Obsah

• Kroky
• Metóda 1 z 9: Vypracovanie programu
• Metóda 2 z 9: Rozoslanie pozvánok
• Metóda 3 z 9: Pripravte miesto stretnutia
• Metóda 4 z 9: Poskytnite potrebné nástroje na stretnutie
• Metóda 5 z 9: Pripravte si dotazník alebo dotazník
• Metóda 6 z 9: Pošlite pripomenutie schôdze
• Metóda 7 z 9: Začnite stretnutie priamo podľa plánu
• Metóda 8 z 9: Držte sa témy stretnutia
• Metóda 9 z 9: Odpovedzte na čo najviac otázok

Každý, kto sprostredkuje alebo organizuje stretnutie, bude ťažiť z týchto rád. K povinnostiam organizátora patrí pozvať účastníkov a poskytnúť im všetko, čo potrebujú na to, aby pracovali čo najefektívnejšie.Hostiteľ je zodpovedný aj za priebeh samotného stretnutia. Mal by zaistiť maximálnu koncentráciu na tému stretnutia, zabrániť tomu, aby sa účastníci stali osobnými a diskutovať o pravidlách schôdze. Tento materiál uľahčí organizáciu a priebeh schôdze tak, aby bola úspešná.

Kroky

Metóda 1 z 9: Vypracovanie programu

1. 1 Zadajte časy začiatku a konca schôdze a časové limity diskusie o každom probléme. Účastníci stretnutia to budú brať ako zdvorilosť z vašej strany.
2. 2 Opýtajte sa ľudí vo vašej organizácii alebo osoby, ktorá schôdzu zvoláva, aké témy je potrebné zaradiť do programu, a tiež požiadajte o krátky popis každého problému.

Metóda 2 z 9: Rozoslanie pozvánok

1. 1 Pozvánky je najlepšie odosielať e -mailom, najmä ak majú vaši zamestnanci program, ktorý kombinuje funkcie e -mailu s kalendárom a pripomienkami.
2. 2 Zadajte termín na rezerváciu miest. To vám umožní pripraviť požadované množstvo zdrojov, aby ste neprerušili schôdzu kvôli príprave chýbajúcich materiálov.

Metóda 3 z 9: Pripravte miesto stretnutia

1. 1 Na bezproblémové stretnutie musíte miestnosť náležite pripraviť. Pri prenájme priestoru, ktorý sa často používa na schôdze (napríklad v hotelovej izbe alebo na vyhradenom mieste), môžete počítať s tým, že miestny personál bude informovaný a oboznámený s nuansami prípravy priestoru.
   • Umiestnenie prednášky - stoličky sú zarovnané tak, aby bol prednášajúci v centre pozornosti. Takéto umiestnenie je obzvlášť účinné, ak je hlavným účelom sprostredkovanie niektorých informácií.
   • Divadelné usporiadanie - v prednej časti miestnosti je nainštalované prezídium (stôl, pri ktorom sedia rečníci a odborníci). Usporiadanie stoličiek ostatných účastníkov pripomína prednáškovú sálu.
   • Rozloženie školy - Stoly sú umiestnené pred radmi stoličiek, aby si účastníci schôdze mohli robiť poznámky počas rozprávania. Dôraz je kladený na reproduktor.
   • Okrúhly stôl. Toto usporiadanie zvoľte, ak majú účastníci vystupovať ako samostatné tímy a stimulovať výmenu myšlienok medzi skupinami alebo jednotlivými účastníkmi.
   • Nastavte stôl v tvare U. Toto je štýl zasadacej miestnosti, ktorý umožňuje účastníkom navzájom sa vidieť a komunikovať podľa potreby.
   • Ak plánujete otvorené stretnutie, ktoré zahŕňa komunikáciu s publikom, umiestnite stoličky do kruhu s reproduktorom v strede.

Metóda 4 z 9: Poskytnite potrebné nástroje na stretnutie

1. 1 Kompletná príprava schôdze obsahuje sadu pier, notebookov, pracovných pomôcok, podkladov a všetko ostatné, čo môžete počas schôdze potrebovať.
2. 2 Vyhraďte si priestor na otázky. Môže to byť plagát alebo tabuľa, na ktorú môžu účastníci napísať svoje otázky alebo ich pripevniť pomocou lepiacich papierových nálepiek. Účastníci stretnutia budú vedieť, že v určitý čas dostanú odpoveď na svoje otázky a stretnutie bude prebiehať plynulejšie.
3. 3 Pripravte nápoje a občerstvenie pre účastníkov dlhého stretnutia. Na krátke schôdze stačí položiť na každý stôl fľaše vody a misku sladkostí.

Metóda 5 z 9: Pripravte si dotazník alebo dotazník

1. 1 Účastníci stretnutia môžu ihneď po stretnutí posúdiť jeho kvalitu, alebo vyplniť dotazník a do 1-2 dní ho odoslať e-mailom.
2. 2 Hodnotiace hárky a dotazníky vám umožňujú určiť, ako stretnutie vnímali jeho účastníci.

Metóda 6 z 9: Pošlite pripomenutie schôdze

1. 1 Pripomienky sa odosielajú v posledný deň registrácie účastníkov alebo 1-2 dni pred tým.
2. 2 Požiadajte o nahlásenie, ak niekto zmenil plány a je nútený odstúpiť od účasti.

Metóda 7 z 9: Začnite stretnutie priamo podľa plánu

1. 1 Oneskorené schôdze sú schopné „dobehnúť“, ale nechať ostatných čakať, sa považuje za neslušné.
2. 2 Na začiatku schôdze urobte organizačné oznámenia vrátane prestávok a obedov, miest na toalety a toho, kde a ako môžu účastníci schôdze klásť otázky.

Metóda 8 z 9: Držte sa témy stretnutia

1. 1 Organizátor stretnutia by mal účastníkov viesť k téme stretnutia. Umožnenie venovania sa príbuzným témam môže narušiť váš pracovný plán.
2. 2 Dodržiavajte určené prestávky a obedy.

Metóda 9 z 9: Odpovedzte na čo najviac otázok

1. 1 Zhromažďujte otázky od účastníkov schôdze. Nechajte reakciám dostatok času na uspokojenie záujmu čo najväčšieho počtu ľudí.
2. 2 Po stretnutí zostaňte na dosah, aby vás mohli osloviť účastníci stretnutia, ktorí sa hanbia rozprávať pred inými ľuďmi, alebo tí, ktorí majú konkrétne problémy, ktoré si vyžadujú osobnú diskusiu.
3. 3 Pripomeňte účastníkom schôdze, aby vyplnili dotazník alebo kontrolný zoznam, a poďakujte im za účasť na stretnutí.