Obsah

• Na krok
• Časť 1 zo 4: Mapovanie a príprava briefingu
• Časť 2 zo 4: Popis veci
• Časť 3 zo 4: Tvorba záverov a odporúčaní
• Časť 4 zo 4: Kontrola inštruktáže
• Tipy

Inštruktáž nastiňuje konkrétnu tému a jej pozadie, zvyčajne pre vládneho úradníka alebo iného tvorcu politiky. Títo činitelia s rozhodovacími právomocami musia každý deň prijímať náročné rozhodnutia týkajúce sa mnohých rôznych tém a nemajú čas na dôkladné preskúmanie každého problému. Inštruktáž pomáha upozorniť človeka na jeden problém a načrtáva dôležité podrobnosti, ktoré by mal vedieť. Na inštruktáži sú následne navrhnuté riešenia a návrhy na zlepšenie. Schopnosť pripraviť briefing je užitočná zručnosť pre študentov, podnikateľov, politikov a aktivistov. Presvedčivý briefing je stručný, dobre zorganizovaný a obsahuje najdôležitejšie a najrelevantnejšie fakty a riešenia.

Na krok

Časť 1 zo 4: Mapovanie a príprava briefingu

1. Stanovte rozsah inštruktáže. Rozsah zahŕňa hĺbku aj dĺžku briefingu. Ako podrobne sa tejto téme budete venovať? Koľko rôznych tém sa budete venovať? Závisí to od toho, koľko informácií môžete nájsť a koľko informácií musíte poskytnúť na podporu svojich tvrdení.
   • Určenie rozsahu inštruktáže je dôležité, pretože umožňuje čitateľovi presne vedieť, o ktorých informáciách sa diskutuje a o ktorých nie.
2. Poznajte svoje publikum. Predtým, ako začnete písať briefing, je dôležité vedieť, kto si ho bude čítať. Týmto sa ovládajú voľby, ktoré v dokumente urobíte. Skôr ako začnete, zamyslite sa nad nasledujúcimi otázkami, a ak ešte nepoznáte odpovede, pokúste sa zistiť nasledujúce:
   • Kto bude čítať tento dokument? Vládni úradníci? Obchodní lídri? Novinári? Kombinácia týchto?
   • Koľko už čitateľ vie o tomto probléme? Vedia o tom vôbec niečo? Čo musieť čitateľská obec vie?
   • Aké oprávnenie má čitateľ v tejto veci? Aké zmeny môže urobiť?
3. Naplánujte si hlavné body. Predtým, ako začnete písať briefing, mali by ste si zmapovať (buď vo svojej mysli alebo v obrysech) hlavné body, na ktoré chcete poukázať.
   • Pretože briefing obvykle nemá viac ako jednu alebo dve strany, mal by byť stručný. Tvorcovia politík sú veľmi zaneprázdnení a vaša záležitosť nie je jediná, ktorá sa ich týka. Nie je tu priestor pre zbytočné informácie alebo zdĺhavé vysvetlenie. Vopred sa rozhodnite o svojich hlavných bodoch pre vytvorenie stručného brífingu.
4. Zvážte použitie šablóny. Aj keď formát briefingu nemusí byť príliš zložitý, môžete si ušetriť čas stiahnutím jednej z mnohých bezplatných šablón online na vytváranie briefingových dokumentov v programe MS Word.
   • Šablóna vám pomôže rýchlejšie usporiadať myšlienky a pripraviť briefing.
5. Vymysli meno, dátum a riadky predmetu. Ak nepoužívate šablónu, musíte najskôr napísať meno, dátum a riadky predmetu.
   • Meno zodpovedá osobe, ktorej je briefing určený.
   • Dátum zodpovedá dátumu predloženia inštruktáže.
   • Predmet by mal niekoľkými slovami opísať hlavnú tému brífingu, napríklad „Prevalencia šikanovania v škole v Utrechtskom regióne.“ Čitateľovi to umožní vedieť, bez toho, aby musel čo najskôr nahliadnuť do dokumentu, čo problém je, že sa to bude liečiť.
6. Zvážte zahrnutie súhrnu. Niektoré brífingy obsahujú na začiatku brífingu zhrnutie, ktoré v niekoľkých bodoch sumarizuje celý text. Rozhodnite sa, či to chcete urobiť, a ak áno, vyhradte si miesto pre túto časť.
   • Pre veľmi zaneprázdneného čitateľa poskytuje zhrnutie hlavné body vopred, čo uľahčuje prehľadávanie zvyšku dokumentu.
   • Kvalitne spracovaný briefing je často výstižný na to, aby bola táto časť nadbytočná. Ak však existujú problémy vyžadujúce okamžité kroky, môže to byť spôsob, ako poukázať na naliehavosť brífingu jasným uvedením časového rámca v súhrne.
   • Súhrn by nemal presiahnuť tri až štyri body.

