Obsah

• Kroky
• Metóda 1 z 3: Ako sa udržať sústredení na prácu
• Metóda 2 z 3: Rozvoj efektívnych pracovných stratégií
• Metóda 3 z 3: Zmeny životného štýlu
• Tipy

Každý, kto pracuje celý deň, vie, že veľmi často nie je dostatok pracovného času na vykonanie všetkej práce. Svoju produktivitu však môžete výrazne zlepšiť tým, že si osvojíte návyky, ktoré sú navrhnuté tak, aby ste boli v práci efektívnejší. Produktívny pracovník využíva každú minútu svojho pracovného času, pričom väčšinu svojej pozornosti venuje predovšetkým najdôležitejším úlohám. Účinnosť na pracovisku nielenže zlepší vašu produktivitu a zvíťazí nad vašim šéfom, ale tiež vo vás vyvolá pocit, že ste svoju dnešnú úlohu splnili a mali ste produktívny deň v práci.

Kroky

Metóda 1 z 3: Ako sa udržať sústredení na prácu

1. 1 Udržujte čisté a upratané pracovisko. Niekedy na to, aby pracovala efektívnejšie, stačí odstrániť nepotrebné veci z pracoviska. Neporiadok zasahuje do produktívnej práce. Ak sa neustále prehrabávate v kope koša a hľadáte potrebné nástroje alebo dokumenty, strácate slušnú časť pracovného času. Majte so sebou len tie veci, ktoré potrebujete každý deň. Ostatné uložte na iné miesto, ale tak, aby ste ich v prípade potreby rýchlo získali.
   • Ak pracujete v kancelárii, dajte si do poriadku svoju kanceláriu a stôl, aby ste našli všetko, čo potrebujete k práci rýchlo a jednoducho. Aj keď nepracujete v kancelárii, aj tak sa týchto zásad držte. Ak je napríklad vašim pracoviskom opravovňa bicyklov, udržujte svoje nástroje čisté a upratané, aby ste k nim mali v prípade potreby rýchly prístup. Takmer každé pracovisko miluje čistotu a poriadok.
   • Kancelárski pracovníci a ďalší ľudia, ktorí pracujú s veľkým počtom dokumentov, musia vytvoriť logický a usporiadaný systém podávania a zakladania dokumentov. Majte poruke často používané papiere. Zostavte ostatné dokumenty v abecednom (alebo inom logickom) poradí.
2. 2 Zaistite, aby bolo vaše pracovisko vybavené všetkým, čo potrebujete. Uistite sa, že máte k dispozícii všetok materiál a nástroje, ktoré potrebujete na vykonanie práce. V kancelárii by napríklad mali byť pripravené veci ako dierkovače, odstraňovače sponiek, kalkulačky atď. Ak vaša činnosť v kancelárii práve neprebieha a používate iné nástroje, základný princíp zostáva rovnaký - pred štartom pracovný deň by ste mali pripraviť všetko, čo potrebujete. Vedci, ktorí používajú sofistikované zariadenia a mechaniku, ktorí pracujú s nástrčnými kľúčmi, budú na tom lepšie, ak budú ich nástroje a príslušenstvo pripravené vopred.
   • To tiež znamená, že sa musíte uistiť, že máte požadované materiály. Napríklad sponky na zošívačky, klince (ak ste stolár), krieda (ak ste učiteľ) atď.
   • Uistite sa, že sú vaše nástroje v dobrom stave. Jeden nástroj so zlomeným kľúčom môže interferovať so všetkými ostatnými prácami. Šetrite budúci čas pravidelným čistením a v prípade potreby opravou svojich zariadení.
