Obsah

• Kroky
• Tipy

Dostali ste monumentálnu úlohu zorganizovať konferenciu, ktorá bude zahŕňať obrovský zoznam úloh. K dispozícii je miesto pre konferenciu, zoznam hostí, materiály, technológie a dokonca aj občerstvenie, o ktorých môžete premýšľať a plánovať ich. Ak začnete ľutovať novonadobudnutú dôveru svojho šéfa vo vás, oddýchnite si a vedzte, že máte všetky schopnosti na to, aby ste zistili, ako zorganizovať konferenciu.

Kroky

1. 1 Zapíšte si svoje ciele a program. Budete musieť mať jasno v tom, čo chcete touto konferenciou dosiahnuť, pretože to určí ďalšie vaše rozhodnutia. Vedzte, čo a komu chcete oznámiť, než začnete s inou aktivitou pri organizovaní konferencie, aby ste zmiernili ďalší stres.
2. 2 Rozviňte svoj rozpočet. Nedá sa nič robiť, kým nezistíte, koľko peňazí budete musieť celkovo minúť, a potom túto sumu rozdelíte podľa zadania, ako je miesto konania konferencie, materiály a poplatky za prednášajúce.Držte sa svojho rozpočtu a ak outsourcujete povinnosti, zaistite, aby aj vaši asistenti dodržiavali svoje peňažné limity.
3. 3 Vyberte miesto konferencie. Pri hľadaní miesta vezmite do úvahy počet účastníkov, výhodnosť umiestnenia, parkovanie a blízkosť verejnej dopravy, letiska a hotela. Vaším cieľom pri hľadaní miesta konania konferencie je, aby bola konferencia pre účastníkov čo najľahšia.
4. 4 Definujte menu. Keď organizujete konferenciu, musíte mať na pamäti, že účastníci nebudú chcieť sedieť celý deň bez dobrého jedla a mnohí nevedia, čo je k dispozícii v okolí. Zvážte, či si najete cateringovú službu na prípravu raňajok, obeda a občerstvenia, alebo či bude miesto pre konferenciu pre účastníkov zabezpečovať vami zvolené miesto konania konferencie.
5. 5 Získajte podporu personálu miesta konania konferencie. Ak ste si vybrali miesto, ktoré je známe organizovaním konferencií, použite tento neoceniteľný zdroj. Zamestnanci to robia každý deň a mali by byť schopní odpovedať na akékoľvek otázky alebo obavy a v prípade potreby poskytnúť rady.
6. 6 Trvajte na skúšaní. Keď dokončíte všetky prípravy na svoju konferenciu, nenechajte nič na náhodu a zostaňte s ostatnými účastníkmi, ak sa konferencia začína. Ukážte sa večer na mieste konferencie a schôdze zamestnancov, aby ste sa presvedčili, že je všetko na svojom mieste, a postarajte sa o všetky posledné detaily.

Tipy

• Vopred sa spýtajte reproduktorov, či nepotrebujete na ich vystúpenie ďalšie vybavenie, ako napríklad pódium, televíziu, veľkoplošné obrazovky alebo počítače.
• Zistite, či má niektorý z vašich účastníkov konferencie špeciálne diétne požiadavky pri príprave jedál.
• Keď porovnávate ceny miest, pýtajte sa aj na cenu jedla, vody, nápojov atď. Môžu byť veľmi drahé.
• Pri zariaďovaní miestnosti zvážte účel konferencie: vytvorte miestnosť pre sediace publikum alebo sedenie a stoly na vytváranie poznámok.