Obsah

• Kroky
• Rada

Účelom informačných bulletinov je informovať skupinu ľudí o konkrétnom probléme, napríklad udalosti, politike alebo zdroji, a nabádať ich k tomu. Ďalej sú uvedené pokyny, ako písať efektívne a ľahko čitateľné informačné vestníky.

Kroky

Časť 1 zo 4: Predmet písania spravodajcu

1. 

   Zadajte slovo „OZNÁMENIE“ priamo do hornej časti stránky. Okamžite mimo textu je informačný bulletin. Slovo „OZNÁMENIE“ napíšte asi 4 cm od hornej časti stránky, tučne, zarovnané na stred alebo doľava. Môžete tiež zvoliť väčšiu veľkosť písma pre toto slovo.
   • Dvojité medzery medzi riadkami v nadpise.

2. 

   
   
   Primerane menovaný. Bulletiny sú formálnou formou obchodnej komunikácie, preto by ste ich mali zodpovedajúcim spôsobom osloviť. Napíšte celé meno a titul osoby, ktorej sa budete hlásiť.
   • Ak posielate list všetkým zamestnancom, môžete napísať: „PRIJÍMAČ: Všetci zamestnanci“.

3. 

   Pridajte príjemcov zo série CC. Riadok „CC“ sa týka tých, ktorí dostanú oznámenie vo forme „Vážení, spolupracovníci“. Toto nie je cieľový objekt bulletinu. Toto je osoba, ktorá potrebuje informácie o pravidlách alebo problémoch, ktorým sa venujete v liste.

4. 

   
   
   Do riadku „Odosielateľ“ napíšte svoje meno. Predmet listu by mal obsahovať meno pisateľa a odosielateľa. Na tomto riadku je vaše celé meno a titul.

5. 

   Pridajte dátumy. Napíšte celý dátum vrátane dňa, mesiaca a roku. Napríklad napíšte: „DÁTUM: 5. januára 2015“ alebo „DÁTUM: 01.05. 2015. “

6. 

   
   
   Vyberte konkrétny odsek pre svoju tému. Predmet by mal čitateľovi povedať, o čom je informačný bulletin. Buďte konkrétni a výstižní.
   • Napríklad namiesto toho, aby ste predmet písali ako: „Atrament“, píšte konkrétnejšie ako: „Problém s používaním atramentu v kancelárii“.

7. 

   Podľa toho upravte formát názvu. Nadpis by mal byť v hornej časti stránky, zarovnaný doľava. Slová „PRIJÍMATEĽ:“, „ODOSIELATEĽ:“, „DÁTUM:“ a „O PRÁCI:“ písajte veľkými písmenami.
   • Vzorový názov by vyzeral takto:
     Príjemca: Meno a titul príjemcu
     SENDER: Vaše meno a titul
     DATE: Dátum, mesiac, rok, kedy bolo oznámenie napísané
     O: (alebo SÚVISIACE S DANOU :) Problém uvedený v informačnom vestníku (nejako zvýraznený).
   • Pri vytváraní nadpisov nezabudnite položky dvakrát zarovnať a zarovnať text.
   • Môžete pridať riadok pod hlavičku, ktorý sa tiahne po celej šírke stránky, aby ste oddelili nadpis a text bulletinu.
   reklama

Časť 2 zo 4: Písanie obsahu bulletinu

1. 

   Zvážte, kto je príjemcom. Aby si všetci mohli prečítať tento bulletin a odpovedať na neho, je dôležité, aby text, dĺžka a vážnosť správy zodpovedali tomu, kto si ju prečíta. Aby to dobre fungovalo, musíte mať dobrú predstavu o tom, kto správu prijíma.
   • Zamyslite sa nad preferenciami a obavami vašich čitateľov.
   • Snažte sa predvídať otázky, ktoré by vám čitateľ mohol položiť. Popremýšľajte nad niektorým obsahom spravodajcu, ako sú príklady, dôkazy alebo iné informácie, ktoré ich presvedčia.
   • Zistite, či vaši čitatelia akceptujú vašu zmienku o nevhodných informáciách alebo pocitoch.

2. 

   Vynechajte rituálne pozdravy. Informačný bulletin sa nezačínal pozdravom typu „Vážený pán Edwards“. Namiesto toho sa obráťte priamo na problém, o ktorom sa bude v správe diskutovať od začiatku.

3. 

   Problém uveďte v prvom odseku. Napíšte si, prečo chcete, aby čitateľ vykonal akciu. Je to niečo podobné ako úvod k eseji, teda predstavenie problému a dôvodu problému.Úvod si môžete tiež predstaviť ako súhrn celého textu spravodajcu.
   • Úvod zvyčajne zaberie asi jeden odsek.

4. 

