Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 2: Písanie návrhu
• Časť 2 z 2: Podanie návrhu

Príprava návrhu na riadenie je užitočná, ak vidíte príležitosti na zlepšenie procesov, zvýšenie obratu alebo realizáciu úspor. Môžete tiež napísať návrh, ak vo svojich očiach uvidíte niečo, čo by sa malo alebo malo zmeniť. Ak chcete pripraviť návrh na správu vašej spoločnosti, nájdite si čas na zhromaždenie potrebných informácií. Diskutujte o návrhu s kolegami a zistite, či súhlasia. Pristupujte k riadeniu primerane.

Na krok

Časť 1 z 2: Písanie návrhu

1. Identifikujte problém. Či už chcete podať návrh na zefektívnenie procesov alebo na zníženie nákladov, musíte mať jasnú predstavu o tom, v čom je problém. Často o tom máte predstavu sami, ale ak chcete urobiť bod a niečo vyriešiť, nezabudnite problém stručne opísať.
2. Robte si prieskum. Predtým, ako začnete písať svoj návrh, je dôležité skontrolovať všetky fakty. Porozprávajte sa so zainteresovanými stranami. Môžu to byť kolegovia, nadriadení alebo zákazníci. Prečítajte si o porovnateľných spoločnostiach a o tom, čo by mohli robiť inak.
   • Ak si napríklad myslíte, že by vaša spoločnosť mala zmeniť stravovacie zariadenie, porozprávajte sa so zamestnancami v kuchyni, ktorí pracujú pre súčasného stravovacieho zariadenia. Čo si myslia? Možno pracovali s inými dodávateľmi jedla inde? Aké rozdiely vidia? Čo si vaši kolegovia myslia o kuchárovi? Ak nie ste s jedlom spokojní, môže to byť iba vaša osobná chuť a nie kvalita.
3. Napíšte popis problému. Na úvod predstavte svoj návrh, opíšte súčasnú situáciu. Uveďte všetky relevantné fakty. Napríklad kto je zapojený, dátumy a miesta. V tejto časti ešte nerobte hodnotový úsudok; obmedzte sa na objektívny náčrt súčasnej situácie.
   • V príklade stravovacieho zariadenia môžete napísať napríklad: „Spoločnosť X spolupracuje so spoločnosťou Caterer Y už 7 rokov. Počas tohto obdobia sa počet jedál, z ktorých je možné vyberať, znížil z piatich na dva. Počet vegetariánskych jedál sa znížil a niektoré dni sa vegetariánske jedlá neponúkajú vôbec. “
4. Vysvetlite, aké je vaše riešenie. Po identifikácii problému opíšte navrhované riešenie. Ak sa váš návrh skladá z niekoľkých prvkov, začnite tým najdôležitejším. Ukážte, že vaše zistenia sú založené na výskume.
   • Môžete napríklad napísať: „Odporúčam spoločnosti X, aby prešla na iného dodávateľa. Spoločnosť X tu má niekoľko možností. Caterer W a Caterer Z ponúkajú väčší výber jedál a majú porovnateľnú úroveň nákladov ako súčasný poskytovateľ. Okrem toho môže Cateraar Z lepšie vyhovieť potrebám našich zamestnancov, pretože majú širokú škálu vegetariánskych, vegánskych a bezlepkových jedál. Aj keď Cateraar W ponúka menej vegánske jedlá, aj oni by boli dobrou voľbou. Výskum začiatkom tohto roka ukazuje, že 40% našich zamestnancov je vegetariánskych, 10% vegánskych a 2% našich zamestnancov dodržiava bezlepkovú diétu. “
5. Spravte si plán. Popíšte všetky kroky, ktoré treba podniknúť na implementáciu návrhu. Pre každý krok uveďte, aké sú náklady spojené s týmto krokom a aký je čas potrebný na prípravu. Buďte transparentní, v čom sú náklady isté a ktoré závisia od určitých faktorov. Ak chcete, môžete kroky očíslovať. Potom uveďte podrobnejšie informácie. Nepreceňujte návratnosť svojho návrhu. Uveďte čo najobjektívnejšie, aké sú očakávané výnosy.
   • „Ak chcete zmeniť dodávateľa, je potrebné: 1. Zrušiť súčasnú zmluvu so spoločnosťou Caterer Y; 2. Pozvite Caterer W a Caterer Z na skúšobné stretnutie; 3. Vyberte si jedného z dvoch dodávateľov stravovania; 4. Uzatvorte zmluvu s vybraným dodávateľom. Očakáva sa, že náklady na novú zmluvu budú porovnateľné s nákladmi na súčasnú zmluvu so spoločnosťou Caterer Y. Ak dodržíme výpovednú dobu dohodnutú v súčasnej zmluve so spoločnosťou Caterer Y, neexistujú žiadne náklady spojené so zrušením. Prechod na inú stravu môže byť preto nákladovo neutrálny s možnými pozitívnymi účinkami na spokojnosť zamestnancov, pretože sa zvyšuje ponuka v jedálni. “
6. Uveďte, aké námietky by mohli byť. Ukážte, že si uvedomujete, že proti návrhu sú možné námietky. Dá sa napríklad od zamestnancov očakávať odpor? Možno sú niektorí kolegovia obrovskými fanúšikmi súčasného kuchára. Uveďte, čo je možné urobiť na odstránenie akýchkoľvek námietok a minimalizáciu rizík.
7. Uveďte, čo je potrebné na vykonanie návrhu. Ak váš návrh znamená, že je potrebné zakúpiť položky alebo nasadiť ďalších zamestnancov na implementáciu, uveďte to. Uveďte tiež, aký časový záväzok je potrebný. Môžete to urobiť formou kontrolného zoznamu. Napríklad:
   • „Vyžadované: pracovná skupina, ktorá hodnotí rôznych dodávateľov (4 zamestnanci z rôznych častí organizácie), 2 hodiny na skúšobné sedenie, 3 hodiny na prípravu hodnotiacej správy.“
8. Ukončite hlavné výhody. Nech už navrhujete akúkoľvek zmenu, na konci ju zopakujte. Zhrňte svoje tri najdôležitejšie body a na záver jednu súhrnnú vetu. Predstavte si to ako zhrnutie. Napríklad:
   • Ako ukazuje tento návrh, spoločnosť Caterer Y znížila za posledných 7 rokov sortiment jedál. Caterer W a Caterer Z ponúkajú väčší sortiment za rovnakú cenu. Odporúčam zorganizovať skúšobnú reláciu s týmito dvoma stravovacími zariadeniami s cieľom vybrať nového dodávateľa stravy pre našu spoločnosť. Očakáva sa, že to zvýši spokojnosť a udržanie zamestnancov. ““
   • Identifikujte finančné a kvantitatívne výhody. Výsledkom je napríklad vaša inovácia v úspore nákladov? Potom to naznačte.
   • Identifikujte kvalitatívne výhody. Niekedy nemožno výhody návrhu naznačiť tvrdými číslami. Ak napríklad váš návrh zvyšuje spokojnosť zamestnancov, uveďte to. Kvalitatívne výhody môžu byť rovnako cenné ako kvantitatívne.

