Autor:
Lewis Jackson
Dátum Stvorenia:
5 Smieť 2021
Dátum Aktualizácie:
1 V Júli 2024
Obsah
Organizovanie akcií sa môže javiť ako veľmi náročná úloha a veci sa ešte viac skomplikujú, ak neplánujete a nemyslíte dopredu. Snažte sa tomu teda vyhnúť - prípravou mesiace vopred a počas udalosti zachovajte pokoj.
Kroky
Metóda 1 zo 4: Plánujte mesiace pred udalosťou
Stanovte účel udalosti. Určenie účelu vašej organizácie pomôže udržať vaše podujatie na dobrej ceste. Chystáte akciu na vzdelávanie komunity? Presvedčiť potenciálnych sponzorov? Chváliť určitého jednotlivca alebo skupinu? Tento účel čo najviac uveďte v detailoch. Bez ohľadu na to, čo robíte (vzdelávajte, presviedčajte, chváľte atď.), prečo robíš to znova
- Ber to ako svoje poslanie alebo predpoklad svojho úspechu. Keď už viete, čo chcete, určite to budete mať oveľa jednoduchšie!
Určiť ciele.Presne tak Čo chceš dosiahnuť? Nie počet ľudí, ktorí sa na udalosti zúčastnili, ani skutočnosť, že sa to stalo - ako chcete, aby sa akcia konala? 5 nových členov do vašej organizácie? Vyzbierali ste 20 miliónov dongov? Zmeniť myslenie iných ľudí? Urobiť všetkých nadšených?- Zamyslite sa nad 3 výsledkami, ktoré od podujatia chcete najviac, a zamerajte sa na ich uskutočnenie. Môžete si vážiť jeden finančný cieľ, jeden sociálny cieľ a jeden osobný cieľ - je to na vás!
Zhromažďujte dobrovoľníkov. Potrebujete dobrých a dobrých členov v mnohých rôznych oblastiach organizačného výboru. Môžu vám pomôcť so všetkým, od plánovania, rozpočtu, rozposlania pozvánok, navrhovania plagátov, vítania hostí a upratovania po skončení akcie. Inými slovami, pomôžu vám dokončiť prácu. Ak je to možné, vyhľadajte dobrovoľníkov, ktorým môžete dôverovať!- Uistite sa, že organizátori aj manažéri podujatí pracujú podľa harmonogramu, ktorý ste stanovili v pláne. Spolupráca medzi stranami vám uľahčí prácu. Ak niekoho požiadate o pomoc, hneď od začiatku vám bude jasné, aké sú vaše očakávania a rozsah jeho účasti na podujatí.
- Ak nenájdete dobrovoľníka, najmite si tím udalostí! To úplne závisí od typu udalosti, ktorú organizujete. Miesto si môžete prenajať s tímom podujatia alebo si ho môžete prenajať od tretej strany.
Odhadovaný rozpočet. Do rozpočtu musia byť zahrnuté všetky výdavky, príjmy, granty a iné mimoriadne výdavky. Ak nemáte rozpočet, ukončíte akciu s hrubými zmenkami a prázdnou peňaženkou bez toho, aby ste pochopili, čo ste práve minuli. Buďte realistickí od prvého dňa, aby ste neskôr neboli prekvapení!- Nájdite spôsoby, ako udržať nízke náklady. Môžete si najať dobrovoľníkov na prácu zadarmo? Zvážte miesta, ktoré sú lacnejšie na prenájom (napríklad niekoho dom)? Pamätajte, že malé, jednoduché, ale úspešné stretnutie je oveľa lepšie ako zlyhanie luxusnej párty.
Určite čas a miesto konania udalosti. Toto je faktor najdôležitejší udalosti. Aký by mal byť čas a miesto vašej udalosti, aby ľudia povedali: „Áno, budem tam!“? Akciu chcete usporiadať v čase, keď sú všetci slobodní, a na jednom vhodnom mieste, kde máte dostatok nájmu!
- Prezrite si harmonogram komunity, v ktorej žijete, a zvážte, kto sa na udalosti zúčastňuje. Ak sa zameriavate na ženy v domácnosti, najlepšou voľbou je organizácia denných a susedských akcií (môžete poskytnúť ďalšie služby stráženia detí). V prípade študentského účastníka usporiadajte podujatie v centre mesta jeden večer počas týždňa. Ak je to možné, mali by ste ísť na ich miesto zhromaždenie.