3. 3 Vytvorte si všeobecný rozvrh. Ak máte veľa úloh, plánovanie môže zvýšiť vašu produktivitu. Aby bol váš rozvrh skutočne účinný, obmedzte sa na jeden hlavný plán (môžete do neho pridať kalendár na plánovanie dlhodobých cieľov).Prácu si nemusíte komplikovať niekoľkými rozvrhmi alebo horami pripomenutí, o ktoré nepochybne prídete. Musíte sa riadiť jediným plánom.
   • Organizujte si každý deň zostavením zoznamu úloh. Začnite s úlohami, ktoré je potrebné splniť ako prvé. Na konci umiestnite menej dôležité body. Na začiatku dňa začnite na začiatku zoznamu. Presuňte nedokončené úlohy do zoznamu nasledujúceho dňa.
   • Nastavte časové rámce a termíny pre najdôležitejšie projekty a tiež realisticky vyhodnotte situáciu a vypočítajte čas na tieto úlohy. Nemusíte predvídať, že zlyháte. Je lepšie požiadať o viac času na začiatku projektu ako v posledných dňoch pred termínom.
4. 4 Obmedzte sa vo veciach, ktoré pôsobia rušivo. Každé pracovné prostredie má svoje vlastné veci, ktoré môžu pôsobiť rušivo. Môže to byť napríklad veľmi zhovorčivý a dotieravý kolega alebo príliš tichá atmosféra, v ktorej môže najmenší šelest pôsobiť rušivo. Urobte všetko pre to, aby ste sa čo najviac sústredili na prácu. Ak vám vaša aktivita umožňuje počúvať hudbu, vezmite si so sebou prehrávač MP3. Môžete dokonca umiestniť znamenie alebo posielať oznámenia, aby vás kolegovia neobťažovali. Možno vám to príde neslušné, ale v skutočnosti je to rozumný a účinný spôsob, ako sa vyhnúť rušeniu pri práci. Nezabudnite, že počas prestávky sa môžete so svojimi spolupracovníkmi naplno porozprávať.
   • Jednou z veľmi bežných prekážok je nepracovné miesto. Jedna štúdia zistila, že asi dve tretiny zamestnancov trávia každý deň návštevou takýchto zdrojov aspoň trochu času. Našťastie väčšina prehliadačov vám umožňuje sťahovať bezplatné programy, ktoré blokujú problematické webové stránky. Vyhľadajte program na zvýšenie produktivity alebo blokovanie stránok od spoločnosti, ktorá vám vyrobila prehliadač. Pravdepodobne nájdete aspoň niekoľko z týchto bezplatných a efektívnych programov.
   • Ďalším spôsobom, ako sa v práci nerozptyľovať, je obmedziť sa hovorom (aby ste sa vyhli zbytočným rozhovorom) a požiadať svojich kolegov, aby si na minútu alebo dve neprišli pokecať.
5. 5 Využite prestávky na vyriešenie svojich osobných záležitostí. Je iróniou, že prestávky môžu vašu produktivitu na pracovisku zvýšiť, nie znížiť. Po prvé, takto získate zvyšok, ktorý potrebujete. Bez toho sa môžete veľmi unaviť a pracovať pomalšie a menej produktívne. Za druhé, cez prestávku môžete robiť všetko, čo vás zvyčajne rozptyľuje od práce. Pristihli ste sa niekedy pri myšlienke, že počas pracovnej doby musíte zavolať určitej osobe? Urobte to počas prestávky, aby ste sa pri práci nerozptyľovali.

