Obsah

• Kroky
• Rada

Každé organizované stretnutie si vyžaduje dobrú agendu. Tento článok vám ukáže, ako taký program napísať.

Kroky

1. časť z 2: Spíšte program

Vytvorte program od prvých základných krokov

1. 

   Začnite pomenovaním svojej agendy. Takmer každý dôležitý dokument potrebuje meno, od krásnej poézie po najsuchšie tabuľky, a výnimkou nie je ani program schôdze. Názov by mal čitateľovi odkázať dve veci: Po prvé, toto je agenda. Po druhé, aká bola diskusná téma stretnutia. Po identifikácii nadpisu ho umiestnite na prázdny dokument. Nie sú potrebné žiadne zložité a vymyslené nadpisy; Jednoduché a priame sú v biznise často najlepšie.
   • Pre nadpisy nie je potrebné používať veľké alebo efektné písma. Vo väčšine prípadov by ste mali používať iba jednoduché a vážne písmo, napríklad Times New Roman alebo Calibri, a nechať, aby mal nadpis rovnakú veľkosť písma (alebo len o niečo väčšiu) ako zvyšok dokumentu. Pamätajte, že účelom titulu je informovať čitateľa, čo sleduje, nie nevyhnutne ho zabávať alebo rozptýliť.

2. 

   
   
   Zahrnúť „SZO?’, ’kde?„a“kedy?„v názve. Za nadpisom má program obvykle časť nadpisu, ktorá sa môže líšiť v detailoch v závislosti od úrovne formality, ktorú vaša inštitúcia podporuje. Tento nadpis je zvyčajne o jeden riadok pod nadpisom. Vo všeobecnosti tu budete chcieť uviesť stručné vecné informácie o stretnutí, ktoré nesúvisia s diskutovanou témou. Výsledkom je, že kto sa nezúčastní, bude schopný uchopiť čas, miesto a tiež to, kto sa ho zúčastnil. Tu je niekoľko informácií, ktoré pravdepodobne budete chcieť zahrnúť do svojej agendy. Bez ohľadu na váš výber informácií nezabudnite každú informáciu zreteľne „označiť“ (v tomto prípade je dobrá voľba tučný text):
   • Dátum a čas. Možno ich skombinovať alebo rozdeliť na dve samostatné časti.
   • Miesto. Ak má firma viac sídiel, mali by ste si zapísať adresu. Aj keď je iba jedno ústredie, mali by ste určiť názov miestnosti, kde sa schôdza nachádza (napr. Konferenčná miestnosť č. 3).
   • Účastníci. Tituly sú zvyčajne voliteľné a nevyžadujú sa.
   • Špeciálna individualita. Môžu to byť špeciálni hostia, rečníci alebo vodcovia.

3. 

   
   
   Napíšte krátke vyhlásenie o účele stretnutia. Stretnutia bez presne stanoveného cieľa s väčšou pravdepodobnosťou stratia drahocenný čas, keď sa účastníci musia rozhodnúť, o čom budú diskutovať. Za nadpisom nechajte riadok, zvýraznite svoj text pomocou tučného alebo podčiarknutého textu nadpismi ako „Cieľ“ alebo „Účel“, za ktorými nasleduje dvojbodka alebo návrat na konci riadku. . Ďalej niekoľkými výstižnými vetami a rovno k veci popíšte diskusiu o stretnutí. Tu by ste mali používať iba 1–4 vety.
   • Napríklad, ak sa chystáte napísať výkaz účelu svojej schôdzky s rozpočtom, môžete použiť: „Cieľ: Načrtáva hlavný rozpočtový cieľ na fiškálny rok 2017 - 2018 a pojednáva o dlhodobom prístupe k znižovaniu nákladov. Okrem toho, riaditeľ výskumu a vývoja, pán Nguyen Van A, predstaví výsledky nedávneho konkurenčného výskumu. “
   • Ak ste niekedy písali vedeckú prácu, premýšľajte o účelovom vyjadrení ako súhrn konferencie alebo zhrnutie. V zásade vo všeobecnosti uvádzate to, o čom máte v úmysle diskutovať, bez toho, aby ste zachádzali do podrobností.

4. 

   
   
   Napíšte harmonogram, ktorý zobrazuje hlavné body stretnutia. Harmonogramy pomáhajú vyhnúť sa bežnej chybe: obchodné rokovania sú často príliš dlhé. Za vyjadrením svojho zámeru nechajte riadok, zvýraznite tučné písmo alebo podčiarknite nadpis svojho rozvrhu. Začnite do svojho rozvrhu vkladať obsah, ktorý zodpovedá hlavnej diskusnej téme. Kvôli čitateľnosti by mal byť každý obsah napísaný v samostatnom riadku.
   • Rozdeľte každú položku obsahu zaznamenaním času začiatku a konca alebo odhadované časové obdobie pre každú položku. Vyberte si jeden a buďte dôslední: jeho zmiešanie spôsobí, že vaša agenda bude pôsobiť neprofesionálne.