- Samozrejme bude veľa miest konania akcií, ktoré si musíte rezervovať vopred. Kontaktujte, aby ste si tieto miesta čo najskôr prenajali. Môžu byť drahšie, ako si myslíte!
Zvážte logistiku. Na logistiku musíte myslieť v každom ohľade. Aké bude parkovanie? Schopnosť ľudí so zdravotným postihnutím zúčastniť sa? Čo môžete urobiť s priestorom udalosti? Aké vybavenie potrebujete? Budete za poplatok potrebovať niečo navyše (napr. Nápoje pre reproduktory, odznaky, publikácie)? Koľko ľudí bude potrebných na to, aby akcia prebehla bez problémov?
- Je veľmi dôležité zamyslieť sa a diskutovať s členmi organizátorov, aby ste zvážili všetky aspekty podujatia. Existujú nejaké prekážky, ktorým môžete predvídať a ktorým sa musíte vyhnúť? Potrebujete ubytovanie? Aké výnimky sú potrebné?
Mysli na marketing a reklamu. Počas prípravy podujatia pripravte koncept plagátu. Plagát by mal obsahovať informácie o dátume, čase, mieste, hlavných hosťoch, názve udalosti a téme alebo slogane udalosti. Pretože čas na prípravu je príliš skoro, môžete stráviť veľa času dôkladným premýšľaním nad týmto obsahom - mali by ste si však pripraviť úvodný koncept, aby ste zistili, aké sú jednotlivé sekcie!
- Popremýšľajte o ďalších spôsoboch propagácie podujatia. Pošli e-maily? Poštou poštou? Poskytujete informácie na Facebooku, Twitteri alebo sériách online webov o udalostiach (viac o nich neskôr)? Čo potrebuješ predtým udalosti na zapojenie ľudí a toho, čo potrebujete v udalosti držať ich späť?
Usporiadajte prácu. Možno sa práve teraz cítite veľmi zmätený. Zhlboka sa nadýchnite a otvorte softvér Excel. Pripravte návrh harmonogramu aktivít na podujatí. Na usporiadanie svojich myšlienok použite niekoľko tabuliek programu Excel. Môže sa to v tomto okamihu zdať ako zbytočné papierovanie, ale v priebehu nasledujúcich dvoch mesiacov budete vďační sami sebe za starostlivosť o seba.
- Pre každú činnosť si pripravte pracovný harmonogram (s termínom). Zapíšte si všetkých členov organizátorov, kedy a kde ich potrebujete. Týmto spôsobom si môžete naplánovať prácu a vyhnúť sa otázkam neskôr.
Metóda 2 zo 4: Naplánujte si prácu na 2 týždne pred podujatím
Uistite sa, že je všetko pripravené. Identifikujte čas, miesto, kľúčových hostí, organizátora udalosti, názov udalosti a slogan. Bude tam čokoľvek Môžeme zablúdiť? Môžu nastať zmeny na poslednú chvíľu? V tomto okamihu by malo byť všetko tak jasné, ako je to na čiernobielom papieri.
Stretnite sa s členmi organizátorov. Požiadajte o schválenie rozpočtu, harmonogramu atď. od organizátorov, ako aj od manažérov podujatí. Teraz je ten správny čas na riešenie otázok. Každý už pochopil svoje povinnosti? Vyhovuje im všetko?
- Opäť sa stretnite s organizátormi, ako aj s dobrovoľníkmi, aby ste sa zamysleli nad možnými problémami. Je to tiež ideálny čas na naplánovanie vašej akcie.
- Uistite sa, že organizátori nemajú žiadne vnútorné problémy. Buďte v kontakte so všetkými vedúcimi oddelenia, organizátormi i dobrovoľníkmi.
Rozdeľte prácu medzi rôznych ľudí a nechajte človeka so skúsenosťami, aby koordinoval všetky činnosti. Ak ide o mimoriadne rozsiahlu udalosť, poverte viacerých ľudí, aby koordinovali rôzne činnosti pod dohľadom jednej osoby. Tomuto vodcovi musia členovia organizátorov dôverovať.
