Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 3: Nastavenie SOP
• Časť 2 z 3: Písanie vašich SOP
• Časť 3 z 3: Zabezpečenie úspechu a presnosti
• Tipy

Štandardný operačný postup (SOP) obsahuje informácie o tom, ako vykonať úlohu krok za krokom. Existujúci SOP je potrebné iba upraviť a aktualizovať, mohli by ste sa však tiež ocitnúť v situácii, keď je potrebné nejaký úplne nastaviť.

Na krok

Časť 1 z 3: Nastavenie SOP

1. Vyberte formát. Neexistuje správny a nesprávny spôsob zápisu SOP. Ale vaša spoločnosť už pravdepodobne má niekoľko SOP, ktoré si môžete pozrieť, aby ste získali predstavu o požadovanom nastavení. Ako príklad použite existujúce SOP - ak existujú. Ak nie sú žiadne, máte niekoľko možností:
   • Nastavenie pomocou jednoduchých krokov. To je dobré pre rutinné postupy, ktoré sú krátke, prinášajú málo možných výsledkov a sú primerane konkrétne. V skutočnosti to okrem potrebnej dokumentácie a bezpečnostných opatrení nie je nič iné ako zoznam bodov, ktoré čitateľovi jednoduchými vetami hovoria, čo má robiť.
   • Inštalácia s hierarchickými krokmi. To funguje dobre pri dlhších postupoch - s viac ako desiatimi krokmi, ktoré si vyžadujú prijatie rozhodnutí, objasnenie a vysvetlenie terminológie. Toto je zvyčajne zoznam hlavných krokov a ich čiastkových krokov v konkrétnom poradí.
   • Nastavenie pomocou vývojových diagramov. Ak je postup skôr ako mapa s mnohými rôznymi možnými výsledkami, najlepším riešením je vývojový diagram. Toto nastavenie by ste si mali zvoliť, keď nie je možné správne predpovedať výsledky.
2. Myslite na svoje publikum. Pred napísaním SOP je potrebné vziať do úvahy tri dôležité veci:
   • Čo už vie vaše publikum? Pozná vaša verejnosť organizáciu a jej postupy? Poznajú terminológiu? Jazyk, ktorý používate, by sa mal zhodovať s vedomosťami a prínosom čitateľa.
   • Jazykové schopnosti vášho publika. Je možné, že sú ľudia, ktorí neovládajú váš jazyk, keď si prečítajú váš SOP „“? Ak je to tak, je dobré zahrnúť obrázky s titulkami a diagramami.
   • Veľkosť vášho publika. Ak váš SOP číta súčasne viac ľudí (v rôznych rolách), musíte dokument nastaviť ako dialóg v hre: používateľ 1 niečo urobí, potom používateľ 2 atď. Týmto spôsobom môže každý používateľ vidieť, ako je na ňom zub v hladko fungujúcom stroji.
3. Pomysli na „svoje“ vedomosti. Záver je tento: Ste správna osoba, ktorá si to zapíše? Rozumiete o čo ide? Ako sa to mohlo pokaziť? Ako by to malo byť bezpečné? Ak nie, radšej odovzdajte prácu niekomu inému. Zle napísaný - alebo ešte horšie, nesprávne napísaný - SOP vedie nielen k zníženiu produktivity a zlyhaniu organizácie, ale môže byť aj nebezpečný a môže mať vplyv na všetko od vášho tímu po životné prostredie. Stručne povedané, nejde o riziko, ktoré chcete podstúpiť.
   • Ak je to projekt, ktorý podľa vás musí byť dokončený, nebojte sa požiadať o pomoc tých, ktorí sa týmto zákrokom zaoberajú každý deň. Vedenie rozhovorov je bežnou súčasťou procesu tvorby SOP.
4. Vyberte si medzi krátkym alebo dlhým SOP. Ak píšete alebo aktualizujete SOP pre skupinu ľudí, ktorí sú oboznámení s protokolom, terminológiou atď. A chcete iba krátky a výstižný SOP, napríklad kontrolný zoznam, môžete ho skrátiť.
   • Okrem všeobecného cieľa a ďalších relevantných informácií (dátum, autor, identifikačné číslo atď.) Obsahuje iba zoznam krokov. Ak nie sú potrebné ďalšie podrobnosti alebo vysvetlenia, stačí to.
5. Majte na pamäti účel SOP. Je zrejmé, že máte do činenia s postupom, ktorý sa vo vašej organizácii opakovane opakuje. Existuje však nejaký konkrétny dôvod, prečo je tento SOP taký cenný? Mala by sa v ňom zdôrazňovať bezpečnosť? Opatrenia na zabezpečenie súladu? Používa sa na školenie alebo na dennej báze? Tu je niekoľko dôvodov, prečo je váš SOP nevyhnutný pre úspech vášho tímu:
   • Zaistiť dodržiavanie štandardov zhody
   • Maximalizovať výrobné požiadavky
   • zabezpečiť, aby postup nemal nepriaznivý vplyv na životné prostredie
   • Na zaistenie bezpečnosti
   • Aby ste sa uistili, že všetko ide podľa plánu
   • Aby sa zabránilo výrobným chybám
   • Používa sa ako školiaci dokument
     • Vedieť, na čo sa má vo vašom SOP zdôrazniť, uľahčí štruktúru dokumentu okolo týchto bodov. Ľahšie tiež uvidíte, aký dôležitý je váš SOP.