Časť 2 zo 4: Popis veci

1. Vytvorte úvod, ktorý zhrnie danú záležitosť. Ďalšia časť briefingu by mala podrobne popísať problém alebo problém. Začnite krátkym úvodom, ktorý sa zvyčajne označuje ako „Problém“ alebo „Cieľ“, a v jednej alebo dvoch vetách popíšte hlavný problém, na ktorý sa briefing zameriava, a / alebo prečo ste tento briefing vytvorili.
   • Môžete napríklad napísať niečo ako: „Na školách v utrechtskom regióne došlo k nárastu počtu prípadov násilného šikanovania.“ Súčasné disciplinárne politiky nemusia byť dostatočné na riešenie tohto problému. ““
2. Poskytnite prehľad najdôležitejších faktov / pozadí. Ďalšia časť „Úvahy“ alebo „Pozadie“ by mala poskytnúť podrobné informácie o stave problému alebo problému so zameraním na nedávny vývoj a / alebo súčasný stav vecí.
   • Táto časť by mala obsahovať informácie potrebné pre čitateľa, aby sa mohol rozhodnúť v tejto veci. Informácie, ktoré nie sú na tento účel potrebné, môžu byť vynechané.
   • Ak ste to ešte neurobili, urobte si pred napísaním tejto časti nejaký prieskum. Informácie v tejto časti by mali byť čo najpresnejšie, najkonkrétnejšie a najaktuálnejšie.
   • V prípade potreby preložte informácie pre svoje publikum, aby bola táto časť prehľadná a jednoduchá. Nepoužívajte žargón, technický jazyk alebo informácie, ktoré nie sú pre verejnosť priamo zaujímavé.
   • Ak je to vhodné, použite štatistické údaje a údaje, vysvetlite však veci tak, aby ich publikum dokázalo rýchlo a ľahko pochopiť.
3. Vynechajte svoj vlastný názor. Váš názor na túto situáciu a / alebo čo by sa s ňou malo robiť, do tejto časti nepatrí. Držte sa faktov.
   • Môžete sa však rozhodnúť diskutovať o výhodách a nevýhodách rôznych navrhovaných alebo súčasných opatrení a zistiť ich silné a slabé stránky.

Časť 3 zo 4: Tvorba záverov a odporúčaní

1. Nech je to relevantné. Váš briefing by mal byť ukončený časťami ako „Záver“ alebo „Odporúčania“ alebo „Ďalšie kroky“. Takéto uzavretie by malo objasniť, prečo by mal váš čitateľ považovať túto záležitosť za dôležitú.
   • Pokúste sa prepojiť túto záležitosť priamo so záujmom čitateľa, aby bol váš briefing pútavejší.
   • Môžete napríklad povedať niečo ako: „Prípady šikany vedú rodičov k tomu, aby uvažovali o súkromnej škole. Súvisia s nižšími výsledkami testov a úspešnosťou, čo robí naše školy v očiach spoločnosti menej efektívnymi. Znižujú šance regiónu na financovanie z vládnych grantov a súkromného financovania. ““
2. Navrhnite riešenie. Mnoho brífingov ponúka navrhované riešenie popísaného problému a spája tento problém so zmenou politiky zameranej na zlepšenie situácie.
   • Niektoré brífingy načrtávajú navrhované riešenia v časti s názvom „Odporúčania“, niektorí autori však uprednostňujú výraz „Ďalšie kroky“, pretože majú pocit, že majú jemnejší dojem a sú menej trúfalé a agresívne. Pamätajte, že o veci má rozhodujúce slovo čitateľ, nie vy.
   • Táto časť nemusí byť „vyvážená“, ako napríklad časť o pozadí a úvahách. Toto je miesto, kde môžete vyjadriť svoj názor na to, čo by sa malo urobiť.
   • Je však potrebné poznamenať, že nemusíte poskytovať nijaké konkrétne riešenie. Prípadne môžete jednoducho vymenovať niektoré možnosti s ich kladmi a zápormi a vyzvať čitateľa, aby zvážil tieto možnosti, a aby nejakým spôsobom prijal opatrenia na riešenie tohto problému. Nemusíte nevyhnutne určovať, ktorá akcia by bola najvhodnejšia.
3. Na podporu svojho argumentu použite fakty. Vaše návrhy v tejto poslednej časti by mali logicky vyplývať z informácií v predchádzajúcich častiach. Pomocou faktov, ktoré ste uviedli, ukážte, prečo je navrhované riešenie dobrým riešením.
   • Uistite sa, že každé navrhované riešenie je jasné a priamo súvisí s problémom, ako ste ho načrtli. Predpokladajme napríklad, že ste v predchádzajúcej časti spomenuli nedostatok programov prevencie šikanovania. V tejto časti má zmysel navrhnúť takýto program a možno poukázať na ďalšie efektívnosť ostatných škôl. Ak ste ešte neuviedli žiadne preventívne programy, zdá sa, že riešenie ako je toto, je z ničoho nič.