- Mali by ste prideliť jedného až dvoch členov, aby ste pred akciou trávili čas vítaním hostí a chatovaním.V zásade sú to recepční, ktorí sú zodpovední za pozdvihnutie všetkých hostí a za to, že im dá vedieť, že je o nich postarané.
Nezabudnite udržiavať všetky online stránky spojené s udalosťami aktualizované. Facebook a Twitter už pravdepodobne poznáte, ale existuje veľa ďalších online stránok, ktoré môžete použiť na propagáciu, ako napríklad Eventbrite, Evite a Meetup. Ak ste nikdy o týchto stránkach nepočuli, hľadajte teraz! V prípade, že je vaša udalosť v zámorí a chcete predať vstupenky online, Ticketbud je celkom užitočný.
- A samozrejme aktualizujte online stránku, blog alebo stránku udalosti, ak sú k dispozícii. Môžete posielať pripomenutia udalostí, zverejňovať fotografie a spravovať odpovede na udalosti. Čím aktívnejší ste online, tým je udalosť rozšírenejšia. Ak organizujete podujatie týkajúce sa záhradníctva, bytových dekorácií alebo iných kreatívnych oblastí, môžete tiež použiť Pinterest.
Zhromaždite od hostí sponzorstvá a ďalšie zdroje peňazí. Existuje mnoho druhov výdavkov, ktoré vzniknú v nasledujúcich týždňoch a nechcete si ich platiť všetko sami! Trochu sa vyškriabte na úvodné náklady - či už je to prenájom miesta konania podujatia, vybavenie alebo banketová párty? Možno budete musieť zaplatiť niektoré z vyššie uvedených súm predtým, ako sa začnete pripravovať na podujatie.
- Uistite sa, že ste vytvorili systém na spracovanie dokumentov, certifikácií, faktúr a iných dokumentov. Všetky dokumenty si musíte uchovať pre budúcu potrebu, takže čím skôr budete mať organizáciu, tým pohodlnejšia bude budúcnosť, najmä ak váš partner pracuje neodborne.
Propagácia podujatia. Pripravte publikácie, spustite reklamu, publikujte pre tlač, pošlite pozvánky, telefónne hovory, e-mailové kontaktné skupiny, stretnite sa s potenciálnymi účastníkmi alebo sponzormi. Ako budú ľudia vedieť a zúčastniť sa na vašom podujatí? Uistite sa, že informácie, ktoré poskytnete, sú úplné, až na niektoré spochybňujúce faktory - je tiež potrebné stimulovať zvedavosť hosťa!
- Pomysli na svoje cieľové publikum. Ak chcete pozvať starších, nebudete strácať čas odosielaním správ prostredníctvom softvéru Snapchat. Prejdite na miesta, ktoré navštevujú, alebo použite nástroje, ktoré používa vaše publikum.
Zhromaždite potrebné veci pre túto udalosť. Medzi tieto položky môže patriť medaila, hra, suvenír, odmena alebo osvedčenie. Existuje veľa malých a triviálnych vecí, na ktoré neskúsení ľudia nemôžu venovať pozornosť, musíte však poznať všetky najmenšie faktory. Nezabudnite na nábytok, spotrebiče, stoly, obrusy a ďalšie veľké, dôležité predmety!
- Je to ešte jedna vec, nad ktorou musíte premýšľať. Nezastavujte sa, kým nenájdete 5 vecí, ktoré ste si zabudli pripraviť - všetko od guľôčkových pier a lekárničiek až po batérie, kocky ľadu a predlžovacie šnúry. Budete chcieť byť pripravení na každú situáciu.
Triediť všetko. Usporiadajte nahrávanie videa. Zabezpečte dopravu pre hostí. Zabezpečte jedlo pre upratovací tím. Zoznam môže pokračovať navždy, ale bez zoradenia nebudete môcť udalosť usporiadať!
- Pripravte si jedlo a pitie. Je to vhodný čas aj na zabezpečenie osobitného ubytovania, napríklad ubytovania pre ľudí so zdravotným postihnutím. Skontrolujte, či sú niektorí vegetariáni alebo či nemajú iné špecifické stravovacie potreby. Mnoho webových stránok s lístkami na online akcie bude mať sekciu „otázky samy sa pýtať“, ktorá vám pomôže vyhodnotiť špeciálne požiadavky vašich hostí.
- Pripravte si stoly a stoličky, kulisy, mikrofóny, reproduktory, počítače, projektory, pódiá - všetko, čo sa od miesta konania podujatia vyžaduje.
