Obsah

• Na krok
• 1. časť zo 4: Zmena prístupu
• Časť 2 zo 4: Obmedzenie hromadných e-mailov
• Časť 3 zo 4: Nastavte si vlastné filtre
• 4. časť zo 4: Zmena vašich návykov
• Tipy
• Varovania

Ak sa spoliehate na e-mail ako na hlavnú formu komunikácie, v doručenej pošte môžete mať stovky neprečítaných správ. Brodiť sa týmto močiarom a snažiť sa zistiť, ktoré e-maily sa oplatí prečítať, môže byť nesmierne frustrujúce. Aby ste nemuseli každý deň narábať s kopou e-mailov, pokúste sa znížiť počet e-mailov, ktoré dostávate. Je preto dôležité obmedziť počet prijatých e-mailov na tie, ktoré by vás zaujímali.

Na krok

1. časť zo 4: Zmena prístupu

1. Naučte svoj e-mailový program rozpoznávať spam. Označte správy, ktoré považujete za spam, aby sa v budúcnosti automaticky zastavili vo vašej doručenej pošte. Keď dostanete spam, vyberte správu a označte ju ako spam. Týmto sa odosielateľ označí ako spammer a všetky nasledujúce správy sa dostanú do priečinka spam.
   • Väčšina klientov webovej pošty (napríklad Gmail a Hotmail) už má zabudovaný filter nevyžiadanej pošty, ktorý automaticky presúva spam z vašej doručenej pošty do priečinka nevyžiadanej pošty. Filtre nevyžiadanej pošty dokážu rozpoznať spam podľa textu a veľkého počtu príjemcov.
   • Spamové správy sú náhodné hromadne odosielané e-maily, často na marketingové účely alebo podvod.
   • Pretože nevyžiadané správy môžu obsahovať vírusy, je dobré správu neotvárať a označiť ako spam. Namiesto vírusu je lepšie iba odstrániť e-mail, pretože chcete správu označiť ako spam ako spam.
2. Vyskúšajte inú e-mailovú službu. Ostatní e-mailoví klienti môžu mať niekedy výkonnejšie filtre nevyžiadanej pošty a ďalšie funkcie. Ak vás e-mailová služba nezaujala, vyskúšajte inú.
   • Gmail sa všeobecne považuje za jeden z najefektívnejších, čo sa týka filtrovania spamu, a má k dispozícii mnoho nástrojov, ktoré vám pomôžu so správou e-mailov.
   • Ak vaša e-mailová adresa vyžaduje, aby ste použili konkrétneho klienta, ale napriek tomu chcete vyskúšať iného, ​​prepošlite svoj e-mail, aby ste mohli dostávať e-maily na inú adresu prostredníctvom iného klienta.
3. Nepoužívajte webové stránky a služby, ktoré požadujú e-mailovú adresu. Svoj e-mail preposielajte iba na webové stránky, ktorým dôverujete a sú všeobecne známe. Nikdy neuvádzajte svoju e-mailovú adresu, pokiaľ to nie je skutočne dôležité. E-mailová adresa je jednou z vašich osobných foriem kontaktu, napríklad mobilné alebo pevné telefónne číslo. Zodpovednosť pri prihlásení na webové stránky často pomôže znížiť počet e-mailov.
   • Aj keď webová stránka, na ktorej zanecháte e-mailovú adresu, vám nemusí poslať e-mail sama, môže sa stať, že bude predaná inej spoločnosti, ktorá vám potom pošle spam.
   • Môžu to urobiť aj spoločnosti, kde svoju e-mailovú adresu necháte mimo internetu. Buďte zvlášť opatrní pri notoricky známych organizáciách, ako sú cestovné kancelárie a tomboly. Pretože presne vedia, čo hľadáte, rýchlo predajú vaše údaje príbuzným spoločnostiam alebo službám.
4. Neuverejňujte svoju e-mailovú adresu na webových stránkach. Niekedy môže byť v pokušení zverejniť svoju e-mailovú adresu na webe. Môže to byť váš vlastný web alebo v reakcii na iný web (napríklad spravodajské weby alebo blogy). Ďalšou častou chybou je zverejnenie vašej e-mailovej adresy na fórach. Existujú trollovia, ktorí prehľadávajú web po e-mailových adresách a potom ich predávajú spoločnostiam, ktoré odosielajú spam. Vykonaním niekoľkých opatrení sa môžete ubezpečiť, že sa tak nestane.
   • Často používaným riešením je úplné odhlásenie z e-mailu namiesto e-mailovej adresy. Napríklad napríklad „[email protected]“ sa stáva „jackjohn at email dot com“.
   • Ak chcete svoju e-mailovú adresu umiestniť na svoj vlastný web, namiesto uvedenia e-mailovej adresy vytvorte odkaz, ktorý vám automaticky vygeneruje e-mail. Toto sa nazýva odkaz „mailto:“.

