Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 3: Vytváranie zamerania
• Časť 2 z 3: Stanovenie efektívnych pracovných stratégií
• 3. časť z 3: Zmena životného štýlu
• Tipy

V dnešnom svete je riešenie pracovnej záťaže skutočne veľmi ťažké. Každý, kto mal prácu na plný úväzok, vie, že priemerný pracovný deň nie je vždy dosť dlhý na to, aby ste dostali všetko, čo musíte urobiť.Produktivitu však možno výrazne zvýšiť kultiváciou návykov, vďaka ktorým budete efektívnejší. Efektívny pracovník využíva každú minútu dňa naplno a najskôr sa zameriava na najdôležitejšie úlohy. Ak budete mať v práci vyššiu efektivitu, nielenže sa zvýši vaša produktivita a dosiahnu body u šéfa, ale aj to, že budete mať pocit, že ste niečo dosiahli, budete spokojní, že ste mali plný a produktívny pracovný deň.

Na krok

Časť 1 z 3: Vytváranie zamerania

1. Poskytnite čistý a organizovaný pracovný priestor. Efektivita práce môže byť niekedy taká ľahká, ako upratovanie neporiadku na vašom pracovnom priestore. Neusporiadané pracovisko je pracovisko, ktoré môže brániť vašej produktivite. Ak neustále hľadáte konkrétne nástroje alebo dokumenty v hromade neporiadku, vážne strácate svoj pracovný čas. Majte vždy po ruke iba predmety, ktoré používate každý deň - všetko ostatné by malo byť uložené tak, aby vám neprekážalo, ale „rýchlo“ sa našlo.
   • Ak pracujete v kancelárii, usporiadajte si kancelársky priestor a stôl, aby ste rýchlo a ľahko našli to, čo potrebujete na prácu. Ak nepracujete v kancelárii, stále platia rovnaké princípy. Ak napríklad pracujete v obchode s bicyklami, udržujte svoje náradie čisté a usporiadané, aby ste ich mohli v prípade potreby okamžite nájsť. Udržiavanie čistoty a poriadku spočíva v takmer každom pracovnom prostredí.
   • Pracovníci kancelárie a ďalšie osoby zaoberajúce sa veľkým počtom dokumentov musia vytvoriť logický a organizovaný súborový systém. Majte po ruke často používané dokumenty. Ukladajte ďalšie dokumenty v abecednom alebo inom logickom poradí.
2. Majte prehľad o svojom pracovisku. Uistite sa, že máte vždy k dispozícii nástroje a zdroje potrebné na vykonávanie svojej práce. V kancelárii to znamená veci ako dierovače, odstraňovače sponiek, kalkulačky atď. Mimo kancelárskeho prostredia sú nástroje veľmi odlišné, ale základné princípy sú rovnaké - uistite sa, že máte všetko, čo potrebujete, aby ste mohli pracovať. Vedci pracujúci s komplexnými grafickými aplikáciami, ako aj inžinieri pracujúci s kľúčmi profitujú z nástrojov, ktoré sú pripravené na použitie.
   • Uistite sa, že vaše nástroje sú dobre udržiavané. Jeden zásadný nástroj, ktorý prestane fungovať, môže vážne narušiť váš pracovný tok, najmä ak bez neho nemôžete pokračovať! Ušetrite čas z dlhodobého hľadiska pravidelným čistením a údržbou svojich nástrojov.