Pripravte si zoznam kontaktov. Musíte mať telefónne čísla, adresy a e-mailové adresy organizátorov. Vytvorte podobný zoznam s VIP (obzvlášť dôležitými hosťami) a poskytovateľmi tovaru alebo služieb. Ak sa niekto nedostaví alebo mešká, môžete použiť tento zoznam.
- Povedzme, že banketový tím mešká. Čo urobíš? Získajte ihneď ich zoznam kontaktov a zavolajte im. Myslia si, že budeš na miesto, kde to získate 90 kíl nastrúhaného bravčového mäsa? Hocičo. Zoznam dáte pánovi A, vezme nákladné auto a ide na adresu zberu mäsa na papieri. Odvrátili ste katastrofu. Teraz viete, že by ste nemali najímať tento servisný tím alebo dávať jasnejšie pokyny!
Choďte s organizátormi na miesto konania akcie. Pozorujte okolie a ohodnoťte parkovisko, toalety, izby a dvere. Vyhľadajte v okolí miesta, kde môžete robiť fotokópie, telefonovať a nakupovať základné veci. Celkovo majte miesto konania akcie v ruke.
- Porozprávajte sa s osobou, ktorú ste kontaktovali, aby ste si miesto prenajali. Mali by lepšie pochopiť miesto konania ako ktokoľvek iný. Je problém, o ktorom by ste mali vedieť? Limitovaný čas? Sú dvere zamknuté v určitých časoch? Dúfajme, že sa tak nestane - ale mali by ste sa tiež dozvedieť viac o plánoch kontroly požiarneho poplachu.
Metóda 3 zo 4: Pripravte sa 24 hodín pred podujatím
Zachovaj pokoj. Ty to dokážeš. Je obzvlášť dôležité, aby ste zostali v pokoji a neboli zmätení alebo znepokojení. Pripravovali ste sa mesiace! Všetko bude v poriadku. Čím ste pokojnejší, tým pokojnejší budú vaši spoluhráči, tým plynulejšie bude akcia prebiehať. Okrem toho sa všetko čoskoro skončí!
- Vážne, zvládnete to. Urobili ste všetko, čo ste mohli, premýšľať o všetkých možných problémoch - ak sa niečo pokazí, viete, ako problém vyriešiť. A pamätajte: nikto vám nemôže nič vyčítať. Hlučný hosť, jedlo nie je dobré - ľudia pochopia, že to všetko nemôžete ovládať. Uvoľnite sa. Budeš v poriadku
Posledná kontrola u členov organizátorov. Určite sa porozprávajte s každým o spôsoboch, ako sa dostať na miesto konania akcie, a kedy prísť. To, čo sa vám najviac nechce, je, keď vám v deň konania zavolajú všetci organizátori, pretože neviete, kde je zadný vchod.
- Aj keď nikto nič nehovorí alebo sa vás na niečo nepýta, urobte všetko pre to, aby ste odhadli postoje ostatných. Sú všetci spokojní so svojou prácou? Vychádzajú spolu navzájom? Ak nie, hovorte so všetkými a pokúste sa uzol odstrániť. Možno niekto zapadne do iného oddelenia alebo bude pracovať s ostatnými.
Skontrolujte všetky pozvánky a odpovede. Uveďte hostí v tabuľke programu Excel a zaznamenajte počet ľudí. Pre väčšinu podujatí bude počet potvrdených účastníkov niesu zobrazuje počet ľudí, ktorí sa na udalosti skutočne zúčastňujú. Môžete mať 50 validátorov, ale nakoniec je ich iba 5 alebo zúčastňuje sa až 500 ľudí. Aj keď by ste mali vedieť počet validátorov, buďte pripravení zvládnuť situáciu, keď je príliš málo alebo príliš veľa účastníkov!
- Pripomeňte VIP hosťom túto udalosť. Budete prekvapení počtom ľudí, ktorí povedia: „Och, však. Zajtra nie?“ Tomu sa môžete vyhnúť jednoduchým hovorom alebo textovou správou.
Choďte na miesto konania akcie a skontrolujte, či sú všetky pripravené. Je miestnosť upravená a pripravená? Sú elektronické zariadenia nainštalované a fungujú? Môžete v prípade potreby predinštalovať akékoľvek zariadenie? Je personál plne pripravený na akciu?
