Obsah

• Na krok
• Metóda 1 z 1: Písanie vlastnej tlačovej správy
• Tipy
• Varovania

Tlačová správa je písomná správa pre médiá. Tlačová správa môže oznamovať rôzne novinky, ako napríklad udalosti, propagačné akcie, ceny, nové produkty a služby, ročné čísla atď. Tlačová správa môže spôsobiť, že sa článok objaví v novinách alebo časopise. Novinári budú s príbehom pracovať s väčšou pravdepodobnosťou, ak dostanú tlačovú správu. Je to zásadná súčasť vášho PR, každý môže mať úžitok z tlačovej správy, ak ste ochotní použiť správnu štruktúru a formátovanie. Ukážeme vám ako.

Na krok

Metóda 1 z 1: Písanie vlastnej tlačovej správy

1. Napíš nadpis. Titulok by mal byť krátky, jasný a k veci: ultrakompaktná verzia obsahu tlačovej správy. Mnoho odborníkov na PR odporúča, aby ste nadpis nenapísali až do konca, keď už dopíšete zvyšok tlačovej správy. Ak sa budete touto radou riadiť, prečítajte si najskôr správu a po dokončení sa vráťte k nadpisu.
   • wikiHow je všeobecne uznávaný ako najspoľahlivejší zdroj informácií. Vidíte, ako to funguje? Teraz sa chcete dozvedieť viac! Nadpisy tlačových správ by mali mať vždy niečo chytľavé, aby upútali pozornosť novinára alebo redaktora, rovnako ako má nadpis „upútať“ čitateľov. Nadpis by mohol popisovať, čo vaša spoločnosť dosiahla, nedávna udalosť s určitou spravodajskou hodnotou alebo nový produkt alebo služba.
   • Nadpisy sú napísané tučným písmom Tučný nadpis má zvyčajne tiež väčšiu veľkosť písma ako text. Nadpisy tlačových správ sú tradične písané v prítomnom čase, neobsahujú články a v určitých kontextoch vynechávajú sloveso „byť“.
   • Prvé slovo vždy veľké. To platí aj pre určité podstatné mená. Väčšina slov v nadpise má malé písmená, ale v niektorých prípadoch môže štylizované písmo s malými písmenami vytvoriť vzhľad a vzhľad podobný novinkám.
   • Extrahujte dôležité kľúčové slová. Najjednoduchšou metódou na vytvorenie nadpisu pre tlačovú správu je extrakcia najdôležitejších kľúčových slov z tlačovej správy. Pokúste sa vytvoriť logické vyhlásenie s týmito kľúčovými slovami, ktoré okamžite pritiahne pozornosť. Používanie kľúčových slov vám umožňuje lepšiu vyhľadateľnosť vo vyhľadávačoch. Kľúčové slová navyše umožňujú novinárom a ostatným čitateľom ľahšie pochopiť obsah tlačovej správy.
2. Napíšte hlavný text. Tlačová správa by mala byť napísaná tak, ako by ste ju v konečnom dôsledku chceli vidieť v spravodajskom článku. Pamätajte, že väčšina novinárov je veľmi zaneprázdnená a nemá čas dôkladne preskúmať každé oznámenie vašej spoločnosti, takže to, čo napíšete do svojej tlačovej správy, novinár jednoducho skopíruje. Do základného textu teda vložte presne to, čo chcete.
   • Začnite dátumom a mestom, odkiaľ pochádza tlačová správa. Mesto možno možno vynechať, napríklad ak je tlačová správa napísaná v Rotterdame a správa sa týka miestnej pobočky v Amsterdame.
   • Prvá veta alebo „viesť“ by mala okamžite upútať pozornosť čitateľa a stručne povedať, o čo ide. Napríklad ak je nadpis: „Vydavateľ Zeus vydáva nový vojnový román“, potom by prvá veta mohla znieť: „Vydavateľ Zeus B.V. dnes vydáva ich prvý vojnový román, ktorý napísala slávna spisovateľka Ercee Kaa. “Rozširuje titulok poskytnutím trochu podrobnejších informácií a slúži na uvedenie čitateľa do deja. Nasledujúca veta alebo ďalšie dve vety sú potom opäť rozšírením prvej vety.
   • Telo tlačovej správy musí byť kompaktné. Nepoužívajte príliš dlhé vety ani odseky. Vyvarujte sa opakovaniu a častému používaniu veselého alebo hippies žargónu. Snažte sa o jednoduchosť, bez jediného slova.
   • Prvý odsek (dve až tri vety) je zhrnutím tlačovej správy, všetko, čo pridáte, je doplnenie. V dnešnom uponáhľanom svete novinári ani ďalší čitatelia nejdú čítať tlačovú správu, ak začiatok článku okamžite nevzbudí záujem.
   • Používajte skutočné fakty - udalosti, produkty, služby, ľudí, ciele, zámery, plány, projekty. Maximálne využite konkrétne fakty. Jednoduchým spôsobom, ako napísať efektívnu tlačovú správu, je zostaviť zoznam nasledujúcich vysvetlení: kto, čo, kedy, kde, prečo a ako.