Časť 2 z 3: Písanie vašich SOP

1. Popíšte potrebný materiál. Technické SOP všeobecne „okrem“ samotného postupu pozostávajú zo štyroch prvkov:
   • Titulná strana. To zahŕňa 1) názov postupu, 2) identifikačné číslo SOP, 3) dátum vydania alebo zmeny, 4) názov spoločnosti, divízie alebo oddelenia, ktorých sa SOP týka, a 5) podpisy. z tých, ktorí pripravili a schválili SOP. Túto stránku môžete nastaviť, ako chcete, pokiaľ sú tieto informácie jasné.
   • Register. Toto je nevyhnutné, iba ak je váš SOP dlhý, aby ste ho mohli ľahko vyhľadať. Potrebujete tu jednoduché štandardné nastavenie.
   • Kvalita a kontrola kvality. Postup nie je dobrý, ak sa nedá skontrolovať. Uistite sa, že máte k dispozícii potrebný materiál a podrobnosti, aby čitateľ mohol overiť, či sa dosiahol požadovaný výsledok. Môže to mať formu ďalších dokumentov, napríklad hodnotiacich príkladov.
   • Odkaz. Uistite sa, že máte zoznam všetkých citovaných alebo citovaných referenčných kníh. Ak sa odvolávate na iné SOP, uistite sa, že sú potrebné informácie uvedené v prílohe.
     • Je možné, že vaša organizácia používa iné protokoly ako tieto. Ak sa môžete odvolať na už existujúce SOP, uvoľnite túto štruktúru a držte sa toho, čo už existuje.
2. Pri samotnom postupe dodržujte nasledujúce pokyny:
   • Rozsah a uplatniteľnosť. Inými slovami, opíšte účel procesu, jeho hranice, ale aj to, ako sa bude využívať. Pridajte štandardy, nariadenia, úlohy a zodpovednosti a vstupy a výstupy.
   • Metodika a postupy. Toto je mäso na kostiach - uveďte všetky kroky vrátane potrebných podrobností a všetkého potrebného vybavenia. Zahrňte následné postupy a rozhodovacie faktory.Identifikujte body „čo ... ak“ a akékoľvek potenciálne porušenia alebo obavy o bezpečnosť.
   • Objasnenie terminológie. Identifikujte skratky a frázy, ktoré nie sú v bežnom jazyku.
   • Varovania o ochrane zdravia a bezpečnosti. Uveďte ich v samostatnej kapitole a uveďte ich vedľa krokov, na ktoré sa vzťahujú. Tieto veci bagatelizujte.
   • Vybavenie a spotrebný materiál. Uveďte, čo je potrebné a aké vybavenie alebo štandardy vybavenia nájdete kedy a kde.
   • Varovania a problémy. Takže oddelenie problémov. Hovorte o čomkoľvek, čo sa môže pokaziť, na čo si dať pozor a čo by mohlo byť problémom pre finálny, dokonalý produkt.
     • Každej téme dajte samostatnú kapitolu (zvyčajne očíslovanú), aby váš SOP nebol príliš jazykový a neprehľadný a aby veci boli vždy prístupné.
     • Toto nie je vyčerpávajúci zoznam; toto je iba vrchol procedurálneho ľadovca. Vaša organizácia môže určiť, ktoré ďalšie aspekty si vyžadujú pozornosť.
3. Udržujte svoje texty stručné a ľahko čitateľné. Je pravdepodobné, že ich vaše publikum nečíta pre zábavu. Snažte sa, aby to bolo krátke a milé - inak stratíte pozornosť alebo bude pre nich dokument ťažko dostupný a ťažko pochopiteľný. Udržujte svoje vety čo najkratšie.
   • Tu je jeden zlé príklad: Nezabudnite pred použitím odstrániť všetok prach zo vstupov vzduchu.
   • Tu je jeden dobre príklad „: Pred použitím vysajte všetok prach zo vstupov vzduchu.
   • Všeobecne nehovorte o „vy“. Hovorí za všetko. Hovorte aktívne a začnite vety imperatívom.
4. Ak je to potrebné, urobte rozhovor so zamestnancami zapojenými do procesu o tom, ako vykonávajú prácu. Posledná vec, ktorú chcete, je napísať SOP, ktorý jednoducho nedáva zmysel. Ohrozujete bezpečnosť, efektívnosť a čas svojho tímu a neberiete do úvahy postupy, ktoré sa už používajú - za čo vám vaši kolegovia nepoďakujú. V prípade potreby sa opýtajte! Toto sa musí robiť správne!
   • Ak sú veci nejasné, požiadajte rôznych ľudí, aby priniesli všetky úlohy a zodpovednosti. Jeden člen tímu nemusí dodržiavať SOP a iný môže byť zapojený iba do niektorých akcií.
5. Rozdelte veľké časti textu na kúsky pomocou diagramov a vývojových diagramov. Ak máte do činenia s jedným alebo dvoma krokmi, ktoré sú obzvlášť zložité, môžete svojim čitateľom uľahčiť prácu s tabuľkou alebo grafom. Číta sa ľahšie a dáva mysli oddych od všetkého úsilia všetko pochopiť. A vyzerá to pre vás úplnejšie a lepšie napísané.
   • Nepoužívajte ich len na okorenenie alebo vylepšenie svojho SOP; urobte to, iba ak to má zmysel alebo ak sa snažíte prekonať jazykovú bariéru.
6. Uistite sa, že každá stránka má správne kódovanie. Váš SOP je nepochybne jedným z mnohých SOP. Z tohto dôvodu by vaša organizácia mala viesť akýsi typ databázy, v ktorej je všetko vedené na základe určitého indexovacieho systému. Váš SOP je súčasťou tohto indexovania, a preto vyžaduje načítanie určitej formy kódovania. Preto musí byť jasne uvedené.
   • Každá stránka by mala mať krátky názov alebo identifikačné číslo, dátum a číslo stránky. Možno budete potrebovať poznámky pod čiarou; to závisí od politiky vašej organizácie v tomto bode.