Metóda 2 z 3: Rozvoj efektívnych pracovných stratégií

1. 1 Rozdeľte veľké úlohy na menšie kúsky. Veľké projekty môžu byť pre vás zastrašujúce: ak sú veľmi veľké, je ľahké ich odložiť a strácať čas menej dôležitou prácou, kým ich nebudete musieť začať vykonávať skôr, ako sa skončí termín. Aby ste pracovali efektívne, musíte najskôr urobiť najdôležitejšiu prácu, aj keď to bude malá časť veľkého projektu. Samozrejme, nebudete mať pocit, že ste dokončili celú úlohu (ako pri malom projekte), ale je to múdrejší spôsob, ako využiť čas. V budúcnosti budete svoje najdôležitejšie úlohy dokončovať rýchlejšie, ak na nich budete každý deň trocha pracovať.
   • Ak napríklad potrebujete urobiť veľkú prezentáciu za jeden mesiac, nastavte si každý deň, koľko z toho projektu dnes urobíte. Nebude to časovo náročné ani rušivé pre zvyšok vašej práce, ale bude to dôležitý prvý krok k tomu, aby bol celý proces rýchlejší a jednoduchší.
2. 2 Uľahčite si prácu zadaním úloh. Ak nie ste na najnižšej pozícii, možno budete môcť rozdeliť podobné úlohy medzi svojich podriadených, aby ste ušetrili čas. Nedovoľte, aby niekto iný vykonal prácu, o ktorej len vy viete, ako ju robiť správne. Namiesto toho dajte podriadeným opakujúce sa úlohy, ktoré trvajú dlho. Svoje schopnosti tak môžete využiť pri dôležitejších úlohách. Ak niekomu zadávate prácu, sledujte pokrok a stanovte si termín. Vždy poďakujte zamestnancom za pomoc; ak majú pocit, že si ich vážite, budú pre vás v budúcnosti tvrdo pracovať.
   • Ak ste stážistom, novým zamestnancom alebo niekým iným na nízkom mieste v spoločnosti, môžete sa tiež pokúsiť rozdeliť obzvlášť rovnaký druh práce medzi zamestnancov na rovnakej úrovni ako vy (samozrejme s ich súhlasom a súhlas vášho nadriadeného). Ak vám vaši spolupracovníci pomáhajú, nezabudnite odpovedať vecne.
   • Ak máte so svojim šéfom dobrý vzťah, môže byť schopný zadať časť vašej práce externému dodávateľovi.
3. 3 Organizujte svoje schôdze efektívne. Existuje dôvod, prečo ich nikto nemá rád: podľa prieskumu z roku 2012 si takmer polovica všetkých respondentov myslí, že stretnutia sú najväčšou stratou času v práci; viac ako dokonca navštevovať nepotrebné stránky. Na prediskutovanie a stanovenie cieľov môžu byť potrebné stretnutia. Ak sú však schôdze zle premyslené, často môžu predstavovať zaťažujúce plytvanie hodinami (a niekedy aj dňami) bez toho, aby ste urobili zásadné rozhodnutie. Tu je niekoľko tipov, aby boli vaše schôdze čo najefektívnejšie:
   • Pred každým stretnutím si stanovte program, aby ste využili vymedzený čas na maximum. Vyčleňte si, koľko času máte k dispozícii na prediskutovanie konkrétnych problémov. Pokúste sa dodržať harmonogram čo najpresnejšie: ak máte ďalšie otázky, poradte sa s nimi o tom neskôr osobne.
   • Pozvite na schôdze čo najmenej ľudí. Obmedzenie počtu ľudí navštevujúcich schôdzu na minimum zníži možnosť odchýlok od témy. Zamestnanci, ktorí sa nemusia zúčastniť schôdze, budú počas tejto doby naďalej pracovať na svojom mieste.
   • Prezentácie by mali byť čo najkratšie. Účinnosť prezentácií (PowerPoint atď.) Počas schôdze je veľmi kontroverzná. Je bezpečné povedať, že ak počas prezentácie používate snímky, ponechajte ich čo najkratšie a najinformatívnejšie. Na celý obrázok umiestnite obrázky a informácie, ktoré nie je možné prenášať ústne, ale celý obsah vašej prezentácie.
   • Na záver hlavný princíp: uveďte, akú otázku chcete vyriešiť. Urobte to pred stretnutím a rozhodnite sa čo najskôr.
4. 4 Vyhnite sa konfliktom. Na pracovisku môže bohužiaľ nastať mnoho stresových situácií. Ak máte pocit, že sa chystáte zrútiť, okamžite potlačte nepriateľstvo. Možno by ste sa mali úprimne ospravedlniť vy, osoba, s ktorou bojujete, alebo obaja. Radšej to urobte skôr, ako neskôr. Ak necháte niekoľko bojov prerásť do sporov, budúca výkonnosť bude trpieť, pretože budete strácať čas snahou nenaraziť na túto osobu na pracovisku. Čo je však dôležitejšie, bude vám len horšie, takže pracovné konflikty si nemusia vyberať daň z vašej produktivity a nálady!
   • Nebojte sa kontaktovať špecialistu na riešenie sporov a konfliktné situácie. Podnikatelia vedia, že konflikty a nepríjemné situácie môžu narúšať bežnú prácu, a preto mnohí najímajú špecialistov, ktorí sú zodpovední za riešenie pracovných konfliktov. Ak ste nahnevaní, nervózni alebo sa bojíte spolupracovníka, overte si to u svojho HR tímu.
   • Keď je váš konflikt vyriešený, nemusíte byť priatelia so zamestnancom, s ktorým ste sa pohádali - stačí, aby ste s ním naďalej pokojne pracovali. Na pracovisku buďte zdvorilí a ohľaduplní, dokonca aj k ľuďom, ktorých nemáte radi.