3. „5 W“ (a H) komunikujte zreteľne. Kto, čo, kedy, kde, prečo - a ako - hovorí čitateľom všetko, čo potrebujú vedieť. Zvážte tento kontrolný zoznam v kontexte nižšie uvedených bodov s použitím vyššie uvedeného príkladu.
   • • O koho ide? Vydavateľ Zeus.
     • Aká je faktická správa? Vydavateľ Zeus vydáva knihu.
     • Kedy sa to stane? Zajtra
     • Kde sa to deje? Zajtra na všetkých hlavných trhoch.
     • Prečo sú to správy? Napísal ju slávny spisovateľ Ercee Kaa.
     • Ako sa to deje? Hlavnou udalosťou je autogramiáda v Amsterdame, po ktorej bude nasledovať prehliadka Randstadu.
   • Keď budete mať pripravené základné informácie, môžete vyplniť medzery informáciami o ľuďoch, produktoch, dátumoch a ďalších veciach týkajúcich sa noviniek.
     • Ak vaša spoločnosť nie je hlavnou témou noviniek, ale zdrojom tlačovej správy, dajte to v tele jasne najavo.
   • Nech je to krátke a sladké. Tlačová správa by nikdy nemala byť dlhšia ako tri strany. Ak odosielate papierový výtlačok, text musí mať dvojité riadkovanie.
   • Čím vyššia je spravodajská hodnota vašej tlačovej správy, tým väčšia je šanca, že si tento diel vyberie novinár na použitie. Zistite, čo znamená „spravodajská hodnota“ pre konkrétne cieľové publikum, a pomocou týchto poznatkov nalákajte novinára.
4. Pridajte informácie o spoločnosti. Ak si novinár vyberie pre článok tlačovú správu, vždy v kuse uvedie spoločnosť. Novinári potom môžu nájsť informácie o spoločnosti v tejto sekcii.
   • Názov tejto sekcie by mal byť --- O spoločnosti COMPANY_XYZ.
   • Za nadpisom opíšte svoju spoločnosť pomocou jedného alebo dvoch odsekov s 5 alebo 6 vetami. Text by mal popisovať spoločnosť, hlavnú činnosť a politiku spoločnosti. Mnoho spoločností už má profesionálne napísané brožúry, prezentácie, obchodné plány atď. Úvodný text je možné skopírovať sem.
   • Odkaz na váš web na konci tejto časti. Odkaz musí byť presná a úplná adresa URL, takže nesmie byť skrátená, pretože pri tlači stránky musí byť odkaz stále úplný. Napríklad: http://www.website_van_your_company.com, a nie kliknite tu prejsť na webovú stránku.
   • Ak má vaša spoločnosť na webe samostatnú stránku s médiami, mali by ste na ňu odkazovať na tomto mieste. Mediálna stránka obsahuje všetky kontaktné informácie a všetko pre tlač.
5. Poskytnúť podporu. Poskytnite ďalšie informačné odkazy na podporu tlačovej správy.
6. Pridajte kontaktné informácie. Ak má vaša tlačová správa skutočne veľkú spravodajskú hodnotu, novinári môžu potrebovať viac informácií alebo rozhovor s relevantnými ľuďmi.
   • Ak vám neprekáža, že vašich ľudí môžu priamo kontaktovať médiá, môžete ich podrobnosti uviesť v samotnej tlačovej správe. Napríklad v prípade tlačovej správy o inovácii môžete pridať kontaktné informácie výskumného tímu.
   • V opačnom prípade musíte v časti „Kontakt“ vložiť podrobnosti o mediálnom alebo PR oddelení. Ak na túto pozíciu nemáte samostatný tím, je dobré ustanoviť niekoho, kto túto pozíciu obsadí, ako spojnicu medzi médiami a vašimi ľuďmi.
   • Kontaktné údaje by mali smerovať na túto konkrétnu tlačovú správu. Údaje musia v každom prípade obsahovať:
     • Oficiálny názov spoločnosti
     • Oficiálny názov mediálneho oddelenia a kontaktná osoba
     • Mailová adresa
     • Telefónne a faxové čísla so správnymi kódmi krajín a miest.
     • Číslo mobilného telefónu (voliteľné)
     • Časy dostupnosti
     • Emailové adresy
     • Adresa webovej stránky.
7. Ak je to možné, uveďte odkaz na online verziu tej istej tlačovej správy. Je bežné uchovávať denník všetkých tlačových správ zverejnených na vašom webe. Toto uľahčuje vytvorenie takého odkazu a okamžite máte registráciu na archívne účely.
8. Koniec tlačovej správy označte tromi znakmi hash (###), umiestnenými bezprostredne pod poslednou vetou správy. Toto je novinársky štandard.

