Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 3: Príprava správy o výkonnosti
• Časť 2 z 3: Vytváranie zmysluplného obsahu
• Časť 3 z 3: Používanie efektívneho jazyka
• Tipy

Musíte napísať správu o výkone? Vyžaduje si to veľa pozícií a často ide o sebahodnotenia, ktoré od vás požadujú správu o tom, čo ste robili počas celého roka. Možno ste dostali pokyn, aby ste namiesto toho napísali správu o stretnutí. Znalosti o tom, ako správne napísať takúto správu, môžu mať veľký vplyv na to, či ste úspešní alebo nie.

Na krok

Časť 1 z 3: Príprava správy o výkonnosti

1. Začnite súhrnným odsekom. Zhrňte prehľad v hornej časti hodnotenia. Informujte čitateľov o celkovom výkone.
   • Možno píšete správu o výkonnosti pre neziskovú organizáciu. Môžete zhrnúť úspechy, ako napríklad organizovanie úspešných akcií pre zúčastnené strany, získanie uznania v odbore a rozšírenie zákazníckej základne.
   • Súhrn nemusíte zahlcovať podrobnosťami. Tu zhrniete najdôležitejšie body. Poskytujete prehľad. Snažte sa, aby správa nebola príliš dlhá. Dve strany sú dobrým pravidlom, pokiaľ zamestnávateľ nemá konkrétne želanie. Požiadajte zamestnávateľa, aby zistil, či existuje odporúčaný formát.
2. Uveďte podrobnosti na podporu každého bodu súhrnu. Teraz musíte na začiatku zdôvodniť hlavné body súhrnu a podrobnosti ďalej v správe.
   • Použite textový obrys. Usporiadajte rôzne oblasti do svojich vlastných odsekov a použite podnadpisy pod každou nadpisom. Napríklad jeden z vašich odsekov sa môže nazývať „Organizované udalosti“.
   • Pod takúto hlavičku môžete uverejniť (s odrážkami alebo písmenami) stručné zhrnutie každej udalosti, jej účelu a toho, ako pomohla misii skupiny. Tu buďte konkrétni.
3. Použite profesionálny formát. Nezhromažďujte správu. Chcete, aby správa vyzerala prehľadne, profesionálnym písmom a na peknom papieri.
   • Vytvorte nadpis a vycentrujte ho v hornej časti stránky. Na usporiadanie informácií používajte tučné podkapitoly.
   • V hornej časti správy uveďte základné informácie. Uveďte dátumy, na ktoré sa hodnotenie vzťahuje, a meno a titul osoby, ktorá ho vytvorila.
4. Veďte si denník po celé príslušné obdobie. Je to oveľa jednoduchšie, ak neustále sledujete pokrok.
   • Veďte si denník alebo priečinok, kde budete mať prehľad o svojej výkonnosti počas hodnoteného obdobia. Toto vám výrazne uľahčí život, keď príde čas na napísanie správy.
   • Ak tak neurobíte, môže to zabudnúť na dôležité úspechy, ktoré sa dosiahli na začiatku obdobia.

