Autor:
Robert Simon
Dátum Stvorenia:
21 V Júni 2021
Dátum Aktualizácie:
24 V Júni 2024
Obsah
Funkcia Asistenta mimo kancelárie v aplikácii Microsoft Outlook umožňuje nastaviť automatické odpovede pre tých, ktorí odosielajú e-maily, keď ste mimo kanceláriu alebo nie. Táto funkcia je k dispozícii iba používateľom s účtom Microsoft Exchange; Domáci používatelia, ktorí nepoužívajú konto Exchange, si však môžu vytvoriť vlastné šablóny správ a pravidiel pre prácu mimo kancelárie, aby mohla Outlook automaticky odpovedať. Ak si nie ste istí svojim typom účtu, uvedomte si, že účet Exchange bežne používa väčšina firiem alebo škôl. Táto wikiHow vás naučí, ako nastaviť Outlook mimo kancelárie v obidvoch prípadoch: pomocou konta Exchange a iného konta.
Kroky
Metóda 1 zo 4: V Outlooku 2010-2019 a Outlooku pre Office 365
Spustite program Microsoft Outlook na osobnom počítači. Táto aplikácia sa zvyčajne nachádza v ponuke Štart.
Kliknite Info (Informácie) na karte Súbor. Táto možnosť je na páse s nástrojmi nad doručenou poštou vedľa možností ako Domov, Odoslať / prijať, Priečinok, vyhliadka a Skupiny.
Kliknite Automatické odpovede (mimo kancelárie) (Automatická odpoveď). Otvorí sa dialógové okno Automatické odpovede.- Ak táto možnosť nie je k dispozícii, je pravdepodobné, že váš účet nie je typu Exchange. Postupujte podľa metód v tomto článku a zapnite automatické odpovede pre iné účty ako Exchange.
Kliknutím začiarknite políčko vedľa textu „Odosielať automatické odpovede”(Poslať automatickú odpoveď). Po kliknutí na toto políčko sa zobrazí značka začiarknutia, ktorá označuje, že je táto možnosť povolená.- Ak chcete určiť čas, kliknite na políčko vedľa možnosti „Posielať iba v tomto časovom rozmedzí“ a potom vyberte počiatočný a konečný dátum. Napríklad ak plánujete vycestovať na dva týždne, môžete si zvoliť čas, ktorý si urobíte prestávku, aby odpoveď fungovala iba v tom čase.
Kliknite na kartu Vnútri mojej organizácie. Táto možnosť je nad veľkým prázdnym textovým rámom.
Zadajte automatickú odpoveď, ktorú chcete poslať kolegom z tej istej kancelárie alebo spoločnosti, ktorá im pošle e-mail. Správy, ktoré sem zadáte, dostanú iba adresy s rovnakým názvom domény (napr. @ WikiHow.com).
Kliknite na kartu Mimo mojej organizácie. Táto možnosť je nad veľkými textovými rámcami bez textu.
Zadajte automatickú odpoveď, ktorú chcete poslať e-mailom ľuďom mimo vašu organizáciu. Môžete napríklad zadať správu s vysvetlením, že ste na dovolenke, a postúpiť otázky a dotazy ďalším kontaktom v kancelárii. Túto správu uvidia iba e-maily odoslané z inej adresy domény ako je vaša.
- K dispozícii bude rozbaľovacie pole pre výber písma a veľkosti, ako aj funkčné tlačidlá pre textový formát správ.
Kliknite Ok. Jednotlivci, ktorí pošlú e-maily počas vašej neprítomnosti, dostanú hotovú automatickú odpoveď. Ak nevyberiete časové obdobie, bude sa odosielať automatická odpoveď, kým túto funkciu nevypnete. reklama
Metóda 2 zo 4: V programe Outlook 2007
Spustite program Microsoft Outlook na osobnom počítači. Táto aplikácia sa zvyčajne nachádza v ponuke Štart.