Tipy

• Zašlite tlačovú správu e-mailom a používajte málo formátovania. Veľké písmená a veľa farieb iba odvádzajú pozornosť od správ. Tlačovú správu vložte do tela e-mailu, nie do prílohy. Ak potrebujete použiť prílohu, použite obyčajný text alebo súbor vo formáte RTF. Dokumenty programu Word sú zvyčajne akceptované, ale uložte ich ako.doc, nie.docx (ak používate najnovšiu verziu). Najmä noviny museli nedávno obmedziť a najnovšiu verziu Wordu často nepoužívajú. Súbory PDF používajte, iba ak posielate celú tlačovú súpravu s mnohými ilustráciami. A nemusíte písať tlačovú správu na písacie potreby a potom ju naskenovať a poslať e-mailom ako jpeg - strata času a času editora. Zadajte tlačovú správu priamo do e-mailu.
• Ako predmet e-mailu použite hlavičku. Ak ste si už vytvorili pútavý nadpis, vaša správa vynikne v doručenej pošte editora.
• Uistite sa, že každá správa je zameraná na konkrétnu mediálnu spoločnosť a pošlite ju redaktorovi, ktorý sa zaoberá týmito záležitosťami. Tieto informácie zvyčajne nájdete na ich webových stránkach. Vydanie identickej tlačovej správy pre mnoho mediálnych spoločností alebo mnohých redaktorov v rámci jednej spoločnosti je znakom toho, že namiesto zamerania na konkrétny trh to beriete s ľahkosťou.
• Preskúmajte existujúce tlačové správy na internete a získajte predstavu o tóne, jazyku, štruktúre a formáte tlačovej správy
• Nestrávte čas nadpisom pred dokončením celej tlačovej správy. Nadpis v novinách alebo časopise nakoniec napíše redaktor, vždy je však dobré prísť s pútavým nadpisom alebo nadpisom pre tlačovú správu. Tento nadpis môže byť vašou jedinou šancou. Buďte struční a vecní. Ale ak sa pokúsite napísať nadpis k článku, strácate čas. Neviete presne, čo poviete vy alebo osoba, s ktorou idete na pohovor. Po dokončení prvého konceptu tlačovej správy sa môžete rozhodnúť upraviť prvú vetu - alebo nie. V tom okamihu, a nie skôr, môžete začať premýšľať o nadpise.
• Ak je tlačová správa pre okamžité vydanie, môžete nad nadpis umiestniť „NA OKAMŽITÚ PUBLIKÁCIU“ veľkými písmenami. Ak existuje embargo, napíšte „EMBARGO TOT ...“ s dátumom, do ktorého chcete príbeh distribuovať. V prípade tlačovej správy bez dátumu zverejnenia sa predpokladá, že je povolené okamžité zverejnenie.
• V hlavičke, každej podkapitole a v tele prvého odseku uveďte názov spoločnosti, aby ste ju našli pre vyhľadávače. Ak pošlete papierovú verziu, môžete použiť kancelárske potreby spoločnosti.
• Načasovanie tlačovej správy je veľmi dôležité. Musí to byť relevantné a posledné správy, nie príliš staré a príliš ďaleko do budúcnosti.
• Telefonický hovor môže zabezpečiť, aby bola tlačová správa skutočne zverejnená.
• Do svojej tlačovej správy uveďte „výzvu na akciu“. Toto sú informácie o tom, čo chcete, aby čitateľ urobil s obsahom správy. Napríklad chcete, aby si čitatelia kúpili produkt? V takom prípade musíte uviesť, kde je produkt k dispozícii. Chcete, aby čitateľ navštívil váš web, zapojil sa do súťaže alebo sa dozvedel viac informácií o vašej spoločnosti? V takom prípade musíte uviesť webovú adresu alebo telefónne číslo.