- Skontrolujte, či má podujatie dostatok priaznivcov. Prirodzene, najlepšie je, ak máte viac priaznivcov, ako potrebujete. Možno budete musieť niekoho požiadať o núdzový stav, potrebujete niekoho, aby si všimol hosťa, alebo vyriešiť problém, ktorý nemôžete predvídať. Alebo môžete vedieť, že budete potrebovať niekoho, aby vám nalial viac kávy.
Pripravte súpravy pre účastníkov podujatia. Táto súprava môže obsahovať fľašu s vodou, tyčinku, lepiacu poznámku, guľôčkové pero, brožúru a ďalšie potrebné informácie. Tiež dobrý nápad, ak chcete pridať malé suveníry.Toto je veľké zvýraznenie, ktoré ukazuje, že akcia bola dobre zorganizovaná a zároveň dáva hosťom pocit, že si ich vážia.
- Táto sada môže byť pre hostí alebo organizátorov alebo pre oboch! Kto nemá rád granolovú tyčinku a guľôčkové pero?
Naplánujte informácie o udalosti (priebežný hárok alebo priebežný hárok). Tu je zoznam všetkých potrebných informácií rozdelený podľa času a / alebo oddelenia. Pripravte si program úloh s dôležitými činnosťami v priebehu niekoľkých minút. Šablóna priebežného hárku bude na vás, ako sa rozhodnete. Snažte sa minimalizovať informácie, aby ste ich mohli ľahšie prečítať.
- Ak ste naozaj tvrdí, postavte si ich druhov môže byť užitočný iný priebežný hárok. Rečníci budú skôr chcieť poznať zoznam ďalších hostí, ktorí budú kde a kedy budú. Organizátori budú chcieť zoznam vybavenia, časové harmonogramy a plány čistenia. Ak budete mať dostatok času na vytvorenie priebežného hárku, bude vám to celkom užitočné.
Vytvorte zoznam predmetov, ktoré si môžete vziať na miesto konania akcie. Aké zlé to bude, keď sa dostanete na akciu, všetko je pripravené, všetci ste tam všetci a uvedomíte si, že ste doma zabudli 12 000 šálok? Je to zlé. Všetko ste pokazili. Vytvorte teda zoznam, skontrolujte ho ešte raz a vezmite so sebou všetky ingrediencie na prípravu!
- Ak sú predmety rozptýlené na rôznych miestach, priraďte každej osobe konkrétnu úlohu. Pri tom nemusíte tráviť 8 hodín behaním a zhromažďovaním týchto predmetov v panike. „Z jedného stromu nevyrastie mladý, tri stromy sa zoskupujú, takže hora je vysoká“ - povedali starí ľudia.
Metóda 4 zo 4: Kontrola dátumu udalosti
Príďte včas na miesto konania podujatia s organizátormi a dobrovoľníkmi. Skontrolujte, či sú všetci prítomní a či elektronika funguje správne. Nejaké otázky na poslednú chvíľu? Ak je čas, popíjajme nealkoholické nápoje, zdieľajme, povzbudzujme všetkých a odpočívajme! Ty to dokážeš. Si pripravený.
- Uistite sa, že organizátor nosí špeciálny odznak alebo má po ruke nejaké rozpoznateľné predmety, aby účastníci podujatia mohli v prípade potreby požiadať o pomoc. Khaki obleky niekedy nestačia.
Vo vnútri sú všetky možné veci a vonku. Potrebujete na poštovej schránke balóny? Plagáty v rohu miestnosti? A čo dvere a po chodbe? Ak vaši hostia musia prejsť chaotickým bludiskom, aby sa dostali na miesto konania akcie, mali by ste umiestniť veľa značiek, ktoré vás prevedú.
- Obzvlášť užitočné budú uvítacie transparenty a ďalšie informačné tabule pred budovou. Chcete, aby ľudia boli schopní spoznať miesto konania akcie priamo z ulice. Niet sa čomu čudovať!
- K dispozícii je recepcia a registrovaní hostia. Keď hostia vstúpia do dverí, mali by presne vidieť, čo musia urobiť. V opačnom prípade sa budú pohybovať okolo v stave neistoty a nepohodlia. Pamätáte si spomínanú recepčnú časť? Priraďte niekoho, aby stál pri dverách, aby privítal a odpovedal na všetky otázky hosťa.