Časť 2 z 2: Podanie návrhu

1. Nechajte návrh prečítať kolegovi. Požiadajte kolegu, aby vám poskytol spätnú väzbu k vášmu návrhu. Možno váš kolega plne súhlasí s vašim návrhom. Ak váš kolega s vaším návrhom úplne nesúhlasí, zamyslite sa nad jeho námietkami. Ak si myslíte, že sú námietky oprávnené, upravte svoj návrh. Ak sa domnievate, že námietky sú samy osebe oprávnené, ale nevedú k inému záveru, uveďte námietky v časti, v ktorej vysvetľujete možné námietky k návrhu.
2. Vyškriabať. Keď bude váš návrh pripravený a niekto ho dal korektovať inému, znova si ho dôkladne prečítajte. Sú všetky vety v poriadku, či neobsahujú pravopisné chyby, je to dostatočne stručné. Nechcete, aby bol váš návrh príliš dlhý, pretože potom ho vedenie nemusí prečítať. Maximálne dve stránky sú peknej dĺžky.
3. Návrh predložiť vedeniu. Po dokončení návrhu určte, komu ho chcete odoslať. V niektorých organizáciách je zrejmé, kto má slovo na konkrétnu tému. V iných organizáciách je to menej zrejmé. Spýtajte sa, na koho sa máte obrátiť. Tajomníci sú si toho často dobre vedomí.
   • Len čo nájdete tú pravú osobu, pokúste sa s ňou naplánovať fyzické stretnutie, na ktorom sa bude diskutovať o návrhu. Takto získate návrhu viac pozornosti, ako keď ich pošlete na papieri alebo e-mailom.