   Môžete napríklad napísať: „Spoločnosť XYZ 1. júla 2015 implementuje novú politiku v oblasti zdravotného poistenia. Zamestnanci dostanú zdravotné poistenie a je im vyplácaná minimálna mzda 6 miliónov mesačne. “

5. 

   Poskytnite informácie o diskutovaných problémoch. Čitateľ bude možno potrebovať nejaké všeobecné informácie o probléme, ktorý riešite. Poskytnite nejaké informácie, ale sú stručné a uveďte iba to, čo je potrebné.
   • V prípade potreby pokračujte v bulletine s uvedením dôvodu, prečo bola politika implementovaná. Môžete napríklad napísať: „Miestna vláda hlasovala tak, že požaduje, aby všetci zamestnanci v tejto oblasti dostávali minimálny plat 6 miliónov VND / mesiac.“

6. 

   Podporte argumenty v diskusii. Zhrňte činnosti, ktoré sa majú vykonať. Dôkazy a argumenty o navrhovanom riešení. Začnite najdôležitejšími informáciami, potom zakryte konkrétne alebo podporné fakty. Ukážte svojim čitateľom, že je prospešné robiť to, čo navrhujete, alebo že je škodlivé ich neprijatie.
   • Nebojte sa pridať grafiku, zoznamy alebo grafy, najmä k dlhším správam. Len sa uistite, že tieto informácie sú skutočne relevantné a presvedčivé.
   • V prípade dlhších správ zvážte napísanie kratšieho nadpisu, aby bola každá časť jasnejšia. Napríklad namiesto výrazu „Pravidlá“ napíšte „Nová sezónna politika pre zamestnancov“. V každom nadpise buďte konkrétni a struční, aby čitateľ jasne videl základné informácie o bulletine.

7. 

   Navrhnite akciu, ktorú musí čitateľ podniknúť. Newsletter je výzva na akciu pri konkrétnom vydaní, či už ide o oznámenie nového produktu od spoločnosti, nové pravidlá vykazovania výdavkov alebo prezentáciu toho, ako na nich spoločnosť pracuje. predmet. Pripomeňte si akciu, ktorú musí čitateľ vykonať v koncovke alebo vete.
   • Môžete napríklad napísať: „Všetci zamestnanci musia používať nový účtovný systém od 1. júna 2015“.
   • Na podporu svojich návrhov môžete pridať nejaké dôkazy.

8. 

   Na konci listu je pozitívne a povzbudivé zhrnutie. Posledný odsek bulletinu by mal opakovať ďalšie kroky na vyriešenie problému. Patrí sem pripomenutie organizačnej solidarity.
   • Môžete napísať: „Rád o nich s vami neskôr hovorím a budem o nich diskutovať aj naďalej.“
   • Na záver môžete povedať: „Sme nadšení z rozšírenia tejto kategórie. Veríme, že to pomôže rastu podniku a spoločnosť bude fungovať udržateľnejšie “.
   • Tento odsek má zvyčajne asi 1 až 2 vety.
   reklama

Časť 3 zo 4: Kompletný spravodaj

1. 

   Správne formátujte informačné vestníky. Na uľahčenie čítania správ použite štandardný formát. Použite písmo Times New Roman alebo Arial veľkosti 12. Ľavý, pravý a spodný okraj sú 2,5 cm.
   • Zarovnať odseky. Rozdelenie odsekov, dvojité medzery a okraje.

2. 

   Prečítajte si bulletin. Skontrolujte a upravte správu, aby bola jasná, stručná, presvedčivá a bez preklepov. Skontrolujte konzistenciu znenia. Typy akademických alebo odborných slov.
   • Skontrolujte pravopis, gramatiku a obsahové chyby. Venujte zvláštnu pozornosť menám, dátumom alebo číslam.
   • Skontrolujte, či je správa príliš dlhá, a odstráňte nepotrebný obsah.

3. 

   Podpisy. Newsletter nemá žiadny podpisový riadok. Mali by ste však umiestniť pred hlavičku a vedľa svojho mena. To dokazuje, že ste potvrdili informačný bulletin.

4. 

   Použite hlavičkový papier. Môžete si vytvoriť špeciálny hlavičkový papier špeciálne pre informačné vestníky alebo použiť bežné obchodné hlavičkové papiere.
   • Ak vypracúvate elektronické dokumenty (napríklad na odosielanie e-mailov), musíte si v programe Word vytvoriť samostatný hlavičkový papier, ktorý obsahuje logo vašej spoločnosti a základné kontaktné informácie. Tento názov použite ako šablónu pre zasielanie informačných bulletinov.

5. 

