Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 3: Úvahy o príjemcovi
• 2. časť z 3: Výber pozdravu
• Časť 3 z 3: Naformátujte e-mail a začnite

E-maily svojou povahou nie sú také formálne ako písanie listov. Stále však budete mať čas, keď budete musieť byť pri písaní e-mailu formálnejší. Zvážte, komu posielate, a vyberte pozdrav, ktorý vyhovuje príjemcovi. Keď na to prídete, môžete prejsť k formátovaniu pozdravu a napísaniu úvodných riadkov.

Na krok

Časť 1 z 3: Úvahy o príjemcovi

1. Rozhodnite sa, aké formálne musíte byť. Aj keď píšete „formálny“ e-mail, záleží na príjemcovi, ako formálny musíte byť. Napríklad pri písaní profesora nepoužívate rovnakú úroveň formality, ako keď sa uchádzate o prácu.
   • Keď niekoho prvýkrát kontaktujete, je lepšie byť formálnejší, ako je nevyhnutné, aby ste mali istotu.
2. Nájdite meno osoby. Urobte si prieskum, aby ste zistili meno osoby, ak ju ešte nepoznáte. Vďaka poznaniu mena osoby je pozdrav osobnejším, a to aj pri použití formálnych e-mailových techník.
3. Riaďte sa formalitou osoby. Ak vám daná osoba už poslala e-mail, je v poriadku prijať jej štýl pozdravu. Napríklad ak používa „Ahoj“ a svoje krstné meno, je prijateľné odpovedať rovnakým štýlom pomocou „Ahoj“ a krstného mena osoby.

2. časť z 3: Výber pozdravu

1. Zamierte späť na „Drahý“. „Drahý“ (za ktorým nasleduje meno osoby) je z nejakého dôvodu starý štandard. Je to formálne bez toho, aby ste boli rezervovaní, a pretože sa to používa tak často, stáva sa to na pozdrave neviditeľným, čo je dobré. Nechcete, aby váš pozdrav vynikol, pretože je nevhodný.
2. Ak nepoznáte meno osoby, skúste „Dobrý deň“. Toto je relatívne formálny pozdrav, ktorý sa dá použiť v obchodných e-mailoch, najmä ak nepoznáte meno osoby. Vždy je však lepšie zistiť meno osoby, ak je to možné.
   • Môžete tiež použiť program „Vážený čitateľ“, ak je e-mail veľmi formálny a nepoznáte meno osoby. Tento pozdrav však môže byť pre niektorých ľudí nepríjemný.
3. Zvážte „Ahoj“ alebo „Zbohom“ v trochu menej formálnych e-mailoch. E-maily sú vo všeobecnosti menej formálne ako listy, takže v trochu formálnom e-maile vám často môže byť niečo ako „Dobrý deň“. Ak napríklad pošlete e-mail svojmu učiteľovi, mali by byť v poriadku ľudia, s ktorými skutočne komunikujete, „Dobrý deň“ alebo „Zbohom“.
4. Vyvarujte sa „Ahoj“. Aj keď „Hello“ môže byť prijateľný v čiastočne formálnom e-maile, „Hello“ pravdepodobne nie. Je to veľmi neformálny pozdrav, dokonca aj pri rozhovoroch, takže by ste sa mu mali vyhnúť v akomkoľvek type formálneho e-mailu. Napríklad, aj keď svojho šéfa poznáte pomerne dobre, pravdepodobne je najlepšie vyhnúť sa pri písaní e-mailu výrazu „Ahoj“.
5. V prípade potreby použite namiesto mena názov. Niekedy, keď píšete niekomu, poznáte iba jeho názov v rámci spoločnosti alebo organizácie. V takom prípade môžete použiť iba meno osoby namiesto jej mena, napríklad „Vážený manažér náboru“, „Vážený výbor pre nábor pracovníkov“ alebo „Vážený profesor“.
6. Pridajte titul osoby, aby bol formálnejší. Ak je to možné, doplňte „Mr. "," Pani. "," DR. Pred meno osoby uveďte „alebo„ profesor “, aby bola formálnejšia. Namiesto formálneho mena osoby tiež používajte priezvisko alebo celé meno osoby, aby ste ich mali formálnejšie.

Časť 3 z 3: Naformátujte e-mail a začnite

1. Umiestnite pozdrav na prvý riadok. Prvý riadok by mal byť pozdrav, ktorý ste si vybrali, za ktorým nasleduje meno osoby. Ak je to možné, použite pre danú osobu jej názov, napríklad Pán, Pani alebo Dr., za ktorým nasleduje meno a priezvisko.
2. Vložte čiarku. Spravidla za pozdrav dáte čiarku. Dvojbodku môžete použiť formálnymi písmenami, ale pre e-mail je zvyčajne príliš formálna, dokonca aj formálna. Vo väčšine prípadov postačí čiarka, ale ak píšete motivačný list do e-mailu, môžete použiť dvojbodku.
3. Prejdite na ďalší riadok. Pozdrav sa nachádza v samostatnom riadku v hornej časti, takže po napísaní sa stlačením klávesu Enter presuňte na ďalší riadok. Ak na vytvorenie odsekov používate namiesto zarážok zlomy riadkov, vložte medzi pozdrav a prvý odsek prázdny riadok.
4. Ak je to potrebné, predstavte sa v prvej vete. Pri prvom písaní niekoho by ste mali uviesť úvod, aj keď ho v skutočnosti poznáte. Ak dáte osobe pocit, že ste, povzbudíte ju, aby pokračovala v čítaní.
   • Môžete napríklad napísať: „Volám sa Jessica Hills a som marketingovou riaditeľkou spoločnosti XYZ.“ Môžete tiež uviesť, ako osobu poznáte: „Volám sa Robert Smith a som vo vašej marketingovej triede (Marketing 101, ktorá sa stretáva v utorok a štvrtok na poludnie).“
   • Ak osobu už poznáte a napísali ste predtým, môžete ako pozdrav použiť prvú vetu. Môžete napríklad povedať: „Ďakujem, že si ma tak rýchlo kontaktoval“ alebo „Dúfam, že sa ti dobre darí“.
5. Choďte priamo k veci. Väčšina formálnych e-mailov sa musí dostať k veci rýchlo. To znamená, že v prvej alebo druhej vete by mal byť uvedený dôvod, prečo píšete príjemcovi. Pri opise svojho cieľa nezabudnite byť čo najstručnejší.
   • Môžete napríklad napísať: „Píšem, aby som požiadal o pomoc s marketingovým problémom.“ Alebo „Píšem vám, pretože mám na hodine problémy a dúfal som, že budete mať návrhy na prečítanie ďalších materiálov. „