5. 

   Pridelte čas všetkým špeciálnym hosťom. Ak niekto z vašich hostí príde diskutovať o dôležitých témach, mali by ste s nimi stráviť veľa času. Každému hosťovi ponúknite samostatný program, aj keď má viac diskusných tém. Týmto spôsobom si môže každý podľa toho usporiadať svoj vlastný prejav.
   • Najlepšie je vopred kontaktovať hosťa a určiť, ako dlho bude musieť byť pri vašej diskusnej téme. Vďaka tomu je možné vyhnúť sa trápnym harmonogramom konfliktov.

6. 

   Na konci stretnutia si vyhraďte čas na zasadnutie Otázky a odpovede. Počas tejto doby môže každý klásť otázky, aby objasnil problémy, ktoré stále pretrvávajú v diskusii, poskytovať ďalšie stanoviská, navrhovať témy budúcich stretnutí alebo robiť ďalšie pripomienky. . Túto časť časového obdobia otázok a odpovedí je možné objasniť zahrnutím ako konečný obsah harmonogramu. Alebo to môžete len spomenúť po absolvovaní poslednej časti stretnutia.
   • Ak sa stretnutie skončilo bez toho, aby mal niekto ďalšie otázky alebo pripomienky, môžete ho kedykoľvek ukončiť predčasne. Mnohí zúčastnení budú vďační za to!

7. 

   Poskytnite osnovu témy, ktorá sa má prediskutovať - ​​voliteľné. Harmonogram je všeobecne rámcom, na ktorý sa ľudia pozerajú pri vedení diskusie. Aj keď to nemusí ísť až tak ďaleko, poskytnutie osnovy s ďalšími kľúčovými bodmi môže byť pre účastníkov veľmi užitočné. Náčrty, ktoré naznačujú, ako sú nápady usporiadané počas stretnutia, pomáhajú ľuďom zapamätať si konkrétne témy, ktorým sa venovali. Tu je príklad usporiadania osnovy, ktoré môžete použiť (ďalšie informácie nájdete v časti Ako načrtnúť):

   • I. Obsah rozpočtu je prioritný

     • A. Rozpočet na cestu zamestnancov

       B. Poplatok agenta

       • i. Rokujete o lepšom obchode?

       C. Náklady na lobing

     II. Metódy na zvýšenie predaja

     • A. Dohoda o alternatívnej službe

       • i. Prezentujte možnosti zákazníkom

         ii. Zbierajte spätnú väzbu

       B. Opätovné investovanie do mobilných technológií

     ...a tak ďalej.

8. 

   Pred distribúciou programu konferencie skontrolujte chyby. Niektorí účastníci sa pravdepodobne budú veľmi spoliehať na tento materiál, takže by bolo rozumné pred distribúciou znovu prečítať, skontrolovať chyby a úplnosť. Je to nielen slušné k účastníkom, ale tiež to ukazuje vašu dôkladnosť do každého detailu, ako aj rešpekt, ktorý k nim máte.
   • Zároveň sa uistite, že vám neuniknú žiadne chyby uložené v agende čas a udržať reputácia pre teba.
   reklama

Použite šablónu programu schôdze

1. 

   Používajte šablóny dostupné v softvéri na spracovanie textu. Mnoho programov na úpravu slov, napríklad Microsoft Office, Pages pre Mac a ďalšie. K dispozícii sú šablóny širokej škály osobných a profesionálnych dokumentov. Vďaka týmto šablónam je písanie odbornej dokumentácie mimoriadne rýchle a ľahké. Často sú efektívne a majú pútavý vzhľad. Všetko, čo musíte urobiť, je vložiť príslušné informácie na správne miesto a máte hotovo!
   • Aj keď sa softvér na úpravy mierne líši, väčšina programov, ktoré majú schopnosť použiť danú šablónu, vám umožní vyhľadať ich pomocou panela s ponukami umiestneného nad oknom programu.
   • Ak váš textový procesor môže používať šablónu, ale nemá šablónu, ktorá by zodpovedala programu schôdze, môžete si príslušnú šablónu stiahnuť z webovej stránky vývojára softvéru. Napríklad šablónu programu Microsoft Word je možné stiahnuť z webovej stránky office.microsoft.com, zatiaľ čo šablónu Stránky pre Mac nájdete v obchode App Store.