3. Spravte si jasný harmonogram. Ak ste zvyknutí lietať všade, akékoľvek úsilie naplánovať si deň pravdepodobne zvýši vašu efektivitu. Aby ste dodržali skutočne efektívny harmonogram, budete sa musieť obmedziť na „jednu“ komplexnú agendu (pre dlhodobé ciele možno doplnenú jedným kalendárom vo vašej kancelárii alebo kóji). Nekomplikujte si prácu zbytočne tým, že budete dodržiavať viac ako jeden rozvrh alebo si budete uchovávať obrovskú zbierku poznámok, ktoré nevyhnutne stratíte. Chcete sa vedieť pozrieť na „jedno“ konkrétne miesto a zistiť, čo máte robiť.
   • Usporiadajte si každý deň vytvorením zoznamu úloh. Začnite s najvyššími prioritami dňa, aby ste sa ubezpečili, že sú hotové. Menej dôležité veci umiestnite na koniec zoznamu. Začnite zhora na začiatku svojho dňa. Ak nemôžete dokončiť zoznam, skúste urobiť zvyšok nasledujúci deň.
   • Stanovte si časový harmonogram a časový rámec pre svoje najdôležitejšie projekty a buďte realistickí, pokiaľ ide o čas, ktorý budú trvať. Nechcete sa pripraviť na neúspech - je lepšie požiadať o viac času na začiatku projektu, než tesne pred termínom.
4. Eliminujte rozptýlenie. Rôzne pracovné prostredia majú rôzne rozptýlenie - niektoré zamestnania zahŕňajú veľmi zhovorčivého kolegu, ktorý jednoducho neodíde. Ostatní môžu byť utláčateľne tichí a odvádzať vás pozornosť aj tým najjemnejším zvukom. Robte, čo môžete, aby ste sa naďalej sústredili na svoju prácu. Ak vám práca umožňuje bezpečne počúvať hudbu, vezmite si so sebou MP3 prehrávač. Na svoje pracovisko si môžete dokonca nalepiť poznámky, aby ste svojim kolegom dali jasne najavo, že nechcete byť vyrušovaní. Môže sa to zdať neslušné, ale nie je to - je to rozumný a efektívny spôsob, ako prinútiť ľudí, aby vás pri práci nechali samých. Pamätajte, že počas prestávok a stravovania sa môžete stýkať so srdcom. „Veľmi častým rozptýlením je trávenie času na rekreačných internetových stránkach. Jedna štúdia zistila, že asi dve tretiny zamestnancov strácali „každý deň“ aspoň trochu času na webových stránkach, ktoré nesúvisia s ich prácou. Našťastie väčšina prehľadávačov má k dispozícii bezplatné nástroje na zvýšenie produktivity, ktoré vám môžu pomôcť vyriešiť problémové blokovanie webové stránky. V dostupných rozšíreniach prehľadávača vyhľadajte výraz „blokovanie webových stránok“ alebo „pomoc s produktivitou“. Získate aspoň nejaké bezplatné a efektívne výsledky. # * Ďalším dobrým spôsobom, ako sa vyhnúť rozptýleniu, je strážiť svoje hovory (aby ste zbytočne nezavolali) a minimalizovali počet vypadávajúcich osôb.
5. Využívajte prestávky na svoje osobné záležitosti. Je zvláštne, že prestávky môžu skutočne „zvýšiť“ efektivitu vášho pracoviska namiesto toho, aby vám prekážali. Najskôr vám prestávka ponúka potrebný odpočinok. Bez toho by ste sa mohli unaviť, spomaliť alebo spomaliť. Po druhé, odpočinok vám dáva šancu „zvládnuť“ svoje rozptýlenie. Svojimi prestávkami robte čokoľvek, čo by sa vám mohlo páčiť vašej práci. Zdá sa vám, že snívate o rodinnom príslušníkovi, ktorý vám chce zavolať, keď musíte skutočne pracovať? Zavolajte im počas svojej prestávky a eliminujte svoje rozptýlenie!