Kliknite Asistent mimo kancelárie (Pomocník mimo kancelárie) na karte Nástroje. Card Náradie na paneli s ponukami umiestnenom pozdĺž ľavej hornej časti okna programu. Otvorí sa dialógové okno Pomocník mimo kancelárie.
- Ak táto možnosť nie je k dispozícii, je pravdepodobné, že váš účet nie je typu Exchange. Postupujte podľa postupu v tomto článku a povoľte automatické odpovede pre iné účty ako výmena.
Kliknutím vyberte kruh vedľa textu „Automatické odpovede na odoslanie z kancelárie”(Poslať správu mimo kancelárie).
- Ak chcete určiť čas, kliknite na políčko vedľa možnosti „Posielať iba v tomto časovom rozmedzí“ a potom vyberte počiatočný a konečný dátum. Napríklad ak plánujete vycestovať na dva týždne, môžete si zvoliť obdobie, ktoré budete na dovolenke, takže odpoveď bude fungovať až v tom čase.
Kliknite na kartu Vnútri mojej organizácie. Táto možnosť je nad veľkým prázdnym textovým rámom.
Zadajte automatickú odpoveď, ktorú chcete poslať kolegom z tej istej kancelárie alebo spoločnosti, ktorá im pošle e-mail. Správy, ktoré sem zadáte, dostanú iba adresy s rovnakým názvom domény (napr. @ WikiHow.com). Môžete napríklad vysvetliť, že máte dovolenku a počas tejto doby bude za vás pracovať manažér.
Kliknite na kartu Mimo mojej organizácie. Táto možnosť je nad veľkým prázdnym textovým rámom.
Zadajte automatickú odpoveď, ktorú chcete poslať e-mailom ľuďom mimo vašu organizáciu. Môžete napríklad zadať správu s vysvetlením, že ste na dovolenke, a postúpiť otázky a dotazy ďalším kontaktom v kancelárii. Túto správu uvidia iba e-maily odoslané z inej adresy domény ako je vaša.
- K dispozícii bude rozbaľovacie pole pre výber písma a veľkosti, ako aj funkčné tlačidlá pre textový formát správ.
Kliknite Ok. Jednotlivci, ktorí pošlú e-maily počas vašej neprítomnosti, dostanú hotovú automatickú odpoveď. Ak nevyberiete časové obdobie, bude sa odosielať automatická odpoveď, kým túto funkciu nevypnete. reklama
Metóda 3 zo 4: V programe Outlook 2003
Spustite program Microsoft Outlook na osobnom počítači. Táto aplikácia sa zvyčajne nachádza v ponuke Štart.
Kliknite Asistent mimo kancelárie na karte Nástroje. Card Náradie na paneli s ponukami umiestnenom pozdĺž ľavej hornej časti okna programu. Otvorí sa dialógové okno Pomocník mimo kancelárie.
- Ak táto možnosť nie je k dispozícii, je pravdepodobné, že váš účet nie je typu Exchange. Postupujte podľa postupu v tomto článku a povoľte automatické odpovede pre iné účty ako výmena.
Kliknutím vyberte kruh vedľa obsahu „Momentálne som mimo kancelárie“”(V súčasnosti neprítomný).
Do textového poľa zadajte svoju správu. Jednotlivci, ktorí v blízkej budúcnosti pošlú e-mail, dostanú túto odpoveď iba raz, kým sa nevrátite do kancelárie.
Kliknite Ok. Všetky organizácie, ktoré vám pošlú e-mail, dostanete odpoveď mimo kanceláriu na neurčitý čas, alebo kým nezvolíte možnosť „Som momentálne v kancelárii“ (bol som späť v kancelárii). reklama
Metóda 4 zo 4: Pre účet bez výmeny
Spustite program Microsoft Outlook na osobnom počítači. Táto aplikácia sa zvyčajne nachádza v ponuke Štart.
