Obsah

• Na krok
• 1. časť z 3: Identifikácia
• 2. časť z 3: Vyjadrite sa
• 3. časť z 3: Zbaliť
• Tipy
• Varovania

Ak pre svoju prácu často musíte volať zákazníkom, existuje veľká šanca, že budete musieť často zanechať hlasovú schránku. Čo konkrétne by ste však mali povedať po pípnutí? Pamätať si všetky príslušné informácie, ktoré treba komunikovať, môže byť nervózne, čo môže zabrániť, aby sa povedali dôležité podrobnosti. Použitím systému hlasovej schránky už nikdy nebudete musieť zaznamenávať zmätené a improvizované hlasové správy. Rýchlym prebehnutím kontrolného zoznamu vo vašej hlave sa môžete ubezpečiť, že ste poskytli všetky potrebné informácie a mali väčšiu šancu na spätné odvolanie.

Na krok

1. časť z 3: Identifikácia

1. Použite správnu intonáciu. Hneď ako sa začne nahrávanie vašej správy, mali by ste hovoriť zreteľne a zrozumiteľne. Nesnažte sa príliš rýchlo mrmlať alebo rozprávať. Snažte sa pôsobiť čo najlepšie a veselo, aby ste získali pozornosť poslucháča. Aj keď vás prijímač nevidí, vaša celková intonácia bude zachytená telefónom, takže sa uistite, že vysielate tú správnu.
   • Sformulujte všetko, čo hovoríte. Zlý príjem môže narušiť váš hlas a spôsobiť vypadnutie. Aj normálne hovoriaci hlas môže z telefónu znieť ako šelest.
   • Váš hlas by mal zodpovedať typu uskutočňovaného hovoru. Napríklad je v poriadku znieť veselo, keď zanecháte hlasovú schránku, v ktorej blahoželáte synovcovi k absolvovaniu strednej školy. Ak však chcete vyjadriť sústrasť smútiacemu priateľovi, musíte sa ubezpečiť, že váš hlas je vážny a úctivý.
2. Uveďte svoje meno. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je uviesť svoje meno. Takto volaná osoba bude okamžite vedieť, s kým má do činenia. Pre väčšinu situácií stačí jednoduché „toto je (vaše meno)“. Ak ste sa s niekým ešte nestretli, môžete zvoliť „moje meno je (vaše celé meno)“. Priatelia a príbuzní vás spoznajú bez toho, aby ste sa museli identifikovať. Ak ide o obchodný hovor, druhá osoba má okamžite meno, ktoré je možné spojiť s hlasom a správou, čo umožňuje osobnejšiu formu komunikácie.
   • Tento krok sa zdá byť zrejmý, ale volajúci naň často zabúdajú.
   • Ak máte konkrétny pracovný názov alebo popis seba, ktorý by mohol byť pre príjemcu užitočný pri sledovaní, uveďte ho za svoje meno. Napríklad: „Volám sa Dr. Versluis, rádiológ z Fakultnej nemocnice v Amsterdame “alebo„ Toto je Ariane Janssens, matka Chloe, ktorá je v triede s tvojou dcérou “.
3. Nechajte svoje telefónne číslo. Ihneď po uvedení svojho mena uveďte svoje telefónne číslo. Väčšina volajúcich počká s poskytnutím svojich kontaktných informácií do konca hlasovej schránky, ale ak si ich príjemca nevie prvýkrát správne zapísať, je povinný znova si vypočuť celú správu. Nezabudnite hovoriť pomaly a pri komunikácii svojho telefónneho čísla všetko formulujte tak, aby to bolo zrozumiteľné.
   • Jednoduchý spôsob, ako uviesť svoje telefónne číslo na začiatku správy, je vysloviť napríklad „Toto je vaše meno, moje číslo je vaše telefónne číslo alebo moje meno je meno a zavolám vám ) “.
   • Napriek tomu, že sú funkcie ID volajúceho všadeprítomné, vždy sa odporúča opustiť vaše telefónne číslo pre prípad, že vám osoba, ktorej chcete zavolať, vaše číslo neuložila alebo v prípade, že požadujete spätné volanie na iné číslo.
4. Poskytnite bod pripojenia. Pri počúvaní obchodných hlasových správ alebo správ od neznámych odosielateľov ľudia rýchlo nadobudnú podozrenie alebo stratia záujem, ak nevedia, kto ste a prečo voláte. Ubezpečte ich tým, že spomeniete spoločného priateľa alebo referenta, ktorý vám dal ich číslo. To opäť zaručuje, že telefónny hovor bude prebiehať profesionálnejšie. Hlasová schránka bude znieť menej rušivo a je pravdepodobnejšie, že vám zavolá späť.
   • Skúste zahrnúť krátky úvod, ktorý vzbudzuje záujem poslucháča, napríklad „Dostal som tvoje číslo od Patricka, ktorý mi povedal, že uvažuješ o predaji svojej lode.“
   • Aj keď neuskutočňujete obchodný hovor, nájdenie kontaktného miesta je dôležité pre ubezpečenie príjemcu. „Toto je Bob, tvoj sused priamo oproti tebe“ je osobnejšie ako „Toto je Bob Vermeersch“.