Časť 2 z 3: Stanovenie efektívnych pracovných stratégií

1. Rozdeľte svoje povinnosti na zvládnuteľné kúsky. Veľké projekty môžu byť zastrašujúce - keď sú dostatočne veľké, je ľahké ich odložiť a strácať čas na drobné práce, kým nebudete nútení zvládnuť celý projekt tesne pred termínom. Ako efektívny pracovník musíte najskôr urobiť dôležitú prácu, aj keď to znamená urobiť malú časť veľkej úlohy. Nemá pocit, že sa oplatí urobiť malú časť veľkej úlohy, pretože vôbec dokončiť malú úlohu, ale je to inteligentné využitie vášho času. Svoje najdôležitejšie dlhodobé úlohy splníte rýchlejšie, ak na nich budete každý deň trochu pracovať.
   • Napríklad ak potrebujete veľkú prezentáciu za mesiac, stanovte si cieľ vytvoriť prehľad „dnes“. Nie je to nijako zvlášť náročné na čas, takže vás to nebude odvádzať od ďalšej práce, ale je to dôležitý prvý krok, vďaka ktorému je zvyšok procesu rýchlejší a ľahší.
2. Zľahčite svoje pracovné zaťaženie delegovaním práce. Pokiaľ nie ste na konci rebríčka v rámci spoločnosti, môžete mať možnosť rozdeliť si väčšinou opakujúce sa úlohy medzi jedného alebo viacerých svojich podriadených, aby ste si ušetrili čas. Nedávajte svojim podriadeným projekty, ktoré iba vy viete uspokojivo dokončiť. Namiesto toho im dáte časovo náročné, monotónne úlohy, ktoré vám bránia v tom, aby ste svoj talent využili na dôležitejšiu prácu. Ak sa chystáte delegovať prácu, nezabudnite dať asistentovi termín a vráťte sa k nemu. Buďte „vždy“ zdvorilí voči svojim podriadeným, keď vám pomôžu - ak majú pocit, že si ich ceníte, budú pre vás chcieť tvrdo pracovať na budúcich projektoch.
   • Ak ste na stáži, začiatočnícky zamestnanec alebo niekto iný s nízkym postavením v spoločnosti, stále sa môžete pokúsiť rozdeliť obzvlášť monotónnu prácu medzi zamestnancov, ktorí pracujú na rovnakej úrovni ako vy (s ich súhlasom, ako aj s povolením samozrejme od vášho nadriadeného). Ak ste využili pomoc kolegu, buďte tu aj pre svojho kolegu!
   • Ak máte so svojím šéfom dobré vzťahy, môžete sa dokonca opýtať, či môže za vás delegovať časť práce na iných!
3. Udržujte stretnutia čo najtesnejšie. Existuje dôvod, prečo všetci nenávidia stretnutia - podľa prieskumu z roku 2012 takmer polovica všetkých respondentov považuje stretnutia za najväčší zdroj premárneného času v práci - dokonca za čas strávený na osobných a rekreačných webových stránkach. Stretnutia môžu byť rozhodujúce pre diskusiu o cieľoch a stanovenie vízie budúcnosti. Ak však zostanete bez dozoru, mnoho stretnutí sa príliš často zaborí do nafúknutých udalostí, a zbytočne tak strácate hodiny svojho času (alebo v krajných prípadoch dokonca dní) bez toho, aby ste sa rozhodli pre niečo dôležité. Tu je niekoľko tipov, aby boli vaše stretnutia čo najefektívnejšie:
   • Vytvorte program pre každé stretnutie, aby ste čo najlepšie využili pridelený čas. Určte, koľko času je možné venovať tejto téme. Držte sa svojho programu, ako najlepšie viete - ak vzniknú ďalšie témy, navrhnite ich neskôr prediskutovať v konverzácii medzi štyrmi očami.
   • Pozvite na stretnutie čo najmenej ľudí. Udržiavaním minimálneho počtu ľudí zúčastňujúcich sa na stretnutiach znižujete pravdepodobnosť, že sa konverzácia bude odchyľovať od uvedených tém. Udržuje tiež kohokoľvek, kto tam nemusí nevyhnutne byť pri práci v kancelárii.
   • Prezentácie obmedzte na minimum. Veľa sa diskutuje o užitočnosti prezentácií (PowerPoint, atď.) A o tom, či pomáhajú alebo bránia pri zefektívňovaní stretnutia. Nasleduje jasné: ak v prezentácii používate snímky / snímky, snažte sa ich poskytnúť čo najstručnejšie a najinformatívnejšie. Pomocou snímok môžete zobraziť obrázky a údaje, ktoré sa nedajú preniesť vašou rečou, ale „nie“ zobraziť celý obsah vašej prezentácie.
   • Nakoniec, ako všeobecná zásada, vedzte, o čom sa chcete rozhodnúť pred otvorením schôdze a prijať rozhodnutie čo najskôr.
4. Nip office dráma v zárodku. Pracoviská môžu byť strašne stresujúcim miestom. Keď vzplanú nálady, okamžite a priamo oslovte zdroj. To môže znamenať, že vy, osoba, s ktorou sa hádate, alebo obaja, musíte prísť so srdečným ospravedlnením. Urobte to čo najskôr. Ak necháte niekoľko argumentov, aby sa zmenili na nevôľu, z dlhodobého hľadiska bude trpieť vaša efektivita, pretože strácate čas vyhýbaním sa tomuto spolupracovníkovi. Ešte dôležitejšie je, že sa budete cítiť mizerne - nedovoľte, aby vám problémy na pracovisku zničili efektivitu “a„ náladu!
   • Nebojte sa povolať mediátora / mediátorov. Spoločnosti vedia, že argumenty a pocity ublíženia sú pre pracovný tok zlé, a preto často prijímajú ľudí, ktorí sú špeciálne školení na riešenie sporov. Kontaktujte svojho pracovníka HR, ak prežívate frustráciu, smútok alebo strach kvôli niekomu inému na pracovisku.
   • Keď je všetko povedané a vyriešené, nemusíte sa s týmto kolegom kamarátiť - stačí, aby ste s ním dokázali spolupracovať. Na pracovisku buďte zdvorilí a taktní, a to aj k ľuďom, ktorí sa vám nepáčia.