- Plávajúca hudba! Hudba zahmlí plachú atmosféru podujatia.
Uistite sa, že účastníci podujatia vedia, o čo ide. Ak rečník mešká, budete musieť uverejniť oznámenie o oneskorení udalosti. Ak jedlo trvá dlhšie, ako sa očakávalo, mali by byť hostia podujatia informovaní o akýchkoľvek zmenách v harmonograme. Je veľmi zriedkavé, aby udalosti prebehli podľa plánu - takže ak nedodržiavate pozorne harmonogramy, zabezpečte, aby strany neustále hovorili.
Odfoť! Možno si to budete chcieť poznamenať. Ľudia budú zároveň nadšení, keď uvidia, ako niekto drží fotoaparát, aby zachytil okamihy udalosti. Odfoťte banner svojho sponzora, svoj banner, uvítaciu bránu, recepciu atď. Tieto fotografie môžete použiť aj na budúci rok!
- Ak je to možné, nechajte prácu robiť kamarátovi alebo profesionálnemu fotografovi. Máte dosť práce! Musíte sa rozprávať a jesť s hosťami, takže o fotografovanie by sa mal postarať niekto iný.
Vkladanie dokumentov po skončení akcie. Určite ste vložili nejaký nápad do vnímania hostí a chcete, aby odchádzali z podujatia s konkrétnymi myšlienkami, zamyslením alebo odhodlaním konať. Pripravte si teda brožúru alebo akýkoľvek predmet, ktorý si môžu so sebou vziať po udalosť.
- V tejto sekcii môžete zvážiť hlasovanie o nedávnej udalosti. Poskytnite im prostriedky, aby mohli na nasledujúcej akcii povedať svoj názor, čo majú vylepšiť a čo chcú. A samozrejme, ako sa môžu zapojiť!
Vyčistite miesta konania akcií! Skontrolujte počítadlo napájania, odstráňte transparenty, vyčistite nábytok a ďalšie. Budete chcieť, aby stránka bola v pôvodnom stave - najmä keď platíte nájom a chcete sa vrátiť. Môžete sa tiež vyhnúť ďalším poplatkom, ktoré účtuje váš poskytovateľ miesta. Rozdeľte prácu rovnomerne tak, aby bol proces čistenia čo najrýchlejší a najšetrnejší.
- Vráťte sa späť a uistite sa, že nezostali žiadne cennosti. Ak je to tak, pripravte si formulár žiadosti o stratu položky.
- Ak niečo poškodíte, oznámte to osobe, ktorú ste kontaktovali, aby si miesto prenajala. Úprimnosť a úprimnosť je vždy najlepším prístupom.
- Odstráňte čo najviac koša. Potom to prevezme oddelenie údržby.
Postarajte sa o všetky misie po udalosti. V závislosti od typu udalosti, ktorú organizujete, už nemusíte mať po akcii čo robiť, alebo bude existovať dlhý zoznam ľudí, ktorým sa treba poďakovať, alebo čakajúce faktúry. Tu je niekoľko nápadov, ako začať:
- Ďakujem všetkým členom organizátorov, najmä sponzorom a dobrovoľníkom. Bez nich nemôžete usporiadať akciu!
- Vyplňte a vybavte záležitosti týkajúce sa peňazí. Toto by sa malo robiť čo najrýchlejšie, čím menej chýb, tým lepšie.
- Usporiadajte vďačnú párty pre tých, ktorí vám pomohli. Chcete, aby sa vaši spoluhráči cítili vďačne a zároveň aby vaši sponzori videli, že priniesli zmenu a dobrý cieľ.
- Distribuujte suveníry alebo iné publikácie zainteresovaným stranám.
- Prevod faktúr sponzorom a iným.
- Uverejňujte fotografie na online stránke udalosti.
Usporiadajte schôdzku, aby ste sa poučili zo skúseností a nabudúce sa zlepšili. Potom, čo je po všetkom, čo si prajete, aby ste robili inak? Čo funguje a čo nie? Chceli by ste usporiadať také podujatie? Čo si sa naučil?
