Obsah

• Na krok
• Časť 1 z 2: Vypracovanie obchodného listu
• 2. časť z 2: Písanie obchodného listu
• Tipy

Keď podnikáte, pravdepodobne musíte písať listy svojim zákazníkom. Možno im budete musieť povedať o nových udalostiach alebo špeciálnych ponukách alebo budete musieť odpovedať zákazníkovi, ktorý má sťažnosť v mene vašej firmy. Nech už je váš list akýkoľvek dôvod, vždy použite profesionálny tón.

Na krok

Časť 1 z 2: Vypracovanie obchodného listu

1. Používajte profesionálny hlavičkový papier. Obchodný list predstavuje vašu spoločnosť. Musí teda vyzerať výrazne a musí byť vysoko kvalitný. Musí na ňom byť aj logo alebo značka spoločnosti.
   • Môžete si vytvoriť hlavičkový papier s rozložením v programe Microsoft Word. V hlavičkovom papieri nezabudnite použiť svoje existujúce logo alebo značku.
2. Otvorte program na spracovanie textu. V počítači by ste mali vždy vytvoriť obchodný list.
   • Vytvorte nový dokument a nastavte okraje dokumentu na 1 palec.
   • Použite pätkové písmo, napríklad Times New Roman, Georgia alebo Ariel. Uistite sa, že používate veľkosť písma nie väčšiu ako 12, ale menšiu ako 10. Písmeno by nemalo byť ťažko čitateľné kvôli nesprávnemu písmu alebo veľkosti.
   • Uistite sa, že používate jednu medzeru.
3. Použite tvar bloku. Blokový formulár je najbežnejším formátom obchodných listov. Je tiež najjednoduchšie pracovať. Každá hlavička musí byť proti ľavému okraju a za každou hlavičkou bude medzera. Váš obchodný list by mal mať zhora nadol nasledujúce nadpisy:
   • Aktuálny dátum alebo dátum, keď odošlete list. Dátum je dôležitý, pretože ho možno použiť pre vaše záznamy a záznamy adresáta. Môže sa potom tiež legálne použiť. Skontrolujte preto správny dátum.
   • Adresa odosielateľa. Toto je vaša adresa, naformátovaná v štandardnom formáte adresy. Ak je vaša adresa už na hlavičkovom papieri, môžete tento krok preskočiť.
   • Adresa adresáta. Pozostáva z mena a adresy osoby, ktorej píšete list. Použitie pána / pani je voliteľné. Ak teda napíšete napríklad Nine de Vriesovej, môžete časť Mevrouw vynechať.
   • Preambula. Môže to byť „Milá pani de Vriesová“ alebo „Milá Nina de Vriesová“. Ak si nie ste istí, kto bude list čítať, použite výraz „Vážený pán alebo pani“. Môžete tiež použiť „L.S.“, ale iba ako poslednú možnosť, ak netušíte, kto bude čítať váš list.
   • Telo listu. Na to sa v tomto článku zameriame viac.
   • Záver listu s podpisom. Môže to byť „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“.