2. časť z 3: Vyjadrite sa

1. Predtým si premyslite, čo poviete. Pred opustením hlasovej schránky sa uistite, že máte jasnú predstavu o tom, čo poviete. To by nemal byť problém, ak voláte zo zvláštneho dôvodu, ale keď začujete pípnutie na druhom konci a uvedomujete si, že vám niekto odpovedá, môžete stratiť spôsob, ako vedieť, čo máte povedať. Informácie rozdeľte do samostatných bodov a všetky zakryte skôr, ako zložíte hovor.
   • V prípade veľmi urgentných alebo dôležitých hlasových správ zvážte vopred napísanie hrubej verzie scenára.
   • Ak zistíte, že často strácate drôt, stačí niekoľkými slovami uviesť svoje meno, číslo, na ktoré chcete zavolať, a dôvod, pre ktorý voláte.
   • Predstavte si, že pošlete hlasovú schránku, aby ste nadviazali na včerajší romantický večer. Mentálna príprava vašej správy pred jej zaznamenaním môže mať veľký vplyv na to, aby vyzerala chladne, pokojne a zhromaždene alebo koktavo a nervózne.
2. Majte svoju správu stručnú. Obmedzte svoje hlasové správy na 20 - 30 sekúnd. Nie je veľa situácií, kedy by hlasová schránka musela byť dlhšia. Nemali by ste príjemcu nudiť veľmi dlhým úvodom alebo príbehom. Nech je to stručné. Mimochodom, krátka správa môže vzbudiť väčšiu zvedavosť a niekoho presvedčiť, aby sa vrátil, ak by to inak nebolo.
   • Na druhej strane príliš krátka správa v hlasovej schránke môže spôsobiť, že sa príjemca bude cítiť nedôležitý, čo mu umožní vymazať ho bez toho, aby si ho vôbec vypočul. Platí to najmä vtedy, keď voláte zo súkromného čísla.
   • Účelom zanechania hlasovej schránky je prinútiť niekoho, aby vám zavolal späť. Nie je zámerom poskytnúť všetky informácie, pretože to bolo účelom telefonického rozhovoru.
3. Začnite najdôležitejšími informáciami. Choďte rovno a jasne uveďte dôvod, prečo voláte. Ak iba kontrolujete, napríklad keď máte návrh na kúpu niečoho, alebo ak sledujete transakciu alebo chcete potvrdiť schôdzku, musíte to príjemcovi jasne povedať. Váš poslucháč rýchlo stratí záujem, ak mu na začiatku nepoviete, prečo ho kontaktujete.
   • Nemáte veľa času na presadenie sa. Ak nie ste priamy, poslucháč vymaže správu skôr, ako sa dopočuje rozhodujúcich informácií.
   • Radšej by ste mali dostať zlé správy ako „Otec je v nemocnici“ priamo. Zvyšok správy použite na upokojenie a vysvetlenie. V každom prípade je to lepšie ako obísť tému a nechať poslucháča znepokojiť sa.
4. Buďte osobný a pravý. Odolajte pokušeniu vziať si vypracovaný, bežne znejúci „telefónny hlas“. Len buďte láskaví, buďte sami sebou a hovorte prirodzene. Ľudia vedia, že keď sa snažia niečo predať určitým spôsobom, a majú väčšiu pravdepodobnosť, že vám dajú šancu, ak majú pocit, že ich oslovujete ako rovnocenného partnera.
   • Keď budete znieť, akoby ste čítali scenár, váš poslucháč bude mať pocit, že práve telefonujete, pretože musíte.