- Ak dostanete odpoveď od každého, prečítajte si všetky. Aj keď od hostí nedostanete žiadnu odpoveď, opýtajte sa organizátorov podujatia! Ako rozmýšľajú? Užili si ten čas? Asi len preto, že granolová tyčinka a pero boli zadarmo, že?
Rada
- Zoznam pripravovaných dokumentov:
- Predbežný rozpočet
- Časový plán podujatí (čas každého programu v rámci podujatia)
- Pozvánka
- Zoznam hostí
- Akčný plán
- Časový plán práce (harmonogram dokončenia)
- Dokumentácia pre tlačové správy
- Reč
- Zoznam účastníkov
- Prejavy strán (pripojiť životopis rečníka)
- Pracovný program
- Rozvrh je rozdelený na minúty
- Zoznam kontaktných sietí (telefónne číslo organizátora)
- Zoznam predmetov, ktoré majú byť prinesené
- Zoznam úloh, ktoré sa majú splniť
- Správy o udalostiach (pre tlač a ďalšie)
- Pred podujatím poverte jednotlivcov / oddelenia zodpovednosťou za nasledujúce oblasti:
- Darcovia
- Účastníci
- Dôležitý hosť, rečník
- Dizajn, tlač, zhromažďovanie článkov a hodnotenie týchto výrobkov
- Odmeny, suveníry, darčeky, transparenty, certifikáty
- Vozidlá, stravovanie, aranžmány, udalosti, výzdoba, kulisy, parkovanie
- Médiá, PR (vonkajšie vzťahy), marketing
- Faktory, ktoré treba brať do úvahy pri výbere miesta a vyjednávaní cien:
- Kapacita stránky (počet účastníkov, okrem tých, ktorí sa oficiálne nezúčastnili)
- Dostupnosť jedla (v prípade, že jedlo poskytuje aj miesto konania)
- Čas (čas začiatku a konca udalosti)
- Osvetlenie (v prípade, že sa udalosť koná v noci)
- K dispozícii je klimatizácia alebo nie
- K dispozícii je potrebné vybavenie (mikrofón, reproduktory atď.)
- Nábytok (nábytok, utierky, atď.)
- Môžu sa na mieste konať hudobné a zábavné podujatia (s menej formálnymi predstaveniami)
- Generátor
- Ľahký prístup k miestu konania - či už je v centre mesta alebo nie (či sa ho môžu delegáti zúčastniť bez problémov)
- Špeciálna miestnosť pre organizátorov, šatne atď.
- Celkové náklady
- V deň konania poverte osobu / oddelenie zodpovednosťou za:
- Všeobecná koordinácia
- Toaleta
- Jedlo
- Práce na poli
- Hostiteľ (MC)
- Počítače, projektory
- Fotograf
- Recepčný
- Kontrola davu a PR s davom
- Miesto na parkovanie
- Chrániť
- Distribuujte dokumenty a spotrebný materiál (dary a certifikáty konkrétnym jednotlivcom, ako aj všetkým účastníkom podujatia)
- Faktory, ktoré treba brať do úvahy pri rozhodovaní o dátume udalosti:
- Bude pre tento deň k dispozícii hlavný hosť a ďalší VIP hostia
- Ktorý deň je najlepší pre vašu cieľovú skupinu?
- Za každých okolností nemusíte odovzdať svoju prácu a povinnosti inej osobe.
- Práca je zodpovedná.
- Načas. Ak sa oneskoríte, okamžite a úplne nahláste prácu osobe, ktorú potrebujete nahlásiť.
- Ak nastanú problémy, neobviňujte ostatných, príliš nerozmýšľajte a spôsobujte viac stresu, nájdite spôsoby, ako problém vyriešiť.
- Uistite sa, že máte zavedený evakuačný plán pre prípad núdze. Ak je vaša udalosť vo veľkom meradle, uistite sa, že sú v službe policajti a lekári.
Výstraha
- Nepanikárte a nestresujte sa. Pokojné držanie tela bude mať za následok lepšie výsledky.
- Buďte pripravení na každú situáciu. Niekedy budú veci mimo vašu kontrolu. Ak ste členom organizátorov, nehnevajte sa, keď na vás niekto kričí, táto osoba môže byť len napätá. Ak ste koordinátor, nestresujte sa a neprepadajte panike. Prosím, pokojne urobte všetko. Skúste sa zamyslieť nad možnými situáciami a nad tým, čo by ste v týchto situáciách robili.