Kliknite nový email (Nový e-mail) na karte Domov. Táto karta je na páse s nástrojmi nad doručenou poštou vedľa kariet Súbor, Odoslať / prijať, Priečinok, vyhliadka a Skupiny. Otvorí sa prázdny e-mail.
Upravujte e-mailové šablóny mimo kancelárie. Najskôr nechajte riadok prázdny Veľký… a CC ....
- Zadajte predmet e-mailu, napríklad „Mimo kancelárie“, aby ľudia vedeli, že od vás dostávajú automatickú odpoveď.
- Zadajte odpoveď, ktorú chcete automaticky poslať ľuďom, ktorí vám pošlú e-mail. Táto správa sa použije ako šablóna „mimo kancelárie“.
Kliknite na kartu Súbor a potom na Uložiť ako. Otvorí sa dialógové okno „Uložiť ako“.
Kliknite Šablóna programu Outlook (Šablóna programu Outlook) z rozbaľovacej ponuky „Uložiť ako typ“.
Zadajte názov šablóny správy a potom kliknite na tlačidlo Uložiť. Túto šablónu je teda možné použiť vždy, keď ste mimo kancelárie, prostredníctvom e-mailu na svojom osobnom účte Outlook.
Kliknite na kartu Súbor a vyberte Spravujte pravidlá a upozornenia (Spravovať pravidlá a oznámenia). Aby sa šablóna mohla automaticky posielať ďalším používateľom, keď ste preč, musíte vytvoriť pravidlo, ktoré aplikácii Outlook umožní vedieť a automaticky odpovedať na e-maily pomocou tejto šablóny.
Kliknite Nové pravidlo (Nové pravidlo). Táto možnosť sa nachádza pod kartou Pravidlá e-mailu (Pravidlá e-mailu). Zobrazí sa dialógové okno Sprievodca pravidlami, ktoré vás prevedie procesom vytvorenia pravidla.
Kliknite na možnosť „Použiť pravidlá pre správy, ktoré dostávam”(Použiť pravidlá na správy, ktoré dostávam). Táto možnosť je pod nadpisom „Začať od prázdneho pravidla“.
- Kliknite Ďalšie (Pokračovanie) dvakrát, aby ste pokračovali vo vytváraní pravidla. Musíte kliknúť Ďalšie na stránke s mnohými možnosťami, ale nechajte políčka v krokoch 1 a 2 nevyplnené, aby pravidlo fungovalo.
Kliknite na políčko vedľa riadku „Odpovedať pomocou konkrétnej šablóny”(Odpoveď s konkrétnym formulárom). Táto možnosť sa nachádza v časti „Čo chcete urobiť so správou?“ (Čo chcete urobiť s touto správou?)
Kliknite na odkaz „konkrétna šablóna“ v kroku 2. Vyskočí rám.
V rozbaľovacej ponuke „Look In“ vyberte „User Templates in File System“.
- Dvakrát kliknite na šablónu, ktorú ste vytvorili predtým, a vyberte ju ako automatickú odpoveď mimo kancelárie.
Kliknite Ďalšie. Budete presmerovaní na posledný krok v generátore pravidiel Sprievodcu pravidlami, kde môžeme pravidlo pomenovať, nastaviť výnimku a skontrolovať.
- Zadajte názov pravidla automatickej odpovede, ktoré ste práve vytvorili.
Kliknite skončiť (Splnené). Odteraz bude každý používateľ, ktorý vám pošle e-mail, automatickú odpoveď podľa šablóny, ktorú ste vytvorili. reklama
Rada
- Môžete zvážiť pridanie skutočných dátumov, keď nie ste v kancelárii, ako aj alternatívnych kontaktov k vašim automatickým odpovediam mimo kancelárie. Tieto informácie pomôžu jednotlivcom vedieť, kedy vás môžu znova kontaktovať a na koho by sa mali obrátiť, keď tam nie ste.