2. časť z 2: Písanie obchodného listu

1. Určte, kto je vaša cieľová skupina. Tón listu by mal byť vždy profesionálny bez ohľadu na vašu cieľovú skupinu. Možno však budete musieť zmeniť jazyk alebo výber slov v závislosti od príjemcu. Ak píšete na oddelenie ľudských zdrojov inej spoločnosti, mali by ste byť formálnejší vo svojom jazyku. Ak však píšete konkrétnemu klientovi, môžete použiť trochu neformálnejší alebo neformálnejší jazyk.
   • Určenie cieľovej skupiny tiež znamená, že môžete mať voči svojej cieľovej skupine jasno. Nepoužívajte terminológiu, ktorej váš čitateľ nerozumie. Napríklad zákazník pravdepodobne nevie skratky používané pre vesmírny program vašej spoločnosti, takže ich nepoužívajte v liste.
   • Zlatým pravidlom písania dobrého obchodného listu je byť jasný, stručný a zdvorilý.
2. V prvej vete uveďte účel listu. Zvážte účel listu. Má to informovať vašich zákazníkov o vašom novom mieste? Má to zákazníkovi pripomínať nezaplatený účet alebo nevyrovnaný zostatok? Alebo odpovedať na sťažnosť zákazníka? S ohľadom na tento cieľ vytvorte koncept prvej vety, ktorý čitateľa okamžite informuje, o čom je list. Nebuďte vágni ohľadom účelu vášho listu. Buďte priamy.
   • Ak chcete vyjadriť svoj názor ako vlastník firmy, začnite „Ja“. Pri písaní v mene spoločnosti alebo organizácie používajte „my“.
   • Zamerajte sa na priame vyjadrenie ako napríklad: „Týmto listom vás chceme informovať“ alebo „Týmto listom vás chceme požiadať“. Môžete tiež použiť vyhlásenie „I“, ak píšete list ako vlastník firmy. Napríklad: „Kontaktujem vás kvôli“ alebo „Nedávno som to počul ... a chcel by som vedieť viac o ...“
   • Napríklad, ak (ako vlastník firmy) napíšete Nine de Vriesovej list o nezaplatenom účte z minulého mesiaca, mohli by ste začať s: „Prostredníctvom tohto listu vás kontaktujem z dôvodu nevyrovnaného zostatku na vašom účte z marca 2015. . “
   • Alebo ako zamestnanec spoločnosti, ak odpoviete na sťažnosť zákazníka na vesmírny program spoločnosti, môžete začať listom „Dostali sme vašu sťažnosť na náš vesmírny program na Mars.“
   • Možno napíšete list, aby ste zákazníkovi oznámili, že vyhral súťaž alebo umiestnenie na školiacom kurze. Začnite vetou ako: „Rád vás informujem ...“ alebo „Radi by sme vás informovali, že ...“
   • Ak musíte doručiť zlé správy, začnite vetou ako: „Je nám ľúto, že vás informujeme, že ...“ alebo „Po dôkladnom zvážení som sa rozhodol ...“
3. Namiesto pasívneho hlasu používajte aktívny hlas. Všeobecne používame pasívnu formu. Ale vďaka pasívnej forme je to, čo píšete, nudné a mätúce. Aktívna forma je v obchodnom liste oveľa efektívnejšia, pretože udáva asertívnejší tón.
   • Príkladom pasívnej formy je napríklad: „Aké konkrétne sťažnosti môžem pre vás vyriešiť?“ Predmet vety, zákazník („vy“) je na konci vety, nie na začiatku vety.
   • Príkladom aktívnej formy je napríklad: „Čo môžem urobiť, aby sme vyriešili vaše sťažnosti?“ Táto verzia vety v aktívnej podobe je pre čitateľa oveľa jasnejšia a ľahšie pochopiteľná.
   • Pasívny formulár môže byť skvelým spôsobom, ako rozšíriť svoje posolstvo bez toho, aby ste venovali pozornosť chybe alebo pochybnému bodu. Použite to však iba vtedy. Všeobecne je aktívna forma v obchodných listoch omnoho efektívnejšia.
4. Poukážte na predchádzajúcu udalosť alebo rozhovor s čitateľom, ak je to možné. Možno ste začiatkom tohto mesiaca kontaktovali Ninu de Vries s varovaním o jej nezaplatenom účte. Alebo možno klient vyjadril frustráciu z vesmírneho programu na konferencii minulý mesiac. Ak ste už s čitateľom komunikovali, uznaj to. Pripomína čitateľovi váš predchádzajúci kontakt a robí obchodný list urgentnejším a dôležitejším.
   • Použite frázu ako: „Pokračovanie môjho listu o vašej nezaplatenej faktúre“ alebo „Ďakujem za vašu platbu v marci“. Alebo „Na májovej konferencii bolo veľmi užitočné počuť o vašom postoji k vesmírnemu programu.“
5. Podajte žiadosť alebo ponúknite pomoc. Dajte čitateľovi pozitívny tón zdvorilou požiadavkou alebo mu ponúkni pomoc vo forme spoločného vzťahu.
   • Povedzme, že ste vlastníkom firmy a požadujete od zákazníka zaplatenie faktúry. Použite frázu ako: „Vážim si, ak vyrovnáte svoj nezaplatený účet čo najskôr.“
   • Povedzme, že píšete v mene svojej spoločnosti. Použite vetu ako: „Radi sa dohodneme na osobnom stretnutí medzi vami a našim referentom ľudských zdrojov.“
   • Môžete tiež ponúknuť odpoveď na akékoľvek otázky alebo obavy, ktoré môžu mať vaši čitatelia. Použite frázu ako: „Rád odpoviem na všetky otázky alebo obavy týkajúce sa vášho účtu.“ Alebo: „Chcete, aby sme vám poskytli viac podrobností o programe?“
6. Zatvorte list. Pridajte výzvu na akciu pre seba a pre čitateľa. Môže to byť žiadosť o platbu pred konkrétnym dátumom alebo poznámka o formálnom stretnutí s čitateľom.
   • Pridajte vetu, kde v budúcnosti oslovíte adresáta. „Teším sa na stretnutie s vami budúci týždeň na schôdzke o rozpočte.“ Alebo „sa teším, keď s vami o tom budeme diskutovať počas našej návštevy ústredia.“
   • Venujte pozornosť všetkým dokumentom, ktoré chcete pridať k svojmu listu. Pridajte vetu ako „V prílohách nájdete neuhradenú faktúru“ alebo „V prílohe nájdete kópiu nášho vesmírneho programu.“
   • List ukončite záverečnou vetou. Používajte „S pozdravom“ pre zákazníkov alebo klientov.
   • Použite „S pozdravom“ vo formálnych listoch ľuďom, ktorých nepoznáte.
   • „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“ používajte iba pri písaní niekomu, koho dobre poznáte alebo s ktorým spolupracujete.
7. Prečítajte si list znova. Ak je list plný pravopisných chýb, bude vaše presné formátovanie a slová márne.
   • Všimnite si akékoľvek použitie pasívneho tvaru a pokúste sa zmeniť vetu na aktívny tvar.
   • Venujte pozornosť akýmkoľvek dlhým, nejasným a komplikovaným vetám. V obchodnom liste je menej zvyčajne viac, takže pokiaľ je to možné, skráťte dĺžku trestu.

Tipy

• Pri tlači listu použite prázdny A4. Keď list posielate, preložte ho na tretiny a pošlite ho v štandardnej obálke.