2. 

   Alebo si môžete tiež stiahnuť šablónu tretej strany. Ak váš textový editor nemá žiadne šablóny programu, ani z oficiálnych webových stránok, nemusíte sa obávať: online je veľa šablón zadarmo. Ak vo svojom obľúbenom vyhľadávacom nástroji vyhľadáte „šablóna programu schôdze“, získate desiatky súvisiacich výsledkov. Nie všetky tieto výsledky však pochádzajú z oficiálneho a renomovaného zdroja, takže je dôležité pri výbere správnej vzorky na použitie byť múdry. Tu je niekoľko webových stránok tretích strán, ktoré môžete navštíviť:
   • Uložiť Word šablóny.Toto je profesionálna stránka, ktorá poskytuje veľa kvalitných šablón pre Microsoft Word.
   • Word šablóny online. Ďalšia dobrá voľba pre šablóny Wordu. Táto stránka má však iba niekoľko možností.
   • iWorkCommunity. Dobrá šablóna programu pre stránky. Táto šablóna je však pre staršiu verziu (pred '09) stránok.
   • App Store má tiež veľa šablón pre Stránky. Nie všetky sú bohužiaľ zadarmo.

3. 

   Vyplňte prázdne miesta vo formulári. Keď nájdete správnu šablónu v textovom procesore alebo si stiahnete šablónu, ktorá sa vám páči, stačí vyplniť požadované informácie vo formulári. Väčšina šablón bude mať zreteľne označené oblasti, kde môžete zadať názov, čas, tému diskusie, názov sekcie atď. Na dokončenie programu vyplňte všetok relevantný obsah. Po dokončení je potrebné starostlivo skontrolovať, či neobsahujú chyby. Aj keď je to vhodné, šablóna programu samo neodstraňuje chyby v pravopise, gramatike a skutočných informáciách.
   • Nenechávajte prázdne miesto. Nie je nič amatérskejšie ako plán s textom „Sem zadajte“. Ak z nejakého dôvodu nechcete vyplniť žiadnu časť formulára, nezabudnite položku vymazať, aby ste ju nevyplnili.

4. 

   Vykonajte malé úpravy programu, ktoré zodpovedajú vašim potrebám. Šablóna programu môže byť veľmi pohodlná, ale nie je dôvod, aby ste ponechali štýl a formát k dispozícii. Neváhajte zmeniť obsah a štýl šablóny tak, aby zodpovedala priemyselným štandardom a vášmu výberu odborných znalostí.
   • Napríklad, ak sa vám naozaj páči vzhľad vzoru, ale jeho nadpis je príliš dlhý a rušivý, pokojne odstráňte prebytok z vášho pohľadu, pokiaľ to nepokazí vaše myslenie. Formát dokumentu často negatívne ovplyvňuje agendu.
   reklama

Časť 2 z 2: Spôsoby, ako využiť najlepšiu agendu

1. 

   Najskôr zoraďte najdôležitejšie témy. Pri plánovaní stretnutia je dobrou stratégiou často dodržanie prvej časti vášho harmonogramu s najdôležitejšími témami. Vďaka tomu si budete istí dvoma vecami. Po prvé, ľudia budú môcť o týchto témach diskutovať skoro, keď budú najrozumnejší a najmenej unavení. Po druhé, o dôležitej téme sa už diskutuje v prípade, že schôdzka musí byť ukončená skoro alebo ak niekto potrebuje opustiť schôdzu pred koncom.
   • Nie vždy stretnutie podľa plánu. Ak na konci schôdzky dôjde k rozrezaniu malých, nedôležitých tém, môžete ich vyriešiť sami alebo si naplánovať ďalšie stretnutie neskôr. Ak však nie je možné absolvovať hlavné diskusné témy, stretnutie nedosiahlo dôležitú súčasť svojho organizačného účelu, a preto ho možno považovať za neúspech. Umiestnite ich na začiatok svojho rozvrhu často vyhnúť sa tomuto problému.

2. 