Časť 3 z 3: Zabezpečenie úspechu a presnosti

1. Otestujte postup. Ak svoj postup nechcete otestovať, pravdepodobne ste ho nenapísali dosť dobre. Požiadajte niekoho, kto procesu „rozumie“ (alebo niekto, kto je zástupcom bežného čitateľa), aby použil váš SOP a nechal sa ním viesť. Na aké problémy narazia? Ak nejaké existujú, musíte sa im venovať a vykonať potrebné úpravy.
   • Najlepšie je nechať si SOP otestovať niekoľkými ľuďmi. Rôzni ľudia narazia na rôzne veci, ktoré vám dajú veľa (dúfajme, že užitočných) odpovedí.
   • Uistite sa, že postup testuje niekto, kto to nikdy neurobil. Niekto s predbežnými vedomosťami sa bude spoliehať na to, že pri svojej práci bude napredovať, a nie na prvom mieste vo svojej práci, aby minula známku.
2. Nechajte SOP posúdiť tými, ktorí zákrok skutočne vykonávajú. To nakoniec nevadí naozaj čo si vaši šéfovia myslia o SOP. Reč je o tých vonku vlastne musia spolupracovať. Predtým, ako ho pošlete šéfom na hornom poschodí, ukážte ovocie pera tým, ktorí budú alebo už budú robiť prácu. Nájsť čo ona z toho?
   • Ich zapojením a začlenením do procesu je pravdepodobnejšie, že tento SOP prijmú. A nepochybne majú niekoľko skvelých nápadov!
3. Nechajte si SOP skontrolovať u svojich poradcov a oddelenia kontroly kvality. Keď je tím v poriadku, môžete ho postúpiť svojim poradcom. Možno budú mať menej informácií o samotnej práci, ale dajú vám vedieť, či je nastavenie v poriadku, či ste na niečo zabudli, a dajú vám vedieť, ako urobiť všetko oficiálnym a súčasťou systému.
   • Na získanie schválenia dokumentu použite oficiálne smerovacie systémy, aby ste si boli istí, že proces udeľovania súhlasu je správne podpísaný. To sa líši od organizácie k organizácii. Len sa chcete uistiť, že každý povedal svoje slovo a že boli dodržané všetky pravidlá.
   • Pod tým musia byť podpisy. Väčšina spoločností už nemá problémy s elektronickým podpisom.
4. SOP začnite používať hneď, ako bude schválený. Možno budete najskôr musieť zorganizovať školenie pre zúčastnených zamestnancov, ale môže to tiež znamenať, že váš papier je zavesený na toalete. Nech je to už akokoľvek, dbajte na to, aby bola vaša práca využitá! Urobil si to. Čas na trochu uznania!
   • Uistite sa, že váš SOP zostáva aktuálny. Ak to tak už nie je, okamžite zabezpečte aktualizáciu, uistite sa, že sú aktualizácie schválené a zdokumentované, a znova odošlite SOP. Od toho závisí bezpečnosť, produktivita a úspech vášho tímu.

Tipy

• Na vysvetlenie krokov jednoducho použite holandčinu.
• Nezabudnite, pokiaľ je to možné, zapojiť zainteresované strany, aby bol písomný proces v súlade so skutočným procesom.
• Skontrolujte, či existuje staršia verzia SOP. Možno sa môžete obmedziť na niekoľko rýchlych vylepšení. Nezabudnite ich tiež riadne zdokumentovať!
• Majte históriu dokumentov s každou novou verziou.
• Používajte vývojové diagramy a obrázky, aby čitateľ mohol proces správne sledovať.
• Dajte pozor na prehľadnosť. Zaistite, aby nebolo možné vykonať viac interpretácií. Ukážte postup niekomu, kto ho nepozná, a spýtajte sa ho, čo si myslí: stále by ste mohli čeliť prekvapeniam.
• Pred schválením dokumentu si ho nechajte skontrolovať.