Časť 2 zo 4: Obmedzenie hromadných e-mailov

1. Zrušiť odber noviniek. Okrem spamu sú bulletiny jedným z hlavných faktorov prispievajúcich k veľkému prílivu e-mailov. Keď si vytvárate účty na rôznych stránkach (napríklad v novinách a internetových obchodoch, kde ste už niečo kúpili), na ktorých sa vyžaduje, aby ste poskytli e-mailovú adresu, tieto stránky vás automaticky prihlásia na odber ich bulletinov.
   • Ak chcete prestať dostávať informačné vestníky, stačí otvoriť a posúvať správu nadol. V dolnej časti informačného bulletinu je povinné umiestniť odkaz, ktorý príjemcovi umožní odhlásiť sa z odberu noviniek. Kliknite na odkaz na zrušenie alebo zrušenie prihlásenia na odber a vaša e-mailová adresa bude odstránená zo zoznamu adries, takže z tohto webu už nebudete dostávať informačné vestníky.
   • Váš spamový filter tieto správy neodfiltruje, pretože pochádzajú z legitímnych webových stránok.
2. Zmeňte svoje nastavenia sociálnych médií. Účty na sociálnych sieťach, ako sú Facebook a Twitter, sú často zriadené tak, aby vám mohli posielať e-maily zakaždým, keď dostanete správu, zmienku, páči sa mi, obľúbené alebo komentované. Ak vás už unavuje strácať čas kontrolou mobilného telefónu zakaždým, keď naznačuje, že k udalosti došlo, zmeňte nastavenie účtu tak, aby ste dostávali upozornenia iba v prípade, že sa stane niečo dôležité, alebo aby ste o udalostiach nedostávali vôbec.
   • Namiesto toho, aby ste dostávali tieto neustále oznámenia, je lepšie na konci dňa ručne skontrolovať aktivity v účte. Je to lepšie ako sa brodiť morom e-mailov.
3. Nastavte samostatnú e-mailovú adresu pre spam. Ďalšou možnosťou, ak používate veľa webov, na ktorých musíte uviesť e-mailovú adresu, alebo chcete dostávať štandardné hromadné správy, je vyžiadať si samostatnú e-mailovú adresu na príjem týchto konkrétnych správ. Pošlite to ďalej webovým serverom a spoločnostiam a použite svoj súkromný alebo pracovný e-mail tak, ako je určený.
   • Môžete to tiež otočiť a požiadať o novú e-mailovú adresu na súkromné ​​a obchodné použitie.

Časť 3 zo 4: Nastavte si vlastné filtre

1. Vytvorte si vlastný filter. Väčšina klientov webovej pošty má možnosť filtrovania na filtrovanie správ. Filtre správ fungujú rovnako ako filtre nevyžiadanej pošty, okrem toho, že filtrovanie správ nastavuje používateľ ručne. Môžete vytvoriť filter pre konkrétne e-mailové adresy tak, aby vždy, keď dostanete správu z tohto účtu, automaticky skončila v koši.
   • Ak chcete vytvoriť filtre, prejdite do nastavení svojho účtu a vyberte možnosť Filtrovať. Teraz môžete určiť e-mailovú adresu, ktorá sa má odfiltrovať a kam má byť presmerovaná (napríklad do koša alebo do konkrétneho priečinka vo vašom účte).
2. Filtrovať podľa odosielateľa. Ak neustále dostávate nevyžiadané e-maily z určitých e-mailových adries (napríklad tie nepríjemné každodenné vtipy, ktoré dostávate od veselého kolegu alebo spolužiaka), zvážte ich filtrovanie z doručenej pošty. V takom prípade budete pravdepodobne chcieť filtrovať podľa e-mailovej adresy odosielateľa, nie podľa webových stránok. Potom môžete zabezpečiť, aby správy z týchto e-mailových adries skončili v samostatnom priečinku alebo boli presunuté do nevyžiadanej pošty.
3. Filtrovať podľa predmetu. Ak sa spamu podarí dostať cez sieť štandardných filtrov, môžete si zvoliť nastavenie vlastných filtrov a kontrolu bežných fráz spamu. Tu filtrujete obsah predmetu e-mailovej správy.
   • Príklady môžu obsahovať nasledujúce slová „Cialis“, „Viagra“ alebo „penis“.
   • Určite nepoužívajte slová, ktoré sú niekedy správne a niekedy nesprávne. Možno vás už unavujú e-maily s ponukami, ale použitie slova „ponuka“ ako dôvodu na odoslanie správy do koša nie je dobrý nápad. Môže sa stať, že vás konkrétna ponuka zaujala.
4. Filtrovať podľa obsahu. Ďalšou možnosťou je nastaviť filtre, ktoré kontrolujú obsah e-mailu, či neobsahujú kľúčové slová alebo výrazy, a v prípade potreby tento e-mail presmerovať. To je užitočné, ak ste unavení z dostávania e-mailov o konkrétnej téme, ktorá je v správach veľa, alebo ak viete, že bude prichádzať veľa správ o tom, že sa niečo deje.
   • Napríklad predpokladajme, že prevádzkujete módnu spoločnosť a práve ste predstavili nové tričko pre sériu hitov „Rainbow Unicorn Fighting Squad“. Môžete nastaviť filter tak, aby sa správy o danom tričku preposielali do špeciálneho priečinka, aby ste s týmito e-mailmi mohli pracovať bez toho, aby ste stratili prehľad o ďalších dôležitých e-mailoch, ktoré dostanete.

