Obsah

• Na krok
• Metóda 1 z 2: Vytvorenie plánu riadenia organizačných zmien
• Metóda 2 z 2: Sledovanie zmien projektu
• Tipy

Existujú dva typy plánov riadenia zmien. Jeden sa zaoberá dopadom zmeny na organizáciu a zmiernením prechodu. Druhý vykonáva zmeny v jednom projekte a vytvára jasný záznam o úpravách alebo zmenách vykonaných v produkte na úrovni projektu. Cieľom oboch plánov je jasne komunikovať o tom, čo je potrebné urobiť správne a presne.

Na krok

Metóda 1 z 2: Vytvorenie plánu riadenia organizačných zmien

1. Uveďte dôvody zmeny. Uveďte zoznam faktorov, ktoré viedli k rozhodnutiu o zmene, napríklad medzery vo výkonnosti, nové technológie alebo zmena v poslaní organizácie.
   • Jedným z možných prístupov je opísať súčasnú situáciu organizácie a budúcu situáciu, ktorú chce tento plán dosiahnuť.
2. Určte, akú zmenu treba urobiť, a jej veľkosť. Stručne opíšte očakávanú povahu plánu riadenia zmien. Uveďte, či to ovplyvní popis práce, postupy, politiku a / alebo štrukturálnu organizáciu. Uveďte zoznam oddelení, pracovných skupín, systémov alebo iných oblastí, v ktorých dôjde k zmenám.
3. Uveďte zoznam podpory zainteresovaných strán. Uveďte zoznam všetkých zainteresovaných strán, ktorých sa plán dotýka, ako napríklad vrcholového manažmentu, projektových manažérov, sponzorov projektu, koncových používateľov alebo zamestnancov. Ak zainteresovaná strana podporuje zmenu, napíšte každej skupine.
   • Môžete zobraziť graf, ktorý stručne a jasne komunikuje s týmito údajmi. Grafy môžete rozdeliť na „Povedomie“, „Úroveň podpory“ a „Vplyv“ pre každú zainteresovanú stranu na základe vysokého / stredného / nízkeho hodnotenia.
   • Ak je to možné, môžete viesť osobnú konverzáciu, aby ste získali podporu.
4. Zostavte tím riadenia zmien. Tento tím je zodpovedný za dobrú komunikáciu so všetkými zainteresovanými stranami, uvedenie obáv a zabezpečenie čo najplynulejšieho procesu zmeny. Vyberte si ľudí, ktorí majú v spoločnosti veľkú dôveryhodnosť a ktorí majú dobré komunikačné schopnosti.
   • Tento tím zahŕňa iniciátora procesu zmeny z najvyššej úrovne riadenia. Zdôraznite, že to vyžaduje skutočne aktívnu prácu na uskutočňovaní zmien a že nejde iba o schválenie plánu.
5. Vypracovať prístup, ktorým sa dá najať výkonný personál organizácie. Aby bola zmena úspešná, je nanajvýš dôležité získať podporu od vedúcich organizácií. Požiadajte každého výkonného člena personálu, aby poskytol spätnú väzbu k zmene a aby sa s každou osobou aktívne podieľal na podpore zmeny.
6. Pripravte plán pre každú zainteresovanú stranu. Zhodnoťte riziká a obavy pre každú zainteresovanú stranu, vrátane tých, ktorí zmenu podporujú. Vyzvite tím pre riadenie zmien, aby tieto obavy vyriešil.
7. Vypracovať komunikačný plán. Komunikácia je najdôležitejšou súčasťou plánu riadenia zmien. Pravidelne komunikujte s každým, koho práca je zmenami ovplyvnená. Zdôraznite dôvody uskutočňovania zmien a výhody, ktoré so sebou prinášajú.
   • Zainteresované strany by mali mať možnosť obojstrannej komunikácie tvárou v tvár. Súkromné ​​stretnutia sú veľmi dôležité.
   • Komunikácia by mala pochádzať od vedúceho iniciátora zmeny, od priameho nadriadeného každého zamestnanca a od každého ďalšieho hovorcu, ktorému zainteresovaná strana dôveruje. Celá komunikácia musí sprostredkovať konzistentnú správu.
8. Zistite, odkiaľ pochádza opozícia. Zmeny vždy vedú k odporu. To sa deje na individuálnej úrovni, preto sa porozprávajte so zúčastnenými stranami osobne a zistite prečo. Sledujte sťažnosti, aby ich tím riadenia zmien mohol vyriešiť. Patria sem najmä:
   • ľudia nemajú motiváciu meniť alebo nemajú zmysel pre urgentnosť
   • ľudia nechápu celkový obraz alebo dôvody, prečo sú zmeny potrebné
   • účasť na procese je nedostatočná
   • ľudia si nie sú istí svojou prácou, budúcou pozíciou alebo požiadavkami a zručnosťami
   • manažment nedokáže splniť očakávania týkajúce sa implementácie alebo komunikácie zmien
9. Riešiť blokády. Mnoho sťažností je možné vyriešiť intenzívnejšou komunikáciou alebo zmenou komunikačnej stratégie tak, aby sa diskutovalo o konkrétnych problémoch. Ostatné sťažnosti si vyžadujú rôzne prístupy, ktoré je možné integrovať do vášho plánu alebo prideliť tímu pre riadenie zmien na ich implementáciu. Popremýšľajte, ktorý z týchto prístupov vyhovuje situácii vo vašej organizácii:
   • V prípade zmien v popise práce alebo v postupoch uprednostnite školenie zamestnancov.
   • Ak očakávate stresujúci prechod alebo prechod s malou motiváciou, zorganizujte akciu alebo poskytnite výhody zamestnancom.
   • Ak zainteresované strany nie sú motivované k zmene, poskytnite stimuly.
   • Ak sa zainteresované strany cítia vylúčené, usporiadajte stretnutie, aby ste zhromaždili spätnú väzbu a zvážili, aké zmeny môžete v pláne urobiť.