Časť 2 z 3: Vytváranie zmysluplného obsahu

1. Pripomeňte ľuďom vaše výkonnostné ciele a očakávania. Musíte ľuďom pripomenúť, aké boli ciele na začiatku hodnotiaceho obdobia. Aké boli ciele? Aké sú očakávania úlohy? Ak neviete, dajte to zabezpečiť zamestnávateľovi.
   • Potom vysvetlite, ako sa dosiahli, zobrazením skutočných čísel. Jedná sa o porovnanie toho, aké boli vaše aktivity alebo výsledky oproti pôvodným projektom.
   • Napríklad: ak ste zhromaždili viac peňazí, ako ste očakávali, bude to pre investorov alebo nadriadených pozitívne. Ak však neposkytnete referenčnú hodnotu, je ťažšie posúdiť, či a do akej miery bol úspešný.
2. Poskytnite zábery. Ak si myslíte, že čitateľovi pomôžu vyhodnotiť údaje, ktoré predkladáte, zahrňte niekoľko grafov alebo tabuliek.
   • Pamätajte, že niektorí čitatelia prehľad iba prehrnú, pretože budú pravdepodobne zaneprázdnení. Vizuálne pomôcky preto môžu váš bod často sprostredkovať o niečo efektívnejšie.
   • Ne bombardujte však čitateľa príliš veľkým počtom grafov. Vyberte jeden alebo dva grafy, ktoré zdôrazňujú hlavné body.
3. Zamerajte sa na CAR. Táto technika vám pomôže zdokumentovať váš výkon. Znamená to výzvu, akciu a výsledky. To vám pomôže zorganizovať vaše vystúpenie.
   • Zobraziť výzvu zadania. Potom načrtnite kroky, ktoré ste podnikli na riešenie problému, a potom zdokumentujte svoje výsledky. Povedzme napríklad, že ste manažérom v reštaurácii. Mohli by ste napísať: Výzva - Riadky boli príliš dlhé okolo času večere, čo zvýšilo sťažnosti zákazníkov o 10 percent. Akcia - Servírka nasadená o hodinu skôr na zvýšenie počtu zamestnancov počas rušných hodín. Výsledok - Sťažnosti zákazníkov na dlhé čakacie doby sa znížili na dve, čo predstavuje pokles o 80 percent.
   • Hlavným bodom je tu byť konkrétny. Celkové úspechy ako „Som tímový hráč“ nemajú veľký zmysel, pretože každý môže hovoriť také veci. Kľúčom je spojiť výsledky so základnými problémami a preukázať úspech pomocou údajov a špecifikácií.
4. Uveďte svoju metodiku. Ak váš program zahŕňal nejakú formu zhromažďovania údajov, je dobré stručne vysvetliť použitú metodiku.
   • Povedzte čitateľom dôvod zvolenej výskumnej metódy. Vysvetlite výhody a výsledky prieskumu. Prečo to bola dôveryhodná metóda? Napríklad pomocou scenára reštaurácie vysvetlite, prečo má zmysel používať sťažnosti ako metodiku.
   • Vysvetlite, čo znamenajú výskumné údaje a čo ste sa výskumom pokúsili dosiahnuť.
5. Zamerajte sa na seba výkon. Ak chcete doladiť úspechy, ktoré chcete prezentovať, zamyslite sa nad tým, na čo ste v danom období najviac hrdí. Možno to bol váš upokojujúci účinok na dotknutých návštevníkov. Možno to bolo koučovaním ostatných. Nehádžte príliš veľa detailov pred čitateľov.
   • Ďalšou metódou, ktorú môžete použiť, je metóda STAR. Táto metóda spočíva v krátkom opise situácie a úlohy, opatrení, ktoré ste podnikli na ich dosiahnutie, a výsledkov, ktoré ste dosiahli. Rovnako ako v prípade metódy CAR, aj tu je cieľom spojiť problémy s výsledkami a vysvetliť, ako ste ich dosiahli.
   • Zamerajte sa na veci ako ťažkosti, jedinečnosť, prvýkrát, viditeľnosť, dodržiavanie termínov, inovácie a rozsah a vplyv vašej práce.
   • Príkladom toho je vysvetlenie, že keď ste začínali ako vedúci pobočky, ročná fluktuácia zamestnancov bola 35 percent. Realizovali ste prieskum spokojnosti zamestnancov, nastavili ste mentorstvo zamestnancov a začali týždenné stretnutie zamestnancov. Vďaka tomu poklesla fluktuácia zamestnancov na 15 percent. Ako ukazuje tento príklad, výkon nemusí byť príliš doslovný, pokiaľ poskytuje správne odkazy.
6. Vysvetlite svoju hodnotu. Nehovorte len to, aké sú vaše výsledky, ale tiež vysvetlite, prečo majú tieto výkony pre organizáciu hodnotu.
   • Povedzme napríklad, že ste začali organizovať schôdzky zamestnancov. A potom? Akú hodnotu to malo pre organizáciu? Dobre si to rozmysli. Ak neexistuje konkrétna hodnota, možno budete musieť zdôrazniť niečo iné.
   • Ak schôdzky zamestnancov pomohli zvýšiť morálku zamestnancov, o čom svedčí pokles nemocenských dní (ktorý zamestnávateľovi zachránil peniaze), potom ste preukázali svoju hodnotu.
7. Pred odoslaním správu korigujte. Porazíte účel správy o dokončení, ak odovzdáte niečo nesúrodé, čo je neprofesionálne.
   • Vykonajte korektúru správy s gramatikou, interpunkciou a pravopisnými chybami. Nechajte správu cez noc a ďalšie ráno si ju prečítajte znova. Nepíšte správu na poslednú chvíľu.
   • Vytlačte si tlačenú kópiu a pri korektúre skontrolujte, či neobsahuje chyby. Oči človeka sa niekedy tak priťahujú k obrazovke počítača, že zjavné chyby už nie sú badateľné.

