Obsah

• Kroky
• Metóda 1 z 2: Zoradiť podľa abecedy
• Metóda 2 z 2: Indexovanie dokumentov
• Tipy
• Varovania

Organizáciu tlačených dokumentov - pracovných aj osobných - je možné vykonať bez väčších problémov tým, že ich zoradíte podľa abecedy. Táto organizácia dokumentov vám a akejkoľvek ďalšej osobe umožní rýchlo nájsť potrebné informácie a zaistí ochranu dokumentov. Nie všetko je však také jednoduché a pri abecednom triedení dokumentov existuje niekoľko jemností, o ktorých vám teraz povieme.

Kroky

Metóda 1 z 2: Zoradiť podľa abecedy

1. 1 Organizujte dokumenty podľa abecedy podľa ich názvu. Na to použite takzvaný abecedný register.
2. 2 Vložte dokumenty do jedného alebo iného priečinka s písmenami podľa toho, akým písmenom začínajú. Triedenie dokumentov, ktoré začínajú rovnakým písmenom, by malo vychádzať z druhého písmena mena. Ak je druhé písmeno rovnaké, potom tretie. Alebo štvrtý. Alebo piaty. V tomto algoritme nie sú žiadne odchýlky a ani nemôžu existovať, ale bude to stonásobne odmenené - toto triedenie vymaže všetky biele miesta v dokumentácii.
3. 3 Popíšte, ako ste triedili dokumenty. Chcete, aby každý, kto má prístup k dokumentom, ktoré ste si objednali, vedel, ako sú usporiadané.
4. 4 Dokumenty umiestnite do zásuvky alebo tam, kde by mali byť v poriadku. Pri pridávaní niečoho nového do dokumentov nezabudnite na abecedu!

Metóda 2 z 2: Indexovanie dokumentov

1. 1 Používajte štítky s písmenami abecedy. Indexovanie (inými slovami, podpisovanie) dokumentov je základom základov pri organizovaní dokumentov. Práve v tejto fáze budú dokumenty prenesené do príslušných sekcií a sekcií vášho katalógu. V skutočnosti sa názvy sekcií používajú na opis ich obsahu a potom sa názov sekcie stane aj názvom dokumentu. Sekcie usporiadajte abecedne podľa nižšie uvedených tipov.
2. 2 Vlastné mená je možné indexovať v nasledujúcom poradí: priezvisko, potom krstné meno, potom priezvisko alebo stredné meno. Interpunkciu je možné ignorovať.
   • Ak sa používajú predpony, spojte predponu s časťou mena, ktorú predchádza, a dajte ju na prvé miesto. Interpunkcia nie je potrebná.
   • Spojovníky je možné ignorovať a časti názvu pred a za spojovníkom by mali byť na prvom mieste.
   • Skratky a jednopísmenové slová sú indexované tak, ako sú. Iniciály sú rozdelené na samostatné časti.
   • Polohy a nominálne prípony sú uvedené ako posledné, pričom ako prvá je uvedená poloha a potom prípona.
3. 3 Dokumenty súvisiace s organizáciami je možné triediť podľa názvu týchto podnikov. V tomto prípade sa každé slovo v názve organizácie považuje za samostatný prvok. Účtovníctvo je v rovnakom poradí, v akom sú slová uvedené v názve.
   • Skratky a jednopísmenové slová sú indexované tak, ako sú. V tomto prípade by mali byť písmená oddelené medzerami a mali by sa považovať za navzájom oddelené prvky.
   • Interpunkčné znamienka sú v tomto prípade vynechané, slová pred a za interpunkčnými znamienkami sú uvedené v prvom prvku.
   • Čísla a čísla sú napísané vo formáte písmena a indexované tak, ako keby to boli pôvodne slová. Interpunkčné znamienka sú opäť vynechané. Dokumenty, ktorých názov začína rímskymi číslicami, sa nachádzajú skôr ako podobné dokumenty, ktorých názov začína arabskými číslicami, pričom čísla sú uvedené od najmenších po najväčšie. Až potom môžete vkladať dokumenty začínajúce slovami.
   • Všetky znaky sú napísané slovami, všetky čísla priamo spojené so znakom by mali byť uvedené v prvom prvku.
4. 4 Názvy vládnych organizácií sú v prvom rade indexované podľa krajiny a oblasti jurisdikcie konkrétnej organizácie. V ďalšom prvku je uvedený názov organizácie a na konci sú uvedené slová „manažment“, „úrad“, „zástupca“ a podobne.
5. 5 V prípade, že sú názvy rovnaké, použite na katalogizáciu dokumentov adresu. Použite nasledujúce poradie: názov> kraj> mesto> názov ulice> číslo domu.

Tipy

• Dokumenty vždy vráťte tam, odkiaľ ste ich vzali.
• Pri indexovaní je dôležité v prvom rade dodržiavať štandardné pravidlá a až potom - podnikové.
• Vytvorte systém, ktorý bude indikovať, kedy a kým bol dokument prijatý.

Varovania

• Čím viac ľudí bude mať prístup k katalógu dokumentov, tým bude väčší neporiadok.