Metóda 3 z 3: Zmeny životného štýlu

1. 1 Vyhraďte si dostatok času na odpočinok. Únava nikdy nezlepšila kvalitu niekoho práce; môže spomaliť tempo vašej práce, znížiť vašu pracovnú schopnosť a ak sa málo vyspíte, môže vás to ovplyvniť počas dôležitých stretnutí. Navyše pravidelný nedostatok spánku vedie k mnohým zdravotným problémom. Vyhnite sa zaspávaniu pri stole a preskakovaniu práce, pretože sa necítite dobre. 7-8 hodín zdravého spánku bude pre vás tým najlepším liekom.
   • V najlepšom prípade je letargia na pracovisku menší problém. V najhoršom prípade to môže byť veľmi nebezpečné. Ak ide pri vašej práci o bezpečnosť ľudí (napríklad pracujete ako dispečer letovej prevádzky alebo kamionista), zdravý a primeraný spánok je pre vás mimoriadne dôležitý.
2. 2 Choďte športovať Vedci dokázali, že cvičenie zlepšuje náladu a produktivitu na pracovisku. To platí najmä pre kancelárskych pracovníkov. Ak väčšinu dňa sedíte za počítačom, snažte sa každý deň trochu venovať pohybovým aktivitám. Uľahčí vám to nielen sedenie v práci, ale budete sa aj cítiť lepšie, energickejšie a budete mať väčšiu motiváciu do práce.
   • Ak s cvičením začínate prvýkrát, skúste kombinovať mierne kardio a silový tréning.
3. 3 Byť v dobrej nálade. Ak sa snažíte zlepšiť svoju efektivitu v práci, možno budete chcieť svoj pracovný život brať vážne. V mnohých prípadoch je to zlá myšlienka: je možné, že v krátkom čase dokážete zvýšiť efektivitu, ale ak sa budete vždy obmedzovať na potešenie z práce, ľahko sa opotrebujete, čo povedie k letargii, stresu a nedostatku motivácie. Snažte sa mať dobrú náladu: ak sa v práci cítite dobre, je väčšia pravdepodobnosť, že budete mať motiváciu a ašpirácie. Robte maličkosti, ktoré vám zlepšia náladu a zostanú produktívne: počúvajte hudbu na slúchadlách, zahrievajte sa alebo si vezmite notebook do pokoja, kde budete mať pokoj a ticho.
   • Využite naplno prestávku: užite si príležitosť dobre sa najesť, porozprávať sa a zasmiať sa so svojimi pracovnými priateľmi.
   • Nepreháňajte to s kávou. V dňoch, keď sa cítite extrémne vyčerpaní, môže to byť fantastický liek, ale ak ho budete piť každý deň, stanete sa naň závislými a nerobí vám to dobre.
4. 4 Vytvorte pre seba stimuly. Je jednoduchšie pracovať efektívne, ak na to máte dobrý dôvod. Ak vám jedného dňa príde ťažké prinútiť sa pracovať, zamyslite sa nad hlavnými dôvodmi, ktoré vás k tejto práci priviedli: nad vašimi životnými cieľmi, snami alebo sebarealizáciou. Skúste svoju prácu považovať za prostriedok k dosiahnutiu konečného cieľa - ideálneho životného štýlu. Ak máte radi svoju prácu, zamyslite sa nad tým, aký pocit vám práca prináša: máte pocit spokojnosti so svojim výsledkom, úspechom, keď ste úlohu splnili?
   • Myslite na dobré veci, ktoré máte zo svojej práce. Možno máte dom, byt alebo auto, ktoré ste si kúpili za peniaze, ktoré ste zarobili, alebo vám táto práca umožňuje platiť za školstvo detí, alebo máte iné privilégiá.
   • Ak nepracujete, premýšľajte o dôsledkoch. Akých vecí sa budete musieť vzdať, ak prídete o zdroj príjmu? Ako to ovplyvní vašu rodinu alebo iných blízkych?
5. 5 Odmeňte sa. Ak ste úspešne zvýšili svoju produktivitu, oslavujte: zaslúžite si to. Nie je ľahké zlomiť zlozvyky a vybudovať si dobré, preto sa odmeňte za tvrdú prácu.V piatok si dajte drink po práci, choďte s priateľmi do klubu alebo si len ľahnite do postele s knihou. Po pracovnom týždni urobte čokoľvek, čo vás robí šťastnými. Odmeňovaním seba zvyšujete svoj pocit úspechu, ktorý je dôležitou súčasťou vašej motivácie.
   • Odmena nemusí byť veľká ani veľká. Tiež nemusí byť drahý. Najlepšie sú skromné ​​až stredné odmeny. Uložte si Rolex na špeciálnu príležitosť.

Tipy

• Robte zložitejšie projekty ihneď, než by ste ich nechávali na neskôr. Takto sa im nebudete snažiť vyhýbať a čakať v napätí, kým prídu na rad. Ak urobíte najskôr takýto projekt, budete s najväčšou pravdepodobnosťou šťastní a budete môcť svoj deň zakončiť pozitívne, keď sa budete venovať príjemnejším alebo menej stresujúcim projektom.