Časť 3 z 3: Používanie efektívneho jazyka

1. Negatívne veci uvádzajte pozitívnym spôsobom. Ak je niečo, kde ste nesplnili očakávania, je lepšie sa tomu nevyhnúť. Nerobte z toho správu ťažiskom, ale sústreďte sa na ňu.
   • Do oblastí, kde sa vám zatiaľ príliš nedarilo, dohovorte pozitívnym jazykom. Napríklad sa radšej sústreďte na konkrétne kroky, ktoré podnikáte na riešenie problému, ako na vinu alebo ospravedlnenie.
   • V správe o výkone neobviňujte ostatných. Zostaňte sústredení na to, čo ste robili. Zostaň pozitívny. Zamerajte sa na veci, ktoré sa vám alebo vašej skupine podarilo dobre. Určte oblasti, ktoré môžete zdôrazniť.
2. Používajte čísla a štatistiky. Ak môžete byť konkrétni, vaše odpovede sa budú zdať vierohodnejšie. Pokiaľ je to možné, podložte to, čo hovoríte, niečím merateľným.
   • Všeobecné superlatívy ako „vynikajúci“ alebo „spoľahlivý“ nedávajú veľký zmysel. Ktokoľvek môže povedať niekomu, že mal „vynikajúci rok“.
   • Pamätajte na túto vetu: Nehovor, ukáž to. Namiesto toho, aby ste ľuďom povedali, že ste prežili vynikajúci rok, ukážte im svoje úspechy prostredníctvom podrobností a údajov. Namiesto toho, aby ste povedali, že ste dobrí vo vzťahoch so zákazníkmi, uveďte výsledky prieskumov spokojnosti zákazníkov, listy, ktoré ste dostali, a pokles sťažností zákazníkov.
   • Údaje o použití. Povedať, že ste riadili veľký počet zamestnancov, ešte veľa neznamená, ak nie je jasné, aký veľký bol tento počet. Pomocou čísel vyjadrte veľkosť rozpočtu a načrtnite veľkosť úloh.
3. Vždy hovorte pravdu. Nepreháňajte to Neklam. Ak vás chytia klamstvá, môžete sa dostať do veľkých problémov.
   • Ďalším problémom klamstva, aj keď je to zjavné vynechanie, je to, že nakoniec stratíte dôveru a nebudete sa môcť zlepšovať.
   • Radšej ukážte čestné hodnotenie hodnoteného obdobia, ktoré obsahuje slabé i pozitívne stránky. Riešiť slabé stránky. Stačí nájsť pozitívny spôsob, ako to dosiahnuť.
4. Doprajte ostatným uznanie, ktoré si zaslúžia. Mnoho kurzov obchodného a technického písania odporúča nepoužívať zámeno „ja“. V niektorých prípadoch to môžete urobiť v správe o výkonnosti.
   • Môžete napríklad povedať: „Najal som 100 ľudí.“ Nezabudnite však na ďalších ľudí, ktorí sa podieľali na úspechoch. Konzultujte s tímom (ak je to relevantné).
   • Ak sa nezdáte arogantný, získate body navyše. Meniť štruktúru vety tak, aby sa každá veta nezačala slovom „ja“.

Tipy

• V správe o výkone nikdy nerobte nahnevanú poznámku. Takmer vždy sa oplatí zostať pozitívnym.
• Používajte profesionálny, formálny jazyk.