3. časť z 3: Zmena životného štýlu

1. Uistite sa, že ste dobre odpočinutí. Únava nikdy nezlepšila kvalitu práce človeka. Únava môže spomaliť vašu produkciu, utlmiť váš výkon a ak máte tendenciu zaspávať, môže vám to pri dôležitých stretnutiach spôsobiť vážne rozpaky. Ťažká deprivácia spánku bola navyše spojená s rôznymi zdravotnými problémami. Nezaspávajte za svojím stolom ani neprespávajte a meškajte do práce - snažte sa každú noc spať najmenej 7 - 8 hodín, aby ste fungovali čo najlepšie.
   • Únava na pracovisku môže byť v najlepšom prípade miernym rozptýlením. V najhoršom prípade to môže viesť k veľmi nebezpečným situáciám. Ak máte prácu, v ktorej ide o život iných ľudí (napríklad ak ste riadiacim letovej prevádzky alebo vodičom nákladného vozidla), potom je nevyhnutné, aby ste sa dostatočne vyspali.
2. Dajte si dostatok pohybu. Veda dokázala, že dobrý pohybový režim zlepšuje náladu a produktivitu. Platí to najmä pre sedavé kancelárske práce. Ak trávite väčšinu času v práci sedením pred počítačom, nezabudnite každý deň stráviť trochu času pohybom - nielenže sa vám uľahčí dlhodobé sedenie v práci, ale tiež vás to šťastnejší, ostrejší a motivovanejší.
   • Ak začínate s cvičením, skúste kombinovať mierne kardio s nejakým silovým tréningom.
3. Zostaň pozitívny. Ak sa snažíte zvýšiť efektivitu svojej práce, môže byť lákavé myslieť si o svojej práci príliš vážne. Často to nie je dobrý nápad - možno budete schopní krátkodobo zvýšiť svoju efektivitu, ale ak si v práci nikdy nedovolíte zábavu, ľahko sa zhorí a vedie to k únave, stresu a nedostatku. energie nedostatok motivácie. Snažte sa zostať veselí - ak sa v práci budete cítiť dobre, bude pravdepodobnejšie, že zostanete motivovaní a ambiciózni. Na vylepšenie nálady urobte maličkosti, ktoré nebránia vašej produktivite - počúvajte hudbu cez slúchadlá, občas sa trochu natiahnite, alebo si vezmite notebook do miestnosti na odpočinok, aby ste dosiahli viac pokoja.
   • Využite svoje prestávky na jedlo naplno - užite si príležitosť dobre sa najesť a porozprávajte sa s kolegami, s ktorými si rozumiete.
   • Nepite príliš veľa kávy. Káva môže byť skvelým vyzvedačom v tých dňoch, keď sa cítite vyhorení, ale ak ju budete piť každý deň, stanete sa na ňu závislí a už z toho nebudete mať úžitok.
4. Motivujte sa. Je jednoduchšie pracovať efektívne, keď na to existuje dobrý dôvod. Ak sa občas snažíte presadiť ďalej, v prvom rade premýšľajte o dôvodoch, ktoré vás viedli k vašej práci - o vašich životných cieľoch, vašich snoch a o svojej vízii pre seba. Skúste svoju prácu považovať za prostriedok na dosiahnutie cieľa - kde „cieľom“ je vaša ideálna vízia vášho života. Ak vás práca baví, skúste sa zamyslieť nad tým, ako sa vo svojej práci cítite - cítite sa po dni práce naplnený a máte pocit, že ste niečo dokázali?
   • Pomysli na dobré veci, ktoré ti tvoja práca prináša. Možno ste si mohli kúpiť ten dom alebo to auto za peniaze, ktoré ste zarobili svojou prácou, alebo možno vašou úlohou je zabezpečiť, aby vaše deti za nič nechceli. Zvážte aj ďalšie „výhody“ vašej práce - napríklad lekársku a / alebo zubnú starostlivosť pre vašu rodinu.
   • Popremýšľajte nad dôsledkami toho, že „nebudete“ pracovať. Čoho sa budete musieť vzdať, ak stratíte zdroj príjmu? Ako to ovplyvní vašu rodinu alebo iných blízkych ľudí?
5. Odmeňte sa. Ak ste úspešne zvýšili efektivitu svojej práce, oslavujte - zaslúžite si to. Zbaviť sa zlých návykov a vypestovať si dobré nie je ľahké, takže sa odmeňte za svoju tvrdú prácu. V piatok si po práci dajte drink, stretnite sa s priateľmi na večer alebo si len tak ľahnite do postele s knihou - nech už vás po dlhom pracovnom týždni urobí čokoľvek šťastným, urobte to. Odmenenie seba zvyšuje váš pocit úspechu, čo je dôležitá súčasť udržania vysokej motivácie.
   • Vaša odmena nemusí byť veľká alebo grandiózna a už vôbec nie niečo, čo je finančne nezodpovedné. Najlepšie sú skromné ​​a mierne odmeny. Tieto nové hodinky si nechajte na zvláštnejšiu príležitosť.

Tipy

Implementujte systém oneskorených odmien, kde najskôr robíte najmenej príjemné projekty, namiesto toho, aby ste ich odkladali na poslednú chvíľu. Takto nestrávite celý deň strachom z projektu a snažíte sa mu vyhnúť. Ak najskôr urobíte nepríjemný projekt, budete spokojnejší a deň môžete zakončiť príjemnejším spôsobom zábavnejšími alebo menej stresujúcimi projektmi.