Obsah

• Kroky
• Tipy
• Varovania

V podnikaní existujú dve hlavné oblasti, ktoré musí účtovník udržiavať - ​​pohľadávky a záväzky. Ide o dva smery, ktorých názvy hovoria samy za seba. Ak je prvý zodpovedný za príjem finančných prostriedkov z predaja tovaru a služieb, potom druhý je zodpovedný za platby za tovar a služby nevyhnutné pre podnikanie. Tento článok vás naučí, ako sledovať pohľadávky za predpokladu, že zákazník už dostal tovar alebo službu a faktúra bola odoslaná aj na zaplatenie.

Kroky

1. 1 Vytvorte si vo svojom účtovnom systéme pre každého zákazníka samostatný účet. Na uchovávanie malých záznamov môžete použiť program Excel (Microsoft Excel). Ak však máte veľký objem transakcií, je lepšie použiť špeciálne účtovné programy ako 1C, QuickBooks.
   • Musíte mať informácie o spoločnosti: meno, kontaktnú osobu, adresu, telefónne číslo a fax.
   • Zadajte informácie do elektronického systému priradením čísla účtu alebo identifikačného kódu.
   • Pri predaji tovaru alebo služieb tomuto zákazníkovi zadajte informácie do jeho faktúry.
   • Záznamy uchovávajte elektronicky a v prípade, že to vyžadujú účtovné zásady, uchovávajte si papierové kópie.
2. 2 Vytvorte prehľad osôb s dlhmi po lehote splatnosti viac ako 30 dní v účtovnom programe pre mesačné účtovníctvo. Zaistite, aby boli vaše faktúry profesionálne pripravené a aby obsahovali logo a názov vašej spoločnosti, adresu, telefónne a faxové číslo.
   • Používajte pohľadávky iba za tých zákazníkov, ktorí vám sú dlžní. Pošlite týmto klientom zoznam transakcií. Tento dokument musí tiež obsahovať dátum nákupu, dlžnú čiastku, náklady spojené s dodaním a doplnkovými službami.
   • Na každej faktúre o platbe musí byť uvedená pokuta uplatnená v prípade oneskorenej platby. Takéto podmienky by mali byť dohodnuté s klientom.
   • Do správy by mali byť zahrnuté aj faktúry zaplatené po dohodnutom termíne splatnosti. Vytvorte si zoznam, ktorý bude obsahovať dátum nákupu a dátum oneskorenej platby (napríklad 30, 60, 90 a 120 dní alebo viac).
3. 3 Zadajte informácie o platbe, keď budú finančné prostriedky prijaté od klienta, čím sa uzavrie jeho dlh voči vašej spoločnosti.
4. 4 Ak máte dlh po lehote splatnosti, obráťte sa na inkasnú agentúru. Znížite tak nedobytné dlhy a zvýšite svoje aktíva v obehu.

Tipy

• Mnoho účtovných programov má formuláre na generovanie požadovaných výkazov. Formuláre však nájdete aj na internete. SampleWords.com má rôzne formy v angličtine, ktoré si môžete zadarmo stiahnuť.

Varovania

• Je vo vašom záujme uchovávať naskenované objednávky, prepravné dokumenty a ďalšie dokumenty v oddelených elektronických priečinkoch, ak to nepovažujete za potrebné uchovávať v papierovej forme. Je lepšie mať veľa dokumentov, ako nestačí, ak musíte preukázať dlh klienta.