   Vyberte spôsob odosielania pošty. Rozhodnite sa, aký je najlepší spôsob zasielania bulletinov. Môžete si ho vytlačiť a distribuovať všetkým. Môžete tiež poslať e-mailom.
   • Ak správu odosielate e-mailom, môžete naformátovať kód HTML pre e-mail. Ak nie, môžete správu uložiť ako PDF a priložiť ako e-mail.
   reklama

Časť 4 zo 4: Používanie šablóny bulletinu

1. 

   Nájdite dostupné šablóny listov. Zvážte, či chcete na prvom mieste namiesto písania použiť vzorové písmená. Ak je to tak, prvým krokom je vyhľadanie dobrých poštových šablón online. Microsoft Word má aj šablóny listov. Šablóny často používajú rovnaký základný formát, ale rôzne písma, veľkosti písma a rozloženie.
   • Stiahnite si tú pravú šablónu pre svoje potreby.
   • Pred použitím akejkoľvek šablóny online si prečítajte podmienky použitia.

2. 

   Otvorte šablónu správy, ktorá bola stiahnutá do vášho počítača. Po stlačení klávesu na stiahnutie sa šablóna písmen automaticky stiahne do vášho počítača alebo je možné vykonať niekoľko krokov pred začiatkom sťahovania. Šablóna listu sa stiahne ako súbor zip, musíte ho rozbaliť a otvoriť v programe Microsoft Word.
   • Odporúča sa používať najnovšiu verziu aplikácie Microsoft Word, aby ste sa uistili, že nedochádza k neočakávaným problémom so softvérom a šablóna správy nefunguje správne. Ak máte staršiu verziu aplikácie Microsoft Word, pred stiahnutím šablón listov aktualizujte softvér.

3. 

   Vytvorte hlavičku (hlavičku). Pamätajte, že telo vzorovej správy sa môže zmeniť. Časti vzorovej správy si môžete prispôsobiť, ako sa vám páči. Napríklad môžete pridať logá a symboly autorských práv do hlavičky šablón listov. Kliknite na hlavičku a zadajte informácie o svojej spoločnosti.

4. 

   Vyplňte časti v hlavičke listového formulára. Nezabudnite vyplniť polia „TO“ a „OD“, ako aj „CC“ a „SUBJECT“. Pri vypĺňaní týchto polí buďte opatrní, aby ste ich nevynechali a nevyplnili ich, často robia chyby pri písaní.

5. 

   Zadajte text správy. Úvod, dôvod, diskusiu a zhrnutie napíšte do tela bulletinu. Ak chcete, môžete na usporiadanie svojich informácií použiť guľky alebo vytvoriť zoznamy.
   • Dodržte formát šablóny listu. Zaistí sa tak zarovnanie odsekov so správnymi okrajmi a veľkosťou písma.
   • V prípade potreby môžete dokonca prispôsobiť bulletin tak, aby používal tabuľku. Niekedy je to dobrý nápad, najmä ak používanie zoznamov s odrážkami alebo podobných zoznamov robí správy mätúce alebo ťažko čitateľné.
   • Nezabudnite zo šablóny vymazať akýkoľvek text. Pred odoslaním si zároveň starostlivo skontrolujte poštu.

6. 

   Nezabudnite skontrolovať pätu. Päta je prázdna oblasť v dolnej časti stránky, kde nájdete ďalšie informácie. Na tento web môžete pridať firemné alebo osobné kontaktné informácie. Je veľmi dôležité venovať si čas kontrole presnosti informácií. Posledná vec, ktorú nechcete, je stať sa, keď je správa napísaná perfektne, ale obsahuje nesprávne kontaktné informácie alebo chýbajúce informácie.

7. 

   Upravte vzhľad správy. Jednou z najatraktívnejších vecí na ukážkových správach je to, že môžete zmeniť farbu textu. To vám pomôže ukázať určitú osobnosť a zvýrazní text. Môžete si tiež zvoliť správnu farbu pre danú situáciu, aby váš bulletin vyzeral vynikajúco, nielen profesionálne.

8. 

   Uložte bulletiny ako konzistentný text. Nezabudnite si uložiť kópiu. Budete mať záložné elektronické dokumenty na uľahčenie výmeny informácií.

9. 

   Šablónu si odložte na neskoršie použitie. Kedykoľvek potrebujete použiť ukážkovú správu s predmetom zmeny, stačí prispôsobiť položky tak, aby zodpovedali konkrétnemu predmetu správy. Ušetrí vám to čas, pomôže vám vytvoriť konzistentný a profesionálny bulletin, ktorý upúta pozornosť všetkých, takže správa sa okamžite prečíta. reklama

Rada

• Neuvádzajte príliš veľa dôvodov. Vysvetlenie, prečo chcete, aby sa niečo stalo, je dôležité, ale nepíšte príliš veľa.
• Spravodaj by mal byť krátky.