Metóda 2 z 2: Sledovanie zmien projektu

1. Definujte funkcie riadenia zmien. Zoznam funkcií, ktoré budú priradené k tomuto projektu. Popíšte zodpovednosti a zručnosti pre každú pozíciu. Musíte zabezpečiť aspoň jedného projektového manažéra, ktorý implementuje zmenu na každodennej úrovni, a sponzora projektu, ktorý bude monitorovať celkový pokrok a robiť rozhodnutia na vysokej úrovni o riadení zmien.
   • Pri veľkých projektoch vo veľkej organizácii môžete úlohu projektového manažéra rozdeliť medzi rôznych ľudí, z ktorých každý má špecifické zručnosti.
2. Popremýšľajte o zriadení výboru pre kontrolu zmien. Softvérové ​​projekty majú vo všeobecnosti výbor na kontrolu zmien zložený zo zástupcov z každej skupiny zainteresovaných strán. Tento výbor schvaľuje žiadosti o zmeny namiesto projektového manažéra a rozhodnutia oznamuje zainteresovaným stranám. Tento prístup funguje dobre pre projekty zahŕňajúce rôzne zainteresované strany a projekty, ktorých rozsah a ciele je potrebné prehodnotiť.
3. Zaviesť postup na vydávanie žiadostí o zmenu. Keď niekto v projektovom tíme nájde spôsob, ako sa posunúť vpred, ako urobíte túto myšlienku realitou? V tomto pláne opíšte postup schválený tímom. Tu je príklad:
   • Člen tímu vyplní formulár so žiadosťou o zmenu a odošle ho vedúcemu projektu.
   • Projektový manažér zadá formulár do protokolu požiadaviek na zmeny a tento protokol aktualizuje, keď sú požiadavky vykonávané alebo odmietané.
   • Manažér poverí členov tímu vypracovaním podrobnejšieho plánu a odhadom potrebného úsilia.
   • Manažér projektu zašle plán sponzorovi projektu na prijatie alebo odmietnutie.
   • Zmena je implementovaná. Zainteresované strany sú pravidelne informované o pokroku.
4. Vytvorte formulár so žiadosťou o zmenu. Nasledujúce informácie by mali byť súčasťou každej žiadosti a mali by sa pridať do denníka:
   • dátum zmeny žiadosti
   • číslo žiadosti o zmenu, ktorú uvedie projektový manažér
   • názov a popis
   • meno, e-mail a telefónne číslo zadávateľa
   • priorita (vysoká, stredná alebo nízka). Naliehavé plány riadenia zmien majú rôzne termíny.
   • číslo a verzia produktu (pre softvérové ​​projekty)
5. Pridajte ďalšie informácie do protokolu zmien. Tento protokol by mal tiež zaznamenávať rozhodnutia a ich vykonávanie. Okrem informácií uvedených vo formulári žiadosti o zmenu musíte poskytnúť priestor pre nasledujúce informácie:
   • schválenie alebo zamietnutie
   • podpis osoby, ktorá schvaľuje alebo zamieta žiadosť
   • konečný termín na implementáciu zmeny
   • dátum ukončenia zmeny
6. Sledujte veľké rozhodnutia. Okrem denníka zmien, ktorý sleduje denné zmeny, môžete tiež zaznamenávať všetky dôležité rozhodnutia, ktoré sa vykonajú. Vďaka tejto správe je ľahšie nájsť dlhodobé projekty alebo projekty, ktoré prechádzajú zmenami v riadení. Táto správa môže slúžiť aj ako základ pre komunikáciu so zákazníkmi alebo pracovníkmi vrcholového manažmentu. Pri akejkoľvek zmene termínu, veľkosti projektu alebo jeho požiadaviek, úrovní priorít alebo stratégie sledujte nasledujúce informácie:
   • kto urobil rozhodnutie
   • kedy bolo rozhodnuté
   • súhrn dôvodov, ktoré sú predmetom rozhodnutia, a postupu jeho výkonu. Pridajte dokumenty týkajúce sa tohto postupu.

Tipy

• Budujte dôveru a lojalitu u svojich zamestnancov aj u zákazníkov. Ľudia sa často cítia nepríjemne so zmenami. Odovzdaním správy, že na prvom mieste sú záujmy vašich zamestnancov, získate ich podporu.