Časť 4 zo 4: Kontrola inštruktáže

1. Sprístupnite briefing stručnejšie. Inštruktáž by nemala presiahnuť dve strany. Ak je briefing dlhší ako tento, musíte najskôr vo fáze kontroly hľadať kúsky, ktoré je možné vynechať.
   • Vyhľadajte informácie, ktoré s témou nesúvisia alebo sú menej dôležité, a odstráňte tento materiál, najmä ak nesúvisia s riešeniami, ktoré ponúkate.
   • Z rovnakého hľadiska by nemali chýbať dôležité informácie potrebné na to, aby bol váš argument jasný a presvedčivý. Možno budete musieť vymeniť určité informácie za iné.
   • Skúste sa pri úprave textu vžiť do politiky alebo byrokrata. Popremýšľajte, koľko informácií dostanú títo ľudia každý deň. Neprispievajte k problému. Buďte súčasťou riešenia poskytovaním informácií potrebných na prijatie rozhodnutia - nič viac, nič menej.
2. Odstrániť technický jazyk. Počas fázy úprav venujte pozornosť technickému jazyku alebo žargónu, vďaka ktorému bude váš briefing menej prístupný. Aj keď ste sa tomu pri písaní briefingu pokúsili vyhnúť, je možné, že sa do dokumentu dostali niektoré zložité výrazy.
   • Najmä ak ste odborníkom na tému, o ktorej píšete, je ľahké na chvíľu zabudnúť na to, že pre vás môže byť každodenný jazyk ťažko pochopiteľný.
   • Majte na pamäti, že pre ľudí, ktorí nie sú príliš oboznámení s témou, tiež nie je vždy okamžite jasné, prečo je niečo dôležité. Tvorcovia politík zvyčajne nemôžu byť odborníkmi na všetky oblasti, o ktorých potrebujú rozhodovať.
3. Uistite sa, že štruktúra dáva zmysel. Uistite sa, že hlavné fakty, ktoré ste zaznamenali, vyplývajú logicky z záležitosti tak, ako ste ju zhrnuli. Skontrolujte tiež, či všetky navrhované riešenia skutočne zodpovedajú týmto najdôležitejším úvahám.
4. Pozorne skontrolujte svoju prácu, či neobsahuje chyby. Po skontrolovaní dĺžky a priebehu briefingu text ešte raz dôkladne skontrolujte, aby ste sa uistili, že sa doň nedostali žiadne chyby.
   • Inštruktáž s pravopisnými, štýlovými alebo gramatickými chybami čitateľ urobí menej závažnou. Predložením takéhoto briefu môžete urobiť viac dobrého ako ublížiť, pretože to môže diskreditovať váš pohľad.

Tipy

• Sledujte brífingy významných lídrov a profesorov, aby ste sa dozvedeli viac o ich štýle presviedčania.
• Majte na pamäti, že hoci váš briefing môže byť zameraný na konkrétnu osobu, ostatní - zamestnanci, kolegovia alebo dokonca médiá - si ho môžu prečítať. To je dobrý dôvod, aby bol váš jazyk čo najprístupnejší, aj keď má predpokladaný čitateľ určité vedomosti o danej téme.