Varovania

• Neuvádzajte kontaktné údaje tretích strán bez ich súhlasu. Okrem toho musia byť k dispozícii počas bežných hodín v dňoch nasledujúcich po vydaní tlačovej správy.
• Majte na pamäti, že veľa redaktorov je prepracovaných a veľa redaktorov je v rozpakoch. Ak im to uľahčíte, je pravdepodobnejšie, že s tým niečo urobia. Ak sa vaša tlačová správa už podobá na to, ako redaktor nakoniec dané dielo zverejní, môže byť uverejnené takmer nezmenené. Ale ak to naplníte vlneným predajným ihriskom alebo nebudete postupovať podľa zelenej knihy, editor začne všetko meniť. Každý tvrdí, že je najlepší, takže nestrácajte čas redaktora. Správne miesto na uverejnenie popisu je v tlačovej správe v časti s obchodnými informáciami. Vždy to však robte presné a vecné.
• Vždy používajte cenovú ponuku - najlepšie od najdôležitejšej osoby zaoberajúcej sa témou tlačovej správy. Nemusí to byť skutočná cenová ponuka, mala by však byť trochu vierohodná. V každom prípade je dôležité skontrolovať, či dotknutá osoba súhlasí s tým, čo má vložené do úst. Citát umožňuje zaneprázdnenému novinárovi pripraviť celý článok bez toho, aby musel robiť ďalší pohovor.
• Tlačové správy by mali byť čo najpozitívnejšie. Vyvarujte sa fráz ako „po rezignácii predchádzajúceho predsedu“ alebo „po období mlčania“. Novinár sa môže rozhodnúť vyšetriť tieto záležitosti namiesto toho, aby písal iba o tom, čo hovorí tlačová správa. Výsledkom môže byť článok, ktorý je pre vás neuspokojivý, aj keď s prepustením nebolo nič zlé (predseda bol možno chorý).
• Keď posielate tlačovú správu e-mailom: predmetom by nikdy nemala byť „tlačová správa“. Potom sa nebudete rozlišovať. Upútajte pozornosť redaktora použitím pútavého nadpisu ako predmetu e-mailu, napríklad „Haas B.V. vyhráva tender na Vysokorýchlostnú trať “.