom okamihu urobiť, alebo či máte niečo naplánované. Takýto systém zálohovania vám pomôže zabrániť tomu, aby ste na veci zabudli.
- Vyvarujte sa závislosti na iných ľuďoch, aby o niečom premýšľali. Pravdepodobne sú rovnako zábudlivé ako vy.
- Ak je niečo mimoriadne dôležité, nastavte si viac pripomenutí. Môže vám chýbať jeden post-it alebo telefónny budík, ale nie niekoľko.
Požiadať o pomoc. Požiadajte niekoho iného o pomoc a v prípade potreby delegujte menšie úlohy. Váš celkový rozvrh bude prospešný, ak dokážete prehltnúť svoju hrdosť a požiadať niekoho, aby vám pomohol s niekoľkými drobnými prácami po dome, alebo uvariť večeru v rušnú pracovnú noc.
- Nezabudnite delegovať zodpovednosť na kvalifikovaných ľudí. Nestačí niekoho požiadať o konkrétnu úlohu. Chceš, aby túto prácu robili dobre.
- Nezvyknite si nechať prácu s ostatnými. Neodráža to schopnosti riadenia času. Skôr to príde, akoby ste boli leniví a nemotivovaní.
Posúďte svoju produktivitu. Z času na čas je potrebné pozrieť sa na svoju prácu s odstupom a analyzovať, čo ste dosiahli, ako dobre ste podali výkon a ako dlho to trvalo. Uvedomenie si týchto aspektov svojej práce a života vám môže pomôcť zmeniť váš rozvrh a každodenné vzorce v práci, čo prinesie prekvapivo efektívne výsledky.
Odmeňte sa. Príliš tvrdá alebo príliš dlhá práca môže viesť k vyhoreniu, čo sťažuje sústredenie sa aj na tie najjednoduchšie úlohy. Nájdite si preto chvíľu času na oslavu toho, čo ste dosiahli, a odmeňte sa niečím, čo vás skutočne baví.
- Uistite sa, že váš čas prestávky je venovaný pôžitku. Vypnite pracovný telefón a neodpovedajte na e-maily. Ak zmiešate prácu a voľný čas, neodmeníte sa a nebudete sa môcť vyhnúť syndrómu vyhorenia.
- Ak pracujete od pondelka do piatku, nechajte si víkend voľno. Ak pracujete na jednom projekte tri mesiace, urobte si krátku dovolenku, keď skončíte.