4. časť zo 4: Zmena vašich návykov

1. Skontrolujte svoj e-mail v konkrétnych časoch. Je až príliš ľahké tráviť veľa času kontrolou všetkých vašich e-mailov po celý deň. Toto je častý problém, najmä v kancelárskom prostredí. Preto je dobré pokúsiť sa zmeniť svoje zvyky a venovať menej času spracovaniu svojho e-mailu. Stanovte limity a dajte si počas dňa iba 2 alebo 3 krátke chvíle, kedy si budete môcť skontrolovať svoj e-mail.
   • Skontrolujte si napríklad e-mail o 9:00, 13:30 a 17:00 a nestrávte viac ako 10 minút naraz.
   • Ak ste vlastníkom firmy alebo manažérom, môžete týmto pravidlám uložiť aj zamestnancov na zvýšenie produktivity.
2. Vyvarujte sa slušnosti prostredníctvom e-mailov. Zlým zvykom je odpovedať na e-mail ako zdvorilosť. Zaobchádzajú s tým ako s konverzáciou, ale všetci tým dostanú ešte viac e-mailov. Nebuďte nútení odpovedať na e-mail napríklad „Pekný deň“ alebo „Ďakujem“.
   • Ak je to dôležité, odpovedzte iba tak, že označíte, že ste správu dostali. Napríklad, ak vám niekto poslal nejaké papiere, mali by ste odpovedať iba vrátením dokončenej alebo skontrolovanej práce alebo e-mailom, keď to môže očakávať.
3. Snažte sa čo najviac komunikovať inými kanálmi. E-maily sú užitočné pre rýchle a krátke správy. Taký, pri ktorom konverzácia nevyžaduje viac ako dve alebo tri výmeny správ. Ak je potrebné poslať oveľa viac správ, je pohodlnejšie to vybaviť po telefóne alebo si dohodnúť stretnutie s dotyčnou osobou, aby ste si navzájom šetrili všetky e-maily a veľa času.
4. Obmedzte počet správ, ktoré môžete za deň odoslať. Ak chcete pomôcť znížiť čas strávený e-mailom a počtom e-mailov, ktoré si musia ostatní prečítať, skúste obmedziť počet e-mailov, ktoré môžete denne odoslať. Vďaka tomu si lepšie rozmyslíte, ktoré správy sú alebo nie sú natoľko dôležité na odoslanie.
   • Napríklad, ak čoskoro budete musieť poslať správu šéfovi, je pravdepodobné, že nebudete vedieť všetkým, že vaša dcéra začala podnikať.
   • Ak chcete všetkým poslať rovnakú správu, existujú lepšie metódy. Skúste napríklad chytiť post-it na obede každého v chladničke.

Tipy

• Existujú prípady, keď aj napriek odhláseniu z odberu stále dostávate informačné vestníky. Ak k tomu dôjde, prihláste sa priamo na webovú stránku, z ktorej informačný bulletin pochádza, a prestanete dostávať e-mailové adresy v nastaveniach svojho účtu.
• Pretože väčšina webových e-mailových klientov je zadarmo, na vašich serveroch je k dispozícii iba obmedzené množstvo úložného priestoru pre vaše e-maily. Preto má zmysel udržiavať čistú poštovú schránku.

Varovania

• Každú chvíľu skontrolujte priečinok so spamom, či vám nič dôležité neuniklo.