   Naplánujte si flexibilný spôsob. Pri plánovaní a koordinácii stretnutia je jednou z najväčších hrozieb stretnutie, ktoré uplynie vo vopred stanovenom čase. Zamestnanci vo všeobecnosti nenávidia prácu nadčas z dobrých dôvodov: Môžu byť veľmi nudní a zdržiavať ľudí pri riešení urgentných úloh. Podľa času sledujte, či je vaše stretnutie včas, a keď sa vám naskytne príležitosť, zdvorilo prejdite na ďalšiu časť s výrokmi ako: „Ak sa chcete vrátiť späť v čase, pôjdeme ďalej. prejsť na ďalšiu tému “.
   • Stretnutia však často nevychádzajú podľa predstáv. Ak časť trvá dlhšie, ako ste čakali, budete musieť byť ochotní urobiť úpravy. Buďte flexibilní pri pokuse o diskusiu o čo najväčšom počte nápadov v rámci vopred stanoveného obmedzeného času. Napríklad ak je táto časť predĺžená, možno budete musieť skrátiť čas diskusie v iných častiach alebo odstrániť relatívne nedôležité časti, aby ste zaistili včasné ukončenie schôdzky (Znížiť časových obmedzení, môžete strategicky pridať voliteľný obsah).

3. 

   Začnite písať svoj program skoro pred schôdzou. Program je veľmi dôležitý: Vykazujú profesionalitu a preukazujú účastníkom, že si ceníte ich čas a prínos pre organizáciu. Začnite preto programovať čo najskôr, akonáhle je to možné, zaistite si dostatok času na vytvorenie kvalitného dokumentu.
   • Skoré začatie tiež pomáha zhromaždiť spätnú väzbu k programu skôr, ako sa schôdzka skutočne začne, a urobí úpravy. Zdieľanie konceptu s kolegami alebo nadriadenými a konzultácia s nimi vám môže pomôcť opraviť chyby a pridať chýbajúce informácie. Ak s písaním počkáte do poslednej minúty, nebudete mať čas sa zhromaždiť a vykonať úpravy na základe odpovedí.
   • Pri pravidelných denných stretnutiach pravdepodobne nebudete mať problém s napísaním programu iba jeden deň pred stretnutím. Avšak pri dôležitých stretnutiach bude príprava trvať pravdepodobne týždne.

4. 

   Pred uskutočnením stretnutia zdieľajte program s účastníkmi. Takto sa zabezpečí, že si všetci budú plne vedomí tém, o ktorých sa bude diskutovať. V závislosti na firemnej kultúre by to mohlo znamenať vytlačiť viac kópií a dať ich každej osobe priamo alebo ich jednoducho elektronicky zdieľať, napríklad posielať e-maily a priložiť dokumenty. V každom prípade sa pred zdieľaním ubezpečte, že váš dokument neobsahuje technické chyby.
   • V závislosti od dôležitosti schôdzky možno budete chcieť presunúť program medzi účastníkov najmenej hodinu alebo dve pred schôdzou. Pri veľkých a dôležitých stretnutiach môže byť potrebné presunúť sa o deň alebo dokonca viac.
   • Pretože ľudia sú často zaneprázdnení, je rozumné priniesť si na schôdzky nejaké náhradné kópie, pre prípad, že by si ich niekto zabudol vziať.
   reklama

Rada

• V závislosti na želaní vášho kolegu môže byť užitočné stanovenie lehôt pre ľudí, ktorí navrhnú doplnkové programy. Nastavte posledný dátum a čas na prijatie návrhu a držte sa ho. Prijmite úpravy, ak prispievajú k spresneniu vašej agendy alebo ak sú tieto odporúčania jednoducho dôležitejšie ako pôvodný obsah.
• Skvelý nástroj, ako sa dostať na schôdzku efektívne znamená používať „OARR“: Jedná sa o iniciály anglických slov Objective, Agenda, Roles & Responsibility. Najprv je potrebné stretnutie cieľ. Ak sa práve stretávate, aby ste šírili informácie, nestrácajte čas všetkým. Pošlite im spravodaj. Ciele by mali mať pozitívne zloženie a pokiaľ je to možné, dosiahnuť niečo: „Definujte štvrťročný cieľ tímu“. Program je zoznam tém, ktoré budete prediskutovať, aby ste dosiahli tento cieľ, s časovými limitmi, ktoré vám pomôžu odchýliť sa od vášho plánu. Napríklad: „1. Skontrolujte stav cieľov stanovených v predchádzajúcom štvrťroku (15 minút), 2. Diskutujte o návrhu gólu (20 minút), 3. Vyberte najlepších 5 cieľov (10 minút), atď " Pomocou Úlohy a zodpovednosti určte, kto je predsedom schôdze, kto robí poznámky a kto bude priradiť položky akcií / úloh, ktoré sa majú zo schôdze čerpať.
• Ak sa niekto nemôže zúčastniť, zvážte vytvorenie sekcie „Predbežné hlásenie“ v hornej časti programu alebo nechajte schôdzu nevyplnenú a jednoduchú.
• Ak má vaša spoločnosť svoju vlastnú šablónu konferenčného programu, použite ju ako šablónu. Na niektorých miestach je dôležité dodržiavať daný vzor.