3. časť z 3: Zbaliť

1. Spýtajte sa na konkrétnu otázku alebo prosbu o niečo. Po dokončení správy by ste mali konkrétne uviesť, prečo chcete, aby vám príjemca zavolal späť. Položte presnú otázku alebo požiadajte o niečo, čo ich vyzve, aby odpovedali na telefón. Ak sa po vypočutí hlasovej schránky cítia zmätení alebo si nie sú istí tým, čo presne chcete, potom hlasová schránka minula svoju značku.
   • Vyskúšajte frázy ako „Dajte mi vedieť, či sa vám páčil recept, ktorý som vám poslal“ alebo „Rád by som počul vaše názory na tento návrh.“
   • Ľudia sú viac motivovaní kontaktovať sa, keď máte konkrétnu požiadavku, namiesto toho, aby povedali „zavolajte späť“.
2. Spravidla uveďte svoje meno a kontaktné údaje. Vyplňte svoju správu tak, že znova uvediete svoje meno a kontaktné údaje. Svoju skladbu opakujte dvakrát, aby ju poslucháč mohol správne zapísať a neporozumieť číslu. Nezabudnite uviesť všetky podrobnosti, ktoré by vášmu poslucháčovi mohli pomôcť zavolať späť, napríklad čas, keď ste dostupní a nedostupní, a najlepší čas dňa, kedy chcete zavolať.
   • Uvedenie telefónneho čísla na konci hovoru viac ako dvakrát je prehnané a môže sa dokonca interpretovať ako neslušné.
   • Ak je to každodenná správa pre priateľa alebo člena rodiny, nerobte si z tohto kroku starosti.
3. Vyhnite sa dlhotrvajúcemu koncu. Keď je čas zavesiť, zbytočne správu nerozťahujte. Pokiaľ nejde o osobný telefonát s milovanou osobou, nie je potrebné priať niekomu ďalší pekný deň. Keď správa pokračuje, pozornosť príjemcu zmizne, takže sa na konci snažte nestratiť pozornosť. Poďakujte im za čas a ďalší krok komunikácie nechajte na nich.
   • Láskavo zakončite niečo ako „Teším sa na vaše správy“ je teplejšie a preto účinnejšie ako všeobecné komerčné frázy ako „Prajem vám dobrý deň.“
   • Na konci možno nebudete musieť rekapitulovať alebo zosumarizovať svoj príspevok. Ak príjemca potrebuje znova počuť konkrétny detail, môže si správu neskôr prehrať.

Tipy

• Zamyslite sa na chvíľu nad hlasovými schránkami, ktoré ste dostali, vďaka ktorým ste si mysleli „čo odo mňa táto osoba chce?“. Zanechajte hlasovú schránku, ktorú by ste chceli dostať sami.
• Ak je to pre príjemcu relevantné, môžete okrem telefónneho čísla uviesť aj svoju e-mailovú adresu alebo iný kontaktný spôsob.
• Ak zdieľate informácie citlivé na čas, nezabudnite uviesť dátum.
• Úsmev! Cítiť to aj cez telefón.
• Ak voláte o citlivej téme, mali by ste obmedziť informácie poskytované v hlasovej schránke pre prípad, že by ich ostatní ľudia počuli.
• V prípade núdze alebo prírodnej katastrofy môžete pomocou odchádzajúcej hlasovej správy informovať ľudí, že ste v poriadku.

Varovania

• Ak sa snažíte, aby vám niekto zavolal späť, nehovorte o predchádzajúcich neúspešných hovoroch. To sa môže zdať naštvané, takže poslucháčovi bude menej príjemné rozprávať sa s vami.
• Za obchodných okolností by ste mali vždy zanechať hlasovú schránku, ak volaná osoba neodpovedá. Zobrazenie viacerých zmeškaných hovorov bez správ v hlasovej schránke oslabí význam vašej firmy.