Obsah

• Kroky

Presnosť účtovania zásob ovplyvňuje rôzne aspekty operácií podniku. Oddelenie nákupu sa pri iniciovaní pravidelných nákupov materiálu spolieha na údaje o zásobách. Oddelenia výroby a plánovania potrebujú na plánovanie výrobného procesu presné údaje o zásobách. Nepresné údaje o zásobách môžu viesť k nedostatku určitých materiálov, čo bude mať za následok oneskorenie dodávania výrobkov zákazníkom a potenciálne by to mohlo viesť k narušeniu podnikania. Spoločnosti môžu zlepšiť presnosť svojich databáz zásob vytvorením konkrétnych účtovných postupov a monitorovaním dodržiavania povinností zamestnancov.

Kroky

1. 1 V organizácii vyvinúť postupy pre manipuláciu s materiálom. Mali by zahŕňať podrobný opis krokov, ktoré musia pracovníci dodržať, keď materiály dorazia do podniku a sú prepustené do výroby.
   • Postupy by mali tiež opisovať kroky zamestnancov v prípade, že zistia poškodené zásoby, chyby a nedostatky.
2. 2 Vyškolte personál, aby pracoval v súlade s postupmi. Personál spoločnosti musí dôkladne poznať všetky postupy.
   • Každý zamestnanec musí pochopiť dôležitosť presnej kontroly zásob a jej vplyv na spoločnosť ako celok.
   • Pre jednotlivé skupiny zamestnancov je možné zorganizovať samostatné školenia zamerané osobitne na oblasť ich práce. Napríklad výrobný personál bude mať svoje vlastné postupy pre manipuláciu s materiálom, ktoré sa líšia od postupov v nákupnom oddelení.
3. 3 Monitorujte výkonnosť zamestnancov a vykonávajte audity. Inventarizačné postupy sú cenné iba vtedy, ak ich dodržiavajú pracovníci. Zaistite, aby zamestnanci dodržiavali zavedené postupy.
   • Audit primárnych záznamov a faktúr môže overiť, či zamestnanci dodržujú postupy správy zásob.
4. 4 Vytvorte cyklus priebežných kontrol zásob. Ich frekvencia bude závisieť od miery obratu alebo hodnoty príslušných skupín akcií.
   • Na vypracovanie harmonogramu zásob je možné zásoby rozdeliť do skupín s rôznou frekvenciou prepočtu. Spoločnosť sa napríklad môže rozhodnúť inventarizovať dostupnosť súčiastok s vysokým obratom každý mesiac, ale diely s nízkym obratom zásobovať dvakrát ročne.
   • Spoločnosť musí školiť zamestnancov, aby udržiavali nepretržitú inventúru zásob. V takom prípade budú účtovní inventári dobre oboznámení so zoznamom zásob, operáciami, ktoré s nimi boli vykonané a akciami v prípade nedostatku.
   • Nepretržité účtovníctvo zásob taktiež znamená identifikáciu dôvodov nedostatku v prípade ich zistenia. To môže vrhnúť lúč svetla na existujúce problémy v postupoch účtovania zásob.
5. 5 Vypracujte postup na riešenie nedostatkov. V niektorých organizáciách musí skutočnosť, že došlo k odpísaniu nedostatkov, potvrdiť vedenie. Ak sa zistí nedostatok, účtovník zásob musí zosúladiť účtovné údaje so skutočnou dostupnosťou zásob.
6. 6 Naplánujte si celkové ročné zásoby. Ročné zásoby je možné vykonať 1 až 2-krát ročne, aby sa prepočítali všetky zásoby a zosúladili účtovné údaje so skutočným stavom veci.
   • Nezrovnalosti medzi skutočným množstvom zásob a účtovnými údajmi zistenými pri inventarizácii umožňujú posúdiť aj efektivitu organizácie účtovania zásob a samotných účtovných postupov.